1.4 Зміст звіту
1.4.1 Тема та мета роботи.
1.4.2 Короткі теоретичні відомості.
1.4.3 Результати роботи.
1.4.4 Висновки, що містять відповіді на контрольні запитання, а також відображують результати виконання роботи та їх критичний аналіз.
1.5 Контрольні запитання
1.5.1 Розкажіть про призначення системи MS Project.
1.5.2 Як визначається тривалість виконання проекту?
1.5.3 Які основні припущення покладені в основу методу критичного шляху?
1.5.4 Що таке критичний шлях і критична робота?
1.5.5 Як установлюються параметри робіт в MS Project?
1.5.6 Назвіть і прокоментуйте типи зв’язків між роботами, які підтримуються MS Project.
1.5.7 За допомогою якого інструменту в системі MS Project можна задавати задачі проекту?
1.5.8 Як у системі MS Project можна настроїти часові та валютні характеристики проекту?
1.5.9 Розкажіть про основні задачі планування проекту.
1.5.10 Що таке ресурси ? Які типи ресурсів ви знаєте?
1.5.11 Що таке витрати на задачу? Які типи витрат ви знаєте ?
Лабораторна робота №2 Ресурсне планування і аналіз проекту
2.1 Мета роботи
Набуття практичних навичок планування ресурсів, проведення вартісного аналізу проекту, оцінювання тривалості робіт за методом PERT, оптимізація параметрів проекту з використанням програмного забезпечення управління проектами.
2.2 Основні теоретичні відомості
Виявлення перевантажених ресурсів.Поява в проекті перевантаженого ресурсу може бути викликана наступними причинами:
− призначення задачі ресурсу в кількості, що перевищує максимальної допустимий обсяг призначень (Макс, одиниці);
− одночасне призначення ресурсу на дві або більше задачі, в результаті чого сумарний обсяг призначень перевищує максимально допустимий;
− призначення ресурсів на задачі, що виконуються в період недоступності ресурсу (в його неробочий час);
− помилками планування (наприклад, поєднанням у часі задач, на які призначено один і той же ресурс).
Найнадійніший та найшвидший спосіб дізнатися про наявність перевантажених ресурсів поглянути на таблицю ресурсів. Тому після призначення одного ресурсу кільком завданням не полінуйтеся переключитися в вікно Лист ресурсов.
У таблиці ресурсів перевантажений ресурс позначається спеціальними значками, які відображаються у стовпці Индикаторы, а вся інформація, що відноситься до ресурсів виділяється червоним напівжирним шрифтом (рис. 2.1).
Рисунок 2.1 - Візуальне подання перевантаженого ресурсу у вікні Лист ресурсів
Аналіз графіка завантаженості ресурсів. Графік завантаженості ресурсу, який відображається у вікні График ресурсов, являє собою стовбчасту діаграму, в якій на горизонтальній і на вертикальній осях вказується обсяг призначень ресурсу (рис. 2.2).
Рисунок 2.2 – Подання перевантаженого ресурсу в вікні Графік ресурсів
Рівень навантаження ресурсу, що перевищує встановлений для нього максимальне значення, виділяється на діаграмі червоним кольором.
Щоб вивести на екран графік завантаженості конкретного ресурсу, необхідно:
Відкрити будь-яке вікно, яке містить список ресурсів проекту (наприклад, Лист ресурсов, Использование задач або Использование ресурсов) і вибрати в ньому ресурс, що зацікавив.
− На Панели представлений натиснути кнопку График ресурсов (або вибрати однойменну команду в меню Вид).
− Якщо відображена на екрані ділянка проекту не містить інтервалу перевантаження, слід натиснути правою кнопкою миші на часовій шкалі графіка, вибрати в контекстному меню команду Масштаб і в діалоговому вікні вибрати варіант Весь проект.
Щоб отримати більш детальну інформацію про перевантаження ресурсу, необхідно клацнути правою кнопкою миші в полі графіка і вибрати в контекстному меню пункт Превышение доступности. Це призведе до того, що на графіку буде представлена тільки ділянка перевантаження, причому із зазначенням абсолютного значення перевантаження.
Вирівнювання завантаженості ресурсів. Вибір способу і вирівнювання перевантаженого ресурсу безпосередньо залежить від причини перевантаження. Тому в даному підрозділі ми розглянемо засоби вирівнювання, вказуючи попутно, коли той чи інший засіб доцільно використовувати.
Зниження сумарного обсягу призначень ресурсу. Якщо перевантаження ресурсу зумовлена тим, що сумарний обсяг призначень ресурсу на кілька задач перевищує заданий максимальний обсяг, то найзручніше скористатися поданням, яке називається Форма названий ресурсов. Це представлення дозволяє переглядати і редагувати обсяг призначень одного ресурсу, але для всіх задач (рис.2.3).
Рисунок 2.3 – Подання Форма назв ресурсів
Щоб відкрити подання Форма названий ресурсов для конкретного перевантаженого ресурсу, необхідно:
− Відкрити Лист ресурсов і вибрати в ньому ресурс,що зацікавив клацнувши на ньому мишкою.
− У меню Вид основного вікна MS Project вибрати команду Другие представления
− У діалоговому вікні вибрати в списку Представления пункт Форма названий ресурсов і клацнути на кнопці Применить.
Якщо проект містить кілька перевантажених ресурсів, то зручніше працювати з комбінованим поданням, що містить Лист ресурсов та Форма названий ресурсов .
Щоб отримати таке подання, необхідно:
− У вікні Лист ресурсов перемістити вгору маркер смуги поділу.
− Клацнути мишею в будь-якій позиції нижнього вікна (за замовчуванням це Форма ресурсов), щоб активізувати його.
− У меню Вид основного вікна MS Project вибрати команду Другие представления
− У діалоговому вікні вибрати в списку Представления пункт Форма названий ресурсов і клацнути на кнопці Применить.
Комбіноване уявлення володіє двома перевагами:
− дозволяє швидко переходити від одного перевантаженого ресурсу до іншого;
− відслідковувати результат зміни обсягу призначень - якщо перевантаження усунуто, то в Листе ресурсов ресурс буде виведений як не первантажений.
За допомогою Форми названий ресурсов у призначення ресурсу можуть бать внесено такі зміни:
− знижений обсяг призначень на одну або більше задач;
Для цього слід клацнути мишею у відповідній клітинці стовпця Трудозатраты і ввести з клавіатури (або встановити за допомогою дискретного лічильника) необхідне значення;
Підвищення рівня доступності ресурсу. Нагадаємо, що доступність ресурсу визначається трьома складовими:
− робочим часом, встановленим календарем ресурсу;
− початковою і кінцевою датами використання ресурсу;
− розташовуваним кількістю ресурсу в даний період часу.
По суті справи, всі проблеми з перевантаженістю ресурсів виникають саме через недостатній рівень доступності цих ресурсів. Якби необхідний ресурс був доступний в будь-який час і в будь-якій кількості, то і перевантаження не було б. Відповідно, підвищення рівня доступності - це найбільш радикальний спосіб боротьби з перевантаженням. У свою чергу, самий «простий» спосіб підвищення доступності полягає в збільшенні кількості наявних ресурсів (тобто зміна третьої складової з перерахованих вище).
Однак у реальному житті менеджер проекту змушений підвищувати рівень доступності іншими способами, а саме орієнтуючись на першу і другу складову доступності.
Традиційний спосіб підвищення доступності за рахунок зміни робочого часу (відомий ще з радянських часів) - це введення позмінної роботи. Наприклад, якщо на двох програмістів припадає один комп'ютер, то перший з них може працювати в денну зміну, а другий - у вечірню.
Щоб у MS Project змінити робочий час ресурсу, необхідно скорегувати календар ресурсу. Для цього:
1. У поданні, що містить список ресурсів проекту (Лист ресурсов або Использование ресурсов) клацніть двічі на рядку перевантаженого ресурсу.
2. У вікні Сведения о ресурсе перейдіть на вкладку Робочее время.
3. У списку Базовый календарь виберіть календар робочого часу, найбільш близький до передбачуваного режиму використання ресурсу.
4. У полі Вибор дат (и) виберіть періоди часу (або окремі дні), для яких потрібно встановити нестандартний робочий графік
5. За допомогою групи елементів Установить для выбранных дат задати робочий час ресурсу (рис. 2.4).
Рисунок 2.4 – Встановлення нестандартного робочого часу для ресурсу
У деяких випадках може виявитися досить корисним уточнення періоду часу, протягом якого даний ресурс буде задіяний для виконання конкретного завдання. Справа в тому, що за замовчуванням MS Project вважає, що призначений на завдання ресурс бере участь у її виконанні на всьому протязі завдання, від першої до останньої хвилини. Щоб вказати період часу, протягом якого ресурс реально повинен брати участь у виконанні завдання, виконайте наступні дії:
− Відкрийте подання Использование задач і відшукайте призначення (тобто пару «задача-ресурс»), що викликало перевантаження ресурсу.
− Клацніть двічі в рядку перевантаженого ресурсу.
− У вікні Сведения о назначении перейдіть на вкладку Общие.
− За допомогою елементів Начало і Конец (рис. 2.5) вкажіть період часу використання ресурсу на цьому завданню.
Рисунок 2.5 – Діалогове вікно відомості про призначення
Основні параметри функції вирівнювання. Функція вирівнювання доступна при роботі з будь-якими представленими проектами.
Щоб активізувати функцію вирівнювання, слід у меню Сервис вибрати команду Выравнивание загрузки ресурсов.
Діалогове вікно, що при цьому відкривається дозволяє встановити всі необхідні параметри вирівнювання ресурсів (рис. 2.6).
Рисунок 2.6 – Діалогове вікно встановлення параметрів функції вирівнювання
Оптимізація термінів. При оптимізації часових параметрів доцільно дотримуватися нижчеперелічених послідовності дій.
− Визначити ключові дати проекту.
− Визначити критичний шлях.
− Зберегти резервну копію плану.
− Скорегувати план з метою скорочення тривалості проекту.
− Змінити календарі проекту.
− Змінити дату початку проекту.
Визначення ключових дат проекту. Результати ресурсного планування можуть істотно вплинути на первісну розстановку ключових дат проекту, якщо такі були визначені при складанні розкладу робіт. Пояснюється це тим, що такі дати можуть бути пов'язані не тільки з початком або завершенням найбільш важливих завдань, але і з початком або завершенням використання деякого ресурсу.
Після завершення зазначеної процедури слід звернути попередню увагу на два типи віх:
− ті, що потрапляють на одну календарну дату; якщо на один і той же день припадає більше двох «контрольних точок», то це говорить про те, що або перед вами справді «суперважлива» дата, або у розкладі є певні недоліки;
− ті, що розташовані на критичному шляху; справа в тому, що скорочення чи зміну термінів виконання завдань критичного шляху може вельми несподіваним чином вплинути на становище віх.
Щоб полегшити пошук віх, що припадають на одну дату, доцільно скористатися фільтром.
Перейдіть у вікно діаграми Ганта і в списку фільтрів виберіть пункт Вехи.
Один зі способів «розвантажити» надто напружений день - перенести завдання-віхи на другий термін (як на більш пізній, так і на більш ранній). Для пошуку варіантів перенесення віх на більш пізній термін можна використовувати резерв часу (якщо такий є).
Щоб отримати інформацію про наявність резерву часу, необхідно:
− У меню Вид вибрати команду Другие представления.
− У діалоговому вікні вибрати подання Подробная диаграмма Ганта і клацнути на кнопці Применить.
− У списку стандартних фільтрів вибрати пункт Вехи.
Скорочення критичного шляху. Щоб залишити на календарному графіку тільки завдання критичного шляху, необхідно:
− В меню Вид вибрати команду Другие представления.
− У діалоговому вікні вибрати подання Подробная диаграмма Ганта та клацнути на кнопці Применить.
За замовчуванням відрізки завдань критичного шляху відображаються червоним кольором.
Якщо проект містить декілька взаємопов'язаних підлеглих проектів, то MS Project забезпечує два варіанти побудови критичного шляху:
− Побудова загального критичного шляху для всіх завдань головного (консолідованого) проекту;
− Побудова приватних критичних шляхів для кожного підпроекту.
Щоб отримати інформацію про те, які завдання утворюють критичний шлях кожного з підпроектів, необхідно:
− У меню Сервис вибрати пункт Параметри ...
− У діалоговому вікні перейти на вкладку Расчет.
− Встановити прапорець Рассчитать несколько критических путей і клацнути на кнопці ОК.
Зміна календарів проекту Зміна календарів проекту може розглядатися і як засіб скорочення тривалості вихідного критичного шляху, і як самостійна процедура, спрямована на більш раціональне використання робочого і (мабуть, навіть в першу чергу) неробочого часу.
− Зміна календарів проекту передбачає:
− Зміна або видалення календарів однієї або кількох завдань;
− Зміна або видалення календарів одного або декількох ресурсів;
− Зміна базового календаря проекту.
Змінювати календар ресурсу рекомендується в тих випадках, якщо ресурс фактично працює більше (або, навпаки, менше), ніж передбачені його календарем. Наприклад, якщо календар ресурсу, призначеного на завдання критичного шляху, встановлює п'ятиденний робочий тиждень, але ресурс фактично працює шість днів, зміна календаря призведе до скорочення тривалості проекту. Крім того, необхідно визначити календар для тих ресурсів, які працюють за індивідуальним графіком (наприклад, для сторонніх фахівців).
Змінювати базовий календар проекту доцільно за умови, якщо всі ресурси проекту працюють протягом більшої кількості годин або днів, ніж передбачено вихідним календарем проекту.
Взагалі слід зазначити, що збільшення тривалості робочого дня в календарі проекту є і найбільш реальним, і найбільш ефективним способом корекції календаря.
Щоб змінити тривалості робочого дня у календарі проекта, необхідно:
− У меню Сервис вибрати пункт Параметри ...
− У діалоговому вікні перейти на вкладку Календарь.
− У полі Часов в дне встановити необхідне значення (рис. 2.7) і клацнути на кнопці ОК.
Рисунок 2.7 – Збільшення тривалості робочого дня в календарі проекту
Оптимізація бюджету. При оптимізації бюджету доцільно дотримуватися наступного порядку дій:
Виявити завдання, що викликають перевищення бюджету.
Визначити наявність резервів часу для задач, що не вкладаються до бюджету.
Ввести коментарі щодо запропонованих змін плану.
Зберегти резервну копію плану,
Скорегувати склад і розподіл ресурсів з метою зниження витрат.
Оцінити результати оптимізації плану.
Кошти, котрі здатні допомогти менеджеру виявити недоліки проекту на етапі планування:
− Фільтри для відбору завдань з перевищенням витрат;
− Звіти про витрати.
Застосування фільтрів. Взагалі в MS Project є три стандартних фільтра, призначених для відбору завдань, вартість яких перевищує заплановане значення:
− Витрати перевищують ... - дозволяє відібрати або виділити задачі, вартість котрих перевищує деяку певну суму;
− Витрати понад бюджету - дозволяє відібрати або виділити задачі, вартість яких перевищує значення, що збережене в базовому розкладі проекту;
− Завдання з затримкою/перевищенням бюджету для ... - дозволяє відібрати або виділити завдання, витрати на виконання яких на вказану дату перевищують планові.
Щоб створити фільтр, необхідно:
− Відкрити будь представлення проекту, в якому є перелік завдань проекту.
− У списку фільтрів вибрати пункт Затраты превышают ...
− У відкритому додатковому діалоговому вікні ввести значення порогової суми і клацнути на кнопці ОК.
Ефективним і гнучким інструментом аналізу вартості завдань є Автофільтри.
Для виявлення завдань з перевищенням витрат і пошуку можливих причин таких відхилень за допомогою автофільтрів виконайте наступні дії:
− Відкрийте будь-яку виставу проекту, в якому є перелічені задачі проекту.
− У меню Вид відкрийте каскадне меню Таблица і виберіть у ньому таблицю Затрати.
− На панелі інструментів головного вікна MS Project клацніть на кнопці Автофильтр.
Звіт про витрати. Звіт Движение денежных средств містить інформацію про розподіл вартості завдань за часом. За умовчанням як інтервал часу використовується тиждень, однак може бути вибраний будь-який інший інтервал.
Щоб MS Project сформував звіт Движение денежных средств, необхідно:
− У меню Вид вибрати команду Отчеты.
− У діалоговому вікні вибрати групу Затраты і клацнути на кнопці Вибрать.
− У додатковому діалоговому вікні Отчеты о затратах (див. рис. 2.8) двічі клацнути на значку Движение денежных средств
Рисунок 2.8 – Група звітів «Затраты»
Щоб відкрити панель налаштування звіту, необхідно в діалоговому вікні Отчеты о затратах, вибравши вид звіту, клацнути на кнопці Змінити.
Оцінка тривалості проекту за методом PERT. Творці методу PERT запропонували використовувати три види оцінок тривалості кожного завдання:
оптимістичну оцінку, відповідну найбільш сприятливим умовам виконання завдання; така оцінка дає мінімально можливу тривалість;
песимістичну оцінку, відповідну найменш сприятливим умовам виконання завдання; така оцінка дає максимально можливу тривалість;
найбільш ймовірну оцінку, відповідну усередненим умов виконання завдання.
Передбачається, що в інтервалі між оптимістичною (а) і песимістичній (b) оцінками укладені всі можливі тривалості завдання. Найбільш ймовірна оцінка (m) не обов'язково збігається із середньою точкою відрізка (а + b) / 2 і може знаходитися праворуч або ліворуч від цієї точки. Вважається, що тривалість кожного завдання підпорядковується так званого бета-розподілу з модою в точці т і кінцями в точках а і b.
Щоб провести аналіз проекту за методом PERT, необхідно:
Відкрити таблицю оцінок тривалості завдань проекту (подання Лист введення PERT), клацнувши на відповідній кнопці панелі інструментів Анализ по методу PERT.
У стовпцях Оптимістична тривалість, Очікувана тривалість і Песимістична тривалість запровадити відповідно оптимістичну, найбільш ймовірну і песимістичну оцінки тривалості задач.
Ініціалізувати процедуру розрахунку, клацнувши на кнопці Вычисление по методу PERT на панелі інструментів Анализ по методу PERT; при цьому на екрані з'являється діалогове вікно з попередженням про те, що розрахунок призведе до зміни вихідної тривалості тих завдань, для яких вказані оцінки тривалості; якщо ви згодні продовжити, клацніть на кнопці ОК.
Результати обчислень відображаються безпосередньо в поданні Лист ввода PERT, в стовпці Длительность. При цьому слід мати на увазі, що якщо задача, для якої виконувався перерахунок, не лежить на критичному шляху, то зміна її тривалості не призведе до зміни тривалості всього проекту.
Оцінка вартості проекту. До числа вартісних показників проекту відносяться:
Витрати - вартість задачі (ресурсу), встановлена для неї (або обчислена MS Project) в поточному плані проекту; порядок розрахунку MS Project даного параметра буде розглянуто нижче;
Базові витрати - вартість задачі (ресурсу), записана в базовому плані проекту;
Відхилення витрат - різниця між вартістю задачі (ресурсу), зазначеної в поточному плані, та плановою вартістю;
Фактичні витрати - фактична вартість задачі або ресурсу, що відображає поточний стан задачі або обсяг використання ресурсу;
Решта витрати - невитрачена частину витрат, передбачена в плані проекту для задачі або ресурсу;
Понаднормові витрати. Фактичні понаднормові витрати - витрати, зумовлені виконанням здач або використанням ресурсів в надурочний час.
Фіксовані витрати - будь-які витрати на задачу, не пов'язані з її ресурсом.
Щоб отримати відомості про фактичні витрати, можна використовувати:
− Вікно Статистика проекта:
− Представлення Лист ресурсов;
− Представлення Использование задач або Использование ресурсов;
− Представлення Диаграмма Ганта або Диаграмма Ганта с отслеживанием;