3. Анализ и характеристика оформления документов

Документирование управленческой деятельности заключается в фиксации на бумаге или других носителях по установленным правилам управленческих действий, то есть в создании управленческих документов.

Документы в Академии оформляются, как правило, на бланках установленной формы, которые имеют обязательные реквизиты, расположенные в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Бланки документов изготавливаются на бумаге форматов А4.

На документах, оформленных на бланках, дата проставляется в соответствии с расположением этого реквизита.

Рассмотрим разработку и оформление документов в Академии на примере составления и оформления положения, правил или инструкции.

Положение принимается в том случае, если в нем устанавливаются системно связанные между собой правила по вопросам, отнесенным к компетенции Филиала.

В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения.

В инструкции излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений законодательных и иных нормативных актов.

Текст проекта положения (правил, инструкции) печатается на чистом листе бумаги формата А4.

Текст излагается от третьего лица единственного или множественного числа. В тексте используются слова: «должен», «следует», «необходимо», «запрещается», «не допускается».

Заголовок к тексту положения (правил, инструкции) отвечает на вопрос «О чем?»; заголовок к инструкции, содержащей должностные требования и порядок проведения работ (должностная инструкция), отвечает на вопрос «Кого?» (Должностная инструкция главного специалиста).

Констатирующей частью положения (правил, инструкции) служит раздел «Общие положения», в котором указываются основания разработки, основное назначение нормативного акта и сфера его распространения, ответственность за нарушение установленных правил и технологий.

Основной текст положения (правил, инструкции) может делиться на разделы, пункты и подпункты. Разделы должны иметь названия.

Разделы нумеруются римскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами.

Положения, правила и инструкции применяются как самостоятельные правовые акты, которые подписываются руководителем. Утверждение оформляется в форме грифа утверждения или путем издания распорядительного документа об их утверждении.

Гриф утверждения оформляется следующим образом:

УТВЕРЖДАЮ

Заместитель генерального директора — директор филиала ОАО «МРСК Северо-Запада» «Комиэнерго»

(личная подпись) (инициалы, фамилия)

00.00.000

При необходимости дополнительных предписаний и разъяснений документ может утверждаться приказом или указанием, например:

УТВЕРЖДЕНО

приказом филиала ОАО «МРСК Северо-Запада» «Комиэнерго» от 00.00.000 №00

Положения (правила, инструкции), утверждаемые распорядительным документом подписываются руководителем структурного подразделения, подготовившего проект документа.

Проекты положений о структурных подразделениях Филиала, должностные инструкции визируются:

- начальником департамента по управлению персоналом, в производственных отделениях начальником планово-экономического отдела и руководителем кадровой службы;

- руководителем юридической службы;

- руководителем службы техники безопасности;

- руководителями служб и отделов, с которыми структурное подразделение взаимодействует;

- курирующим структурное подразделение руководителем, в соответствии с распределением обязанностей между руководителями.

После подготовки проекта положения (инструкции), проект в электронном виде направляется по программе СУД «Эффект Офис», руководителем структурного подразделения, готовившим его, на рабочее место начальника отдела управления делами Филиала, для организации электронного визирования, в производственных отделениях Филиала - на рабочее место начальника отдела документационного и информационного обеспечения для проверки правильности оформления и организации электронного визирования.

Проекты документов, подготовленные с отступлением от установленных правил, подлежат возврату представившему его структурному подразделению для доработки.

Положения о структурных подразделениях аппарата управления Филиала утверждаются заместителем генерального директора - директором Филиала, положения о структурных подразделениях производственных отделений Филиала - директором производственного отделения Филиала.

Должностные инструкции сотрудников аппарата управления Филиала утверждаются заместителем генерального директора - директором Филиала, в производственных отделениях Филиала - директором производственного отделения Филиала. Право подписи должностных инструкций может быть передано приказом о передаче полномочий заместителям директора, главному бухгалтеру в соответствии с приказом о распределении обязанностей между руководителями.

Выявление и анализ мероприятий, направленных на совершенствование состава и форм документов Филиала рассмотрим на примере учета печатей и штампов в Филиале.

В Филиале изготовление печатей и штампов для нужд аппарата управления и производственных отделений Филиала происходит централизовано. Это необходимо для единообразия печатей и штампов и оформления документации Филиала. Для установления единого порядка учета, хранения, выдачи и использования печатей и штампов, приказом Филиала был утвержден Регламент изготовления, учета, хранения, использования и уничтожения печатей и штампов Филиала, в котором прописаны порядок изготовления, регистрации, учета, передачи, ответственность за хранение, использование, а также порядок уничтожения печатей и штампов. Составлен реестр всех печатей и штампов, используемых в работе Филиала. Также утверждена форма журнала учета печатей и штампов. Приказом Филиала создана комиссия, которая рассматривает вопросы по изготовлению, уничтожению и другие вопросы по печатям и штампам, в состав которой входят представители делопроизводственного, юридического отделов, бухгалтерии, осуществляющей материальный учет, по защите информации и представитель отдела непосредственно ведущего учет печатей и штампов. Передача печатей и штампов в производственные отделения Филиала производится по акту приема-передачи.

Ежегодно в Филиале проводится проверка наличия печатей и штампов, с составлением акта, в котором проставляются оттиски печатей и штампов. Также проводится проверка правильности использования печатей и штампов.

Уничтожение печатей и штампов проводится Комиссией централизовано в аппарате управления Филиала.

Также выявление и анализ мероприятий, направленных на совершенствование состава и форм документов Филиала содержатся в Инструкции по подготовке, подписанию, регистрации и отправке писем в филиале ОАО «МРСК Северо-Запада» «Комиэнерго», разработанной с целью установления единых требований, правил и процедур на этапах подготовки, подписания, регистрации и отправки писем Филиала. Инструкцией устанавливается, что подготовка и регистрация исходящих писем Филиала осуществляется с использованием Системы электронного документооборота «Эффект Офис», а ответственность за качественную подготовку исходящего письма и достоверность изложенной в нем информации несут: исполнитель - автор проекта письма, руководитель структурного подразделения, в котором подготовлен проект письма, руководители, завизировавшие проект письма (в границах курируемых вопросов), руководитель, подписавший письмо

4. Разработка примерного табеля форм документов, применяемых

в деятельности организации

Табель унифицированных форм документов организации (далее Табель) - это перечень разрешенных к применению форм документов, необходимых и достаточных для реализации функций и задач ее деятельности, с характеристикой их юридического статуса, основных этапов подготовки и прохождения, представления и установленной обязательной формы.

Табель является реальным способом упорядочить процесс документирования или составления документов, создать наглядную схему фиксации в документах всех видов деятельности. Табель устанавливает правила этой фиксации относительно места, времени, лиц, принимающих решение, и документальной формы.

Разработка и соблюдение «табельных требований документирования» гарантирует юридическую правильность составляемых в Филиале документов.

В Табель должны включаться все документы независимо от того, кем и на каком носителе они изготавливаются.

Табель обеспечивает решение целого комплекса важных задач:

- оптимизация состава применяемых в Филиале форм документов и их закрепление в едином классификационном справочнике;

- классификация применяемых в деятельности Филиала форм документов по функциям и задачам управленческой деятельности;

- унификация и нормативное закрепление процедуры подготовки управленческих документов в Филиале;

- унификация форм документов Филиала;

- упорядочения документальной базы Филиала в целях повышения эффективности использования компьютерных информационных технологий в управленческой деятельности.

Правовой основой разработки Табеля является соответствующая запись в ГСДОУ: состав управленческих документов, создаваемых в организациях, определяется их компетенцией и функциями, порядком решения вопросов, объемом и характером взаимосвязей между организациями и закрепляется в Табеле документов. Применение документов, не указанных в табеле, запрещается.

В текущей деятельности Филиала Табель выполняет функцию справочника, содержащего в упорядоченном виде формы документов, используемых организацией для документирования собственной управленческой деятельности, и позволяющего осуществлять оперативный поиск необходимых форм документов с указанием всех или основных этапов подготовки и оформления документа.

Применение Табеля и Альбома форм документов обеспечивает:

- соответствие используемых форм документов решаемым задачам;

- юридическую силу документов, подготавливаемых в Филиале;

- оперативность реализации управленческих функций Филиала;

- сокращение затрат рабочего времени на составление, оформление и обработку документов.

Разработка Табеля форм документов включает следующие этапы:

1. Предпроектное обследование.

2. Выбор формы Табеля.

3. Формирование структуры Табеля.

4. Отбор форм документов для включения в Табель.

Основные задачи предпроектного обследования:

- определение круга управленческих функций и задач, решаемых в деятельности учреждения;

- формирование структуры (выбор классификационной схемы) Табеля форм документов;

- выбор наиболее целесообразной формы Табеля с учетом специфики деятельности Филиала и конкретных задач, стоящих перед разработчиками Табеля;

- определение массива документов для включения в Табель.

В ходе предпроектного обследования документации изучаются:

- организационно-правовая документация организации: устав или положение об организации, положения о подразделениях, штатное расписание, регламенты работы руководства и коллегиальных (сове¬щательных) органов, правила внутреннего трудового распорядка, должностные инструкции работников;

- распорядительная документация организации: приказы, указания, распоряжения руководства, решения коллегиальных (совещательных) органов по основной деятельности организации;

- комплекс документов, составляющих нормативно-методическую базу документационного обеспечения деятельности организации и определяющих состав и технологию обработки документов организации: инструкция по делопроизводству, правила составления и оформления документов, технологические инструкции по работе с документами, номенклатура дел организации и др.;

- документация организации как минимум за три последних года ее деятельности.

В ходе обследования выявляются документы, характеризующиеся определенной периодичностью их создания, постоянством (или относительным постоянством) формы. Выявление форм документов проводится в каждом структурном подразделении организации по каждому функциональному виду деятельности. Сведения о каждом выявленном документе фиксируются в Карте документа.

Карты документов используются в дальнейшем для формирования структуры Табеля и для отбора форм документов для включения в Табель.

Табель форм документов составляется в табличной форме и содержит графы, в которые вносятся сведения, характеризующие форму документа по различным параметрам: наименование формы документа, код формы по ОКУД, правовое основание применения формы документа и др.

В Табель форм документов включаются:

- формы документов, утвержденные нормативными правовыми актами Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, органов отраслевого управления и межотраслевой координации, над ведомственного надзора и контроля;

- применяемые в организации формы документов, включенные в ОКУД;

- внутренние формы документов, утвержденные нормативными правовыми актами данной организации;

- формы документов, отражающие устойчивую практику документирования, применение которых основано на сложившейся традиции. В последнем случае формы документов включаются в Табель только после анализа целесообразности их применения и проведения соответствующей унификации.

Кроме того, в табель можно внести сведения о месте изготовления текста документа, его регистрации, количестве создаваемых экземпляров, тираже рассылки, месте хранения подлинника.

Все отобранные формы документов классифицируются в соответствии с перечнем функций организации, после чего сведения о формах вносятся в соответствующие графы Табеля.

В разделах и подразделах Табеля располагаются в порядке их значимости: от общего к частному или от наиболее значимых к менее значимым. Например, в разделе «Регулирование деятельности», подразделе «Информационное обеспечение деятельности» сначала указываются протоколы, акты, аналитические справки, докладные записки, затем справки информационного характера, письма и др.

5. Разработка альбома форм документов

Наряду с разработкой Табеля форм документов целесообразно разрабатывать Альбом форм документов, содержащий формы документов, включенные в Табель, и закрепляющий результаты проведенной унификации состава и форм документов организации по функциям управления.

Альбом форм документов организации - это сборник эталонных унифицированных форм документов, применяемых для документирования деятельности организации.

Унифицированная форма документа - это бланк с реквизитами, обязательными для конкретной разновидности документа, и унифи¬цированным текстом.

Цель разработки Альбома форм документов - регламентация формы и содержания документов, используемых в деятельности организации.

Все унифицированные формы документов группируются в Альбом форм, порядок их расположения должен соответствовать Табелю форм документов. Формы документов, включенные в альбом, проходят экспертизу в структурных подразделениях организации. После экспертизы и согласования всех замечаний и предложений.

Разработка Альбома форм документов предполагает унификацию документов организации. Унификация форм документов заключается в:

- определении информации, необходимой и достаточной для решения конкретных задач управления;

- установлении оптимального набора реквизитов и показателей для каждой формы документа, исключение дублирующих и неиспользуемых показателей;

- унификации текста документа.

Разработка унифицированных форм документов включает следующие этапы:

- формирование объекта унификации - исходного массива документов по управленческим функциям и задачам (в соответствии с Табелем форм документов);

- анализ документов и обобщение результатов анализа;

- разработка эталонных образцов унифицированных форм и формирование Альбома форм документов.

Альбом форм, как и Табель форм документов, утверждается руково¬дителем организации.

Альбом форм документов, применяемых в организации, должен быть представлен в двух вариантах: бумажном и электронном. Электронная версия Табеля и Альбома форм документов должна быть на каждом автоматизированном рабочем месте.

При использовании электронного варианта альбома (например, в структурных подразделениях организации) и электронных шаблонов унифицированных форм документов должна быть обеспечена невозможность произвольно менять форму документа работниками организации по их желанию. Все изменения в Альбоме форм документов должны вноситься централизованно разработчиками альбома или работником, отвечающим за его использование. В унифицированные формы допускается вносить изменения в части расширения и сужения граф и строк с учетом количества знаков показателей, включения дополнительных строк (включая свободные) и вкладных листов для удобства размещения и обработки необходимой информации. Дополнения в унифицированные формы документов, включение в альбом форм новых документов, исключение форм из альбома оформляются приказом (распоряжением) руководителя организации.

6. Характеристика основных этапов документооборота

организации

Движение документов в Филиале с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот.

Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними, регламентируются Инструкцией по делопроизводству филиала ОАО «МРСК Северо-Запада» «Комиэнерго», табелем унифицированных форм документов, положениями о структурных подразделениях и должностными инструкциями их работников.

При применении в Филиале электронного документооборота отделом управления делами (далее ОУД) разрабатываются маршруты движения документов. Использование маршрутов позволяет определить последовательность операций, производимых с документом, и путь его движения уже на начальном этапе подготовки проекта или при поступлении документа в Филиал.

Доставка документов в Филиал осуществляется, как правило, средствами почтовой, факсимильной и электронной связи.

С помощью почтовой связи доставляется письменная корреспонденция в виде простых и регистрируемых писем, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов, а также печатных изданий.

По каналам факсимильной связи поступают телеграммы, факсограммы. По каналам электронной почты письма и сообщения.

Приоритетным видом связи в Филиале является электронная почта.

Документы, поступающие в Филиал проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям.

Прием и первичная обработка документов осуществляется работниками ОУД.

Конверты с документами вскрываются (за исключением конвертов с пометкой «лично»), проверяется правильность доставки, целостность упаковки документов.

Неправильно адресованные или ошибочно вложенные документы пересылаются по назначению или возвращаются отправителю.

При обнаружении повреждения, при отсутствии документов или приложений к ним составляется акт об отсутствии вложений в трех экземплярах: первый приобщается к поступившему материалу, второй направляется отправителю документа, третий остается в ОУД.

Конверты от поступившей корреспонденции сохраняются и прилагаются к документам в том случае, когда только по конвертам можно установить адрес отправителя или, когда дата почтового штемпеля имеет значение в качестве доказательства времени отправки и получения документа, на заказную корреспонденцию. Во всех остальных случаях конверты после проверки уничтожаются.

Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов на:

- требующие обязательного рассмотрения руководством;

- направляемые непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям.

Предварительное рассмотрение осуществляется, исходя из оценки их содержания, на основании установленного в Филиале распределения обязанностей.

Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям или должностным лицам.

Документы, полученные в электронном виде, предварительно просматриваются в ОУД, при необходимости распечатываются или передаются в электронном виде через Систему управления документооборотом «Эффект Офис» руководству или в структурные подразделения.

Поступающая корреспонденция регистрируется ОУД в СУД «Эффект Офис», с помощью средств вычислительной техники или в журнале регистрации входящей корреспонденции (т.е. не регистрируемой корреспонденции).

Целью регистрации является обеспечение учета, контроля за движением и исполнением документов и быстрого поиска документов.

Документы, поступающие из вышестоящих организаций, регистрируются все без исключения.

Не подлежат регистрации пригласительные билеты, рекламные извещения, плакаты, поздравительные письма и телеграммы, информационные и справочные материалы.

Служебные документы, адресованные Филиалу, с поручениями (резолюциями), поступившие, минуя ОУД, непосредственно в подразделения (исполнителям), должны пройти обязательную регистрацию в ОУД.

При регистрации поступившего документа в контрольно- регистрационную карточку вводятся необходимые данные о документе.

Срочная корреспонденция доставляется по назначению немедленно, а остальная корреспонденция раскладывается в ячейки для документов подразделений в течение рабочего дня по мере поступления.

Все поступившие документы, как правило, должны рассматриваться в день их получения.

Рассмотренные руководством документы (на бумажном носителе и в электронном виде) возвращаются в ОУД, где в регистрационно-контрольную карточку вносится содержание резолюции, а документ передается на исполнение.

Подлинник документа на бумажном носителе, который исполняется несколькими структурными подразделениями, получает ответственный исполнитель, остальным исполнителям передаются копии в электронном виде или на бумажном носителе.

Если исполнение поручения руководства Филиала возложено на нескольких исполнителей или требуется подготовка обобщенного ответа, в резолюции указывается ответственный исполнитель, по требованию которого соисполнители обязаны представлять все необходимые материалы в установленный им срок для обобщения.

Если ответственный исполнитель не указан, то ответственным за исполнение поручения является руководитель, указанный в резолюции первым.

Руководители структурных подразделений организуют исполнение поступивших к ним документов и несут личную ответственность за сроками и качество их исполнения.

Документы, требующие исполнения и (или) ответа, подлежат контролю.

Контроль исполнения включает в себя: постановку на контроль, предварительную проверку и регулирование хода исполнения, снятие с контроля, направление исполненного документа в дело, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов, информирование руководителей в целях своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах.

Учет поручений и контроль за сроками их исполнения осуществляет ОУД (инспектор по контролю).

Контроль исполнения документов строится на базе регистрационных данных.

ОУД делает соответствующие отметки в регистрационно-контрольной карточке: вносит фамилию исполнителя, содержание резолюции и все последующие отметки о прохождении и исполнении документов.

Руководитель Филиала, которому передан на исполнение документ вышестоящего органа, рассматривает его в день поступления и определяет исполнителей и сроки исполнения поручений в резолюции.

Ответственность за своевременное исполнение поручений по контрольным документам и качество подготовленных документов несут руководители структурных подразделений Филиала.

Непосредственные исполнители отвечают за фактическое исполнение документов в установленные сроки.

Руководитель подразделения обязан каждую неделю рассматривать на оперативных совещаниях состояние исполнительской дисциплины по контрольным документам, а также документам, поступившим в адрес структурного подразделения и требующим исполнения и (или) подготовки ответа.

Руководитель подразделения обязан применять дисциплинарные взыскания к сотрудникам, необоснованно нарушившим сроки исполнения документов и своевременно не принявшим меры к решению вопросов, поставленных в документе.

При осуществлении контрольных функций ОУД:

- имеет право запрашивать у руководителей и сотрудников структурных подразделений информацию о ходе выполнения находящихся на контроле поручений;

- готовит информацию о ходе выполнения находящихся на контроле документов и представляет ее руководству Филиала;

- в порядке предупредительного контроля направляет в структурные подразделения Филиала перечни контрольных документов, подлежащих исполнению в предстоящую декаду месяца.

Сроки исполнения документов.

Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа, а поступивших из других организаций - с даты их поступления.

Типовые сроки исполнения устанавливаются нормативными актами высших органов государственной власти и управления РФ, республиканских и краевых, а также центральных функциональных и отраслевых органов управления.

Поручения с конкретной датой исполнения подлежат исполнению в указанный срок, имеющие в тексте пометку «срочно» исполняются в недельный срок, остальные - в срок не более месяца, при этом сроки исчисляются в календарных днях с даты подписания в Филиале первого поручения.

Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего нерабочему дню.

Дата исполнения указывается в резолюции руководителя или самом инициативном документе и фиксируется в регистрационно-контрольной карточке.

При необходимости изменения срока исполнения документа ответственный исполнитель представляет на имя руководителя, давшего поручение, мотивированную просьбу о его продлении не позднее 3-х дней до истечения этого срока.

Продление срока исполнения поручения вышестоящих органов власти и организаций допускается в исключительных случаях, когда исполнение поручения невозможно осуществить в указанный срок по объективным причинам. В этом случае руководители Филиала представляют автору поручения мотивированные предложения о продлении срока с указанием планируемой даты исполнения. Такие предложения представляются не позднее чем в 10-дневный срок с даты подписания поручения. Сроки исполнения срочных и оперативных поручений не продлеваются.

Обо всех случаях изменения срока исполнения документов ответственный исполнитель своевременно информирует ОУД для внесения изменений в контрольно-регистрационную карточку (новый срок, дата изменения, подпись).

Приостанавливать исполнение документов, а также отменять их имеют право только вышестоящие органы или организация — автор документа.

Перед уходом в отпуск или выездом в командировку сотрудник подразделения обязан передать находящиеся у него на исполнении (контроле) документы, срок исполнения которых заканчивается в период нахождения в командировке или отпуске другому сотруднику по указанию руководителя подразделения. При увольнении или переходе на другую работу сотрудник должен сдать все числящиеся за ним документы руководителю подразделения или ответственному за делопроизводство.

При изменении ответственного за исполнение контрольного документа необходимо известить ОУД, обеспечивающий контроль исполнения.

Проверка хода исполнения осуществляется до истечения сроков исполнения документов (предварительный контроль) в следующем порядке: задания последующих лет - не реже одного раза в год; задания последующих месяцев текущего года - не реже одного раза в месяц; задания текущего месяца - каждые десять дней и за три дня до истечения срока.

Руководитель ОУД (или сотрудник, на которого возложены обязанности по контролю) еженедельно составляет сводку о ходе исполнения документов для последующего информирования о состоянии исполнительской дисциплины по выполнению документов вышестоящих органов.

Все напоминания исполнителям и информация о ходе исполнения поручения фиксируются в регистрационно-контрольной карточке.

Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения поручений по существу, документированного подтверждения исполнения и сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или если в представленных по нему материалах о выполнении не дано дополнительных поручений и материалы не возвращены на доработку.

ОУД на основании ежемесячных справок, получаемых от структурных подразделений, не реже одного раза в месяц готовит сводные данные о состоянии исполнительской дисциплины в Филиале и подведомственных организациях, на основании которых формируются оперативные и аналитические отчеты для информирования руководства в установленные им сроки или по запросам.

Сведения о снятии с контроля вносятся в регистрационно-контрольную карточку, сведения по исполненным документам проставляются в регистрационно-контрольную карточку с отметкой «в дело».

Документы (письма, телеграммы, факсограммы), подписанные руководством Филиала, руководителями структурных подразделений регистрируются сотрудниками ОУД.

При регистрации исходящего документа в электронную карточку вводятся необходимые данные о документе.

На каждом отправляемом документе, проставляется дата и исходящий номер, состоящий из индекса структурного подразделения и порядкового номера в пределах календарного года, например №010/250.

По документам-ответам в карточках входящих документов делается отметка об исполнении (проставляется номер и дата исходящего документа).

Копия письма или телеграммы с регистрационным номером возвращается исполнителю, и подшиваются в дело в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.

Документы, отправляемые Филиалом, передаются почтовой, факсимильной связями и электронной почтой.

Основным видом передачи информации в Филиале является электронная почта.

Документы для отправки принимаются полностью оформленными, подписанными и зарегистрированными с указанием почтового адреса или электронного адреса. На всех исходящих документах (кроме простых отправлений) проставляется отметка о категории почтового отправления (заказное, заказное с уведомлением).

На заказную корреспонденцию составляется опись рассылки, в которой сотрудник ОУД проставляет свою фамилию и дату отправки.

Исходящая корреспонденция отправляется ОУД в день ее подписания или не позднее следующего рабочего дня. Телеграммы и срочная корреспонденция отправляются немедленно.

Корреспонденция, оформленная с отступлениями от правил Инструкции по делопроизводству филиала ОАО «МРСК Северо-Запада» «Комиэнерго» не принимается к отправке и возвращается в соответствующее подразделение.

При отправке исходящей корреспонденции работники ОУД обязаны проверять наличие:

- подписей и прав должностного лица подписывать данный вид документа;

- приложений к нему (если они указаны в документе);

- фамилии и номера телефона исполнителя документа;

- наличие и правильность написания адреса, индекса почтового отделения и фамилии адресата;

- номера и даты документа, на который дается ответ.

7. Систематизация и обеспечение сохранности документной информации

в организации

В соответствии с Федеральным законом от 22.10.2004 №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» министерства, ведомства, учреждения, организации, предприятия являются источниками пополнения архивного фонда РФ.

Филиал ОАО «МРСК Северо-Запада» «Комиэнерго» также является источником комплектования архивного фонда Республики Коми документами о развитии электроэнергетики в нашей стране: документы Филиала включаются в состав архивного фонда Республики Коми и в установленном порядке поступают на государственное хранение (с передачей права собственности на документы государству).

Организация документов в делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел в делопроизводстве и их передачу в ведомственный, далее - государственный архивы в соответствии с требованиями, установленными государственными стандартами на документы, нормативно-методическими документами Федеральной архивной службы РФ, а также соответствующими нормативно- методическими документами по архивному делу и делопроизводству Филиала.

При ликвидации Филиала документы постоянного срока хранения передаются в Национальный архив Республики Коми, документы по личному составу - в Центр хранения документов по личному составу. Дела постоянного срока хранения и по личному составу принимаются по описям, дела временного срока хранения с неистекшим сроком хранения - по акту приема-передачи.

Экспертизой ценности документов называется изучение документов в целях отбора их для дальнейшего хранения и определения сроков хранения документов на основе принятых критериев.

При проведении экспертизы ценности документов особое внимание следует обратить на значимость содержащейся в документе информации, ее повторение в других документах. Состав документов, включаемых в состав архивного фонда РФ и подлежащих передаче на государственное хранение, а также сроки хранения документов определяются Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (далее Перечень).

Экспертиза ценности документов в Филиале, также как в любой организации, проводится в два этапа:

1. В делопроизводстве:

- при составлении номенклатуры дел;

- при формировании дел и проверке правильности отнесения документов к делам;

- при составлении описей дел;

- при подготовке дел к передаче в архив аппарата управления Филиала.

2. В архиве аппарата управления Филиала:

- в процессе подготовки дел к передаче в Национальный архив Республики Коми.

Экспертиза ценности документов осуществляется путем полистного просмотра дел постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения, с отметкой «ЭПК» (экспертно-проверочная комиссия), дел временного хранения (до 10 лет) - работником делопроизводственной службы совместно с ведущими специалистами подразделения под методическим руководством сотрудника архива аппарата управления Филиала.

При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор документов (дел) постоянного и долговременного хранения (свыше 10 лет) для составления описей дел, передачи дел в архив, отбор документов (дел) с временными (от 3 до 10 лет) сроками хранения, подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях, составления актов о выделении к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

Отбор документов на хранение проводится путем полистного просмотра дел. Не допускается отбор документов для хранения и выделения их к уничтожению только на основании заголовков дел. При полистном просмотре дел постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры, черновики, неоформленные копии документов и документы с временными сроками хранения.

Отметка «ЭПК» (экспертно-проверочная комиссия) в отдельных статьях Перечня означает, что это дело следует просмотреть особенно тщательно, так как в нем могут быть документы, имеющие важное научное, социально-культурное или историческое значение. Поэтому дела с отметкой в номенклатуре «ЭПК» подвергаются тщательному полистному просмотру с целью определения и выявления из их состава документов, подлежащих постоянному хранению. Дела с отметкой «ЭПК», содержащие документы постоянного хранения, подлежат переформированию.

Одновременно с отбором документов постоянного и долговременного хранения для передачи в архив проводится отбор дел и документов временного хранения с истекшими сроками хранения для уничтожения.

Дела с истекшими сроками хранения уничтожаются только после составления акта о выделении к уничтожению документов и дел, и согласования его с делопроизводственной службой и Центральной экспертной комиссии, после утверждения описей постоянного срока хранения. Необоснованное уничтожение документов без акта влечет за собой

персональную ответственность руководителя структурного подразделения.

Основными видами работ, обеспечивающими правильную организацию документов в делопроизводстве, являются составление номенклатур дел и формирование дел.

Формированием дел называется группирование исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дел.

В дело помещаются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела, при этом запрещается группировать в дела черновые и дублетные экземпляры документов, а также документы, подлежащие возврату.

Формирование дел в подразделениях осуществляется под непосредственным методическим руководством архива Филиала.

При формировании дел необходимо соблюдать следующие основные требования:

- в дело помещаются только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;

- документы постоянного и временного хранения группируются в отдельные дела;

- в дело включается только один экземпляр каждого документа;

- каждый документ, подшитый в дело, должен быть оформлен в соответствии с требованиями государственных стандартов и других нормативных актов;

- в дело подшиваются документы за один календарный год, исключение составляют переходящие дела, личные дела;

- дело должно содержать не более 250 листов и быть толщиной не более 4 см.

Внутри дела документы должны быть расположены так, чтобы они по своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы. При этом документы располагаются в хронологическом порядке (входящие — по датам поступления, исходящие — по датам отправления) или по алфавиту авторов или корреспондентов.

Приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к документам, к которым они относятся. Приложения объемом свыше 250 листов составляют отдельный том, о чем в документе делается отметка.

При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением «т.1», «т.2» и т.д.

Номенклатура дел на предстоящий календарный год составляется в последнем квартале текущего года и представляется на согласование в ОУД.

Номенклатура дел подписывается сотрудником, ответственным за делопроизводство в подразделении, согласовывается с ОУД и после этого утверждается руководителем подразделения.

Вновь созданное структурное подразделение Филиала в месячный срок разрабатывает номенклатуру дел подразделения, согласовывает ее с архивариусом и представляет в ОУД.

Номенклатура дел структурного подразделения печатается в двух экземплярах: первый экземпляр остается в делопроизводственной службе, второй - в структурном подразделении. Номенклатура дел доводится до сведения каждого сотрудника подразделения, а секторы (группы, бюро) получают выписки соответствующих разделов номенклатуры для использования в работе.

В течение года утвержденная номенклатура дел уточняется, в нее вносятся необходимые изменения о заведении новых дел, о включении новых дел и т.д. Сведения об изменениях в номенклатуре дел сообщаются в архив. При необходимости номенклатура дел перепечатывается.

Номенклатура дел вводится в действие с 01 января следующего года распорядительным документом организации.

При изменении структурного деления, функций подразделения номенклатура дел составляется, согласовывается и утверждается в обычном порядке, независимо от срока последнего согласования номенклатуры.

По окончании календарного года работник, ответственный за делопроизводство в подразделении вносит изменения в итоговую запись о количестве заведенных дел (томов и частей). Сведения, содержащиеся в итоговой записи, в обязательном порядке сообщаются в архив по установленной форме до 15 января. В номенклатуре дел об этом делается отметка с указанием должности, даты и подписи лица, сделавшего отметку.

Номенклатура дел хранится в структурном подразделении у работника, ответственного за делопроизводство, и, до составления описей дел постоянного и долговременного хранения, акта на уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения и передачи дел за соответствующий год в архив Филиала, является основным учетным документом.

Номенклатура дел организации, не передающей документы на государственное хранение, одобренная экспертной комиссией организации, ежегодно утверждается первым руководителем организации. Первый экземпляр номенклатуры дел имеет постоянный срок хранения.

В номенклатуре должны быть предусмотрены заголовки дел для группировки документов, отражающих все документируемые участки работы и вопросы деятельности подразделения.

Дела по вопросам, не разрешенным в течение одного года, называются переходящими и их заголовки вносятся в номенклатуру дел следующего года с тем же индексом и с отметкой в графе «Примечания».

Не включаются в номенклатуру дел заголовки печатных изданий, а также заголовки дел, присылаемых в подразделение из подведомственных или сторонних организаций (например, технические отчеты институтов, технические описания проектов). Исключения составляют годовые отчеты подведомственных филиалов, т.к. они идут в опись дел постоянного хранения в составе архивного фонда «Комиэнерго».

Заголовок дела должен четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок (например, «разные материалы», «общая переписка» и т.д.), а также вводных слов и сложных синтаксических оборотов.

В процессе формирования и оформления дел заголовки могут уточняться и конкретизироваться.

Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности:

- название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.);

- адресат или корреспондент документа (справки руководству Департамента управления делами о выполнении контрольных поручений);

- краткое содержание документов дела (справки, отчеты институтов о выполнении плана освоения новой техники);

- указание на копийность документов в деле. Указывать копийность документов вышестоящих организаций (постановлений, приказов и т.д.) необязательно. Копийность указывается только для документов самого подразделения (Положение об отделе расчетов. Копия - и в графе «Примечания» указать местонахождение подлинника).

Состав элементов заголовка дела определяется характером документов

дела.

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью делопроизводства, в качестве вида дела употребляется термин «документы», а в конце заголовка в скобках раскрываются основные разновидности документов, которые группируются в деле. Термин «материалы» желательно не употреблять: в настоящее время в архивном деле принят термин «документы».

Пример: «Документы о внедрении средств автоматизации на тепловых электростанциях (обзоры, отчеты, сводки)».

В заголовках дел, предназначенных для группировки документов одной разновидности, указывается эта разновидность документов во множественном числе.

Название организации в качестве автора документов указывается кратко или приводится его общее видовое название.

Пример: «Протоколы заседаний Научно-технического совета Филиала ОАО «МРСК Северо-Запада» «Комиэнерго».

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается с кем и по какому вопросу (или вопросам) она ведется.

В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не перечисляются, а указывается их общее видовое название.

Пример: «Переписка с институтами и заводами-изготовителями о модернизации систем управления тепловых электростанций».

В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, дается обобщенный заголовок «С организациями».

Пример: «Переписка с организациями по вопросам сварки и сварочной техники».

В заголовке дела называется конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним.

Пример: «Переписка с ООО «Энергооснова» о проведении высоковольтных испытаний».

При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее:

если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а только общее видовое название.

Пример: «Переписка с администрациями городов и районов об энергоснабжении потребителей».

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (месяц, квартал, год) на (за) который составлены планы (отчеты).

Примеры: «Годовой план по капитальному строительству». «Годовой бухгалтерский отчет по основной деятельности».

Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.

Уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Если же они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в самостоятельные дела.

Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.

Поручения вышестоящих организаций и документы по их исполнению группируются в дела по направлениям деятельности организации.

Документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления.

Лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате группируются в самостоятельные дела и располагаются в них в алфавитном порядке по фамилиям.

Предложения, заявления и жалобы граждан по вопросам работы организаций и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются раздельно от заявлений граждан по личным вопросам.

Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности: документ-ответ помещается за документом-запросом.

В делах, находящихся в делопроизводстве, документы текущего года располагаются по хронологии снизу вверх по мере поступления. При подготовке к сдаче в архив дела с документами постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения переоформляются в обратном порядке: документ, поступивший в календарном году последним, должен быть внизу дела, а первый документ календарного года - вверху дела, первым.

При перешивке документов из одного дела в другое на листе- заверителе указывается, куда перешит документ.

На обложке дела постоянного, долговременного хранения и по личному составу указывается:

- наименование организации и ее непосредственная подчиненность;

- наименование подразделения;

- индекс дела;

- заголовок дела;

- дата дела;

- количество листов в деле;

- срок хранения дела;

- архивный шифр дела.

При оформлении обложки дела наименование организации указывается полностью, в именительном падеже. Если организация имеет общепринятое сокращенное наименование, оно указывается в скобках после полного наименования.

При изменении наименования структурного подразделения Филиала в течение периода, охватываемого документами дела, или при передаче дела в другое подразделение, на обложке дописывается новое наименование подразделения Филиала.

В текущем делопроизводстве при изменении функций структурных подразделений или при передаче дел из одного подразделения в другое на дела, содержащие документы, имеющие особую значимость для деятельности Филиала (реестры, договоры, контракты и т.д.) оформляется акт приема-передачи дел. Акт составляется в трех экземплярах: по одному акту находятся у передающей и принимающей стороны, один экземпляр передается для сведения в архив Филиала.

8. Характеристика архивного хранения документов и дел в

организации

Архив аппарата управления Филиала является центральным архивом Филиала и осуществляет методическое руководство и контроль за деятельностью архивов производственных отделений Филиала.

Основными источниками комплектования архива аппарата управления Филиала являются:

1. Законченные делопроизводством документы постоянного хранения, временного (свыше 10 лет) срока хранения, документы по личному составу и документы временного срока хранения (со сроком хранения от 1 до 10 лет) аппарата управления Филиала.

2. Документы постоянного хранения, временного (свыше 10 лет) срока хранения, документы по личному составу и документы временного срока хранения (со сроком хранения от 1 до 10 лет), переданные в собственность Общества по акту приема-передачи:

- исполнительного аппарата ОАО «АЭК «Комиэнерго»;

- организаций-предшественников ОАО «АЭК «Комиэнерго»;

- ликвидированных дочерних предприятий и организаций, входивших в состав ОАО «АЭК «Комиэнерго»;

- исторически связанных с ОАО «АЭК «Комиэнерго» организаций.

3. Документы постоянного хранения, временного (свыше 10 лет) срока хранения, документы по личному составу и документы временного срока хранения (со сроком хранения от 1 до 10 лет), принимаемые на основании решений руководства Общества и Филиала, в том числе при реорганизации Филиала.

4. Описи дел постоянного хранения, по личному составу и описи дел временного (свыше 10 лет) хранения, подлежащих хранению в производственных отделениях Филиала.

Описи дел, подлежащих сдаче в архив Филиала, представляются в ОУД в следующем календарном году. Дела, внесенные в опись, допускается хранить в структурном подразделении не более одного календарного года. По истечении этого срока дела передаются в архив Филиала, при необходимости использования их в работе выдаются во временное пользование.

В период подготовки подразделением дел к передаче в архив, сотрудники архива предварительно проверяют правильность формирования, оформления дел, соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники подразделения обязаны устранить.

Прием каждого дела проводится сотрудником архива в присутствии работника, ответственного за делопроизводство в подразделении. При этом в обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела.

В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.

Полному оформлению подлежат дела постоянного, долговременного хранения и по личному составу.

Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

Дела постоянного и долговременного хранения запрещается хранить на скоросшивателях.

Полное оформление дел предусматривает:

1. Подшивку или переплет дела.

2. Нумерацию листов в деле.

3. Составление заверительной надписи дела.

4. Составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов в деле.

Для учета документов определенных категорий дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (реестры, договоры, контракты и т.д.), составляется внутренняя опись дел.

Внутренняя опись документов дела - учетный документ, содержащий перечень документов дела с указанием порядковых номеров документов, их индексов, названий, дат, номеров листов.

Внутреннюю опись необходимо составлять и в делах, сформированных по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов (постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации, различные протоколы, личные дела и т.д.).

Необ ходимость составления внутренней описи документов дела определяется также соображениями оперативности поиска нужной информации.

К внутренней описи дела составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

Внутренняя опись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи.

Если дело переплетено или подшито без бланка внутренней описи документов, то он подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки дела.

При изменении состава документов дела (изъятии, включении документов, замены их копиями и т.д.) эти изменения отражаются в графе «Примечания» внутренней описи и при необходимости составляется новая итоговая запись к внутренней описи и заверительная надпись дела.

На обложке дела обязательно указывается дата дела - год заведения и окончания дела в делопроизводстве.

На обложке дел постоянного, долговременного хранения и по личному составу проставляется архивный шифр.

Дела временного хранения подлежат частичному оформлению: дела допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

Порядок использования документов архива Филиала определяется Основными правилами работы ведомственных архивов и Порядком использования документов в архиве аппарата управления Филиала, утвержденного приказом Филиала.

Дела постоянного и долговременного хранения выдаются для использования в обработанном виде, т.е. с оформленной обложкой, подшитыми (переплетенными), пронумерованными, с заверительной надписью. Дела из архива выдаются на срок, не превышающий:

- 10 дней — для работников Филиала;

- от 7 до 30 дней - для работников производственных отделений Филиала;

- от 7 до 30 дней - для сторонних организаций и частных лиц.

Сотрудники (организации, частные лица), которым выдаются

документы, должны знать правила пользования ими. Обязанность по ознакомлению под подпись с правилами пользования возлагается на заведующего архивом. При использовании архивных документов запрещается подчеркивать текст, делать какие-либо отметки на документах, изымать их из дел, наносить механические повреждения бумажным носителям документов, нарушать порядок расположения документов в деле. На место каждого выданного дела подкладывается карта-заместитель, в которой называется шифр дела (номер описи, дела или порядковый номер по номенклатуре), кому и когда выдано дело.

Каждое выданное во временное пользование дело записывается в журнале учета дел, выданных во временное пользование, в котором указываются:

- номер по порядку;

- число, месяц и год выдачи;

- номер описи (за исключением дел временного срока (менее 10 лет) хранения);

- номер дела по описи (за исключением дел временного срока (менее 10 лет) хранения);

- номер дела по номенклатуре (для дел временного срока (менее 10 лет) хранения);

- заголовок дела;

- количество листов (за исключением дел временного срока (менее 10 лет) хранения);

- структурное подразделение и фамилия работника, которому выдано

дело;

- его подпись в получении дела и ознакомлении с правилами использования документов;

- дата возвращения дела;

- подпись заведующего архивом в получении возвращенного дела.

При возвращении дел проверяются количество и номера дел по

журналу учета, наличие и состояние листов в деле. Дело помещается на свое место, а карта-заместитель изымается, запись в ней гасится одной чертой, чтобы можно было легко прочитать текст. Карта-заместитель используется неоднократно.

Представители других организаций допускаются к ознакомлению с определенными документами только на основании положительного письменного решения (резолюции на документе) руководителя Филиала, курирующего вопросы делопроизводства и по согласованию с руководителем, курирующим вопросы защиты информации.

Выдача дел из архива во временное пользование в другие организации оформляется актом, который составляется в 2-х экземплярах: один остается в архиве, другой выдается получателю дел. Акт визируется начальником отдела управления делами Филиала и утверждается руководителем Филиала, и руководителем организации, запрашивающей дела для использования. Подписи скрепляются печатями с изображением символики. После возвращения дел в двух экземплярах акта делается соответствующая отметка, один экземпляр остается в организации-получателе, другой - хранится в архиве аппарата управления Филиала.

Исследователи, работающие с документами архива, могут делать выписки из документов и оформлять заказы на копирование документов только по теме исследования. При необходимости, сделанные выписки могут просматриваться руководителем делопроизводственной службы или службы безопасности.

Исследователи при использовании в своих работах или в средствах массовой информации сведений, содержащихся в документах архива, обязаны делать ссылку на место хранения документов.

Выдача документов представителям правоохранительных органов и налоговых инспекций осуществляется согласно письмам этих органов и в необходимых случаях оформляется актом об изъятии документов. Если изымаются документы из дел постоянного и долговременного хранения, то вместо них рекомендуется оставлять заверенные копии этих документов.

Для удобства поиска документов в архиве аппарата управления Филиала ведется электронная картотека, в которой содержатся сведения о составе и содержании документов архива. Картотека является архивным справочником, в котором сведения о документах и их местоположение отражены в регистрационных карточках.