1.2. Основні компоненти Microsoft Outlook

Календар

Календар - це електронний аналог настільного перекидного календаря, що має ширші можливості (мал. 16.1). За умовчанням кожна доба в календарі поділені на півгодинні відрізки, що відображаються одним рядком запису. При клацанні на рядку відкривається фільтр, що пропонує набір полий, орієнтованих на організацію зустрічей (реальних або мережевих) з людьми. Це схоже на запис

Мал. 16.1. У компоненті Календар відображаються заходи і завдання

у настільному календарі про тему, час і учасників якого-небудь заходу. Проте Календар Outlook, на відміну від перекидного, володіє рядом функцій, пов'язаних з автоматизацією. Так, наприклад, він здатний наперед оповіщати про майбутні заходи, автоматично перевіряти запланований розпорядок дня і визначати можливість участі в намічених зустрічах. Крім того, якщо учасники зустрічей вже занесені в адресну книгу, програма може автоматично розсилати їм попередження пo локальній мережі підприємства або засобами електронної пошти.

За допомогою програми Microsoft Outlook можливо проведення зустрічей у віртуальному режимі. Такі заходи називаються зборами по мережі { мережевими конференціями). Вони зручні при обговоренні питань між учасниками, що знаходяться в різних офісах і навіть в різних містах і країнах. Синхронізація записів в Календарі з іншими завданнями і заходами відбувається автоматично.

Організатор завдань

Компонент Організатор завдань представлений на панелі Ярлики Outlook кнопкою Завдання. Функціонально він призначений для планування конкретних робіт і контролю їх виконання. Для цього пропонуються відповідні поля, що дозволяють вказати час почала і закінчення робіт, їх тему, передбачити витрати, визначити учасників і проконтролювати стан подів у нинішній момент.

Багато полів можна заповнювати в напівавтоматичному режимі, використовуючи записи бази даних Outlook. Автоматично проводиться синхронізація дій користувача по виконання даного завдання з іншими заходами, внесеними до інших категорій.

Обробник повідомлень

Цей компонент виконує функції «центру зв'язку» Outlook. Основним видом оброблюваних повідомлень є повідомлення електронної пошти. Крім того, обробляються повідомлення і інших служб, наприклад пошти на основі Web і документів, відправлених пo локальній мережі.

Як клієнт електронної пошти Outlook володіє всіма основними функціями, поряд додаткових і деякими спеціальними (див. розділ 8), зокрема засобами фільтрації повідомлень, що поступають, управління списками поштової розсилки і іншими. Проте слід знати, що спеціалізовані поштові клієнти (наприклад The Bat!, Pegasus Mail та інші) мають в своєму розпорядженні набагато ширші можливості, і тому використовувати програму Microsoft Outlook тільки в ролі поштового клієнта не завжди зручно.

На жаль, висока популярність Microsoft Outlook саме як поштовий додаток вабить до неї пильну увагу зловмисників, що займаються розробкою програмних засобів, що порушують нормальну роботу засобів комунікації. Необхідно періодично відвідувати сервер Microsoft і своєчасно оновлювати програму установкою доповнень, що ліквідовують виявлені уразливості.

Організатор контактів

Цей компонент є за своєю суттю адресною книгою з розширеними можливостями (мал. 16.2). У нього заносяться докладні відомості про людей і організації. Дані з теки Контакти безпосередньо використовуються рештою засобів Outlook і інших додатків Microsoft Office. Набір фільтрів дозволяє сортувати дані різними способами залежно від конкретного завдання. Так, наприклад, якщо відоме тільки ім'я людини, з якою необхідно зв'язатися, його дані можна розшукати, включивши сортування Po імені.

Тека Контакти має деякі корисні функції, необхідні при інтенсивній роботі в Інтернеті. Зокрема, особам (організаціям) можна ставити у відповідність сертифікат відкритого ключа електронного підпису, що дозволяє використовувати захищений зв'язок щоб уникнути підробки документів, що пересилаються, або доставки незатребуваних повідомлень.

Щоденник

Щоденник - це засіб для внесення записів самого різного характеру. Його відмінність від календаря полягає в можливості зберігати практично будь-які записи. Це може бути і нагадування про подію, і посилання на ресурс, і особисті замітки, і багато що інше.

Друга функція Щоденника - автоматична реєстрація всіх етапів роботи над документами Microsoft Office, зв'язок з якими встановлена. Характер і ступінь зв'язку записів в щоденнику з іншими елементами бази даних Outlook настроюються - користувач може ними управляти.

Мал. 16.2. Представлення даних в теці Контакти у вигляді адресних карток

Записник

Записник представлена на панелі Ярлики Outlook значком Замітки. Цей засіб покликане замінити клаптики першого паперу, що попався, на яких часто записують телефони, імена, ідеї і інше. Якщо комп'ютер є основним робочим інструментом керівника, Замітки допоможуть зберегти навіть випадкову інформацію, яка іноді виявляється надзвичайно важливою.

Для того, щоб електронний записник завжди був під рукою, комп'ютер повинен бути постійно включений, а програма Outlook - запущена. При роботі в офісі це не представляє складності. Але для мобільних комп'ютерів використання теки Замітки виглядає проблематичним.

Організатор зборів

Компонент Організатор зборів не представлений окремим ярликом в Outlook, проте незримо присутній в деяких інших компонентах, зокрема, в Щоденнику. Його функцією є призначення зборів, зокрема мережевих конференцій, визначення складу учасників, розсилка сповіщень, отримання відповідей.

Безпосередньо мережеві конференції проводяться з використанням програм Microsoft NetMeeting або Microsoft Chat. У першому варіанті можна спільно працювати над документами Microsoft Office, наприклад над презентацією PowerPoint (див. розділ 15). У другому варіанті передбачена лише можливість обміну повідомленнями.