Лекції.денна
.pdf
27 - відмітка про засвідчення копії.
28 - прізвище виконавця і номер його телефону.
29 - відмітка про виконання документа і направлення його до справи.
30 - відмітка про наявність документа в електронній формі.
31 - відмітка про надійдення документа до організації від адресата.
32 - запис про державну реєстрацію.
Склад обов'язкових реквізитів у разі потреби може бути доповнений такими відомостями: розписка виконавця про одержання документа; хід виконання.
У різних типах документів склад реквізитів неоднаковий: він залежить від змісту, призначення і способу оброблення документа. Кожному реквізиту відведено певне місце, що робить документи зручними для зорового сприйняття, спрощує їх опрацювання. Подаємо схеми розта-шованості реквізитів і меж зон на форматі А4 кутового і поздовжнього бланка (рисунок А. 1, 2).
Документи, що іх складають в установі, організації, повинні мати такі обов'язкові реквізити:
назва організації (07);
назва виду документа (10) (не зазначають у листах); дата (11);
реєстраційний індекс документа (12); заголовок до тексту (19); текст документа (21); підпис (23).
ВИМОГИ ДО ЗМІСТУ ТА РОЗТАШУВАННЯ РЕКВІЗИТІВ
Під час оформлювання документів треба дотримуватися головних правил їх складання, що передбачають правильне написання реквізитів, їх розміщення на бланку чи чистому аркуші паперу. Додержання цих вимог надає документові юридичної чинності.
|
|
|
Реквізити |
|
Розташовування та правила оформлювання |
|
|
|
1 |
|
2 |
|
|
|
|
|
Державний герб України зображують відповідно до Постанови |
01 - Державний Герб |
|
Верховної Ради України "Про Державний герб України", герб |
|
Автономної Республіки Крим - відповідно до нормативно-правових |
|
України, Герб Автономної |
|
|
|
актів Автономної Республіки Крим. На бланках з кутовою |
|
Республіки Крим |
|
|
|
розташованістю реквізитів розмішують на верхньому березі бланка |
|
|
|
|
|
|
над серединою рядків з назвою організації, на бланках з |
|
|
|
|
|
|
|
101 |
|
02 - Емблема організації або товарного знака (знака обслуговування)
03 - Зображення нагород
04-Код організації
05 - Код форми документа
поздовжньою розташованістю реквізитів - у центрі верхнього берега. Розмір зображення: висота - 17 мм, ширина -12 мм.
На лівому березі бланка на рівні назви організації. Емблему не витворюють, якщо е зображення Державного герба України. Зображення емблеми реєструють згідно з установленим порядком. На бланках недержавних організацій дозволено розташовувати зображення емблеми на верхньому березі документа, на бланках документів державних організацій - зображення Державного герба. Не можна на бланку замінювати назву організації зображенням емблеми, навіть якщо назву повністю відтворено в емблемі.
На лівому березі бланка на рівні реквізитів 07 і 08.
Після реквізиту "Довідкові дані про організацію" (09) відповідно до Єдиного державного реєстру підприємств та організацій України (ЄДРПОУ).
Вище реквізиту назва виду документа (10) згідно зДК 010.- 98 "Державний класифікатор управлінської документації". Кодове позначення конкретного виду документа складається із семи цифрових знаків. Наприклад, код доповідної записки - 0204003, у якому - 02 - позначення класу, 04 - позначення підкласу в межах цього класу, 003 - реєстраційний номер уніфікованої форми документа (УФД).
06 -
Назва організаціївищого рівня.
Посередині сторінки над назвою організації - автора документа. Зазначають скорочено, якщо відсутнє офіційно зареєстроване скорочення - повністю.
1
07 - Назва організації -автора документа
2
Окремим рядком у центрі. Ця назва повинна відповідати назві, зазначеній в установчих документах організації. Скорочену назву організації зазначають тоді, коли її офіційно зафіксовано в Статуті. Подають її в дужках (чи без них) нижче повної назви.
08 - Назва філії, територіального відділення, структурного підрозділу
09-Довідкові дані про організацію: поштова адреса, номери телефонів, факсів, телексів, рахунків у банку, адреса електронної пошти
10Назва виду документа
Розміщують нижче реквізиту 07. Зазначають тоді, коли структурний підрозділ є автором документа.
Нижче назви організації або структурного підрозділу відповідно до поштових правил: аул. Солом'янська, 24, м. Київ, 03110 Тел. 277-27-77. факс 277-36-55
На бланку може вказуватися номер розрахункового рахунка у відділенні банку: розрахунковий рахунок № 12346893 в Укргазбанку м. Києва МФО № 421830
Нижче реквізитів "Назва організації" та "Назва структурного підрозділу": на кутовому бланку - без відступу від межі лівого берега, а на повздовжньому - центровано. Назва має відповідати переліку форм документів згідно з
102
11 - Дата документа
1 |
|
2 |
|
|
|
ДК010 та назви інших документів, що відповідають організаційно-правовому статусові організації. У листах назву виду документа не зазначають.
Реквізит, що вказує на час створення і (або) підписання, затвердження, прийняття, за реєстрування службового документа. На бланках дату ставлять нижче назви документа поряд із реєстраційним Індексом на спеціально відведеному місці. Якщо документ складено не на бланку, то дату ставлять під текстом без відступу від межі лівого берега. Елементи дати наводять арабськими цифрами в один рядок у послідовності: число, місяць, рік: 12.07.2011 Дату дозволено оформлювати у послідовності: рік, місяць, число: 2011.11.07. Цей спосіб використовують у службовому листуванні з Іноземними партнерами, оскільки це відповідає міжнародній системі датування документа.
Це - цифровий спосіб оформлювання дати. У нормативно-правових актах і фінансових документах застосовують словесно-цифровий спосіб оформлювання дати: 17 грудня 2001 року.
11 - Дата документа
12-
Реєстраційний індекс документа
Якщо порядковий номер місяця або числа складається з однієї цифри, то перед нею проставляють 0 (нуль): 07.09.2010, 03.12.2011.
Обов'язковому датуванню і підписанню підлягають усі службові відмітки на документах, пов'язані з їх погодженням та виконанням (резолюції, погодження, візи, відмітки про виконанням документа й відправлення його до справи).
Це умовне цифрове позначення, яке надають документові під час його реєстрації.
Складається з його порядкового номера, індексу справи за номенклатурою, індексу питань діяльності, кореспондентів, виконавців тощо.
Складові індексу відокремлюються одна від одної правобіжною скісною рискою:
418/01 або 45/07/69, де 418 - порядковий реєстраційний номер, а 01 - умовне позначення групи документів згідно з класифікатором виконавців, прийнятими в установі. Якщо документ підготували дві чи більше організацій, то реєстраційний індекс складають з індексів кожної з цих організацій, їх проставляють теж через риску згідно з послідовністю підписів авторів документа. Місце розташування цього реквізиту залежить від бланка та виду документа.
13Посилання на |
|
Нижче або на рівні реєстраційного індексу на спеціально |
|
|
|
103
реєстраційний індекс та та дату вхідного документа
14 - Місце складання або видання документа
відведеному місці на бланку. Містить реєстраційний індекс і дату вхідного документа: На № 18/03-06 від 27.02.2010.
На рівні або нижче реквізитів 11,12.3азначають на всіх документах, крім листів, які містять ці відомості у довідкових даних про організацію.
Місце видання не треба вказувати в документі, якщо воно міститься в назві організації, наприклад: Донецька державна авіакомпанія "Донбас - Східні авіалінії України", проте його обов'язково треба зазначати в тому разі, якщо документ цієї організації було складено в іншому місці.
1
15Гриф
обмеження
доступу
до документа
16 - Адресат
2
У верхньому куті на відстані 104 мм від межі лівого берега на першій сторінці документа без лапок над реквізитами "Адресат"
Таємно. Для службового користування (ДСК).
За потреби його доповнюють відомостями, передбаченими нормативно-правовими актами, які регламентують порядок ведення діловодства, що містить інформацію обмеженого доступу.
Сукупність точних і повних відомостей, згідно 3 якими документ має бути доставлений за призначенням. Праворуч (на відстані 92 мм) у верхній частині бланка або чистого аркуша паперу. Кожний елемент - назва установи, підрозділу, посада, ініціал(и) й прізвище, поштова адреса пишеться з великої літери. Адресатами документа можуть бути організації, їхні структурні підрозділи, посадові та приватні особи. Якщо документ адресовано організації або її структурному підрозділові без зазначення посадової особи, їхні назви подаються у називному відмінку: Міністерство охорони здоров'я України Якщо документ адресовано керівникові установи або його заступникові, назва установи входить до складу назви посади адресата:
Генеральному директорові спільного підприємства "Ділове партнерство" Стадниченку Є.Д.Якщо документ надсилають посадовій особі, назву установи зазначають у називному відмінку, а посаду і прізвище адресата - у давальному:
Державний комітет архівів України Відділ формування Національного архівного фонду і діловодства Провідному спеціалістові Прізвище, ініціал(и)Якщо адресують багатьом однорідним організаціям, адресата зазначають узагальнено: Директорам центральних державних архівів України Документ не повинен містити більше чотирьох адресатів. За наявності більшої кількості адресатів складають список для розсилання, а на кожному документі зазначають тільки одного адресата.
|
1 |
|
2 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
До реквізиту "Адресат" може входити поштова адреса, яку вказують після |
|
|
16-Адресат |
|
назви установи, структурного підрозділу: |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Спілка орендарів і підприємців України вул. Гоигорія Сковороди, 5 а м. |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
104 |
|
|
17Гриф затвердження
Київ, 04070 Якщо документ надсилають фізичній особі, то у давальному відмінку зазначають прізвище, ім'я, по батькові (або ініціали) адресата, вулицю, номер будинку і квартири, населений пункт (місто), район, область, поштовий індекс: Романюку Олексію Федоровичу вул. Грущевського, буд.
9, кв. 3, м. Вінниця, 21003.
Управому верхньому куті на відстані 104
ммвід межі лівого берега першого аркуша документа. Затвердження - спосіб засвідчення документа після його підписання, який санкціонує поширення дії документа на визначене коло структурних підрозділів, організацій чи службових осіб. Якщо документ затверджує конкретна посадова особа, то гриф затвердження складається зі:
o слова ЗАТВЕРДЖУЮ (без лапок);
o назва посади;
o підпису;
ініціалу (ів) і прізвища особи, яка затвердила документ;
дати затвердження. Наприклад:
ЗАТВЕРДЖУЮ Директор профтехучилища Підпис Ініціал (и), прізвище 07.09.2010
Якщо документ затверджено кількома посадовими особами, їхні грифи затвердження розташовують на одному рівні. Якщо документ затверджено постановою, рішенням, наказом, протоколом, то гриф затвердження складається із:
o слова ЗАТВЕРДЖЕНО (без лапок);
o назви (у називному відмінку);
o дати;
номера затверджу вального документа. Наприклад:
ЗАТВЕРДЖЕНО Наказ Вищої атестаційної комісії України 18.11.2011 №
56
105
1
18Резолюція
2
Це напис, зроблений посадовою особою установи, що містить
вказівки щодо виконання цього документа. Нижче реквізиту
"Адресат" (16) паралельно до основного тексту або на віль-
ній площі лицьового боку першого аркуша, але не на березі
документа, призначеного для підшивання. Якщо на документі
немає вільного місця для резолюції, дозволено оформлювати
її на окремих аркушах або спеціальних бланках.
Складається з таких елементів:
o прізвища, ініціалу (ів), виконавця (виконавців) у даваль-
ному відмінку;
o вказівки на порядок виконання документа (змісту дору-
чення);
o терміну виконання;
* особистого підпису посадової особи;
* дати.
Наприклад:
Шинкаренкові С. П.
Прошу підготувати пропозицію щодо замовлення
підручників, посібників з ділового мовлення до
11.02.2011
Підпис
15.11.2011
Відповідальною за виконання є особа, названа в резолюції першою (якщо виконавців названо декілька). Наприклад: Мірошниченкові К. Л. Назаровій Т. В. Лукянчук 1. Т
Прошу підготувати проект договору оренди службового приміщення
106
до 07.04.2010 (підпис) 01.04.2010
Дозволяється у резолюції замість прізвища виконавця зазначати лише посаду особи, якій доручається виконання документа. Наприклад:
Начальникові планового відділу
Підготувати обфунтування необхідності розроблення
темиНД-23 до 19.06.2010
(підпис)
01.06.2010
На документі повинно бути не більше однієї резолюції, інші можливі тільки тоді, коли є необхідність деталізації порядку виконання документа.
1
19Заголовок до тексту документа
20 - Відмітка про контроль за виконанням документа
2
Друкується малими літерами, розміщується під назвою виду документа, містить короткий виклад змісту документа. Заголовок відповідає на питання "про що?", "кого?", "чого?". Наприклад: Наказ (про що?) про створення установи Посадова інструкція (кого?) секретаря-референта Протокол (чого?) засідання правління Максимальна довжина рядка заголовка 72 мм (28 друкованих знаків). Якщо заголовок до тексту перевищує 150 друкованих знаків
(5 рядків), його дозволено продовжувати до межі правого берега.
Крапку в кінці заголовка не ставлять.
Оформлюють без відступу від межі лівого берега. Текст документа, надрукований на папері формату А5, дозволено подавати без заголовка. Заголовок не складається до текстів телефонограм, телеграм та повідомлень.
На лівому березі першого аркуша документа, на рівні заголовка до тексту. Відмітку позначають літерою "К", словом
107
або штампом "Контроль" (без лапок).
|
|
Містить інформацію, заради якої було |
|
|
створено документ. |
|
|
Складається з таких логічних елементів: |
|
|
вступу; |
21 - Текст документа |
|
доказу; |
|
|
|
|
|
закінчення. |
|
|
Друкується чи пишеться від руки на |
|
|
всю ширину аркуша (від межі лівого |
|
|
берега до межі правого). |
|
|
|
|
|
Додатки до документів можуть бути |
|
|
трьох видів: |
|
|
o додатки, що є самостійними |
|
|
документами й надсилаються із |
|
|
супровідним листом; |
|
|
o додатки, що пояснюють або |
|
|
доповнюють зміст основного документа; |
22 - Відмітка про |
|
o додатки, що затверджуються або |
наявність додатка |
|
|
|
вводяться в дію розпорядчими |
|
|
|
|
|
|
документами (додатки до розпорядчих |
|
|
документів). |
Відмітку про наявність додатків розміщують під текстом документа без відступу від межі лівого берега. Текст додатків друкують через 1 міжрядковий інтервал. Наявність додатків, повну назву яких наведено у тексті, фіксують так:
1 |
|
2 |
|
|
|
Додаток: на 3 арк. у 2 прим.
22 - Відмітка про наявність додатка
Якщо документ має додатки, не зазначені в тексті, то їх треба подати після тексту, зазначивши кількість аркушів у кожному додатку та кількість їхніх примірників: Додатки:
1. Довідка про виконання плану постачання за 1 квартал 2011 р. на 5 арк. в 1 прим.
2. Графік постачання на II квартал 2011 р. на 3
арк. в 1 прим.
108
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Якщо до документа додають інший документ, що |
|
|
|
|
|
|
|
|
має додатки, то відмітку про наявність додатка |
|
|
|
|
|
|
|
|
оформлюють так: |
|
|
|
|
|
|
|
|
Додаток: лист Державного комітету |
|
|
|
|
|
|
|
|
будівництва, архітектури та житлової політики |
|
|
|
|
|
|
|
|
України від 25.12.2009 № 186/03-08 і додаток до |
|
|
|
|
|
|
|
|
нього, всього на 5 арк. в 1 прим. Якщо додатки |
|
|
|
|
|
|
|
|
зброшуровані, то кількість їх аркушів не зазначають: |
|
|
|
|
|
|
|
|
Додаток: Методичні рекомендації в 2 прим. |
|
|
|
|
|
|
|
|
На велику кількість додатків окремо складається |
|
|
|
|
|
|
|
|
їх опис, |
|
|
|
|
|
|
|
|
а в самому документі після тексту зазначають: |
|
|
|
|
|
|
|
|
Додатки: згідно з описом на 58 арк. |
|
|
|
|
|
|
|
|
Якщо додаток надсилають не за всіма зазначеними |
|
|
|
|
|
|
|
|
у документі адресами, відмітку про наявність |
|
|
|
|
|
|
|
|
додатка |
|
|
|
|
|
|
|
|
оформлюють так: |
|
|
|
|
|
|
|
|
Додаток: на 5 арк. в 1 прим на другу |
|
|
|
|
|
|
|
|
адресу. Додаток до розпорядчого документа повинен |
|
|
|
|
|
|
|
|
мати: відмітку з посиланням на цей документ; його |
|
|
|
|
|
|
|
|
дату; номер. |
|
|
|
|
|
|
|
|
Цю відмітку роблять у верхньому куті першого |
|
|
|
|
|
|
|
|
аркуша |
|
|
|
|
|
|
|
|
додатка: |
|
|
|
|
|
|
|
|
Додаток 1 |
|
|
|
|
|
|
|
|
до розпорядження голови правління АКБ |
|
|
|
|
|
|
|
|
"Моноліт" від 08.01.2011 № 137. |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Обов'язковий реквізит будь-якого документа, що |
|
|
|
|
|
|
|
|
свідчить про відповідальність особи за його зміст. |
|
|
|
|
|
|
|
|
Підпис є одним з реквізитів, що надає документу |
|
|
|
|
|
|
|
|
юридичної сили. Ставлять під текстом документа |
|
|
|
|
23 - Підпис |
|
|
|
або під відміткою про наявність додатків. До складу |
|
|
|
|
|
|
|
|
підпису входять: найменування посади (повного, |
|
|
|
|
|
|
|
|
якщо документ надруковано не на бланку, |
|
|
|
|
|
|
|
|
скороченого - на документі, надрукованому на |
|
|
|
|
|
|
|
|
бланку): |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
1 |
|
2 |
|
|
|
|
|
|
|
109 |
|
|
|
|
|||
|
|
особистий підпис (між назвою посади, ініціалом (ами) Р |
|
|
|
|
|
|
|
прізвищем); |
|
|
|
|
|
|
|
розшифрування підпису, ініціап(и) й прізвище особи, ще |
|
|
|
|
|
|
|
підписала документ (праворуч), друкують на рівні остан- |
|
|
|
|
|
|
|
нього рядка назви посади на відстані 125 мм від меж |
|
|
|
|
|
|
|
лівого берега документа: |
|
|
|
|
|
|
|
Голова Державного комітету |
|
|
|
|
|
|
|
України у справах |
|
|
|
|
|
|
|
ветеранів підпис Ініціал(и), прізвище |
|
|
|
|
|
|
|
або |
|
|
|
|
|
|
|
Голова підпис Ініціал(и), прізвище |
|
|
|
|
|
|
|
Якщо документ підписують кілька (дві або більше) |
|
|
|
|
|
|
|
осіб, то їхні підписи розташовують один під одним від- |
|
|
|
|
|
|
|
повідно до підпорядкованості посадових осіб: |
|
|
|
|
|
|
|
Ректор підпис Ініціал(и), прізвище |
|
|
|
|
|
|
|
Головний |
|
|
|
|
|
|
|
бухгалтер підпис Ініціал(и), прізвище |
|
|
|
|
|
|
|
Якщо документ підписують кілька осіб, що обіймають |
|
|
|
|
|
|
|
однакові посади, то їхні підписи розташовують на одному |
|
|
|
|
|
23 - Підпис |
|
рівні: |
|
|
|
|
|
|
|
Заступник міністра Заступник міністра |
|
|
|
|
|
|
|
освіти і науки культури і мистецтв |
|
|
|
|
|
|
|
України України |
|
|
|
|
|
Підпис Ініціал(и), прізвище Підпис Ініціал(и), прізвище
Якщо посадова особа, підпис якої зазначений на доку-
менті, відсутня, то документ підписує особа, яка виконує
її обов'язки, або її заступник. При цьому обов'язково
зазначають посаду і прізвище особи, яка підписала доку-
мент (виправлення вносяться чорнилом або машино-
писним способом), наприклад:
Виконувач обов'язків
директора інституту підпис 1. Дмитренко
Заступник
голови адміністрації' _підпис С. Паламарчук
Не дозволяється підписання документа з прийменни-
ком "за" або проставлянням правобіжної похилої риски
перед назвою посади.
Документи колегіальних органів підписують голова та
секретар колегіального органу:
110