- •Раздел I. Изучение и анализ системы документации и особенности работы с документами в филиале оао «мрск Северо- Запада» «Комиэнерго»
- •1. Основная номативно-методическая база
- •2. Анализ состава и особенностей систем документации, функционирующих в организации
- •3. Анализ и характеристика оформления документов
- •5. Разработка альбома форм документов
- •6. Характеристика основных этапов документооборота
- •8. Характеристика архивного хранения документов и дел в
- •Раздел II. Изучение современных технологий обеспечения управленческой деятельности филиала оао «мрск Северо-Запада»
- •1. Компьютерные технологий подготовки текстовых и табличных
5. Разработка альбома форм документов
Наряду с разработкой Табеля форм документов целесообразно разрабатывать Альбом форм документов, содержащий формы документов, включенные в Табель, и закрепляющий результаты проведенной унификации состава и форм документов организации по функциям управления.
Альбом форм документов организации - это сборник эталонных унифицированных форм документов, применяемых для документирования деятельности организации.
Унифицированная форма документа - это бланк с реквизитами, обязательными для конкретной разновидности документа, и унифицированным текстом.
Цель разработки Альбома форм документов - регламентация формы и содержания документов, используемых в деятельности организации.
Все унифицированные формы документов группируются в Альбом форм, порядок их расположения должен соответствовать Табелю форм документов. Формы документов, включенные в альбом, проходят экспертизу в структурных подразделениях организации. После экспертизы и согласования всех замечаний и предложений.
Разработка Альбома форм документов предполагает унификацию документов организации. Унификация форм документов заключается в:
определении информации, необходимой и достаточной для решения конкретных задач управления;
установлении оптимального набора реквизитов и показателей для каждой формы документа, исключение дублирующих и неиспользуемых показателей;
унификации текста документа.
Разработка унифицированных форм документов включает следующие этапы:
формирование объекта унификации - исходного массива документов по управленческим функциям и задачам (в соответствии с Табелем форм документов);
анализ документов и обобщение результатов анализа;
разработка эталонных образцов унифицированных форм и формирование Альбома форм документов.
Альбом форм, как и Табель форм документов, утверждается руководителем организации.
Альбом форм документов, применяемых в организации, должен быть представлен в двух вариантах: бумажном и электронном. Электронная версия Табеля и Альбома форм документов должна быть на каждом автоматизированном рабочем месте.
При использовании электронного варианта альбома (например, в структурных подразделениях организации) и электронных шаблонов унифицированных форм документов должна быть обеспечена невозможность произвольно менять форму документа работниками организации по их желанию. Все изменения в Альбоме форм документов должны вноситься централизованно разработчиками альбома или работником, отвечающим за его использование. В унифицированные формы допускается вносить изменения в части расширения и сужения граф и строк с учетом количества знаков показателей, включения дополнительных строк (включая свободные) и вкладных листов для удобства размещения и обработки необходимой информации. Дополнения в унифицированные формы документов, включение в альбом форм новых документов, исключение форм из альбома оформляются приказом (распоряжением) руководителя организации.
6. Характеристика основных этапов документооборота
организации
Движение документов в Филиале с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот.
Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними, регламентируются Инструкцией по делопроизводству филиала ОАО «МРСК Северо-Запада» «Комиэнерго», табелем унифицированных форм документов, положениями о структурных подразделениях и должностными инструкциями их работников.
При применении в Филиале электронного документооборота отделом управления делами (далее ОУД) разрабатываются маршруты движения документов. Использование маршрутов позволяет определить последовательность операций, производимых с документом, и путь его движения уже на начальном этапе подготовки проекта или при поступлении документа в Филиал.
Доставка документов в Филиал осуществляется, как правило, средствами почтовой, факсимильной и электронной связи.
С помощью почтовой связи доставляется письменная корреспонденция в виде простых и регистрируемых писем, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов, а также печатных изданий.
По каналам факсимильной связи поступают телеграммы, факсограммы. По каналам электронной почты письма и сообщения.
Приоритетным видом связи в Филиале является электронная почта.
Документы, поступающие в Филиал проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям.
Прием и первичная обработка документов осуществляется работниками ОУД.
Конверты с документами вскрываются (за исключением конвертов с пометкой «лично»), проверяется правильность доставки, целостность упаковки документов.
Неправильно адресованные или ошибочно вложенные документы пересылаются по назначению или возвращаются отправителю.
При обнаружении повреждения, при отсутствии документов или приложений к ним составляется акт об отсутствии вложений в трех экземплярах: первый приобщается к поступившему материалу, второй направляется отправителю документа, третий остается в ОУД.
Конверты от поступившей корреспонденции сохраняются и прилагаются к документам в том случае, когда только по конвертам можно установить адрес отправителя или, когда дата почтового штемпеля имеет значение в качестве доказательства времени отправки и получения документа, на заказную корреспонденцию. Во всех остальных случаях конверты после проверки уничтожаются.
Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов на:
требующие обязательного рассмотрения руководством;
направляемые непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям.
Предварительное рассмотрение осуществляется, исходя из оценки их содержания, на основании установленного в Филиале распределения обязанностей.
Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям или должностным лицам.
Документы, полученные в электронном виде, предварительно просматриваются в ОУД, при необходимости распечатываются или передаются в электронном виде через Систему управления документооборотом «Эффект Офис» руководству или в структурные подразделения.
Поступающая корреспонденция регистрируется ОУД в СУД «Эффект Офис», с помощью средств вычислительной техники или в журнале регистрации входящей корреспонденции (т.е. не регистрируемой корреспонденции).
Целью регистрации является обеспечение учета, контроля за движением и исполнением документов и быстрого поиска документов.
Документы, поступающие из вышестоящих организаций, регистрируются все без исключения.
Не подлежат регистрации пригласительные билеты, рекламные извещения, плакаты, поздравительные письма и телеграммы, информационные и справочные материалы.
Служебные документы, адресованные Филиалу, с поручениями (резолюциями), поступившие, минуя ОУД, непосредственно в подразделения (исполнителям), должны пройти обязательную регистрацию в ОУД.
При регистрации поступившего документа в контрольно- регистрационную карточку вводятся необходимые данные о документе.
Срочная корреспонденция доставляется по назначению немедленно, а остальная корреспонденция раскладывается в ячейки для документов подразделений в течение рабочего дня по мере поступления.
Все поступившие документы, как правило, должны рассматриваться в день их получения.
Рассмотренные руководством документы (на бумажном носителе и в электронном виде) возвращаются в ОУД, где в регистрационно-контрольную карточку вносится содержание резолюции, а документ передается на исполнение.
Подлинник документа на бумажном носителе, который исполняется несколькими структурными подразделениями, получает ответственный исполнитель, остальным исполнителям передаются копии в электронном виде или на бумажном носителе.
Если исполнение поручения руководства Филиала возложено на нескольких исполнителей или требуется подготовка обобщенного ответа, в резолюции указывается ответственный исполнитель, по требованию которого соисполнители обязаны представлять все необходимые материалы в установленный им срок для обобщения.
Если ответственный исполнитель не указан, то ответственным за исполнение поручения является руководитель, указанный в резолюции первым.
Руководители структурных подразделений организуют исполнение поступивших к ним документов и несут личную ответственность за сроками и качество их исполнения.
Документы, требующие исполнения и (или) ответа, подлежат контролю.
Контроль исполнения включает в себя: постановку на контроль, предварительную проверку и регулирование хода исполнения, снятие с контроля, направление исполненного документа в дело, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов, информирование руководителей в целях своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах.
Учет поручений и контроль за сроками их исполнения осуществляет ОУД (инспектор по контролю).
Контроль исполнения документов строится на базе регистрационных данных.
ОУД делает соответствующие отметки в регистрационно-контрольной карточке: вносит фамилию исполнителя, содержание резолюции и все последующие отметки о прохождении и исполнении документов.
Руководитель Филиала, которому передан на исполнение документ вышестоящего органа, рассматривает его в день поступления и определяет исполнителей и сроки исполнения поручений в резолюции.
Ответственность за своевременное исполнение поручений по контрольным документам и качество подготовленных документов несут руководители структурных подразделений Филиала.
Непосредственные исполнители отвечают за фактическое исполнение документов в установленные сроки.
Руководитель подразделения обязан каждую неделю рассматривать на оперативных совещаниях состояние исполнительской дисциплины по контрольным документам, а также документам, поступившим в адрес структурного подразделения и требующим исполнения и (или) подготовки ответа.
Руководитель подразделения обязан применять дисциплинарные взыскания к сотрудникам, необоснованно нарушившим сроки исполнения документов и своевременно не принявшим меры к решению вопросов, поставленных в документе.
При осуществлении контрольных функций ОУД:
имеет право запрашивать у руководителей и сотрудников структурных подразделений информацию о ходе выполнения находящихся на контроле поручений;
готовит информацию о ходе выполнения находящихся на контроле документов и представляет ее руководству Филиала;
в порядке предупредительного контроля направляет в структурные подразделения Филиала перечни контрольных документов, подлежащих исполнению в предстоящую декаду месяца.
Сроки исполнения документов.
Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа, а поступивших из других организаций - с даты их поступления.
Типовые сроки исполнения устанавливаются нормативными актами высших органов государственной власти и управления РФ, республиканских и краевых, а также центральных функциональных и отраслевых органов управления.
Поручения с конкретной датой исполнения подлежат исполнению в указанный срок, имеющие в тексте пометку «срочно» исполняются в недельный срок, остальные - в срок не более месяца, при этом сроки исчисляются в календарных днях с даты подписания в Филиале первого поручения.
Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего нерабочему дню.
Дата исполнения указывается в резолюции руководителя или самом инициативном документе и фиксируется в регистрационно-контрольной карточке.
При необходимости изменения срока исполнения документа ответственный исполнитель представляет на имя руководителя, давшего поручение, мотивированную просьбу о его продлении не позднее 3-х дней до истечения этого срока.
Продление срока исполнения поручения вышестоящих органов власти и организаций допускается в исключительных случаях, когда исполнение поручения невозможно осуществить в указанный срок по объективным причинам. В этом случае руководители Филиала представляют автору поручения мотивированные предложения о продлении срока с указанием планируемой даты исполнения. Такие предложения представляются не позднее чем в 10-дневный срок с даты подписания поручения. Сроки исполнения срочных и оперативных поручений не продлеваются.
Обо всех случаях изменения срока исполнения документов ответственный исполнитель своевременно информирует ОУД для внесения изменений в контрольно-регистрационную карточку (новый срок, дата изменения, подпись).
Приостанавливать исполнение документов, а также отменять их имеют право только вышестоящие органы или организация — автор документа.
Перед уходом в отпуск или выездом в командировку сотрудник подразделения обязан передать находящиеся у него на исполнении (контроле) документы, срок исполнения которых заканчивается в период нахождения в командировке или отпуске другому сотруднику по указанию руководителя подразделения. При увольнении или переходе на другую работу сотрудник должен сдать все числящиеся за ним документы руководителю подразделения или ответственному за делопроизводство.
При изменении ответственного за исполнение контрольного документа необходимо известить ОУД, обеспечивающий контроль исполнения.
Проверка хода исполнения осуществляется до истечения сроков исполнения документов (предварительный контроль) в следующем порядке: задания последующих лет - не реже одного раза в год; задания последующих месяцев текущего года - не реже одного раза в месяц; задания текущего месяца - каждые десять дней и за три дня до истечения срока.
Руководитель ОУД (или сотрудник, на которого возложены обязанности по контролю) еженедельно составляет сводку о ходе исполнения документов для последующего информирования о состоянии исполнительской дисциплины по выполнению документов вышестоящих органов.
Все напоминания исполнителям и информация о ходе исполнения поручения фиксируются в регистрационно-контрольной карточке.
Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения поручений по существу, документированного подтверждения исполнения и сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или если в представленных по нему материалах о выполнении не дано дополнительных поручений и материалы не возвращены на доработку.
ОУД на основании ежемесячных справок, получаемых от структурных подразделений, не реже одного раза в месяц готовит сводные данные о состоянии исполнительской дисциплины в Филиале и подведомственных организациях, на основании которых формируются оперативные и аналитические отчеты для информирования руководства в установленные им сроки или по запросам.
Сведения о снятии с контроля вносятся в регистрационно-контрольную карточку, сведения по исполненным документам проставляются в регистрационно-контрольную карточку с отметкой «в дело».
Документы (письма, телеграммы, факсограммы), подписанные руководством Филиала, руководителями структурных подразделений регистрируются сотрудниками ОУД.
При регистрации исходящего документа в электронную карточку вводятся необходимые данные о документе.
На каждом отправляемом документе, проставляется дата и исходящий номер, состоящий из индекса структурного подразделения и порядкового номера в пределах календарного года, например №010/250.
По документам-ответам в карточках входящих документов делается отметка об исполнении (проставляется номер и дата исходящего документа).
Копия письма или телеграммы с регистрационным номером возвращается исполнителю, и подшиваются в дело в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.
Документы, отправляемые Филиалом, передаются почтовой, факсимильной связями и электронной почтой.
Основным видом передачи информации в Филиале является электронная почта.
Документы для отправки принимаются полностью оформленными, подписанными и зарегистрированными с указанием почтового адреса или электронного адреса. На всех исходящих документах (кроме простых отправлений) проставляется отметка о категории почтового отправления (заказное, заказное с уведомлением).
На заказную корреспонденцию составляется опись рассылки, в которой сотрудник ОУД проставляет свою фамилию и дату отправки.
Исходящая корреспонденция отправляется ОУД в день ее подписания или не позднее следующего рабочего дня. Телеграммы и срочная корреспонденция отправляются немедленно.
Корреспонденция, оформленная с отступлениями от правил Инструкции по делопроизводству филиала ОАО «МРСК Северо-Запада» «Комиэнерго» не принимается к отправке и возвращается в соответствующее подразделение.
При отправке исходящей корреспонденции работники ОУД обязаны проверять наличие:
подписей и прав должностного лица подписывать данный вид документа;
приложений к нему (если они указаны в документе);
фамилии и номера телефона исполнителя документа;
наличие и правильность написания адреса, индекса почтового отделения и фамилии адресата;
номера и даты документа, на который дается ответ.7. Систематизация и обеспечение сохранности документной информации
в организации
В соответствии с Федеральным законом от 22.10.2004 №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» министерства, ведомства, учреждения, организации, предприятия являются источниками пополнения архивного фонда РФ.
Филиал ОАО «МРСК Северо-Запада» «Комиэнерго» также является источником комплектования архивного фонда Республики Коми документами о развитии электроэнергетики в нашей стране: документы Филиала включаются в состав архивного фонда Республики Коми и в установленном порядке поступают на государственное хранение (с передачей права собственности на документы государству).
Организация документов в делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел в делопроизводстве и их передачу в ведомственный, далее - государственный архивы в соответствии с требованиями, установленными государственными стандартами на документы, нормативно-методическими документами Федеральной архивной службы РФ, а также соответствующими нормативно- методическими документами по архивному делу и делопроизводству Филиала.
При ликвидации Филиала документы постоянного срока хранения передаются в Национальный архив Республики Коми, документы по личному составу - в Центр хранения документов по личному составу. Дела постоянного срока хранения и по личному составу принимаются по описям, дела временного срока хранения с неистекшим сроком хранения - по акту приема-передачи.
Экспертизой ценности документов называется изучение документов в целях отбора их для дальнейшего хранения и определения сроков хранения документов на основе принятых критериев.
При проведении экспертизы ценности документов особое внимание следует обратить на значимость содержащейся в документе информации, ее повторение в других документах. Состав документов, включаемых в состав архивного фонда РФ и подлежащих передаче на государственное хранение, а также сроки хранения документов определяются Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (далее Перечень).
Экспертиза ценности документов в Филиале, также как в любой организации, проводится в два этапа:
В делопроизводстве:
при составлении номенклатуры дел;
при формировании дел и проверке правильности отнесения документов к делам;
при составлении описей дел;
при подготовке дел к передаче в архив аппарата управления Филиала.
В архиве аппарата управления Филиала:
в процессе подготовки дел к передаче в Национальный архив Республики Коми.
Экспертиза ценности документов осуществляется путем полистного просмотра дел постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения, с отметкой «ЭПК» (экспертно-проверочная комиссия), дел временного хранения (до 10 лет) - работником делопроизводственной службы совместно с ведущими специалистами подразделения под методическим руководством сотрудника архива аппарата управления Филиала.
При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор документов (дел) постоянного и долговременного хранения (свыше 10 лет) для составления описей дел, передачи дел в архив, отбор документов (дел) с временными (от 3 до 10 лет) сроками хранения, подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях, составления актов о выделении к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.
Отбор документов на хранение проводится путем полистного просмотра дел. Не допускается отбор документов для хранения и выделения их к уничтожению только на основании заголовков дел. При полистном просмотре дел постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры, черновики, неоформленные копии документов и документы с временными сроками хранения.
Отметка «ЭПК» (экспертно-проверочная комиссия) в отдельных статьях Перечня означает, что это дело следует просмотреть особенно тщательно, так как в нем могут быть документы, имеющие важное научное, социально-культурное или историческое значение. Поэтому дела с отметкой в номенклатуре «ЭПК» подвергаются тщательному полистному просмотру с целью определения и выявления из их состава документов, подлежащих постоянному хранению. Дела с отметкой «ЭПК», содержащие документы постоянного хранения, подлежат переформированию.
Одновременно с отбором документов постоянного и долговременного хранения для передачи в архив проводится отбор дел и документов временного хранения с истекшими сроками хранения для уничтожения.
Дела с истекшими сроками хранения уничтожаются только после составления акта о выделении к уничтожению документов и дел, и согласования его с делопроизводственной службой и Центральной экспертной комиссии, после утверждения описей постоянного срока хранения. Необоснованное уничтожение документов без акта влечет за собой
персональную ответственность руководителя структурного подразделения.
Основными видами работ, обеспечивающими правильную организацию документов в делопроизводстве, являются составление номенклатур дел и формирование дел.
Формированием дел называется группирование исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дел.
В дело помещаются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела, при этом запрещается группировать в дела черновые и дублетные экземпляры документов, а также документы, подлежащие возврату.
Формирование дел в подразделениях осуществляется под непосредственным методическим руководством архива Филиала.
При формировании дел необходимо соблюдать следующие основные требования:
в дело помещаются только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;
документы постоянного и временного хранения группируются в отдельные дела;
в дело включается только один экземпляр каждого документа;
каждый документ, подшитый в дело, должен быть оформлен в соответствии с требованиями государственных стандартов и других нормативных актов;
в дело подшиваются документы за один календарный год, исключение составляют переходящие дела, личные дела;
дело должно содержать не более 250 листов и быть толщиной не более 4 см.
Внутри дела документы должны быть расположены так, чтобы они по своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы. При этом документы располагаются в хронологическом порядке (входящие — по датам поступления, исходящие — по датам отправления) или по алфавиту авторов или корреспондентов.
Приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к документам, к которым они относятся. Приложения объемом свыше 250 листов составляют отдельный том, о чем в документе делается отметка.
При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением «т.1», «т.2» и т.д.
Номенклатура дел на предстоящий календарный год составляется в последнем квартале текущего года и представляется на согласование в ОУД.
Номенклатура дел подписывается сотрудником, ответственным за делопроизводство в подразделении, согласовывается с ОУД и после этого утверждается руководителем подразделения.
Вновь созданное структурное подразделение Филиала в месячный срок разрабатывает номенклатуру дел подразделения, согласовывает ее с архивариусом и представляет в ОУД.
Номенклатура дел структурного подразделения печатается в двух экземплярах: первый экземпляр остается в делопроизводственной службе, второй - в структурном подразделении. Номенклатура дел доводится до сведения каждого сотрудника подразделения, а секторы (группы, бюро) получают выписки соответствующих разделов номенклатуры для использования в работе.
В течение года утвержденная номенклатура дел уточняется, в нее вносятся необходимые изменения о заведении новых дел, о включении новых дел и т.д. Сведения об изменениях в номенклатуре дел сообщаются в архив. При необходимости номенклатура дел перепечатывается.
Номенклатура дел вводится в действие с 01 января следующего года распорядительным документом организации.
При изменении структурного деления, функций подразделения номенклатура дел составляется, согласовывается и утверждается в обычном порядке, независимо от срока последнего согласования номенклатуры.
По окончании календарного года работник, ответственный за делопроизводство в подразделении вносит изменения в итоговую запись о количестве заведенных дел (томов и частей). Сведения, содержащиеся в итоговой записи, в обязательном порядке сообщаются в архив по установленной форме до 15 января. В номенклатуре дел об этом делается отметка с указанием должности, даты и подписи лица, сделавшего отметку.
Номенклатура дел хранится в структурном подразделении у работника, ответственного за делопроизводство, и, до составления описей дел постоянного и долговременного хранения, акта на уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения и передачи дел за соответствующий год в архив Филиала, является основным учетным документом.
Номенклатура дел организации, не передающей документы на государственное хранение, одобренная экспертной комиссией организации, ежегодно утверждается первым руководителем организации. Первый экземпляр номенклатуры дел имеет постоянный срок хранения.
В номенклатуре должны быть предусмотрены заголовки дел для группировки документов, отражающих все документируемые участки работы и вопросы деятельности подразделения.
Дела по вопросам, не разрешенным в течение одного года, называются переходящими и их заголовки вносятся в номенклатуру дел следующего года с тем же индексом и с отметкой в графе «Примечания».
Не включаются в номенклатуру дел заголовки печатных изданий, а также заголовки дел, присылаемых в подразделение из подведомственных или сторонних организаций (например, технические отчеты институтов, технические описания проектов). Исключения составляют годовые отчеты подведомственных филиалов, т.к. они идут в опись дел постоянного хранения в составе архивного фонда «Комиэнерго».
Заголовок дела должен четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.
Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок (например, «разные материалы», «общая переписка» и т.д.), а также вводных слов и сложных синтаксических оборотов.
В процессе формирования и оформления дел заголовки могут уточняться и конкретизироваться.
Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности:
название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.);
адресат или корреспондент документа (справки руководству Департамента управления делами о выполнении контрольных поручений);
краткое содержание документов дела (справки, отчеты институтов о выполнении плана освоения новой техники);
указание на копийность документов в деле. Указывать копийность документов вышестоящих организаций (постановлений, приказов и т.д.) необязательно. Копийность указывается только для документов самого подразделения (Положение об отделе расчетов. Копия - и в графе «Примечания» указать местонахождение подлинника).
Состав элементов заголовка дела определяется характером документов
дела.
В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью делопроизводства, в качестве вида дела употребляется термин «документы», а в конце заголовка в скобках раскрываются основные разновидности документов, которые группируются в деле. Термин «материалы» желательно не употреблять: в настоящее время в архивном деле принят термин «документы».
Пример: «Документы о внедрении средств автоматизации на тепловых электростанциях (обзоры, отчеты, сводки)».
В заголовках дел, предназначенных для группировки документов одной разновидности, указывается эта разновидность документов во множественном числе.
Название организации в качестве автора документов указывается кратко или приводится его общее видовое название.
Пример: «Протоколы заседаний Научно-технического совета Филиала ОАО «МРСК Северо-Запада» «Комиэнерго».
В заголовках дел, содержащих переписку, указывается с кем и по какому вопросу (или вопросам) она ведется.
В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не перечисляются, а указывается их общее видовое название.
Пример: «Переписка с институтами и заводами-изготовителями о модернизации систем управления тепловых электростанций».
В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, дается обобщенный заголовок «С организациями».
Пример: «Переписка с организациями по вопросам сварки и сварочной техники».
В заголовке дела называется конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним.
Пример: «Переписка с ООО «Энергооснова» о проведении высоковольтных испытаний».
При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее:
если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а только общее видовое название.
Пример: «Переписка с администрациями городов и районов об энергоснабжении потребителей».
В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (месяц, квартал, год) на (за) который составлены планы (отчеты).
Примеры: «Годовой план по капитальному строительству». «Годовой бухгалтерский отчет по основной деятельности».
Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.
Уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Если же они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в самостоятельные дела.
Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.
Поручения вышестоящих организаций и документы по их исполнению группируются в дела по направлениям деятельности организации.
Документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления.
Лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате группируются в самостоятельные дела и располагаются в них в алфавитном порядке по фамилиям.
Предложения, заявления и жалобы граждан по вопросам работы организаций и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются раздельно от заявлений граждан по личным вопросам.
Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности: документ-ответ помещается за документом-запросом.
В делах, находящихся в делопроизводстве, документы текущего года располагаются по хронологии снизу вверх по мере поступления. При подготовке к сдаче в архив дела с документами постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения переоформляются в обратном порядке: документ, поступивший в календарном году последним, должен быть внизу дела, а первый документ календарного года - вверху дела, первым.
При перешивке документов из одного дела в другое на листе- заверителе указывается, куда перешит документ.
На обложке дела постоянного, долговременного хранения и по личному составу указывается:
наименование организации и ее непосредственная подчиненность;
наименование подразделения;
индекс дела;
заголовок дела;
дата дела;
количество листов в деле;
срок хранения дела;
архивный шифр дела.
При оформлении обложки дела наименование организации указывается полностью, в именительном падеже. Если организация имеет общепринятое сокращенное наименование, оно указывается в скобках после полного наименования.
При изменении наименования структурного подразделения Филиала в течение периода, охватываемого документами дела, или при передаче дела в другое подразделение, на обложке дописывается новое наименование подразделения Филиала.
В текущем делопроизводстве при изменении функций структурных подразделений или при передаче дел из одного подразделения в другое на дела, содержащие документы, имеющие особую значимость для деятельности Филиала (реестры, договоры, контракты и т.д.) оформляется акт приема-передачи дел. Акт составляется в трех экземплярах: по одному акту находятся у передающей и принимающей стороны, один экземпляр передается для сведения в архив Филиала.