Лекції.денна

Послідовність заповнення особового листка з обліку кадрів

Рядок 1 - зазначається прізвище, ім'я, по батькові (в називному відмінку):

Мойсієнко Сергій Петрович Рядок 2 - заповнюється: чол. чи жін.

Рядок З - вказується число (арабськими), місяць (словами), рік народження: 13 січня 1949року

Рядок 4 - вказується повне найменування населеного пункту (в називному відмінку), району, області (в родовому) відповідно до записів у свідоцтві про народження:

селище Рубанка Бахмацького району Чернігівської області Рядок 5 -

зазначається освіта: вища (для осіб, які закінчили виші навчальні заклади 3-4-го рівнів акредитації); незакінчена вища (для осіб, які закінчили три повні курси вищого навчального закладу 3-4-го рівня акредитації); середня спеціальна (для осіб, які закінчили педагогічні, медичні, музичні, культурно-освітні та прирівняні до них навчальні заклади 1-2-го рівнів акредитації); середня (для осіб, які отримали атестат про повну загальну середню освіту); незакінчена середня (для осіб, які закінчили 9 класів загальноосвітньої школи).

Найменування навчального закладу та його місцезнаходження, найменування факультету чи відділення, спеціальності записується відповідно до запису у документі про освіту:

Київський університет Імені Тараса Шевченка; філологічний

факультет; 1992/1997; філолог, викладач українськоїмови та літератури; диплом АК1 №97008170.

Рядок 6 - указується мова (в орудному відмінку) та рівень володіння нею: українською, російською - вільно, німецькою - читаю Ь словникам.

Рядок 7 - указується вчений ступінь (кандидат наук, доктор наук) з розшифруванням галузі науки та вчене звання (професор, доцент) або робиться запис "немає": доктор юридичних наук, професор; кандидат економічних наук, доцент.

Рядок 8 - перелічуються назви опублікованих праць, зареєстрованих в установленому порядку винаходів із зазначенням року їх видання та реєстрації. Якщо таких немає, то робиться запис "не маю".

141

Рядок 9 - заносяться такі відомості (за записами у трудовій книжці): місяць і рік (арабськими цифрами), посада (в називному відмінку), повне найменування підприємства, установи, організації (в родовому відмінку):

01.1982/03.1993 спеціаліст І категорії відділу перепідготовки кадрів Сумського обласного центру соціальних служб для молоді;

09.1993/07.1998 студент Криворізького інженерно-будівельного інституту.

У графі "Місцезнаходження підприємства, установи, організації" вказується повне найменування населеного пункту (в називному відмінку), району, області (у родовому відмінку):

м. Харків;

село Комісарівка Перевальського району Луганської області. Військова служба записується із зазначенням посади та номера військової частини:

рядовий військової частини № 137$; командир роти військової частини № 617.

У графі "Місцезнаходження підприємства, установи, організації" вказується населений пункт, район, область або військовий округ (флот): Кіровоград, Одеський військовий округ.

Рядок 10 - країни вказуються відповідно до назви, яку вони мали під час перебування в них працівника.

У графі "Мета перебування" слід робити запис: туристична поїздка, службове відрядження тощо:

10.1999/12J999 - CUIВ - службове відрядження.

Рядок 11 - записується дата нагородження, назва державної нагороди:

16.05.1998 - заслужений діяч мистецтв України. Рядок 12 - запис повинен відповідати запису у військовому квитку: військовозобов язаний, молодший лейтенант, технічні війська ПЛО. Рядок 13 - вказується: одружений (неодружений), заміжня (незаміжня), а також прізвища, імена, по батькові, рік народження членів сім'ї, які проживають разом з працівником: Дружина - Радченко Оксана Петрівна, 1954 р. Дочка - Радченко Ольга Іванівна, ¡978 р. Рядок 14найменування вулиці, № будинку, № квартири, міста, населеного пункту (в називному відмінку), району, області, № домашнього телефону:

вул. Прорізна, 15, кв. 12, м. Київ, 04020, тел. 229-16-03; селище Самгородок Сквирського району Київської області, ¡3678.

142

Потім записується серія та № паспорта, дата видачі, найменування органу, який його видав:

Ш-Ш Л& 568152727.11.1986Шевченківським РУГУ МВС України в м. Києві. Особовий листок підписує працівник, вказуючи дату його заповнення. Зразок особового листка з обліку кадрів:

ОСОБОВИЙ ЛИСТОК З ОБЛІКУ КАДРІВ 1. Прізвище_ ім'я_по батькові_ 2. Стать_

3. Рік, число і місяць народження_

4. Місце народження_____

(село, місто, район, область) 5. Освіта

6. Якими мовами володієте і якою мірою

(читаєте і перекладаєте із словником, читаєте І можете розмовляти, володієте вільно)

7. Учений ступінь, учене звання_

8. Які маєте наукові праці та винаходи_

9. Виконувана робота з початку трудової діяльності (включаючи навчання у вищих і середніх спеціальних навчальних закладах, військову службу, участь у партизанських загонах і роботу за сумісництвом)

143

При заповненні цього пункту установи, організації та підприємства необхідно іменувати так, як вони називалися у свій час, дані про військову службу записувати із зазначенням посади.

10. Перебування за кордоном (робота, службове відрядження тощо)

11. Які маєте державні нагороди

(вказати вид і дату одержання)

12. Відношення до військового обов'язку і військове звання

Склад___Рід військ___

(командний, адміністративний, технічний та ін.) 13. Родинний стан на момент заповнення особового листка

(перелічити членів сім'ї із зазначенням року народження) 14. Домашня адреса_______

15. Паспорт: серія__№

виданий

(дата заповнення)

(найменування органу)

. 20_р. Особистий підпис

144

Працівник, який заповнює особовий листок, повинен про всі наступні зміни повідомляти за місцем роботи для внесення цих відомостей до його особової картки.

Запам'ятайте!

Особовий Особистий (приватний, власний)

особове посвідчення особиста власність

особовий склад особистий інтерес

особова справа особиста вигода

особовий рахунок особиста думка

особова назва особисте прохання особисті уподобання

Трудова книжка - це головний документ, що підтверджує трудову діяльність громадян і служить для встановлення загального, безперервного й спеціального стажу.

Під час оформлювання на роботу трудова книжка заповнюється працівниками відділу кадрів у п'ятиденний термін. До неї заносяться: відомості про працівника - його прізвище, ім'я, по батькові, дата народження;

o відомості про роботу, переведення на іншу постійну роботу, звільнення;

o відомості про нагородження і заохочення: про нагородження державними нагородами та відзнаками України, заохочення за успіхи в роботі та інші заохочення відповідно до чинного законодавства України;

o відомості про відкриття, на які видані дипломи, про використані винаходи й раціоналізаторські пропозиції та про виплачені у зв'язку з цим винагороди.

Стягнення до трудової книжки не заносяться.

Зберігається трудова книжка у відділі кадрів фірми, підприємства, установи, де її власник працює, і повертається йому у зв'язку зі звільненням, виходом на пенсію. Працівник має право взяти трудову книжку з відділу кадрів на деякий час за заявою. Якщо власник втрачає її, то дублікат видається за останнім місцем роботи.

Трудові книжки оформлюють на всіх працівників підприємств, установ і організацій незалежно від форми власності, а також осіб, які є співвласниками (власниками) підприємств, установ, селянських (фермерських) господарств,

145

сезонних і тимчасових працівників за умови, що вони підлягають державному соціальному страхуванню. На осіб, які працюють за сумісництвом, трудові книжки ведуться тільки за місцем основної роботи.

Трудові книжки раніше встановленого зразка обміну не підлягають.

Заповнення трудової книжки

Трудові книжки заповнюються українською мовою ручкою кульковою або з пером чорним, синім чи фіолетовим чорнилом.

Записи про дати прийняття на роботу, переведення на іншу постійну роботу, присвоєння рангів державних службовців тощо, нагороди, заохочення, звільнення (графа 2) виконуються арабськими цифрами (число, місяць - двозначними, а рік - чотиризначними):

02.09.1994

Усі записи в трудовій книжці про прийняття на роботу, переведення на іншу постійну роботу або звільнення, а також про нагороди та заохочення вносяться після видання наказу (розпорядження), але не пізніше тижневого строку, а в разі звільнення - у день звільнення.

З кожним записом, що вноситься до трудової книжки, про прийняття на роботу, переведення на іншу постійну роботу, звільнення власник трудової книжки повинен ознайомитися під розписку в особовій картці, в якій має повторюватися відповідний запис трудової книжки.

Якщо підприємство, яке зробило неправильний або неточний запис, ліквідовано, то виправлення вноситься його правонаступником і засвідчується печаткою; якщо правонаступника немає - то вищою інстанцією, котрій підпорядковувалося ліквідоване підприємство, а в разі ЇЇ відсутності - облархівом, держархівом м. Києва, держархівом м. Севастополя та держархівом при Раді міністрів Криму.

Виправлені відомості про роботу, переведення на іншу роботу, нагородження, заохочення тощо мають точно відповідати оригіналу наказу (розпорядження).

У разі втрати наказу (розпорядження) або невідповідності їх фактично виконуваній роботі виправлення відомостей про роботу здійснюється на підставі інших документів, що підтверджують виконання робіт, не зазначених у трудовій книжці.

146

У розділах "Відомості про роботу", "Відомості про нагородження", "Відомості про заохочення" трудової книжки (вкладиша) закреслювати раніше внесені неточні або неправильні записи забороняється.

Якщо, наприклад, треба змінити запис відомостей про роботу, то після зазначення відповідного порядкового номеру й дати внесення запису в графі 3 пишуть: "Запис за номером... недійсний. Прийнято на посаду..." й у графі 4 повторюють дату і номер наказу (розпорядження) власника або уповноваженого ним органу, запис якого неправильно внесений до трудової книжки.

Утакому ж порядку виправляють недійсні записи про звільнення й переведення на іншу постійну роботу в разі незаконного звільнення або переведення, установленого органом, який розглядає трудові суперечки, і поновлення на попередній роботі. Наприклад, пишуть: "Запис за номером... недійсний: поновлений на попередній роботі". У разі зміни формулювання причин звільнення пишуть: "Запис за номерам... недійсний: звільнений..." (наводять правильне формулювання).

Урозділ "Відомості про нагородження" вносяться відомості про нагородження державними нагородами України (відзнаками Президента України) в такому порядку:

уграфі 3 - записується повне найменування підприємства, установи, організації;

уграфі 1 - зазначається порядковий номер запису;

уграфі 2 - записується дата нагородження;

уграфі 3 - записується, ким нагороджений працівник, за які досягнення і якою нагородою;

уграфі 4 - зазначається підстава внесення запису з посиланням на дату і назву документа.

Зразок запису:

2. 30.03.1994 Указом Президента України Указ Президента за видатні досягнення у галузі України будівельно-монтажного виробвід 28.03.1994

ництва нагороджено Почесною № 457/51 відзнакою Президента України

147

Занесення відомостей про заохочення

У розділ "Відомості про заохочення" вносяться такі відомості:

o про заохочення за успіхи у праці (відповідно до затверджених трудовим колективом правил внутрішнього трудового розпорядку та статуту про дисципліну);

o про інші заохочення, передбачені чинним законодавством;

o про відкриття, на які видано дипломи; винаходи та раціоналізаторські пропозиції.

Порядок внесення записів про заохочення той самий, що й про нагороди.

До трудових книжок не заносяться премії, передбачені системою оплати праці, та виплати, які мають постійний характер.

Зразок запису:

Акціонерне товариство "Весна"

5. 31.05.2011 Оголошена подяка за успіхи Наказ № 55 в роботі від 31.05.2011

Дублікат трудової книжки

Особа, яка загубила трудову книжку (вкладиш до неї), зобов'язана негайно заявити про це власнику або уповноваженому ним органу за місцем останньої роботи. Не пізніше 15 днів після заяви, а в разі ускладнення - в інші строки, власник або уповноважений ним орган видає працівникові іншу трудову книжку чи вкладиш до неї (нових зразків) із написом "Дублікат" в правому верхньому кутку першої сторінки.

Дублікат трудової книжки або вкладиш до неї заповнюють за загальними правилами. У розділах "Відомості про роботу", "Відомості про нагородження" й "Відомості про заохочення" дубліката вносять записи про роботу, а також про нагородження й заохочення за місцем останньої роботи на підставі раніше виданих наказів (розпоряджень).

Якщо працівник до влаштування на це підприємство вже працював, то, заповнюючи дублікат трудової книжки, в розділ "Відомості про роботу" в графу 3 спочатку вносять запис про загальний стаж його роботи до влаштування на це підприємство, який підтверджується документами.

148

Загальний стаж роботи записують сумарно, тобто зазначають загальну кількість років, місяців, днів роботи без уточнення, на якому підприємстві, в які періоди часу й на яких посадах працював у минулому власник трудової книжки.

Після цього загальний стаж, підтверджений належно оформленими документами, записують за окремими періодами роботи в такому порядку: у графі 2 зазначають дату прийняття на роботу; у графі 3 пишуть назву підприємства, де працювала особа, а також назви цеху (відділу) й посади (роботи), на яку було прийнято працівника. Відомості про роботу за сумісництвом та за суміщенням професій у дублікат трудової книжки вносять за бажанням працівника.

Якщо в поданих працівником документах є відомості про переведення його на постійну роботу на тому самому підприємстві, то про це роблять запис.

Після цього в графі 2 записують дату звільнення, а в графі 3 - причину звільнення, якщо в поданому працівником документі є такі відомості.

Якщо подані працівником документи не містять повної інформації про роботу в минулому, то в дублікат трудової книжки вносять лише ті відомості, які є в документах.

У графі 4 зазначають назву, дату й номер документа, на підставі якого зроблено відповідні записи в дублікаті. Власники або уповноважені ними органи попередніх місць роботи зобов'язані сприяти своєму колишньому працівникові в одержанні документів, які підтверджують стаж його роботи до влаштування на останнє підприємство.

Якщо трудова книжка (вкладиш до неї) стала непридатною (наприклад, обгоріла, розірвалася, забруднилася), то власник або уповноважений ним орган за останнім місцем роботи видає працівникові дублікат трудової книжки, що стала непридатною, робить напис: "Видано дублікат", а книжку повертає її власникові. Влаштовуючись на нове місце роботи, працівник зобов'язаний пред'явити дублікат трудової книжки.

Література

Волкотруб Г. Й. Стилістика ділової мови: навч. посіб. – К: МАУП, 2002. — С. 132–148. http://ualibrarium.co.cc/suspil/mova/09/styl_dil_mov.html

Мацюк З. Українська мова професійного спрямування : навч. посіб. / З. Мацюк, Н. Станкевич. – К.:

Каравела, 2009. – С. 165–211.

Шевчук С.В. Українська мова за професійним спрямуванням : підруч. / С.В. Шевчук, І.В. Клименко. – К. : Алерта, 2010.

149

ДОВІДКОВО-ІНФОРМАЦІЙНІ ДОКУМЕНТИ

До довідково-інформаційних належать такі документи: службові листи, звіт, службові записки (доповідна та пояснювальна), адреса, телеграма, телефоно- і радіограма, анотація, рецензія, відгук, прес-реліз, стаття, тези, план, протокол, довідка, факс, висновок.

СЛУЖБОВІ ЛИСТИ

Класифікація листів

Лист - це поширений вид документації, один із способів обміну інформацією.

Службові листи належать до головних засобів встановлення офіційних, службових контактів між підприємствами, організаціями, установами, фірмами та закладами. Мета їх - пояснити, переконати, поінформувати і спонукати адресата до певної дії.

За функціональними ознаками службові листи поділяють на такі, що потребують відповіді, й такі, що її не потребують.

До листів, що потребують відповіді, належать:

o листи-прохання;

o листи-звернення;

o листи-пропозиції;

o листи-запити;

o листи-вимоги.

До листів, що не потребують відповіді, належать:

o листи-попередження;

o листи-нагадування;

o листи-підтвердження;

o листи-відмови;

o супровідні листи;

o гарантійні листи;

150