Лабораторна робота 1а. Тема: Групова розробка документації Теоретичні відомості

1. 1. Microsoft Outlook як засіб автоматизації робочого місця керівника

Додаток Microsoft Outlook займає особливе місце в пакеті програм Microsoft Office. Якщо інші додатки (Word, Excel, Access, PowerPoint) є, перш за все, автономними засобами підготовки документів, то Outlook реалізує функції інтеграційної надбудови, що дозволяє організувати весь цикл робіт над документами в трудовому колективі. Деякі користувачі застосовують Outlook лише як засіб обробки електронної пошти, але насправді функції програми набагато ширше, а електронна пошта займає серед інструментів Outlook важливе, але зовсім не перше місце.

Таким чином, з погляду користувача, програма Outlook виконує функції особистого секретаря і помічника, замінюючи іноді цілу канцелярію. Багато задач вона здатна вирішувати самостійно, деякі вимагають участі користувача. У англомовній літературі такі продукти відносять до класу систем управління ходом робіт {workflow management).

Оскільки програма орієнтована на застосування в корпоративних мережах, вона відноситься і до категорії workgroup management, тобто є засобом організації групової роботи. Необхідно підкреслити, що повноцінне використання всіх засобів Outlook можливо тільки при роботі в мережі під управлінням операційної системи Windows NT і за наявності додатку Microsoft Exchange Server. Інакше (тобто на локальному комп'ютері або в одноранговій мережі) деякі функції Outlook будуть недоступні.

Якщо підійти до настройки Outlook з відповідальністю, не пошкодувати часу на заповнення первинних даних і настройку інструментів, зусилля багато разів окупаються, причому програма допоможе справитися не тільки з організацією службових, але і особистих справ. Наприклад, вона може нагадувати про знаменні дати в житті рідних і близьких, з якими їх бажано вчасно поздоровляти, а також підказувати адреси і телефони друзів.

Для вирішення обширного кола завдань по плануванню і організації роботи Outlook має наступні функціональні елементи:

Всі перераховані елементи здатні безпосередньо взаємодіяти один з одним, оскільки по суті справи є набором фільтрів єдиної бази даних Outlook. To є, вся інформація зберігається в одному масиві, робота з яким відбувається на основі певного набору полий, характерного для даної функції. Фізично не існує тек Календар, Щоденник і інших. Все це логічні, а не фізичні структури. Це важливо знати, якщо необхідно перенести дані з Outlook на інший диск або комп'ютер. Стандартними засобами Outlook, Office або Windows таку операцію виконати неможливо. Але існують спеціальні службові засоби, що дозволяють виконати перенесення даних і навіть перетворити їх в інші формати.

Програма Microsoft Outlook тісно інтегрована з іншими додатками пакету Microsoft Office. З її допомогою можна організувати роботу з документами, розробленими в інших програмах Microsoft Office так, щоб автоматично відстежувалися терміни і етапи виконання робіт, перевірялася синхронізація версій документів, встановлювалася відповідність між документами і завданнями, людьми, термінами.