4.4. Організація документообігу
Просування первинних документів як носіїв інформації з моменту їх складання (або отримання ззовні) до передачі до архіву підприємства утворює документообіг Документообіг умовно поділяють на чотири стадії:
- робота над носіями інформації у процесі їх складання або одержання із зовні;
- просування від місця складання або одержання до місця обробки до бухгалтерії;
- рух в процесі обробки;
- рух після обробки до місця постійного зберігання – до архіву Для своєчасного виконання облікових робіт рух документів здійснюється за графіками. Їх розробляє апарат бухгалтерії під керівництвом головного бухгалтера. Він встановлює персональну відповідальність бухгалтерів за дотримання термінів виконання облікових робіт. Форма графіків документообігу, порядок їх складання і обсяги показників визначаються підприємством самостійно.
Графік - це таблиця, за підметом якої вказують назви документів, а за присудком - структурні підрозділи або осіб, що працюють з документами; терміни виконання робіт та передавання документів між виконавцями; види робіт, що виконуються з документами. Зведені графіки розробляють за 1) видами операцій (надходження, відпуск), 2) за об’єктами обліку (облік основних засобів, облік праці та її оплати), 3) по підприємству у цілому. У зведених графіках фіксують лише основні стадії руху документів: 1) терміни сдавання (передавання) документів; 2) виконавців, які відповідають за дотримання цих термінів.
Таблиця 4.6
Зведений графік з обліку праці та її оплати
|
Назви документів |
Здавання документів оперативними працівниками (1-а стадія документообігу) |
Передавання документів до бухгалтерії (2-а стадія документообігу) |
Одержання документів бухгалтерією | ||||||
|
Термін здавання |
Відпові- дальна особа |
Одер- жувач |
Термін здавання |
Відпові- дальна особа |
Одер- жувач |
Від кого |
Термін здавання |
Одер- жувач | |
|
Табель обліку відпрацьованого робочого часу |
1, 16 числа щомісяця |
Табельник |
Майстер цеху |
1,16 числа щомісяця |
Майстер цеху |
Сектор з обліку праці та її оплати |
Майстра цеху |
1,16 числа |
Бухгалтер Сніжко Л.І. |
|
Наряд на відрядну роботу |
Щоденно за попередній день |
Норму- вальник |
Майстер цеху |
Щоденно за попередній день |
Майстер цеху |
Теж саме |
Майстра цеху |
на 2-й день після складання |
Ст. бухгалтер Квітка Т.Я. |
|
Маршрутний лист |
На другий день після виконання робіт |
Норму- вальник |
Майстер цеху |
На другий день після виконання робіт |
Майстер цеху |
Теж саме |
Майстра цеху |
На 2 день після складання |
Теж саме |
|
Рапорт про виробіток |
1, 11, 21 числа щомісяця |
Робітник ВТК |
Майстер цеху |
2, 12, 22 числа щомісяця |
Майстер цеху |
Теж саме |
Майстра цеху |
2,12,22 числа |
Ст. бух. Ягідка М.І. |
|
Лист тимчасової непрацездатності |
У день виходу на роботу |
Табельник |
Начальник цеху |
Щоденно за попередній день |
Начальник цеху |
Теж саме |
Начальника цеху |
На другий день після одержання |
Бухгалтер Сніжко Л.І. |
О
кремою
групою зведених графіків єсітьові
графіки. Для
наочності та компактності графіка назви
облікових робіт з документами, які
повинні виконати посадові особи у
процесі роботи з документами, позначають
умовними символами. Найчастіше
використовуються такі символи:
|
– приймання документа; |
– складання документа; |
|
– перевірка документа; |
– проставляння ціни; |
|
– реєстрація у регістрах; |
– контирування документа; |
|
– підписування; |
– виконання операції; |
С
ітьовий
графік руху документів, що використовуються
при прийманні запасів, зображено на
рис. 4.7.
Рис. 4.7. Сітьовий графік складання і обробки накладної-вимоги
на відпуск (внутрішнє переміщення) матеріалів
Для обґрунтування та деталізації зведених графіків, пошуку усіх резервів прискорення облікового процесу розробляються індивідуальні схеми руху документів. У таких схемах у технологічній послідовності створення і використання первинного документу вказують усі види робіт, що виконуються з цим документом від початку його складання до здачі до архіву; час за кожним етапом роботи і час у днях з моменту початку складання; місця роботи з документом та посадових осіб, які беруть участь в його складанні та обробці (табл. 4.7).
Таблиця 4.7
Схема руху наряду на відрядну роботу
|
Зміст робіт зі складання та переміщення документа |
Час на складання та переміщення документа |
Місце складання або обробки |
Відповідальний за виконання робіт |
Час наростаючим підсумком |
|
Заповнення реквізитів: Назва і номер моделі і операції, кількість виробів |
За два дні до початку роботи |
Цех, відділ, бригада |
Нормувальник цеху |
- |
|
Розряд роботи, розцінка, норма часу, підписи |
Протягом трьох годин після одержання наряду від нормувальника |
Економічний відділ |
Економіст з праці та її оплати |
- |
|
Прізвище, табельний номер, дата початку роботи, терміни виконання |
Протягом зміни після одержання наряду від нормувальника |
Цех, відділ, бригада |
Бухгалтер цеху |
- |
|
Ознайомлення з нарядом та підпис працівника |
По закінченні попередньо зміни |
Робоче місце робітника |
Майстер, бригадир |
1 |
|
Здавання наряду після виконання роботи |
Після виконання роботи |
Робоче місце робітника |
Майстер, бригадир |
2 |
|
Приймання наряду та проставляння обсягів фактичного виробітку після закінчення роботи |
На наступний день після закінчення роботи |
Цех, відділ, бригада |
Майстер, бригадир |
3 |
|
Перевірка роботи і підписування наряду |
Щоденно за попередній день |
Цех, відділ, бригада |
Майстер цеху |
4 |
|
Передача наряду до бухгалтерії |
Щоденно за попередній день |
бухгалтерія |
Майстер цеху |
5 |
|
Нарахування заробітної плати та складання регістрів обліку |
1-4, 15-16 числа кожного місяця |
бухгалтерія |
Старший бухгалтер |
6 |
|
Передача до архіву |
Після нарахування заробітної плати |
Бухгалтерія |
Старший бухгалтер |
-
|
Графік регламентує терміни складання первинних документів, час передавання від одного виконавця до іншого; час обробки на кожній стадії облікових робіт; перелік посадових осіб, відповідальних за складання, перевірку, реєстрацію та обробку документів; порядок передавання документів; строк надходження документів до бухгалтерії; терміни обробки і виконання усіх облікових робіт за звітний період; строки передачі документа до архіву та строки його зберігання. Схеми руху документів використовуються для аналізу документообігу, підрахунку його тривалості у днях, визначення переліку обов’язків та відповідальності виконавців.
Для більшої наочності індивідуальні схеми руху документів зображують графічно. Їх називають оперограмами (табл. 4.8).
Таблиця 4.8