Картка обліку акта законодавства України

Код (згідно з Класифікатором)	Назва акта та номер і дата акта, яким уносяться зміни та доповнення
Реєстраційний код за ЄДРНПА
Вид акта
Видавник (сторони, країни) акта
Дата прийняття (підписання) акта
Номер акта
Опублікування акта
Набрання чинності актом

Картки обліку картотеки на паперових носіях розміщуються в картотеці згідно із зазначеним на них кодом у відповідному розділі та підрозділі у хронологічному порядку за видом акта законодавства.

Розділи і підрозділи систематичної картотеки розділяються картками-роздільниками, які повинні бути на 1,5 см вище облікових карток. На картках-роздільниках зазначаються код і назва розділу та підрозділу. Коди розділів зазначаються також на картотечних ящиках.

При розташуванні районних, районних у містах, міських (міст обласного значення) управлінь юстиції, відділів РАЦС, ДВС та державних нотаріальних контор в одному приміщенні допускається ведення спільної систематичної картотеки.

• Ведення журналів обліку актів законодавства України

Ведення журналів обліку актів законодавства здійснюється окремо за кожним видавником, шляхом внесення інформації, у якій зазначаються номер, дата прийняття, дата надходження, вид, видавник, назва, джерело опублікування в офіційних друкованих виданнях.

Журнал обліку актів законодавства України

N акта	Дата акта	Дата надходження акта	Вид акта	Видавник акта	Назва акта	Джерело опублікування					Примітки
						ОВУ	ВВР	УК	ГУ	ПВ

• Ведення журналу обліку міжнародних договорів

У журналі обліку міжнародних договорів зазначаються: номер, дата отримання, країна, вид, назва, дата підписання, дата ратифікації (затвердження, приєднання), дата набрання чинності, дата денонсації, дата втрати чинності, термін дії.

Журнал обліку міжнародних договорів

N п/п	Дата отримання	Країна	Вид договору	Назва договору	Дата					Термін дії	Примітки
					підписання	ратифікації, затвердження, приєднання	набрання чинності	денонсації	втрати чинності

• Підтримання текстів актів законодавства в контрольному стані

Контрольним примірником акта законодавства є примірник, у якому проставляються відмітки про всі зміни, доповнення, зупинення дії, поширення, продовження або збереження дії та про визнання акта таким, що втратив чинність, та зазначається інформація про вид, номер і дату прийняття, офіційне джерело опублікування акта, яким унесені зміни.

• На першій сторінці контрольного примірника акта законодавства проставляється штамп або робиться напис «Контрольний примірник».

  • Штампи «Контрольний примірник» проставляються на титульних сторінках контрольних примірників кодексів України, «Офіційного вісника України», «Офіційного вісника України. Із змінами» та «Систематичного зібрання чинного законодавства».

Підтримання актів законодавства України в контрольному стані на паперових носіях здійснюється шляхом зазначення відомостей про внесені зміни, доповнення та іншу інформацію безпосередньо в тексті акта законодавства, а в офіційних друкованих видань у теках з роз'ємними замками шляхом заміни, вставки аркушів.

При отриманні нового офіційного видання кодексів контрольний примірник відповідного кодексу замінюється новим, зміни до якого вносяться, починаючи від дати його видання.

Попередній контрольний примірник зберігається в інформаційному фонді, а штамп (напис) «Контрольний примірник» закреслюється та проставляється дата.

• Зберігання актів законодавства

В органі та установі юстиції забезпечується зберігання актів законодавства, їх збірників, створюються умови для їх належного зберігання.

Відповідальність за забезпечення нормативною базою, за стан роботи з обліку, підтримання в контрольному стані, використання та зберігання актів законодавства України покладається безпосередньо на керівника відповідного органу чи установи юстиції, відповідно до п. 1.5. Положення.

Відповідно до п. 2.6.2. відповідальність за своєчасне комплектування і збереження актів законодавства та юридичної літератури покладається на працівників, які виконують обов’язки з питань кодифікаційно-довідкової роботи.

При звільненні працівника, відповідального за кодифікаційно-довідкову роботу, нормативна база, систематична картотека та юридична література (бібліотечний фонд) за актом передання передаються працівникові, на якого наказом покладаються ці обов’язки.

Доведення інформації про офіційні видання Міністерства юстиції України, Єдиний державний реєстр нормативно-правових актів до відома органів виконавчої влади, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ, організацій та громадян.

Одним із напрямків роботи територіальних управлінь юстиції є популяризації інформації на місцях щодо офіційних видань Міністерства юстиції України, Єдиний державний реєстр нормативно-правових актів (у тому числі через місцеві засоби масової інформації) серед органів виконавчої влади та органів місцевого самоврядування, приватних нотаріусів, правоохоронних органів, підприємств, установ, організацій, навчальних закладів та громадян, а також відслідковування інформації щодо фактичної передплати на зазначені видання.

• Організація роботи з даного напрямку проводиться різноманітними шляхами, а саме:

• розміщення відповідної інформації на стендах територіальних управлінь юстиції, а також органів виконавчої влади та місцевого самоврядування; в громадських приймальнях;

• відповідні інформаційні листи надсилаються приватним нотаріусам, керівникам територіальних органів міністерств та інших центральних органів виконавчої влади керівникам підприємств, установ, організацій, керівникам навчальних закладів;

• здійснення опублікування інформаційних статей в місцевих газетах;

• проведення виступів по радіо та телебаченню;

• розміщення відповідної інформації на на веб-сайтах міських рад (за умов співпраці з міськрадами та технічної можливості), а також на дошках оголошень у відділеннях поштового зв’язку;

• надання рекомендації щодо необхідності передплати та придбання офіційних видань Міністерства юстиції України при перевірках стану правової роботи в юридичних службах місцевих органів виконавчої влади, територіальних (місцевих, регіональних) органів центральних органів виконавчої влади, урядових органів в системі міністерств, державних господарських об’єднань, підприємств, установ та організацій.

На виконання вимог постанов Кабінету Міністрів України від 14.12.2001 № 1693 «Про вдосконалення організації правової роботи в міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади», та від 26.11.2008 № 1040 «Про затвердження Загального положення про юридичну службу міністерства, установи та організації», з урахуванням змін, унесених наказом Міністерства юстиції від 18.02.2009 № 300/5 до положень про Головне управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, головні управління юстиції в областях, м. Києві та Севастополі та про районні, районні у містах, міські (міст обласного значення), міськрайонні управління юстиції щодо здійснення повноважень з питань систематизації законодавства, управліннями юстиції перевіряється стан правової роботи в місцевих органах виконавчої влади, територіальних (місцевих, регіональних) органах центральних органів виконавчої влади, урядових органах у системі міністерств, державних господарських об’єднаннях, на підприємствах, в установах, організаціях, дає рекомендації щодо її поліпшення та приведення їхніх нормативно-правових актів у відповідність до чинного законодавства, організовує підвищення кваліфікації працівників юридичних служб, поширює сучасні, новітні форми і методи роботи з правового забезпечення господарської діяльності (п. 27 п. 4 у редакції наказу  Міністерства юстиції України від 18.02.2009 р. N 300/5).

• Також необхідно зазначити, що на виконання вимог Міністерства юстиції України (лист від 21.05.2009 № 34-32/44) управління юстиції при перевірках стану правової роботи в юридичних службах органів виконавчої влади, підприємств, установ та організацій, звертають увагу на:

  • наявність в службі нормативної бази;

  • стан забезпечення юридичної служби офіційними виданнями Міністерства юстиції України;

  • наявність інформації про офіційне оприлюднення актів законодавства;

  • ведення обліку та підтриманню в контрольному стані актів законодавства та міжнародних договорів;

  • стан роботи по перегляду галузевих нормативно-правових актів на відповідність Конституції та законам України;

  • розміщення текстів нормативно-правових актів на власних веб-сайтах органів виконавчої влади.

Інформації за результатами перевірок із зазначених питань відображається у довідках про перевірки та в квартальних і річному звітах.

• Проведення перевірок управліннями юстиції з напрямку систематизації законодавства в підвідомчих органах та установах юстиції.

Відповідно до п. 5. Положення про територіальні управління юстиції, управління юстиції здійснюють перевірки роботи підпорядкованих установ юстиції; зокрема з напрямку систематизації законодавства, оскільки відповідно до п. 2.2.4. Положення, районні (міські) державні нотаріальні контори, відділи реєстрації актів цивільного стану, відділи державної виконавчої служби районних, районних у містах, міських (міст обласного значення) управлінь юстиції:

• здійснюють комплектування свого інформаційного фонду Конституцією України, кодексами України, офіційними виданнями: «Офіційний вісник України», «Офіційний вісник України. Із змінами», «Відомості Верховної Ради України», «Систематичне зібрання чинного законодавства України», іншими офіційними періодичними друкованими виданнями, науковою і спеціальною юридичною літературою;

• забезпечують облік, зберігання та підтримання у контрольному стані Конституції України, кодексів України, актів законодавства України, опублікованих в «Офіційному віснику України», «Офіційному віснику України. Із змінами» та «Відомостях Верховної Ради України», з урахуванням специфіки діяльності відповідного органу чи установи юстиції;

• ведуть систематичну картотеку актів законодавства України з питань, що належать до їх повноважень.

При розташуванні районних, районних у містах, міських (міст обласного значення) управлінь юстиції, відділів РАЦС, ДВС та державних нотаріальних контор в одному приміщенні допускається ведення спільної систематичної картотеки:

• ведуть у контрольному стані «Систематичне зібрання чинного законодавства України» (у теках з роз’ємними замками);

• ведуть у контрольному стані «Кодекси України» (у теках з роз’ємними замками).

13