3. Анализ и характеристика оформления документов

Документирование управленческой деятельности заключается в фиксации на бумаге или других носителях по установленным правилам управленческих действий, то есть в создании управленческих документов.

Документы в Филиале оформляются, как правило, на бланках установленной формы, которые имеют обязательные реквизиты, расположенные в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Бланки документов изготавливаются на бумаге форматов А4 (210 х 297

мм).

На документах, оформленных на бланках, дата проставляется в соответствии с расположением этого реквизита.

Рассмотрим разработку и оформление документов в Филиале на примере составления и оформления положения, правил или инструкции.

Положение принимается в том случае, если в нем устанавливаются системно связанные между собой правила по вопросам, отнесенным к компетенции Филиала.

В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения.

В инструкции излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений законодательных и иных нормативных актов.

Текст проекта положения (правил, инструкции) печатается на чистом листе бумаги формата А4.

Текст излагается от третьего лица единственного или множественного числа. В тексте используются слова: «должен», «следует», «необходимо», «запрещается», «не допускается».

Заголовок к тексту положения (правил, инструкции) отвечает на вопрос «О чем?»; заголовок к инструкции, содержащей должностные требования и порядок проведения работ (должностная инструкция), отвечает на вопрос «Кого?» (Должностная инструкция главного специалиста).

Констатирующей частью положения (правил, инструкции) служит раздел «Общие положения», в котором указываются основания разработки, основное назначение нормативного акта и сфера его распространения, ответственность за нарушение установленных правил и технологий.

Основной текст положения (правил, инструкции) может делиться на разделы, пункты и подпункты. Разделы должны иметь названия.

Разделы нумеруются римскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами.

Положения, правила и инструкции применяются как самостоятельные правовые акты, которые подписываются руководителем. Утверждение оформляется в форме грифа утверждения или путем издания распорядительного документа об их утверждении.

Гриф утверждения оформляется следующим образом:

УТВЕРЖДАЮ

Заместитель генерального директора — директор филиала ОАО «МРСК Северо-Запада» «Комиэнерго»

(личная подпись) (инициалы, фамилия)

00.00.000

При необходимости дополнительных предписаний и разъяснений документ может утверждаться приказом или указанием, например:

УТВЕРЖДЕНО

приказом филиала ОАО «МРСК Северо-Запада» «Комиэнерго» от 00.00.000 №00

Положения (правила, инструкции), утверждаемые распорядительным документом подписываются руководителем структурного подразделения, подготовившего проект документа.

Проекты положений о структурных подразделениях Филиала, должностные инструкции визируются:

• начальником департамента по управлению персоналом, в производственных отделениях начальником планово-экономического отдела и руководителем кадровой службы;

• руководителем юридической службы;

• руководителем службы техники безопасности;

• руководителями служб и отделов, с которыми структурное подразделение взаимодействует;

• курирующим структурное подразделение руководителем, в соответствии с распределением обязанностей между руководителями.

После подготовки проекта положения (инструкции), проект в электронном виде направляется по программе СУД «Эффект Офис», руководителем структурного подразделения, готовившим его, на рабочее место начальника отдела управления делами Филиала, для организации электронного визирования, в производственных отделениях Филиала - на рабочее место начальника отдела документационного и информационного обеспечения для проверки правильности оформления и организации электронного визирования.

Проекты документов, подготовленные с отступлением от установленных правил, подлежат возврату представившему его структурному подразделению для доработки.

Положения о структурных подразделениях аппарата управления Филиала утверждаются заместителем генерального директора - директором Филиала, положения о структурных подразделениях производственных отделений Филиала - директором производственного отделения Филиала.

Должностные инструкции сотрудников аппарата управления Филиала утверждаются заместителем генерального директора - директором Филиала, в производственных отделениях Филиала - директором производственного отделения Филиала. Право подписи должностных инструкций может быть передано приказом о передаче полномочий заместителям директора, главному бухгалтеру в соответствии с приказом о распределении обязанностей между руководителями.

Выявление и анализ мероприятий, направленных на совершенствование состава и форм документов Филиала рассмотрим на примере учета печатей и штампов в Филиале.

В Филиале изготовление печатей и штампов для нужд аппарата управления и производственных отделений Филиала происходит централизовано. Это необходимо для единообразия печатей и штампов и оформления документации Филиала. Для установления единого порядка учета, хранения, выдачи и использования печатей и штампов, приказом Филиала был утвержден Регламент изготовления, учета, хранения, использования и уничтожения печатей и штампов Филиала, в котором прописаны порядок изготовления, регистрации, учета, передачи, ответственность за хранение, использование, а также порядок уничтожения печатей и штампов. Составлен реестр всех печатей и штампов, используемых в работе Филиала. Также утверждена форма журнала учета печатей и штампов. Приказом Филиала создана комиссия, которая рассматривает вопросы по изготовлению, уничтожению и другие вопросы по печатям и штампам, в состав которой входят представители делопроизводственного, юридического отделов, бухгалтерии, осуществляющей материальный учет, по защите информации и представитель отдела непосредственно ведущего учет печатей и штампов. Передача печатей и штампов в производственные отделения Филиала производится по акту приема-передачи.

Ежегодно в Филиале проводится проверка наличия печатей и штампов, с составлением акта, в котором проставляются оттиски печатей и штампов. Также проводится проверка правильности использования печатей и штампов.

Уничтожение печатей и штампов проводится Комиссией централизовано в аппарате управления Филиала.

Также выявление и анализ мероприятий, направленных на совершенствование состава и форм документов Филиала содержатся в Инструкции по подготовке, подписанию, регистрации и отправке писем в филиале ОАО «МРСК Северо-Запада» «Комиэнерго», разработанной с целью установления единых требований, правил и процедур на этапах подготовки, подписания, регистрации и отправки писем Филиала. Инструкцией устанавливается, что подготовка и регистрация исходящих писем Филиала осуществляется с использованием Системы электронного документооборота «Эффект Офис», а ответственность за качественную подготовку исходящего письма и достоверность изложенной в нем информации несут: исполнитель - автор проекта письма, руководитель структурного подразделения, в котором подготовлен проект письма, руководители, завизировавшие проект письма (в границах курируемых вопросов), руководитель, подписавший письм

о4. Разработка примерного табеля форм документов, применяемых

в деятельности организации

Табель унифицированных форм документов организации (далее Табель) - это перечень разрешенных к применению форм документов, необходимых и достаточных для реализации функций и задач ее деятельности, с характеристикой их юридического статуса, основных этапов подготовки и прохождения, представления и установленной обязательной формы.

Табель является реальным способом упорядочить процесс документирования или составления документов, создать наглядную схему фиксации в документах всех видов деятельности. Табель устанавливает правила этой фиксации относительно места, времени, лиц, принимающих решение, и документальной формы.

Разработка и соблюдение «табельных требований документирования» гарантирует юридическую правильность составляемых в Филиале документов.

В Табель должны включаться все документы независимо от того, кем и на каком носителе они изготавливаются.

Табель обеспечивает решение целого комплекса важных задач:

• оптимизация состава применяемых в Филиале форм документов и их закрепление в едином классификационном справочнике;

• классификация применяемых в деятельности Филиала форм документов по функциям и задачам управленческой деятельности;

• унификация и нормативное закрепление процедуры подготовки управленческих документов в Филиале;

• унификация форм документов Филиала;

упорядочения документальной базы Филиала в целях повышения эффективности использования компьютерных информационных технологий в управленческой деятельности

.Правовой основой разработки Табеля является соответствующая запись в ГСДОУ: состав управленческих документов, создаваемых в организациях, определяется их компетенцией и функциями, порядком решения вопросов, объемом и характером взаимосвязей между организациями и закрепляется в Табеле документов. Применение документов, не указанных в табеле, запрещается.

В текущей деятельности Филиала Табель выполняет функцию справочника, содержащего в упорядоченном виде формы документов, используемых организацией для документирования собственной управленческой деятельности, и позволяющего осуществлять оперативный поиск необходимых форм документов с указанием всех или основных этапов подготовки и оформления документа.

Применение Табеля и Альбома форм документов обеспечивает:

• соответствие используемых форм документов решаемым задачам;

• юридическую силу документов, подготавливаемых в Филиале;

• оперативность реализации управленческих функций Филиала;

• сокращение затрат рабочего времени на составление, оформление и обработку документов.

Разработка Табеля форм документов включает следующие этапы:

1. Предпроектное обследование.

2. Выбор формы Табеля.

3. Формирование структуры Табеля.

4. Отбор форм документов для включения в Табель.

Основные задачи предпроектного обследования:

• определение круга управленческих функций и задач, решаемых в деятельности учреждения;

• формирование структуры (выбор классификационной схемы) Табеля форм документов;

• выбор наиболее целесообразной формы Табеля с учетом специфики деятельности Филиала и конкретных задач, стоящих перед разработчиками Табеля;

• определение массива документов для включения в Табель.

В ходе предпроектного обследования документации изучаются:

• организационно-правовая документация организации: устав или положение об организации, положения о подразделениях, штатное расписание, регламенты работы руководства и коллегиальных (сове­щательных) органов, правила внутреннего трудового распорядка, должностные инструкции работников;

• распорядительная документация организации: приказы, указания, распоряжения руководства, решения коллегиальных (совещательных) органов по основной деятельности организации;

• комплекс документов, составляющих нормативно-методическую базу документационного обеспечения деятельности организации и определяющих состав и технологию обработки документов организации: инструкция по делопроизводству, правила составления и оформления документов, технологические инструкции по работе с документами, номенклатура дел организации и др.;

• документация организации как минимум за три последних года ее деятельности.

В ходе обследования выявляются документы, характеризующиеся определенной периодичностью их создания, постоянством (или относительным постоянством) формы. Выявление форм документов проводится в каждом структурном подразделении организации по каждому функциональному виду деятельности. Сведения о каждом выявленном документе фиксируются в Карте документа.

Карты документов используются в дальнейшем для формирования структуры Табеля и для отбора форм документов для включения в Табель.

Табель форм документов составляется в табличной форме и содержит графы, в которые вносятся сведения, характеризующие форму документа по различным параметрам: наименование формы документа, код формы по ОКУД, правовое основание применения формы документа и др.

В Табель форм документов включаются:

• формы документов, утвержденные нормативными правовыми актами Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, органов отраслевого управления и межотраслевой координации, над ведомственного надзора и контроля;

• применяемые в организации формы документов, включенные в ОКУД;

• внутренние формы документов, утвержденные нормативными правовыми актами данной организации;

• формы документов, отражающие устойчивую практику документирования, применение которых основано на сложившейся традиции. В последнем случае формы документов включаются в Табель только после анализа целесообразности их применения и проведения соответствующей унификации.

Кроме того, в табель можно внести сведения о месте изготовления текста документа, его регистрации, количестве создаваемых экземпляров, тираже рассылки, месте хранения подлинника.

Все отобранные формы документов классифицируются в соответствии с перечнем функций организации, после чего сведения о формах вносятся в соответствующие графы Табеля.

В разделах и подразделах Табеля располагаются в порядке их значимости: от общего к частному или от наиболее значимых к менее значимым. Например, в разделе «Регулирование деятельности», подразделе «Информационное обеспечение деятельности» сначала указываются протоколы, акты, аналитические справки, докладные записки, затем справки информационного характера, письма и др.