1.5. Прийоми роботи з документами Outlook
Робота з текою(папкой) Контакти
Найважливішою частиною, можна сказати, ядром Outlook є адресні книги. Як згадувалося вище, можливо ведення декілька таких книг: адресної книги Outlook, особистої адресної книги і глобального списку адрес (автономної адресної книги сервера Microsoft Exchange).
Доступ до всіх типів адресних книг забезпечується з теки Контакти. Форма, витягувана з теки Контакти для заповнення адресних даних, єдина для всіх адресних книг. Вона є набором полий бази даних Outlook, і тому всі відомості, занесені у форму, надалі можуть бути представлені в зручному вигляді po вибору користувача.
Дані про людей і організації можна упорядковувати відповідно до своїх переваг. Перший спосіб впорядкування - сортування різними способами, другий спосіб - угрупування за певними ознаками. Наприклад, частину даних зручно помістити в категорію Важливі клієнти, а іншу частину - в категорію Міжнародні контакти. У такому разі вибірку адрес швидше і зручніше проводити Po категоріям.
У крупних організаціях кількість записів в адресній книзі може досягати декількох десятків тисяч. У осіб, що займаються приватною практикою, - декількох сотень або тисяч.
Правильно організована адресна книга не тільки служить важливим джерелом самих даних, але і може застосовуватися як аналітичний інструмент. Саме після себе заповнення полий форми теки Контакти складності не представляє. Набагато важче знайти всі перераховані в ній дані. І якщо прізвище і телефон практично всі указують на своїй візитній картці, то питається, як дізнатися ім'я дружини клієнта або його псевдонім?
Звично адресна книга наповнюється інформацією поступово: спочатку основними даними, а потім і подробицями. Важливим етапом на початку її використання є перенесення даних з паперових записників, телефонних довідників, візиток і інших документів в електронну базу даних. Чим повніше виконано таке перетворення, тим помітніше корисна віддача від адресної книги.
Іноді виникає проблема перенесення адресних даних з інших програм Microsoft Office або текстових файлів. Для цієї мети в Microsoft Outlook є фільтри експорту і імпорту. Наприклад, дані можна імпортувати з таблиці Excel, програми cc:Mail і багатьох інших додатків. Також існують спеціальні службові програми сторонніх розробників, що дозволяють конвертувати дані десятками різних форматів адресних книг.
Дані, внесені до адресних книг Outlook, згодом можна інтенсивно використовувати самим різним чином. Найбільш поширеними, мабуть, є засоби електронного зв'язку: електронна пошта ІР-телефония та інші. Крім того, Outlook дозволяє використовувати дані з адресних книг для інших цілей.
Так, наприклад, малознайома для багатьох функція злиття дозволяє автоматично друкувати наклейки, листи, адресну частину конвертів. Якщо список контактів складають декілька сотень записів про людей і організації, правильне використання передових можливостей адресних книг Outlook здатне підвищити ефективність деяких операцій на порядок.
Для конкретного контакту забезпечена зв'язок практично зі всіма засобами Outlook. Спробуємо перерахувати можливі варіанти використання даних в адресній книзі (за умови повного заповнення полий форми):
створення і відправка повідомлення електронної пошти;
створення і відправка факсимільного повідомлення;
створення і відправка запрошення на мережеву конференцію;
створення і відправка електронної візитної картки;
перехід на Web-сторінку контактної особи;
відмітка про нагадування для події, пов'язаної з контактною особою;
відстежування завдань, зустрічей, повідомлень, документів, заміток, пов'язаних з контактною особою;
показ елементів Outlook, пов'язаних з контактною особою;
запис дати і часу роботи з контактною особою;
телефонный дзвінок контактній особі (зокрема міжміський, міжнародний);
виклик контактної особи за допомогою програми NetMeeting;
роздрук даних адресата на конверті, наклейці, в каталозі і в будь-якому іншому документі.
Обслуговування завдань
Як вже згадувалося раніше, в Microsoft Outlook завданнями вважаються доручення особистого і службового плану, виконання яких можна прослідкувати за допомогою засобів Outlook. Завдання можуть мати як разовий, так і регулярний характер. Прикладом регулярного завдання особистого плану є щомісячна оплата рахунків за користування телефоном. Прикладом разового завдання службового плану є розробка документа PowerPoint.
Засоби Outlook здатні автоматично обробляти завдання регулярного характеру. Після постановки користувачем відмітки про виконання регулярного завдання наступна її копія створюється Outlook без втручання людини. Завдання, що повторюються, можуть мати або регулярну періодичність (наприклад, розсилка разів на місяць клієнтам інформаційних повідомлень і рахунків за послуги), або регулярну дату (наприклад, поздоровлення клієнтів з національними святами).
На основі завдання можна призначити доручення. Таке доручення при створенні завдання за умовчанням автоматично призначається користувачу, який записаний в реєстрі операційної системи як власник комп'ютера. Доручення іншій людині призначають, якщо він присутній в списку контактів. При цьому можна вказати необхідність представлення звіту про виконання доручення і терміни нагадування автору завдання про етапи її виконання.
Для наочного відображення поточного стану різних завдань вони показуються різним кольором залежно від вибору користувача. Наприклад, прострочені завдання можна відзначати червоним кольором, а виконані - зеленим.
Робота з Щоденником
Перш за все, щоденник виконує функції засобу автоматичного відстежування подій, що відбуваються в середовищі Outlook і інших додатків Microsoft Office. Проте в нього можна заносити будь-які відомості, які визнає потрібним користувач, - хоч погодиннну хронологію власного життя. Автоматично відстежувати і фіксувати допустимо дії з наступними елементами Outlook:
з повідомленнями електронної пошти;
із запрошеннями на збори, у тому числі і мережеві;
з відповідями на запрошення;
з повідомленнями про відміну зборів;
з дорученнями;
із звітами про доручення.
Крім того, якщо користувач порахує необхідним, можна автоматично враховувати роботу з документами, створеними в додатках Microsoft Office: Access, Excel, PowerPoint, Word - і в інших програмах, сумісних з Microsoft Office. При цьому в щоденник заносяться відомості про батьківський додаток документа, його назва, дата кожного сеансу роботи над документом, час почала сеансу роботи і його тривалість. Якщо розробка документа була задана як доручення якій-небудь особі, наявній в списку контактів, то автоматично указується ім'я даної особи і категорія, до якої воно відноситься (наприклад, Підлеглі).
Для подій, що належать елементам Outlook, указуються відомості, характерні для конкретного елементу. Наприклад, для зборів - тема, дата і час почала, тривалість; для сеансу зв'язку з сервером електронної пошти - повідомлення про сеанс, дата і час почала, тривалість. Що цікаво, при подвійному клацанні на повідомленні про сеанс зв'язку відкривається вікно, в якому міститься протокол сеансу: число помилок; число відправлених, прийнятих, видалених, відновлених повідомлень і число завантажених заголовків. Також фіксується, до якої поштової скриньки і на якому поштовому сервері відбувалося підключення.
Оскільки записи в щоденнику функціонально пов'язані з елементами Outlook, стає можливим сортування і угрупування записів по багатьом критеріям, причому в інших елементах, крім щоденника. Припустимо, керівнику необхідно з'ясувати, чим займався якийсь співробітник в минулому місяці. Для цього в списку контактів досить клацнути на його значку і вибрати на вкладці Дію рядок Щоденник - з'явиться перелік всіх завдань, які вирішував співробітник протягом заданого періоду часу.
Перераховані функції контролю організації і ходу роботи дозволяють розглядати Outlook не тільки як персональний засіб організації робіт, але і як достатньо могутній засіб автоматизації робочого місця керівника підрозділу або невеликого підприємства. Повністю можливості Щоденник Outlook виявляються, звичайно, при об'єднанні комп'ютерів співробітників підприємства в локальну мережу.
Якщо об'єднання робочих місць колективу проводиться засобами Інтернету, то реальною стає перспектива організації групової роботи за принципом «віртуального офісу». У справжньому офісі знаходяться тільки керівництво фірми (необов'язково), мінімум службового персоналу і мережевий сервер, а більшість співробітників працюють удома, на дачі, в поезде.в автомобілі - загалом, в будь-якому місці, звідки забезпечений доступ до Інтернету. У такого підходу є економічне обгрунтування. Виконавці готові працювати більше при менших ставах, якщо їм не доводиться щодня витрачати час на дорогу до місця роботи і у них є можливість гнучко управляти своїй trudozagruzkoy протягом доби (тижня, місяця). В даний час в розвинених країнах це новий напрям організації праці розвивається дуже швидко, і навіть державні органи приймають його на озброєння.
Щоденник пропонує можливість запису часу і дат в тій формі, яка зручніша користувачу. Відомо, що в буденному житті ми рідко користуємося
формалізованою точною вказівкою параметрів часу. Частіше обирається скорочена форма, прийнята більшістю людей, наприклад: дев'ять годин вечора замість формалізованого запису 21:00. Outlook розуміє запис «дев'ять годин вечора» і самостійно перетворить її у формат, прийнятий для комп'ютерних систем. Також вірно розпізнаються свята з фіксованою датою і вказівки періодичності (у течію, починаючи з, через та інші).
Приведемо приклади записи дат і часу, допустимі в щоденнику Outlook, які автоматично перетворяться у формалізований запис:
двадцять третє липня, 28 березня, перше вересня;
три тижні назад, наступний тиждень;
через один місяць;
ця п'ятниця, через два дні, шістдесят днів опісля;
дев'ять годин ранку, п'ять годин двадцять хвилин;
полудень, північ;
у течію, від, до;
вчора, сьогодні, завтра;
на наступній, на минулій;
назад, за, починаючи, попередній;
зараз;
через, після, кінчаючи, наступний;
День Конституції;
День незалежності;
День перемоги;
День сміху;
Міжнародний жіночий день;
Новий рік;
Перше травня;
Різдво, святвечір.
Таким чином, указувати дату і час в Щоденнику Outlook можна дійсно нормальним, людським способом, як ми і звикли робити в паперових записниках і щоденниках. Важлива особливість локалізованої версії Outlook - правильне розпізнавання прийнятих в Росії державних і церковних свят. Правда, останнє стосується тільки християнської релігії.
Запис в Щоденнику є лише сполучною ланкою з іншими елементами. Тому при видаленні запису, вказуючого на інші елементи, вони залишаються в недоторканності. Наприклад, якщо скасовано і видалено доручення, пов'язане з контактом і документом, то ні контакт, ні документ не віддаляються. Вірно і зворотне - видалення документа, контакту, будь-якого іншого елементу, зареєстрованого в Щоденнику, ніяк не відбивається на його записах.
Основним видом уявлення в Щоденнику служить Часова шкала, але його можна і зрадити відповідно до власних переваг. Для цього служить діалогове вікно Поля (Вид ► Поточне представлення ►поміняти поточне уявлення ► Поля). При виборі в списку Групи, що розкривається, полий для вибору рядка Всі поля щоденника в полі Наявні поля будуть представлені всі допустимі поля для відображення в уявленні Щоденника. Список достатньо великий, і немає необхідності перераховувати всі поля, тим більше що їх назви говорять самі за себе. Тим самим, у користувача завжди є можливість набудувати уявлення пo своєму вибору.
Якщо уявлення в Щоденнику виконано як часова шкала, стає доступною функція зміни кроку шкали. Для цього досить клацнути правій кнопкою миші в будь-якому місці на шкалі і в контекстному меню, що відкрилося, вибрати пункт День (або Тиждень, або Місяць). У першому випадку крок шкали буде встановлений рівним одній годині, інші пункти дозволяють задати крок, рівний дню або тижню, відповідно. Доступ до настройки кроку часової шкали можливий і через меню Вигляд (Вигляд ► День/Неделя/Месяц).
Таким чином, Щоденник є організаційним ядром Outlook, оскільки дозволяє планувати і відстежувати всі події, що відбуваються з іншими елементами програми і, крім того, із зовнішніми додатками.
Замітки
Мабуть, можна з упевненістю стверджувати, що Замітки є найпростішим елементом Outlook. Пo своїм функціям вони є еквівалентом паперового блокнота з відривними сторінками. Переваги засобу Замітки виявляються при виникненні завдань, які важко класифікувати, тобто миттєво віднести до якого-небудь іншому елементу Outlook.
Розглянемо приклад. Виконавцю подзвонив начальник і розпорядився обговорити з новим клієнтом юридичні питання угоди. Для повноцінного відробітку доручення необхідно внести дані про клієнта в Адресну книгу (причому як дані про фірму, так і особисті відомості про керівників і відповідальних осіб). Далі слід створити завдання і визначити етапи її виконання. Якщо необхідно, слід розподілити роботу підлеглих і призначити їм доручення.
На всі перераховані дії необхідно певний час. При цьому задіюються багато елементів Outlook. Звичайно, ніхто не не в змозі виконати таку організаційну роботу «з листа», за час телефонної розмови. Очевидно, найпростішим рішенням в даній ситуації є використання засобу Замітки. Досить клацнути на відповідній кнопці на панелі ярликів і у вікні, що з'явилося, подвійним клацанням відкрити нову замітку, куди внести прямо під час розмови найважливіші початкові дані: назву фірми клієнта, прізвище відповідальної особи, контактний телефон, адресу електронної пошти, характер угоди, терміни виконання. Для цього достатньо пари хвилин телефонної розмови.
Так само замітки стануть в нагоді при бажанні терміново записати раптову ідею, яку поки немає часу розвивати унаслідок завантаженості іншою роботою.
Розглянемо ще один приклад. Дзвонить клієнт і повідомляє про зміну номери свого телефону. Припустимо, в адресній книзі містяться сотні і тисячі записів. Чи зручно просити клієнта почекати, поки адресна книга буде відкрита, а записи відсортовані? Простіше миттєво зробити запис в замітці: Фірма «Тріумф». Тел. 2222322, а пізніше, не примушуючи людини чекати, внести зміни до адресної книги. З таких дрібниць складається стиль спілкування з клієнтами, який багато в чому визначає обличчя фірми.
При відображенні заміток у вікні показуються декілька перших рядків запису. Для читання всього запису досить клацнути на рядках, що відображаються. Видаляють замітку або клацанням на кнопці Видалити, або вибором пункту Видалити в контекстному меню, що відкривається клацанням правої кнопкою миші на замітці.
Всі замітки зберігаються автоматично, але вони не є окремими файлами - це записи однієї цілісної бази даних. Тому при операції видалення слід проявляти особливу уважність - запиту на підтвердження операції не буде! Видалена замітка зберігається до кінця поточного сеансу роботи з Outlook в теці Видалені, але після закінчення роботи відновити її ніякими силами не можна - не допоможуть і наймогутніші програми типу Norton Utilities.
Робота з повідомленнями електронної пошти
Як уже згадувалося, багато хто вважає за краще використовувати Outlook лише як клієнта електронної пошти. І хоча обробка повідомлень не є єдиної функцією програми, зі всіма завданнями електронної комунікації Outlook справляється успішно.
Для роботи з електронною поштою на автономному комп'ютері необхідно мати настроєне з'єднання з servys-provayderom (тобто діючий обліковий запис в теці Видалений доступ до мережі), знати адресу сервера вхідної (RORZ) і витікаючої (SMTP) електронної пошти, мати реєстраційне ім'я і пароль. Якщо комп'ютер підключений до локальної мережі, відповідний обліковий запис і задіяні служби обробки поштових повідомлень визначає адміністратор мережі. Оскільки питання настройки облікового запису виходять за рамки теми, радимо звернутися до розділу 8.
Програма Outlook може бути налаштована на автоматичне підключення до сервера вхідної електронної пошти при запуску, а також на перевірку повідомлень, що поступили, пo команді користувача або через задані інтервали часу. При цьому відбувається звернення до поштового сервера, і повідомлення, що поступили, автоматично переносяться в теку що Входять на панелі ярликів Outlook.
Відповідно, всі повідомлення, що відправляються, автоматично переносяться з теки Витікаючі в теку Відправлені. Нагадаємо, що фізично ніяких переміщень файлів не відбувається - всі операції ведуться з полями записів бази даних Outlook.
У повній відповідності з протоколом електронної пошти можуть бути відправлені і прийняті практично будь-які дані: як власне поштові повідомлення, так і приєднані до них файли. Проте багато servys-provaydery вводять обмеження на максимальний об'єм поштової скриньки клієнта, і тому пересилка файлів дуже великих розмірів може бути неможлива.
Прийоми роботи з повідомленнями електронної пошти в програмі Outlook практично не відрізняються від таких в програмі Outlook Express, розглянутій у розділі 8. Навіть інтерфейс обох додатків майже однаковий. Разом з тим, Outlook володіє деякими додатковими можливостями, недоступними в Outlook Express.
Наприклад, програма Outlook дозволяє відправити повідомлення з вимогою автоматичної висилки квитанції про його отримання адресатом. В цьому випадку підтвердження автоматично генерується поштовим сервером одержувача, як тільки він скопіював або відкрив повідомлення. Поштовий клієнт Outlook Express такою функцією не володіє. Є і інші незначні відмінності у функціях і інтерфейсі цих поштових клієнтів.
Всі види тек (папок) представлені ярликами на панелі ярликів Outlook.
С автономними теками ми щодня маємо справу, коли працюємо на комп'ютері.
Доступ до загальних тек організовується адміністратором мережі відповідно до встановлених правил розмежування доступу. Наприклад, підрозділу підприємства може бути виділена загальна тека для прийому вхідних повідомлень електронної пошти.
Службові теки, як правило, організовують на сервері для розміщення інформації, що відноситься до всіх співробітників. Наприклад, так може бути реалізована єдина адресна книга, що містить реєстраційні дані про всіх клієнтів фірми.
Мережеві теки доступні для всіх учасників робочої групи, які «підписані» на доступ до них.
Особисті теки відрізняються від автономних тим, що, як правило, створюються або на мобільному комп'ютері, або тимчасово на видаленому комп'ютері для роботи з електронною поштою через сервер Microsoft Exchange.
Припустимо, у користувача, що знаходиться в дальньому відрядженні, виникає необхідність попрацювати з своєю електронною поштою, але мобільного комп'ютера для зв'язку з Інтернетом немає. Тоді він може звернутися в Інтернет-кафе або в партнерську організацію, де є підключення до Інтернету. За наявності програми Outlook можна створити стандартні особисті теки, підключитися до сервера своєї локальної мережі (необхідні облікові записи повинні бути надані адміністратором) і дати команду синхронізації тек. Через якийсь час у нього на комп'ютері буде точна копія вмісту автономних тек, у тому числі і всіх одержаних повідомлень електронної пошти в теці що Входять. Відправити повідомлення можна, помістивши його в теку Витікаючі і знов давши команду Синхронізувати.
Особисті теки зберігаються в окремому файлі з розширенням .pst. Тому з ними можна проробляти ті ж операції, що і із звичайними файлами. Після закінчення роботи на чужому комп'ютері можна перенести файл з розширенням .pst на гнучкий диск.
Особливість децентралізованих систем діловодства
Організовуючи роботу в локальній мережі, керівник підрозділу може постійно відстежувати її хід і бути упевненим в тому, що ситуація знаходиться під контролем. Орієнтація підприємств на електронний документообіг при децентралізованій системі ухвалення рішень призводить до того, що великі проекти породжують безліч документів, з якими одночасно працює велике число людей. В цьому випадку без допомоги такої програми, як Outlook, практично неможливо завжди знати реальний стан подів po кожному документу. Використовуючи програму Outlook, керівник підприємства може повноцінно організувати роботу і контролювати її етапи. Особливо яскраво ефективність Outlook виявляється при роботі в локальній мережі під управлінням операційних систем Windows NT або Windows 2000 з використанням сервера Microsoft Exchange Server.
Керівник призначає виконавців окремих частин проекту, координаторів робочих груп, визначає їх права. Потім він створює загальні для робочих груп і для всього проекту теки, які відносяться до окремих документів або навіть їх частин, наборів даних.
Під час спільної роботи над документами окремим виконавцям достатньо регулярно (із заданою періодичністю) проводити синхронізацію своїх автономних тек із загальними, щоб мати завжди найостаннішу версію документа. Керівник може за допомогою таких засобів, як Щоденник і Завдання, не тільки контролювати окремі етапи робіт, але і знати, коли і скільки часу працював конкретний співробітник над даним документом.
Видалений доступ до даним дозволяє співробітникам синхронізувати свою роботу, знаходячись у відрядженні або удома. Така можливість є основою побудови роботи в організаціях, що використовують надомну працю співробітників в так званих «домашніх офісах» типу SOHO (Small Office - Ноті Office). Як показує практика, за рахунок економії засобів на оренду приміщень, транспортні витрати, придбання устаткування, вдається добитися помітного підвищення ефективності.
Групова робота
Використання можливостей Microsoft Exchange Server дозволяє організувати продуктивну колективну роботу над проектами. Для управління груповою роботою передбачені наступні функції сервера.
Відправка, відгук, заміна повідомлення.
Електронне голосування.
Розмежування доступу до тек і призначення представників.
Групове планування.
Створення загальних Web-сторінок.
Автоматичне управління електронною поштою.
Для відправки, відгуку, заміни повідомлень необхідно мати підключення до поштової скриньки на сервері Microsoft Exchange. В цьому випадку його зміст автоматично синхронізується з файлом автономних тек на локальному комп'ютері при його підключенні до мережі.
Таким чином, всі вхідні повідомлення автоматично перенаправляються в теку що Входять на локальному комп'ютері. Використання поштової скриньки подразумевает деякі додаткові можливості. Наприклад, якщо кореспондент ще не прочитав вашого повідомлення (хоча воно вже і поступило в його теку що Входять), можна спробувати відкликати або замінити його. У разі успішної операції прийде підтвердження із звітом про результат. Так само можна зажадати квитанцію про отримання вашого повідомлення адресатом.
Електронне голосування припускає підготовку і відправку повідомлень, що мають вбудовані елементи управління форм (кнопки) для виразу адресатом своєї думки. Засоби Outlook дозволяють автоматично збирати і обробляти результати голосування, після чого формувати підсумковий звіт.
Установкою параметрів правив для обробки різних подій регулюють деякі функції елементів Outlook. Обробка вхідних повідомлень відповідно до призначених правил можлива як на сервері Microsoft Exchange, так і в теці що Входять на автономному комп'ютері.
Не всі правила можуть бути виконані на сервері, якщо локальний комп'ютер тимчасово відключений від мережі. Неможливо, наприклад, переміщення копій повідомлень між локальними і мережевими теками. В цьому випадку правила виконуються після підключення локального комп'ютера до локальної мережі.
Загальні теки, створені на сервері локальної мережі, можуть містити вкладені теки. Має рацію доступу до кожної теки визначає адміністратором мережі. Якщо яка-небудь локальна (приватна) тека надається для загального доступу, то правила доступу до неї визначає її власник. При доступі до мережевих і загальних тек можливі наступні ролі користувача.
Власник. •Ответственный редактор.
Редактор. •Ответственный автор.
Автор. •Читатель.
Кореспондент. •Нет доступу.
Власник може створювати, читати, змінювати і видаляти будь-які елементи і файли, створювати вкладені теки. Він має право встановлювати рівні має рацію інших користувачів для своєї теки.
Відповідальний редактор може створювати, читати, змінювати і видаляти будь-які елементи і файли, створювати вкладені теки.
Редактор може створювати, читати, змінювати і видаляти будь-які елементи і файли.
Відповідальний автор може читати, створювати будь-які елементи і файли, створювати вкладені теки, але змінювати і видаляти має право тільки створені ним елементи і файли.
Автор може створювати і читати будь-які елементи і файли, змінювати і видаляти власні елементи і файли.
Читач може тільки читати елементи і файли.
Кореспондент може створювати елементи і файли, при цьому решта вмісту теки йому не розкривається.
За відсутності прав доступу відкрити теку не можна.
Існують теки, що також настроюються, в яких особа, визначувана адміністратором мережі або власником теки, може здійснювати дозволені йому дії. Тобто, набір таких дій не співпадає з якою-небудь стандартною роллю, описаною вище, і встановлюється індивідуально або для користувача, або по відношенню до теки в цілому.
Загальні Web-сторінки, розміщені в загальній теці, публікуються в Інтернеті сервером Microsoft Exchange. Користувачі, що мають відповідні має рацію доступу
до цих сторінок, можуть змінювати їх вміст, вести облік відвідин, встановлювати правила оновлення.
Представництво. У термінології програми Microsoft Outlook представником називається користувач, якому іншим користувачем передаються певні права: на доступ до особистих і загальних тек, документів, елементів, зокрема право відповіді на повідомлення, запрошення на збори, голосування. Конкретний набір має рацію представника визначає користувач, що володіє ними. Звично має рацію представника передають секретарю-референту, співвласнику фірми, помічнику po певному кругу питань (наприклад, юридичному консультанту), тобто особі, з якою тісно співробітничають.
Автоматичне управління електронною поштою. За допомогою Microsoft Exchange Server доступні деякі додаткові функції автоматизації роботи з електронною поштою. Так, наприклад, існує режим автоматичної генерації відповідей за відсутності користувача на робочому місці. Можлива переадресація повідомлень за іншою адресою, наприклад під час відпустки.
Групове планування. Сенс групового планування полягає в тому, що будь-які завдання, наприклад мережеві конференції, можуть бути автоматично (без участі людей) узгоджені з іншими учасниками. Для цього необхідно, щоб всі учасники робочої групи, підключені до мережі, скрупульозно дотримували правила електронного документообігу і управління процесом роботи, прийняті в Microsoft Outlook. Перш за все, це означає необхідність акуратно вести щоденник, правильно призначати завдання і враховувати реальні потреби в ресурсах.
В цьому випадку програма здатна вірно оцінити зайнятість учасників заходу і автоматично визначити кращий час для його проведення. Ініціатору заходу досить підтвердити запропонований варіант, і Outlook автоматично розішле повідомлення про захід його учасникам. Те ж саме відноситься і до завдань, коли можуть автоматично згенерувати доручення підлеглим з урахуванням їх завантаження іншими справами.
Прийоми роботи з мережевими теками
Мережевими називають такі теки Outlook, дані в яких доступні для певної групи користувачів Інтернету. У мережеві теки можна поміщати практично будь-які дані: елементи Outlook (наприклад, теку Контакти або Календар), повідомлення електронної пошти, документи. При використанні сервера Microsoft Exchange мережевими можна призначати тільки особисті теки. Крім того, недоступні для публікації теки що Входять, Витікаючі, всі теки Microsoft Exchange.
Користувач, охочий дістати доступ до мережевої теки, повинен на неї підписатися. Список підписчиків мережевої теки визначає її власник, який встановлює і має рацію доступу для всіх підписчиків. Адресату прямує запрошення на підписку - для підтвердження йому досить клацнути на кнопці Прийняти.
Копія спільно використовуваної мережевої теки автоматично вноситься до списку тек Outlook на локальних комп'ютерах підписчиків.
Будь-які дані, поміщені в мережеву теку, зокрема елементи Outlook, автоматично розсилаються підписчикам. Повідомлення електронної пошти обробляються особливим чином. Якщо підписчик має програму Outlook, копії повідомлень електронної пошти поміщаються в його копію мережевої теки. Якщо ж на його локальному комп'ютері додаток Outlook не встановлене, то повідомлення потрапляють в теку що Входять клієнта електронної пошти, що є у підписчика. То ж правило діє і відносно повідомлень, що відправляються.
Перераховані властивості мережевих тек дозволяють використовувати їх як сервер поштової розсилки. Тобто, повідомлення, елемент Outlook, файл, поміщені в мережеву теку, будуть автоматично розіслані всім підписчикам. Враховуючи, що круг підписчиків визначає власник теки, можна бути достатньо упевненим, що файли, що пересилаються, не мають шкідливого змісту. У цьому полягає основна перевага мережевих тек Outlook перед звичайними клієнтами електронної пошти. Адже, як мовилося у розділі 8, при отриманні повідомлень електронної пошти категорично не рекомендується відкривати які-небудь вкладені файли із-за небезпеки зараження вірусами.