ВТ прог2лаба / Mетодичка по WORD

Создавая документ, в поле Новый документ надо установить опцию Документ. Как правило, текстовый редактор используют для подготовки типичных документов. Word предлагает пользователю стандартные формы таких документов и инструменты для их использования. Основными инструментами есть шаблоны и мастера.

Шаблон – это пустой бланк, в котором пользователь заполняет нужные поля своей информацией. Шаблон может предварительно включать некоторые заполненные поля, которые являются общими для всех документов данного типа.

Мастер базируется на шаблонах, но в отличие от последних он позволяет еще больше упростить процесс ввода данных в документ. Если при заполнении шаблона пользователь самостоятельно перемещается по документу и размещает в нем информацию, то при использовании мастеров данные заносятся в процессе диалога мастера с пользователем.

Пользователь, листая список, может выбрать шаблон в соответствии с назначением создаваемого документа. В поле Описание приводится краткая информация о назначении выбранного шаблона или мастера. По умолчанию создаваемый документ будет базироваться на шаблоне NORMAL (нормальный).

После нажатия кнопки ОК окна диалога Создание документа редактор в соответствии с выбранным шаблоном создаст окно документа с именем

ДОКУМЕНТ.

Просмотреть шаблоны, которые присоединены к активному документу, можно при помощи команды Файл\Шаблоны.

Если пользователя не удовлетворяют наличные шаблоны и мастера, то он может создать собственный шаблон или изменить один из существующих.

Для изменения имеющегося шаблона надо загрузить файл шаблона (файлы стандартных шаблонов имеют расширение .dot, они размещаются в каталоге Microsoft Office\Шаблоны), отредактировать его как обычный документ и сберечь.

Для создания нового шаблона надо дать команду Файл\Создать и в поле

Новый документ окна диалога Создание документа установить опцию

Шаблон. После нажатия кнопки ОК на экран выведется окно шаблона. От окна документа оно отличается только названием строки заголовка – ШАБЛОН

вместо ДОКУМЕНТ.

Чтобы сберечь документ как шаблон, надо дать команду

Файл\Сохранить Как, а потом в поле Тип файла выбрать элемент Шаблон

документа.

Правила соблюдения хорошего стиля работы требуют для каждого документа (в том числе и для шаблона) заполнения справки, в которую

Рис. 1. 14. Диалоговое окно Библиотека стилей. включаются основные сведения о документе. Поэтому после сохранения нового документа или шаблона желательно, выполнить команду Файл\свойства и заполнить нужные строки в окне диалога Свойства.

Команда Формат/Библиотека стилей открывает окно Библиотека стилей (рис. 1.14), в котором отображается список шаблонов. Выбрав нужный шаблон, в поле Описание можно увидеть, какой вид будет иметь документ, форматированный этим шаблоном.

Переключатель Просмотреть позволяет выводить в поле Описание, кроме документа, пример шаблона или пример документа, заполненного с использованием данного шаблона.

1.7.2 Сохранение документов

Для сохранения текста документа в каталоге на магнитном диске надо выполнить команду Файл\Сохранить или нажать соответствующую кнопку панели инструментов Стандартная. Если документ новый и эта команда выполняется для него впервые, то открывается окно диалога Сохранить как

(рис. 1.15).

В этом окне можно указать дисковод, папку, имя и расширение, под которым документ будет сохранен. По умолчанию документам Word присваивается расширение DOC. После сохранения текста в заголовке окна документа имя ДОКУМЕНТ изменяется на имя, под которым сохранен документ.

Рис.1.15. Диалоговое окно Сохранить как.

Вокне диалога есть однострочный список Тип файла. Он дает возможность конвертировать документ в форматы, отличные от Word (например, формат MS DOS, форматы других текстовых редакторов). Для этого надо раскрыть список и выбрать нужный формат.

Если команда Файл\Сохранить выполняется не впервые или документ загружался из магнитного диска, то по команде Файл\Сохранить документ записывается на диск под старым именем без диалога с пользователем. Если же нужно сберечь файл под новым именем, в другой папке или с другим форматом, то нужно выполнить команду Файл\Сохранить как. При этом открывается окно диалога Сохранить как, и все действия пользователя аналогичны действиям при сохранении нового документа.

Любой документ можно автоматически записывать на диск через определенный интервал времени. Для этого надо установить режим автоматического сохранения, выполнив команду Сервис\Параметры и выбрав вкладку Сохранение. На экране появится соответствующее окно диалога.

Вэтом окне основной интерес представляют три опции:

1.Всегда создавать резервную копию. При установлении этой опции

Word всегда будет сохранять последнюю версию документа, а также его предыдущую резервную копию под тем самым именем, что и основной документ, но с расширением .bak.

2.Разрешить быстрое сохранение. В этом режиме сохраняются только новые изменения в документе.

3.Автосохранение каждые... минут. Word бyдeт сохранять редактируемый документ через указанные интервалы времени без команд пользователя.

В этом же окне можно указать пароль для открытия файла и пароль, по которому разрешена запись изменений в файл.

1.7.3 Загрузка документа

Любой текст, который был сохранен под определенным именем, можно загрузить для просмотра или редактирования. Для этого надо выполнить команду Файл\Открыть — на экране появится окно диалога Открытие документа, в котором можно указать дисковод, каталог, имя файла. Опция Тип файла позволяет загружать документы в формате, отличном от формата Word. Процедура выбора формата подобна аналогичной процедуре для окна диалога

Сохранить как.

1.7.5 Выход из редактора Word.

Перед выходом из редактора надо сохранить все документы, в которые вносились изменения. Для выхода можно использовать один из вариантов:

∙• выполнить команду Файл\Выход;

∙• установить курсор мыши на кнопке вызова управляющего меню, дважды нажать левую кнопку мыши;

∙• раскрыть управляющее меню и выполнить команду

Закрыть.

1.8 Использование графики

Текстовые редакторы предназначены для ввода и редактирования текста. Однако мощные современные редакторы, к которым относится и Word, дают возможность размещать в документе рисунки (в Word их называют графикой).

В документы Word может быть вставлена графика разных форматов

(PCX, BMP, WMF, TIP, PIC, DRW и др.). Для работы с этими форматами Word

использует графические фильтры-программы, которые позволяют отображать графику. Эти, фильтры устанавливаются при полной инсталяции Word. Фильтры не нужны только для работы с графикой в форматах BMP и WMF.

1.8.1 Размещение графики

Для размещения графики, которая предварительно была создана какимнибудь графическим редактором и сохраняется в виде файла, надо установить курсор в место, где планируется размещение. Затем нужно выполнить команду Вставка\Рисунок. На экране появится окно диалога :Вставка рисунка (рис. 1.16).

В этом окне надо выбрать дисковод, папку и имя файла. Имя файла выбирается из списка Имя. В списке находятся файлы, тип которых указан в одностроковом списке Тип файла.

Рис.1.16. Диалоговое окно Добавить рисунок.

При нажатой кнопке Вывод содержимого в окне выводится изображение рисунка. Установленный флажок Связь с файлом создает связь между документом и графическим файлом. Для обновления этой связи при каждом изменении графического файла нужно выполнять команду Правка\Связи. В этом случае при каждой загрузке документа с встроенной графикой Word будет отображать последнюю версию графического файла.

Установленный флажок Хранить в документе сохраняет графическое изображение внутри документа. Это имеет свои преимущества и недостатки. Преимуществом есть то, что исключается потеря графики, например, при копировании текста на дискету. С другой стороны, графика значительно увеличивает размер файла документа.

После установления всех параметров необходимо нажать кнопку ОК, и графический элемент будет помещен в место курсора. Если на экране вместо графики появится только пустая рамка, то это означает, что Word пометил место расположения графики. Чтобы сделать графику видимой, надо выполнить команду Сервис/Параметры, выбрать вкладку Вид и отменить опцию Пустые

рамки рисунков.

Чтобы изменить масштаб и положение графики в документе, нужно выделить графику. Для этого надо совместить курсор мыши с графическим изображением и нажать кнопку мыши. Команда Формат\Рисуиок вызовет на экран окно диалога Рисунок. Используя это окно, можно изменить масштаб, расстояние между текстом и графикой.

Вставить графику в документ можно также через буфер обмена Windows. Для этого любая программа, работающая в среде Windows, должна

вырезать графическое изображение и переслать его в буфер обмена, a Word вставит его в документ, выполнив команду Правка\Вставить.

Использование кадров. По умолчанию Word вставляет графику с выравниванием слева. Текст заканчивается над рисунком и продолжается под ним. Для того чтобы текст обрамлял рисунок со всех сторон, его нужно поместить в кадр.

Кадр — это ограниченная прямоугольная область документа, которая может обрабатываться как отдельный документ. В кадре можно поместить какой-либо элемент документа (текст, рисунок), форматирование кадра и основного документа может осуществляться независимо.

Средства Word позволяют создавать в документе кадр, указав его размеры и расположение. В кадр можно поместить выделенный фрагмент документа. Кадр можно перемещать по странице, изменять его размеры, фиксировать его привязку к определенному абзацу.

Для создания кадра надо использовать команду Вставка\Кадр. Курсор мыши при этом изменит свою форму на крестик. Поместив курсор в то место документа, где предусматривается разместить левый верхний угол документа, надо нажать левую кнопку мыши и, не отпуская ее, растянуть кадр до нужных размеров. Если перед подачей команды в документе был выделен фрагмент, то размеры кадра отвечают размерам выделенного фрагмента. Если выделенного фрагмента нет, создается пустой кадр. Для выделения кадра надо поместить курсор мыши внутри кадра и нажать кнопку мыши. Выделенный кадр окружен штриховой рамкой.

Манипуляции с кадром осуществляются в режиме просмотра разметки страницы. Для перемещения кадра надо установить курсор на штриховой рамке. При этом он приобретает вид четырехсторонней стрелки. При перемещении курсора при нажатой кнопке мыши вместе с ним перемещается прямоугольная штриховая рамка, которая показывает новое положение кадра. После отпускания кнопки мыши кадр переместится на новое место.

Для изменения размера кадра надо выделить кадр и установить курсор на один из маркеров в обрамлении кадра. После того как курсор примет вид двусторонней стрелки, нужно перемещать его до тех пор, пока кадр не приобретет нужный размер.

1.8.2. Создание рисунков

Для создания рисунков можно использовать какой-либо графический редактор. Однако Word имеет собственные средства для создания несложных рисунков.

Для перехода в режим рисования нужно выполнить команду Вставка\Объект. При этом-на экране откроется окно диалога Вставка Объекта (рис. 1.17).

Рис. 1.17. Диалоговое окно Вставка объекта.

Поле Тип объекта содержит имена разных типов объектов, которые можно вставить в документ (диаграммы, электронные таблицы).

При выделении определенного элемента вызывается соответствующая программа (например, для элемента "Диаграмма Microsoft Excel" программа Excel), при помощи которой можно создать соответствующий объект и перенести его в документ. Если выделить в списке Тип объектов элемент Рисунок Microsoft Word и нажать кнопку ОК, то на экране появится окно для рисования .

В окне есть панель инструментов Рисование, кнопки которой позволяют выполнить соответствующую команду рисования, выбрать палитру цветов, тип линии и т. д. В окне прямоугольной рамкой очерчено место для рисунка. Функциональное назначение кнопок панели инструментов Рисование и техника построения рисунка такие, как и для типичных графических редакторов, и поэтому детально рассматриваться не будут.

Окно также имеет управляющее меню Рисунок. Выбор пункта Закрыть рисунок этого меню приводит к вставке рисунка в позицию курсора документа.

Для внесения изменений в графику или рисунок, которые хранятся в документе, нужно установить курсор мыши на этом фрагменте и дважды щелкнуть левой кнопкой мыши. При этом запускается соответствующая программа, которая позволяет редактировать графику.

1.8.3.Текстовые эффекты.

Ктекстовым эффектам принадлежат такие операции, как поворот символов на 90 градусов, наложение тени на текст, растяжение текста по

Word позволяет создать новую таблицу двумя способами: превращая существующие абзацы в таблицу или создавая пустую таблицу, ячейки которой будут заполняться позднее. Средства Word позволяют изменять формат таблицы (добавлять или изымать столбцы и строки, изменять ширину столбцов и высоту строк, объединять столбцы и строки). В ячейках таблицы можно проводить несложные вычисления.

В окне можно установить такие параметры, как количество столбцов, Количество строк, ширину столбца. Если для ширины столбца выбрать качение Авто, то по умолчанию установится такая ширина, чтобы таблица поместилась на странице. Кнопка Мастер позволяет воспользоваться мастером при создании таблицы. При нажатии кнопки ОК в документе будет размещена таблица

(Рис.1.19).

Рис. 1.19. Добавленная таблица. Таблица -имеет ряд особенностей:

1.Горизонтальная линейка разбита на пять (по количеству столбцов) линеек, из всех линеек активизирована только та, в столбце которой находится курсор.

2.Все ячейки обрамлены пунктирными линиями, обрамление можно снять, выполнив команду Таблица\Сетка.

3.В каждой ячейке есть маркер ячейки (на экране он отображается при жатой кнопке Спец. Символы на панели инструментов Стандартная.

Для изменения размеров ячеек можно использовать команду Таблица\Высота и ширина ячейки (эта команда доступна, если курсор находится в одной из ячеек). Для изменения ширины ячеек удобнее использовать горизонтальную линейку. Для этого надо поместить курсор мыши

вправый конец соответствующей линейки (при этом он примет форму двунаправленной редки), нажать левую кнопку и, не отпуская ее, переместить курсор.

Предварительное изменение высоты ячеек, как правило, не проводится. Word автоматически изменяет высоту ячеек в соответствии с форматом данных

(увеличивается высота всех ячеек одной строки, если хотя бы в одну ячейку не вмещается текст).

Для перемещения курсора между ячейками используют клавишу Tab и клавиши управления курсором.

Word позволяет создать новую таблицу двумя способами: превращая существующие абзацы в таблицу или создавая пустую таблицу, ячейки .которой будут заполняться позднее. Средства Word позволяют изменять формат таблицы (добавлять или удалять столбцы и строки, изменять ширину столбцов и высоту строк, объединить столбцы и строки).

Для создания заготовки таблицы в тексте необходимо установить курсор в то место, где должна начинаться таблица, щёлкнуть на кнопке Добавить таблицу на панели инструментов Стандартная. Перемещая указатель мыши при нажатой левой кнопке мыши, выделить необходимое количество строк и столбцов на выпадающей сетке. При протаскивании внизу сетки отображается текущий размер таблицы. Когда используется кнопка Вставить таблицу, размер вставляемой таблицы ограничивается величиной сетки, которая может поместиться на экране. Если таблица велика, удобнее пользоваться пунктом меню Таблица.

Для создания пустой таблицы надо установить курсор на позицию, куда будет вставляться таблица, и выполнить команду Таблица\Добавить таблицу. В окне диалога Вставить таблицу (рис. 1.19) можно установить такие параметры, как количество столбцов, количество строк, ширину столбца.

Если для ширины столбца выбрать строку Авто, то по умолчанию установится такая ширина, чтобы таблица поместилась на странице. При нажатии кнопки ОК в документе будет размещена таблица.

Рис. 1.19. Диалоговое окно Вставка таблицы.

Кнопка Автоформат обеспечивает автоматическое форматирование текста таблицы. Установив все необходимые параметры, щёлкните по кнопке

ОК.

Заполнение таблицы производится после создания таблицы. Курсор находится в первой ячейке. Содержимое ячеек вводится как обычный текст.