Деловая беседа

От 30 до 70 % работы управленца занимает работа, связанная с беседой. Деловая беседа - один из инструментов совместного поиска оптимального решения разнообразных экономических и социальных задач. Это общение между сотрудниками в пределах одной фирмы, либо с представителями других фирм для обсуждения и решения конкретных проблем.

Совещание, презентация, деловой разговор.

Для того, что бы правильно провести деловую беседу, её делят на 6 этапов:

1. Подготовка беседы

2. Начало беседы

3. Передача информации

4. Аргументирование

5. Опровержение доводов оппонента

6. Принятие решение и резюмирование.

Иногда беседа состоит из части этих этапов, иногда этапы повторяются.

Цели беседы - начало перспективных мероприятий и процессов, либо разрешение уже начатых задач и обмен информацией по этим проблемам, либо контроль и координирование реализуемых процессов, либо выдвижение и оперативная разработка рабочих идей и замыслов, либо поддержание деловых контактов на уровне различных фирм и объединений.

В зависимости от этих целей производиться соответствующая конкретная подготовка к беседе. Самое главное во время этого этапа - собрать и обработать информацию о предмете общения, о деле, которое будет решаться и о партнёре по общению. Совершается разработка сценариев, различных вариантов развития событий, распределение ролей, подготавливаются выступления, отбираются аргументы, готовятся документы, которые нужно предъявить и заключительные документы.

Выбирается инициатор беседы. Если вы инициатор, на вас лежит ответственность за атмосферу беседы - она должна быть доверительной. Вы выбираете место, время и инструменты беседы. Если это на вашей площадке, то вы организовываете пространство общения. Вы приготавливаете наглядные пособия, организуете помощников. Тогда вы направляете беседу, и конечное решение принимаете вы. Существуют методы подготовки документов, информации к беседе.

Методы подготовки:

Проведение деловых совещаний, когда целая группа заинтересованных лиц анализирует и готовит информацию. Распределяются выступающие, и подготавливаются аргументы. В конце совещания разрабатывается возможный сценарий бесед. Число участников не должно быть слишком большим, но все компетентные люди должны присутствовать.

Следующим методом может стать мозговой штурм, когда приглашается максимум заинтересованных лиц, и каждый из них предлагает максимальное число вариантов и решений. Для мозгового штурма важно, что бы идеи были оригинальны, на таких собраниях часто находятся крайне необычные идеи, которые часто ложатся в основу каких-либо начинаний. До проведения беседы иногда проводятся деловые игры. Деловая игра, которая требует больших затрат на разработку и проведение, приглашение экспертов. Деловая игра часто является большим подспорьем.

Метод составления балансных листов. Необходимо представлять себе свои интересы, и интересы партнёра, то есть идёт как бы красная и белая доска - с плюсами и минуса.

КДО, лекция 7, часть 2

С начала беседы ставят следующие задачи - создать приятную внешнюю атмосферу, проветренное помещение, приятный запах. Знакомство с собеседником или представление присутствующих друг к другу, привлечение внимания собеседника и установление контакта, пробуждение интереса к беседе и перехват инициативы. Необходимо тщательно продумать первый вопрос - краткий, интересный и дискуссионный, должен снять напряжение, стимулировать воображение партнёра и ни в коем случае не вызвать негатива.

Передача информации. Цель этапа - собрать информацию от собеседника, передать информацию собеседнику, проверить правильность и точность узловых пунктов беседы, прощупать и проанализировать позицию собеседника и настроиться на дальнейший ход беседы. Здесь важно при передачи информации соблюдать несколько моментов, которые покажут вашу профессиональную компетенцию, информация должна быть ясной, наглядной. Нужно соблюдать ритм передачи информации, следить за тем, что бы беседа имела графическое изображение синусоиды, что бы в беседе были как точки подъёма, так и спада. Кроме того, нельзя забывать о юморе. Во время передачи информации вы можете задавать закрытые вопросы, открытые, риторические, вопросы для обдумывания и переломные. Закрытые вопросы - требующие только ответа да/нет, задаются для того, что бы укрепить наши утверждения, поэтому нужно строить их так, что бы получить положительную установку. Они смещают центр внимания в нашу сторону. Открытые, или специальные вопросы - что, где, когда, как. Так центр внимания смещается в сторону партнёра. так можно манипулировать вниманием. Риторические вопросы так же необходимо. Вопросы для обдумывания - перефразирование, уточнение - дают возможность собеседника уточнить и дополнить сказанное, внести поправки и уточнения. Этими вопросами можно разрядить обстановку. Последний вопрос - переломный вопросы. предназначенные для смены темы.

Аргументирование - наиболее сложная часть беседы, требует знания предмета, концентрация внимания, корректности, и в то же время учение стоять на своём. Аргументы должны быть простыми, ясными, убедительными и искренними. Способы аргументации должны соответствовать темпераменту собеседника. Аргументы должны быть этичные, открытые и наглядные. В качестве аргументов используются экспериментально проверенные выводы, опубликованные данные, заключения экспертов, документы и статистическая информация, показания свидетелей событий. Обычно психологи советуют использовать сильные, потом средние, а потом самые сильные аргументы. Слабых быть не должно. Методы аргументирования - фактологический, метод сравнения, метод "Да, но", метод кусков (решение проблемы по частям), метод противоречий, метод бумеранга, когда аргумент оппонента используется против его самого.

Для того, что бы не быть объектом манипуляции, нужно знать методы манипулирования, но не пользоваться ими самими.

1. Метод преувеличения

2. Метод анекдота

3. Мет од изоляции, вырывание фразы из контекста.

4. Методы апелляции к авторитетам.

5. Метод дискредитации собеседника в присутствие других людей.

6. Введение в заблуждение

7. Затяжки времени.

Этап опровержения доводов оппонента бывает не всегда, но она подразумевает выявления причин несогласия, можно уговорить, нейтрализовать, склонить оппонента к тому или иному решению. Опровергать можно только корректно и этично, проявлять уважение к позиции партнера, признавать его правоту, опровержение должно быть кратким.

Этап завершения - проводиться на подъёме, использовать наиболее сильный аргумент, не отступать от своего решения и помнить, что если закончить беседу на негативной ноте, то отношения порвутся, поэтому последняя фраза должна быть положительной или дать стимул для принятия положительного решения.

КДО, лекция 8, часть 1

Содержанием словесно-логической памяти являются наши мысли, а так как мысли не существуют без речи, то она принадлежит только человеку. Это - высший вид памяти, с её помощью образуется информационная база человеческого интеллекта. Далее идёт дифференциация по продолжительности сохранения закрепления материала.

1ый уровень - Сенсорная память - длительность сохранения 0,1-0,5 секунды.

2ой уровень – Коротковременная память характеризуется очень кратким сохранением после однократного и очень непродолжительного восприятия, и немедленным воспроизведением информации Длительность сохранения - 20 секунд, ёмкость памяти - около 7 объектов.

3ий уровень - долговременная память. Объём совершенно безграничен. Позволяет найти мгновенное решение. Долговременная память чаще всего помогает найти правильное решение, хотя иногда она наоборот затрудняет возможность этих решений. Благодаря долговременной памяти создаются стереотипы.

Внутри долговременной памяти существует оперативная память, которая предполагает информацию, обслуживающая операционные процессы в деятельности человека. Человек считает, читает, проводит исследование, анализирует - по кускам удерживает промежуточные результаты. Человек удерживает в уме то. что ему сейчас нужно, и выбрасывает на дно долговременной памяти тогда, когда ему это становится ненужно. Объём этих кусков (оперативных единиц) существенно влияет на выполнение задач. Внутри оперативной памяти существует промежуточная память - информация текущего дня. Ночью эта память стирается, переводиться в долговременную.

Оказывается, что если человек спит меньше трёх часов, эта память не стирается, что приводит к некоторым нарушениям в работе мозга.

Существует ещё одна дифференциация - произвольная и непроизвольная.

Непроизвольная память - запоминание и воспроизведение, в котором отсутствует специальная цель.

Произвольная - тогда, когда стоит цель запомнить.

Оказывается, основная часть нашего жизненного опыта формируется без специальных намерений и усилий с помощью непроизвольной памяти.

Внутри памяти можно выделить несколько процессов, которые и обеспечивают её целостность. Это запоминание или закрепление, лежащее на поверхности, хранение, то есть удерживание информации, воспроизведение информации, забывания.

Забывание бывает абсолютным, но все эти части механизма памяти тесно связаны между собой. Забывание помогает запоминанию.

Запоминание определяется как процесс памяти, в результате которого происходит закрепление нового материала путём связывания его с уже приобретённым ранее. Память человека отличается избирательностью, запоминание зависит от установок, направленности нашего восприятия. В первую очередь запоминается то, с чем человек связан.

Способность к запоминанию различных типов данных зависит и от того, какое из полушарий мозга является доминантным - левое или правое. Если левое, то наиболее эффективны механизмы вербальной памяти - логика, доказательство, термины. Если правое, то зрительная и двигательная память - ориентировка, узоры и т.д. Иногда мы не можем что-то запомнить.

Реминисценция - запоминание того, что трудно запоминалось, и у нас не запомнилось. Очень часто запоминание зависит от того, какие у нас цели, мотивы и способы действия.

Цель - подготовка к контрольной.

1.При запоминании важно осмысление и понимание информации. Механическое зазубривание забывается быстро.

2.Повторение информации. Информация забывается уже через час на 50%.

3.Через час после лекции надо повторить лекцию. В течении дня - ещё 2 повторения. На следующий день - ещё повторение.

КДО, лекция 8, часть 2

Человек давно уже пытался найти способы, позволяющие запомнить объёмную информацию. Постепенно сложилась практика, которая накопила ряд приёмов, их называли мнемоническими.

Эти приёмы начинаются от детских песенок и продолжаются очень сложными методиками. Метод группировки 42555319211861 – 42-555-1-921-1861, метод рифм и ритма. Акронимы - составление названий из первых прописных букв. Акростихи - первые буквы строк. Цепной метод - техника ассоциаций. Метод мест, который использовали многие ораторы.

Индивидуальные различия в процессах памяти, которые выражаются в скорости, точности, прочности запоминания готовности к воспроизведению. Скорость запоминания определяется числом повторений, необходимых для запоминания определенного объёма. Прочность памяти выражается в сохранении и скорости его забывания. Готовность памяти выражается в том, насколько быстро мы можем припомнить необходимое в данный момент. Всё это зависит от особенности высшей нервной системы, во вторых от условий жизни и воспитания, от установок и направленности человека. Существует индивидуальная особенность в виде феноменальной памяти - Борис Шелешевский (запоминал всё что угодно), Юрий Горный. В числе индивидуальных особенностях памяти есть и негативные - ослабление памяти. Из-за возрастных изменений, травм. Затруднение воспроизведения определённой информации - дат, имён, терминов. Полная утрата способностей запоминания, потеря запаса памяти - амнезия.

Припоминание того, что было очень давно, но не способность вспомнить только что произошедшее - закон Рибо, закон обратного хода памяти. Конфабуляция - ложные воспоминания, искажения памяти, обусловленные неудовлетворёнными потребностями и подавленными желаниями.