Лекції.денна
.pdf
1
23 - Підпис
24 - Гриф погодження
2
Галоеа підпис Ініціал(и), прізвище
Секретар засідання підпис Ініціал(и), прізвище
Якщо документ (зазвичай акт) складає комісія, то його повинні підписати всі члени комісії. При цьому зазначають не посади, які вони обіймають, а їх статус у складі комісії:
Галова комісії підпис А. В. Степаненко Члени комісії підпис Г.В.Дубчук підпис Н.Я. Соеенко підпис K.M. Татарчук
Свідчить про згоду установи, її підрозділу чи посадової особи, що не є автором документа, з його змістом. Розміщують нижче реквізиту "Підпис" (23) без відступу від межі лівого берега.
Розрізняють дві форми погодження документів:
*внутрішнє (з підрозділами та службовими особами установи);
*зовнішнє (з підвідомчими та непідвідомчими організаціями).
Цей реквізит складається із:
слова ПОГОДЖЕНО (без лапок);
*назви посади особи, з якою погоджується документ, та назви установи;
*особистого підпису;
*Ініціалу(ів) і прізвища;
*дати погодження.
Наприклад: ПОГОДЖЕНО Міністр юстиції України Підпис Ініціали (и),
прізвище 09.01.2011
Якщо зовнішнє погодження документа ЗДІЙСНЮЄТЬСЯ 3 колегіальним органом, то гриф погодження оформлюється так: ПОГОДЖЕНО
Протокол засідання Правління
111
1
24 - Гриф погодження
25 - Віза
Ощадного банку України 29.02.2011 №3
Якщо зміст документа стосується більше ніж трьох установ, складається "Аркуш погодження", про що робиться відмітка у самому документі на місці грифа погодження: Аркуш погодження додається
2
Аркуш погодження оформлюють за такою формою:
АРКУШ ПОГОДЖЕННЯ
Назва документа Назва документа
Найменування Найменування
посади посада
Підпис Підпис
Ініціал (и), прізвище Ініціал(и), прізвище
Дата Дата
Напис, зроблений посадовою особою, яка висловлює
згоду або незгоду зі змістом документа.
Внутрішнє погодження проекту документа - це його
візування.
Віза складається з:
а назви посади особи, яка візує документ; особистого підпису;
ініціалу (ів) і прізвища особи (розшифрування підпису);
o дати візування.
Наприклад:
Начальник відділу маркетингу Підпис Ініціал(и), прізвище20.03.2011
112
Зауваження і пропозиції до змісту документа (за умови їх наявності) оформлюють на окремому аркуші, про що в самому проекті документа роблять відповідну відмітку:
Зауваження і пропозиції додаються Начальник юридичного відділу (підпис) С. Т.
Смілик 14.04.2011
Коли візують документ, який має направлятися за межі установи, то візу ставлять тільки на тому примірнику, що залишається за місцем видання. Візу розміщують нижче реквізиту "Підпис" (23), як на лицьовому боці, так і на зворотному останнього аркуша документа.
Відбитком печатки організації засвідчують на документі підпис відповідальної особи. Перелік документів, на які ставлять відбиток печатки, визначає організація на підставі
26 - Печатка нормативно-правових актів. Цей перелік подають в Інструкції з діловодства організації. Відбиток печатки ставлять так, щоб він захоплював останні кілька літер назви посади особи, яка підписала документ:
1
26 - Печатка
27 - Відмітка про засвідчення копії
2
Президент компаніГ^^
О
Місце для проставляння відбитку печатки може бути заздалегідь визначено на документі. Його позначають двома великими літерами М.П. Наприклад:
М. П. Фінансовий директор Головний бухгалтер
Нижче реквізиту "Підпис" (23); складається
зі:
o слів - Згідно з оригіналом;
o назви посади;
o особистого підпису особи, яка засвідчує копію;
o ініціалу (ів) і прізвища;
113
o дати засвідчення копи. Наприклад:
Згідно з оригіналом
Секретар Підпис Ініціал(и), прізвище
12.02.2011
Інколи для надання копи юридичної сили її засвідчують відбитком печатки. Наприклад, готуючи пакет документів для подання до Пенсійного фонду з метою нарахування чи перерахування пенси працівників установи, інспектор відділу кадрів повинен обов'язково засвідчити копію з розпорядчого документа про призначення працівника на посаду та копію трудової книжки відбитком печатки: Згідно з оригіналом
Інспектор відділу кадрів (підпис) Т. Сомик
11.05.2011
28 - Прізвище виконавця І номер його телефону
На лицьовому боці в нижньому лівому кутку останнього аркуша документа без відступу від межі лівого берега. Цей реквізит складається з:
■ прізвища або прізвища, ім'я по батькові виконавця;
o номера його службового телефону.
Наприклад:
Матвієнко 2167903
Матвіснко Галина Іванівна 2167903
|
1 |
|
2 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Розміщують у лівому кутку нижнього |
|
|
|
|
|
берега лицьового боку першого аркуша |
|
|
|
|
|
документа, містить такі відомості: |
|
|
|
29 - Відмітка про |
|
o посилання на дату і номер документа про |
|
|
|
|
його виконання або стислу довідку про |
|
|
|
|
виконання |
|
|
|
|
|
|
виконання; |
|
|
|
|
документа і |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
направлення його до |
|
o сповз "До справи", номер справи, де |
|
|
|
справи |
|
|
|
|
|
|
документ буде зберігатися; |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
назву посади виконавця; |
|
|
|
|
|
o особистий підпис виконавця; |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
114 |
|
|
|
розшифрування підпису;
o дату направлення документа до справи.
Наприклад:
Питання вирішено у телефонній розмовізП.П. Самійленком 18.03.2011 До справи № 09-02 Секретар (підпис) Л. К. Пушка 19.03.2011
Відмітка може містити посилання на дату І номер документа, який було підготовлено у відповіді на виконуваний документ:
Відповідь надіслано листом 07.04.2011 До справи № 02-06
Офіс-менеджер (підпис) А. М. Клименко
08.04.2011
Відмітка "До справи" свідчить про те, що роботу над документом закінчено.
|
|
|
|
|
Відмітка вказує на місце зберігання |
|
|
|
|
|
документа в комп'ютері. Розміщується в |
|
|
||
|
|
|
центрі нижнього берега лицьового боку |
|
|
||
|
|
|
першого аркуша документа. Вона містить: |
|
|
||
|
30 - Відмітка про |
|
|
|
|
|
|
|
наявність документа |
|
|
|
* повне ім'я файла і його місце зберігання; |
|
|
|
в електронній формі |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
* код оператора; |
|
|
|
|
|
|
|
* Інші пошукові відомості. server/d:/viddil - |
|
|
|
|
|
kadriv/2010/nakaz_18 doc |
|
|
||
|
|
|
|
|
|
|
|
|
1 |
|
|
2 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
У правому кутку нижнього берега |
|
|
|
|
|
|
|
лицьового боку першого |
|
|
|
31 - Відмітка |
|
|
|
аркуша документа, найчастіше ставлять |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
про надійдення |
|
|
|
за допомогою |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
(зареєстрування) |
|
|
|
штампа. Цей реквізит містить: |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
документа |
|
|
|
скорочену назву організації (або |
|
|
|
|
|
|
абревіатуру); |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
до організації від |
|
|
|
вхідний реєстраційний індекс документа; |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
адресата |
|
|
|
дату (за потреби - годину і хвилини) |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
надійдення документа: |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|||
|
|
115 |
|
|
|||
32 - Запис про державну реєстрацію
Укр Авто
Вх. № 340
19.05.2010
Фіксують тільки на нормативноправових актах органів державної влади, долучених до державного реєстру відповідно до Указу Президента України "Про державну реєстрацію нормативних актів міністерств та інших органів державної виконавчої влади". № 493 від 3 жовтня 1992 р.
Його розташовують після номера акта чи після грифа затвердження. Проставляють у Міністерстві юстиції України:
ЗАРЕЄСТРОВАНО
в Міністерстві юстицій України
"07" квітня 2010 р.
за № 073/4801
Керівник реєстраційного
органу
(підпис)
ВИМОГИ ДО БЛАНКІВ ДОКУМЕНТІВ
Для документів з високим рівнем стандартизації друкарським або іншим способом виготовляють бланки, що містять трафаретний текст.
Бланк - це зуніфікована форма (службового) документа з надрукованою постійною інформацією й місцем, відведеним для змінної. Бланки виготовляють згідно з вимогами Національного стандарту України (ДСТУ 4163-2003), чинного від 1 вересня 2003 року.
Він установлює такі види бланків:
-загальний бланк для створення різних видів документів (без зазначення у бланку назви документа), крім листа;
-бланк листа;
116
- бланк конкретного виду документа (із зазначенням у бланку назви виду документа), крім листа.
Послуговуючись загальним бланком організації, установи, розробляють бланки структурних підрозділів або бланки посадової особи, якщо ця особа мас право підпису документа.
Залежно від установчих документів організації загальний бланк містить такі реквізити: (М, 02, fl3, 04" 06, 07, 08, 09, J4. Можна розміщувати обмежувальні позначення для реквізитів: Ц, 12,19, 20.
Бланк конкретного виду документа містить реквізити: 01,02, 03, 04, 05, 06,02, 0£, J0,14, а також обмежувальні позначення для реквізитів: 11,12,12,20.
Реквізити можуть розташовуватись одним із способів:
o центрованим (початок і кінець кожного рядка реквізиту однаково віддалені від меж зони розташованості реквізитів);
o прапоровим (кожний рядок реквізиту починається від лівої межі зони розташованості реквізитів).
Бланки виготовляють на білому папері високої якості фарбами насичених кольорів. Реквізити друкують українською мовою.
Згідно із Законом України "Про мови в Українській PCP" суб'єкти України мають право реквізити 06,02, 0§, 09 друкувати українською мовою та мовою національних меншин на одному рівні поздовжнього бланка.
Установи, що листуються з постійними закордонними кореспондентами, можуть виготовляти бланки двома мовами: українською (ліворуч), іноземною (праворуч).
Бланки можна облікувати, проставляючи порядкові номери нумератором, друкарським або іншим способом на нижньому березі зворотного боку бланка.
Застосування бланків під час складання документів підвищує культуру ділового спілкування, надає інформації офіційного характеру.
4.5. ОФОРМЛЮВАННЯ СТОРІНКИ
Організаційно-розпорядчі документи оформлюють на папері формату A4 (2І0 х297 мм) і А5 (210 х 148 мм) (згідно з ГОСТ 9327). Можна використовувати і папір формату A3 (297 х 420 мм) та А6 (105 х 148 мм).
Документи повинні мати такі береги (в мм):
117
o 30 - лівий;
o 10 - правий;
o 20 - верхній та нижній.
Текст документів, оформлених на папері формату А4, треба друкувати через 1,5 міжрядкових інтервали, а формату А5 - через 1-1,5 міжрядкового інтервалу.
Реквізити документа (крім тексту), що складаються з кількох рядків, друкують через 1 міжрядковий інтервал. Складові частини реквізитів "Адресат", "Гриф затвердження", "Гриф погодження" відокремлюють одну від одної 1,5-2 міжрядковими інтервалами.
На бланку друкується тільки перша сторінка документа, а наступні - на чистих аркушах паперу. Якщо текст документа займає більше однієї сторінки, то на другу сторінку не можна переносити один підпис, на ній мас бути не менше двох рядків тексту.
Тексти документів постійного зберігання друкують з одного боку аркуша, документи зі строком зберігання до 5 років можна друкувати на лицьовому і зворотному боці аркуша.
Нумерація сторінок. У документах, оформлених на двох і більше аркушах паперу, нумерація сторінок починається з другої. Номери сторінок ставлять посередині верхнього берега аркуша арабськими цифрами без слова "сторінка" та розділових знаків.
Якщо текст друкується з обох боків аркуша, то непарні сторінки проставляються у правому верхньому кутку, а парні - у лівому верхньому кутку аркуша.
Якщо текст документа містить кілька рішень, висновків тощо, його треба розбити на розділи, підрозділи, пункти, які друкують з абзацу.
Рубрикація. Це членування тексту на складові частини, графічне відокремлення однієї частини від іншої, а також використання заголовків, нумерації та ін. Рубрикація є зовнішнім вираженням композиційної будови ділового папера. Ступінь складності рубрикації залежить від обсягу, тематики, призначення документа. Найпростіша рубрикація -поділ на абзаци.
Абзац - це відступ управо в початковому рядку, яким починається виклад нової думки у документі, а також фрагмент тексту між двома такими відступами. Середня довжина абзацу має бути 4-6 речень, хоча в текстах документів с абзаци, що складаються з одного речення. Слід пам'ятати, якою б не була його довжина, абзац - це внутрішньо замкнене смислове ціле, що виражає закінчену думку.
118
Абзацне членування тексту доповнює нумерація рубрик тексту, шо вказує на взаємозалежність певних розділів, частин, пунктів та їх підпорядкування. Існує дві системи нумерації - комбінована (традиційна) й нова.
Комбінована (традиційна) грунтується на використанні різних типів знаків - слів, літер, арабських та римських цифр. Ця система використання різних позначень обов'язково має бути логічною, послідовною і будуватися за ознакою зростання.
Нова система базується на використанні лише арабських цифр, розміщених у певній послідовності. Застосовуючи цю систему, слід дотримуватися таких правил:
o після номера частини, розділу, пункту, підпункту не ставиться крапка;
o номер кожної складової частини включає номери вищих ступенів поділу:
розділи - 1; 2; 3; 4;
номер підрозділу складається з номера розділу й порядкового номера підрозділу, відокремлених крапкою-1.2; 1.3; номер пункту містить порядковий номер розділу, підрозділу й пункту, відокремлених крапкою - 1.1.1; 1.2.2; номер підпункту складається з номера розділу, підрозділу, пункту, підпункту, відокремлених крапкою - 1.1.1.1; 1.2.2.2 і т. д. Застосування нової системи нумерації спрощує оброблення документів та дозволяє не вживати словесних найменувань і символів.
ВИМОГИ ДО ТЕКСТУ ДОКУМЕНТА
Організації, установи, агенції здійснюють діловодство, ведуть документацію, листуються українською мовою. У містах, населених пунктах, де більшість населення становлять громадяни, які належать до національних меншин, тексти документів у внутрішньому діловодстві можна складати мовою відповідної національної меншини, поряд з державною мовою. Документи, що надсилають зарубіжним адресатам, можна оформлювати українською або мовою країни-адресата чи однією з мов міжнародного спілкування.
119
Основою службового документа є текст, який має чітко й переконливо відображати причину й мету його написання, розкривати суть конкретної справи.
Текст - це головний реквізит службового документа, що розкриває його зміст.
Текст документа повинен містити певну аргументовану інформацію, викладену стисло, грамотно, зрозуміло та об'єктивно, без повторень і вживання слів і зворотів, які не несуть змістового навантаження. Він оформлюється у вигляді суцільного складного тексту, анкети, таблиці або поєднання цих форм.
Суцільний складний текст документа містить граматично і логічно узгоджену інформацію про управлінські дії та використовується під час складання правил, положень, листів, розпорядчих документів.
Форма анкети використовується під час викладення цифрової або словесної інформації про один об'єкт за певним обсягом ознак. Анкетними текстами послуговуються в організаційно-розпорядчих документах, документах з матеріально-технічного постачання і збуту.
Тексти у вигляді таблиці використовуються у звітно-статистичних, бухгалтерських, планових та інших документах.
Текст переділяється на взаємозумовлені логічні елементи: вступ, основну частину (доказ), закінчення.
У вступі зазначається причина написання документа; в основній частині викладається суть питання, наводяться докази, пояснення, міркування; у закінченні вказується мета, заради якої складено документ.
Під час складання текстів документів слід дотримуватися таких правил:
o Текст викладати від третьої особи: Комісія ухвалила Інститут просить Ректорат
клопочеться ....
o Від першої особи пишуться заяви, автобіографії, доповідні й пояснювальні записки, накази.
o Не вживати образних виразів, емоційно забарвлених слів і синтаксичних конструкцій.
o Уживати стійкі (стандартизовані) сполучення типу: відповідно до, у зв 'язку з, згідно з, з метою, необхідний для, в порядку.
o Використовувати синтаксичні конструкції типу: Доводимо до Вашого відома, що Нагадуємо Вам, що Підтверджуємо з вдячністю У порядку надання матеріальної допомоги У порядку обміну досвідом У зв'язку з вказівкою Відповідно до попередньої домовленості Відповідно до Вашого прохання ....
120