2.5. Содержание процедуры формирования дел и сдачи дел в архив

Заключительной процедурой, выполняемой в СДОУ, является процедура формиро­вания дел и сдачи их в архив. Организация архивного хранения документов и их эффек­тивного использования - одна из основных задач службы документационного обеспече­ния управления. Организация хранение документов в экономической системе включает несколько этапов (см. рис. 2.6.). Сначала формируются дела, в которых в течение одного года хранятся исполненные документы, а затем дела передаются в ведомственный архив (архив организации). После ведомственного хранения часть документов подлежит переда­че на государственное хранение. Остановимся на содержании основных понятий этой процедуры.

Рис. 2.6. Схема организации документов в организации

деятельности и помещенные в отдельную обложку.

Формирование дел - это процесс отнесения документов к определенному делу и систематизация документов внутри него. Операции формирование дел предшествует опе­рация составления «Номенклатуры дел».

«Номенклатура дел» - это систематизированный перечень наименований дел, за­водимых на предприятии или в организации, с указанием сроков их хранения и оформ­ленный в установленном порядке. «Номенклатура дел» - это ориентировочный список дел, название которых затем переносят на обложку «Дела» и оно становится его заголов­ком, в результате чего документы, по мере их исполнения, будут попадать только в те «Дела», которые были предусмотрены номенклатурой.

«Номенклатура дела» должна включать в себя как внешние, так и внутренние до­кументы и должна отражать все вопросы, по поводу которых возникают документы. В те­чение делопроизводственного года документы, оперативная работа с которыми закончена, подшиваются в «Дела» согласно действующей «Номенклатуре». При этом возможно по­явление документов, которые не были предусмотрены при ее составлении. Если это про­исходит, заводится «Дело» с новым заголовком, о чем делается пометка в «Номенклату­ре». Также вполне вероятно, что за весь год не появится ни одного документа для заведе­ния «Дела» с предусмотренным заголовком, в этом случае необходимо делать отметку о том, что «Дело» по данной позиции «Номенклатуры» не заведено. О каждом заведенном «Деле» в «Номенклатуре» делается пометка «заведено».

При выполнении процедуры «Формирования дел и сдачи дел в архив» выполняют­ся следующие группы операций:

I. Формирование «Номенклатуры дел».

Структура архива организации выстраивается согласно «Номенклатуре дел». Это самостоятельный документ, составление которого является сложной и многоступенчатой работой. При выполнении данной группы операций специалист-делопроизводитель опре­деляет полный состав создаваемых документов, состав вопросов, по которым создаются документы и определяет перечень признаков формирования «Дел». К числу основных признаков выделения «Дел» относят следующие:

• вид документа;

• тип вопроса;

• географический;

• корреспондентский,

• авторский и т. д.

Далее следует операция редактирования названий «Дел», составление «Номенкла­туры дел» и ее утверждение. При составлении НД каждому «Делу» присваивается его ин­декс, который служит кодом «Дела» и имеет сложную структуру. В него входят два кода: код вида или структурного подразделения (2 знака) и код номера дела (1 знак). Индекс дела имеет следующую структуру

Индекс дела =	і	ХХ	+ Х
	і і		J т

Порядковый номер дела

внутри подразделения

1. № видадДеятельности

Рис. 2.7. Схемы порядка расположения некоторых видов документов внутри «Дела»

Далее осуществляется хранение документов в «Делах» в течение одного года. По­скольку для выполнения функций управления или деловых процессов может возникнуть необходимость в поиске и выдаче необходимого документа, то в этом случае документ оты­скивается по реквизитам «Обложки дела» и выдается пользователю. Вместо выданного до­кумента в дело вкладывается «Акт о выдаче документа», в котором указано наименование документа, его основные реквизиты, Ф.И.О. специалиста, кому выдали документ и его под­пись, наименование подразделения или его код и срок, на который был выдан документ.