РОЗДІЛ 1. Управління проектами
ЛАБОРАТОРНА РОБОТА № 1 Дослідження функцій підприємства, що потребує
управління роботами
Мета: дослідити функції підприємства, описати роботи та взаємодії підрозділів.
Завдання.
1
1. Узгодити тему дослідження з викладачем(Приклади тем подано у додатку А).
2. Подати структурну схему підприємства, підрозділу.
3. Описати роботи, що виконуються на підприємстві (підрозділі). 4. Представити функціональну схему роботи підрозділу.
5. Створити таблицю функціональних взаємозв’язків між підрозділами.
|
|
Теоретичні відомості |
|
|
|
Структурна |
схема |
підприємства— схема, |
яка |
визначає |
основні |
функціональні підрозділи підприємства, їх взаємозв'язки та призначення.
Структурна схема призначена для відображення загальної структури
організації, тобто його |
основних |
відділів, ролей, управлінців |
та головних |
зв'язків між ними. Із |
структурної |
схеми повинно бути |
зрозуміло, кому |
підпорядкований і хто керує кожної зі складових ланок, як взаємодіють її частини. Позначення елементів структурної схеми можуть обиратись довільно, хоча загальноприйнятих правил виконання схем слід дотримуватись.
|
Елементарні |
|
функціональні |
|
ланки |
зображуються |
прямокутниками, |
||||||||||||||||||||||
зв'язки між ними — суцільними лініями зі стрілками, що показують напрям дії |
|||||||||||||||||||||||||||||
ланки. На рис. |
1.1. приведено |
приклад |
|
верхнього |
рівня організаційної |
||||||||||||||||||||||||
структури харчового підприємства. |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
||||||||||||
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Рис. 1.1. Верхній рівень організаційної структури підприємства
1 Якщо викладачем не вказано інше, то варіант обирається згідно з порядковим номером по списку в групі.
6
На рис. 1.2. приведено приклад організаційної структури відділу збуту харчового підприємства.
Рис. 1.2. Приклад організаційної структури відділу збуту харчового підприємства
Під |
функціональною частиною |
розуміють складову |
частину : схеми |
елемент, |
пристрій, функціональну групу, |
функціональну ланку. На |
рис. 1.3. |
приведено приклад функціональної схеми роботи кафе – відділу доставки. Кожен підрозділ підприємства має певний перелік задач, які в свою чергу
можуть поділятись на функції та під функції. Дані функції можуть бути представлені у вигляді тексту чи таблиць. У таблиці 1.1
7
Рис. 1.3. Функціональна схема роботи кафе. Роботи відділу доставки. |
|
|
Таблиця 1.1.Завдання і функції відділу постачання |
|
|
|
|
|
№ |
Задачі |
Функції |
|
1. |
Забезпечення |
Визначення потреби в матеріальних ресурсах (сировині, |
|
|
виробничих |
матеріалах, напівфабрикатах, устаткуванні, комплектуючих |
|
|
підрозділів |
виробах, паливі, енергії й ін.). |
|
|
підприємства |
Визначення джерел задоволення потреби в матеріальних ресурсах. |
|
|
сировиною |
та |
|
|
матеріально- |
Розробка проектів перспективних, поточних планів і балансів |
|
|
матеріально-технічного забезпечення виробничої програми, |
|
|
|
технічними |
|
|
|
ремонтно-експлуатаційних нестатків підприємства і його |
|
|
|
ресурсами. |
|
|
|
підрозділів. |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
8 |
|
|
|
Продовження таблиці 1.1. |
№ |
Задачі |
Функції |
|
|
Забезпечення підприємства всіма необхідними для його |
|
|
виробничої діяльності матеріальними ресурсами необхідної |
|
|
якості. |
|
|
Складання балансів матеріально-технічного забезпечення, |
|
|
зведених таблиць по видах сировини, матеріалів. |
|
|
Створення запасів, необхідних для виробництва. |
|
|
Вивчення оперативної маркетингової інформації і рекламних |
|
|
матеріалів про пропозиції підприємств оптової торгівлі і |
|
|
заготівельних організацій з метою виявлення можливості |
|
|
придбання матеріально-технічних ресурсів. |
|
|
Доставка матеріальних ресурсів згідно з термінами, |
|
|
визначеними угодами. |
|
|
Приймання матеріально-технічних ресурсів на склади |
|
|
сировини і матеріалів. |
|
|
Контроль якості, кількості, комплектності матеріально- |
|
|
технічних ресурсів при прийомі їх на склади сировини і |
|
|
матеріалів. |
|
|
Участь у розробці стандартів підприємства по матеріально- |
|
|
технічному постачанню якості продукції, що випускається. |
|
|
Розробка нормативів виробничих (складських) запасів |
|
|
матеріальних ресурсів. |
|
|
Контроль за станом запасів матеріалів, сировини, |
|
|
напівфабрикатів і комплектуючих виробів. |
|
|
Оперативне регулювання виробничих запасів на підприємстві. |
|
|
Організація роботи складського господарства. |
|
|
Забезпечення високого рівня механізації й автоматизації |
|
|
транспортно-складських операцій, застосування комп'ютерних |
|
|
систем і нормативних умов організації й охорони праці. |
|
|
Облік руху матеріально-технічних ресурсів. |
2 |
Підготовка і |
Підготовка і укладання угод з постачальниками. |
|
укладання угод на |
Узгодження умов і термінів постачань матеріальних ресурсів. |
|
постачання |
Аналіз можливостей і доцільності встановлення прямих |
|
матеріально- |
|
|
довгострокових господарських зв'язків по постачаннях |
|
|
технічних ресурсів. |
|
|
матеріально-технічних ресурсів. |
|
|
|
|
|
|
Підготовка претензій до постачальників при порушенні ними |
|
|
договірних зобов'язань і складання розрахунків за цими |
|
|
претензіями. |
|
|
Узгодження з постачальниками змін умов угод. |
|
|
Контроль за правильністю наданих до акцепту рахунків та |
|
|
інших розрахункових документів постачальників і |
|
|
забезпечення своєчасної передачі цих документів для оплати. |
|
|
|
9
|
|
Продовження таблиці 1.1. |
№ |
Задачі |
Функції |
|
|
Участь у формуванні цін на продукцію, що випускається, і |
|
|
оцінці обґрунтованості цін постачальників. |
|
|
Планування й організація таких заходів: |
|
|
Встановлення зв'язків як з існуючими, так і з перспективними, |
|
|
включаючи іноземних, постачальниками, в першу чергу з |
|
|
питань цін і якості сировини, матеріалів, напівфабрикатів, |
|
|
комплектуючих виробів. |
|
|
Покупка масових видів сировини і матеріалів у великій |
|
|
упаковках (залізничних і автоцистернах, контейнерах, мішках |
|
|
на піддонах і т.д.). |
|
|
Придбання дрібних партій окремих видів матеріально- |
|
|
технічних засобів не у виробників, що поставляють великі |
|
|
партії, а у підприємств, що продають дрібними партіями. |
|
|
Введення практики кращої закупівлі сировини у підприємств, |
|
|
що здійснюють продаж на умовах часткової передоплати. |
|
|
Пошук по кожному виду сировини і матеріалів двох і більше |
|
|
постачальників з метою усунення залежності від одного |
|
|
постачальника і мінімізації втрат від зривів постачань |
|
|
сировини, а також зниження цін на цю продукцію. |
|
|
Складання: - списків постачальників, їхніх реквізитів, схем |
|
|
прямих господарських зв'язків з постачальниками; |
|
|
- заявок на матеріально-технічні ресурси (зведені річні; річні, |
|
|
що надійшли від підрозділів підприємств; квартальні; місячні); |
|
|
- зведених даних про розподіл і реалізацію фондів на сировину |
|
|
і матеріали; |
|
|
- документів (відомостей, довідок) про розподіл і реалізацію |
|
|
фондів на усі види постачання; |
|
|
- актів, висновків про якість матеріально-технічних ресурсів, |
|
|
що надходять; комерційних актів |
3 |
Організація |
Дотримання лімітів на відпустку матеріальних ресурсів і |
|
раціонального |
контроль за їхньою витратою в підрозділах підприємства за |
|
використання |
прямим призначенням. |
|
матеріально- |
Розробка і впровадження заходів щодо підвищення |
|
технічних ресурсів. |
ефективності використання матеріальних ресурсів, зниження |
|
|
витрат, пов'язаних із транспортуванням і збереженням. |
|
|
Розробка рекомендацій з використання вторинних ресурсів і |
|
|
відходів виробництва. |
|
|
Виявлення зайвої сировини, матеріалів, устаткування й інших |
|
|
видів матеріально-технічних ресурсів і їхня реалізація |
|
|
стороннім організаціям. |
|
|
Вилучення в підрозділах підприємства наднормативних |
|
|
залишків матеріалів, передача їх на склад сировини і |
|
|
матеріалів, в інші підрозділи і належне оформлення таких |
10
|
|
Продовження таблиці 1.1. |
№ |
Задачі |
Функції |
операцій.
Розробка пропозицій по заміні дорогих і дефіцитних матеріалів, сировини більш доступними за ціною
Кожен підрозділ організації має функціональні взаємозв’язки з іншими підрозділами – точки дотику, перетину, що представляють певні потоки (інформаційні, документальні, матеріальні, тощо). Для опису взаємозв’язків необхідно виконати опис у табличному представленні. Приклад опису взаємозв’язків відділу матеріально-технічного постачання іншими підрозділами та відділами підприємства приведено у таблиці 1.2.
Таблиця 1.2. Взаємодія відділу матеріально-технічного постачання з іншими підрозділами та відділами
№ |
Підрозділ |
Одержання |
Надання |
1 |
З |
- розрахунків потреби і заявок на |
- планів постачань |
|
виробничими |
матеріально-технічні ресурси; |
матеріально-технічних |
|
підрозділами |
- звітів про використання |
ресурсів; |
|
|
матеріально-технічних ресурсів і |
- лімітних карт на відпуск |
|
|
дотримання встановлених норм |
матеріально-технічних |
|
|
витрати; |
ресурсів; |
|
|
- актів про брак, оформлених у |
- звітів про виконання планів |
|
|
встановленому порядку; |
матеріально-технічного |
|
|
- документації про прийом |
постачання; |
|
|
матеріально-технічних ресурсів |
- відомостей про наявність |
|
|
підрозділами; |
матеріально-технічних |
|
|
- відомостей про залишки сировини, |
ресурсів на складі сировини і |
|
|
матеріалів, напівфабрикатів, |
матеріалів |
|
|
комплектуючих |
|
2 |
З |
- оперативних, місячних, квартальних |
- планів закупівлі матеріально- |
|
транспортним |
і річних планів-графіків |
технічних ресурсів за |
|
відділом |
транспортних перевезень |
укладеними угодами; |
|
|
матеріально-технічних ресурсів; |
- заявок на подачу |
|
|
- графіків подачі транспортних |
транспортних засобів; |
|
|
засобів під завантаження |
- інструкцій і вимог до |
|
|
матеріально-технічних ресурсів, |
перевезення матеріально- |
|
|
прийнятих у постачальників; |
технічних засобів різними |
|
|
- транспортно-експедиційної |
видами транспорту; |
|
|
документації з оцінками про прийом |
|
|
|
матеріально-технічних засобів від |
|
|
|
постачальників; |
|
|
|
- звітів про виконання планів по |
|
|
|
навантаженню і розвантаженню, |
|
|
|
централізованому завезенню |
|
|
|
матеріально-технічних ресурсів; |
|
11
|
|
|
|
Продовження таблиці 1.2. |
№ |
|
Підрозділ |
Одержання |
Надання |
3 |
З |
виробничо- |
- виробничих планів і графіків |
- відомостей про забезпечення |
|
диспетчерськи |
виробництва; |
підрозділів матеріально- |
|
|
м відділом |
- відомостей про норми заділів на |
технічними ресурсами; |
|
|
|
|
ділянках і в цехах та їх дотримання; |
- даних про загальну кількість |
|
|
|
- графіків подачі матеріалів у |
поставленої продукції |
|
|
|
виробничі підрозділи; |
відповідно до номенклатури, |
|
|
|
- відомостей про причини порушень |
передбаченої планами |
|
|
|
ходу виробничого процесу |
матеріально-технічного |
|
|
|
|
постачання та укладеними |
|
|
|
|
угодами; |
|
|
|
|
- відомостей про наявність |
|
|
|
|
матеріально-технічних |
|
|
|
|
ресурсів на складі сировини і |
|
|
|
|
матеріалів; |
|
|
|
|
- пояснювальних про причини |
|
|
|
|
порушення термінів і обсягів |
|
|
|
|
передачі матеріально- |
|
|
|
|
технічних ресурсів |
|
|
|
|
виробничим підрозділам, що |
|
|
|
|
призвело до простою |
|
|
|
|
виробництва |
4 |
З |
відділом |
- норми витрат матеріально- |
- консультацій за матеріалами і |
|
головного |
технічних ресурсів для визначення |
сировиною; |
|
|
технолога |
обсягів матеріально-технічного |
- запитів про припустимі |
|
|
|
|
забезпечення; |
технологічні відхилення якості |
|
|
|
- допусків на відхилення якості |
матеріалу; |
|
|
|
матеріально-технічних ресурсів; |
- узгоджених технологічних |
|
|
|
- заявок з переліком матеріально- |
умов на спеціальні матеріали; |
|
|
|
технічних ресурсів, необхідних для |
- технічної й інструктивної |
|
|
|
виробництва; |
документації на передані у |
|
|
|
- планів виробництва; |
виробництво матеріально- |
|
|
|
- відповідей на пропозиції по заміні |
технічні ресурси; |
|
|
|
дорогих і дефіцитних матеріально- |
|
|
|
|
технічних ресурсів на більш |
|
|
|
|
доступні; |
|
|
|
|
- таблиць взаємозамінності |
|
|
|
|
матеріально-технічних ресурсів; |
|
|
|
|
- повідомлень про заміну матеріалів |
|
5 |
З |
відділом |
- документів, що підтверджують |
- супровідних документів |
|
контролю |
якість матеріально-технічного |
постачальників на |
|
|
якості |
постачання; |
матеріально-технічні засоби, |
|
|
|
|
- актів прийому продукції по якості і |
що надходять на підприємство |
|
|
|
комплектності; |
(сертифікати, декларації про |
|
|
|
- актів відбраковування продукції; |
відповідність, паспорти, |
|
|
|
- заяв про рекламації;. |
інструкції, технічні умови і |
|
|
|
- вказівок про припинення подачі у |
т.д.); |
|
|
|
виробництво матеріально-технічних |
- копій угод постачань і змін |
|
|
|
ресурсів, що мають відхилення від |
до них; |
|
|
|
технічних умов; |
- документів, необхідних для |
12
|
|
|
|
Продовження таблиці 1.2. |
№ |
|
Підрозділ |
Одержання |
Надання |
|
|
|
|
складання рекламацій; |
6 |
З |
планово- |
- планів виробництва продукції |
- розрахунків потреби |
|
економічним |
(виконання робіт, надання послуг) на |
матеріальних ресурсів |
|
|
відділом |
місяць, квартал, рік; |
(сировини, матеріалів, |
|
|
|
|
- результатів аналізу діяльності |
напівфабрикатів, |
|
|
|
відділу матеріально-технічного |
устаткування, палива, енергії й |
|
|
|
постачання за попередні планові |
ін.); |
|
|
|
періоди; |
- даних про зміни цін на |
|
|
|
- розрахунків обсягів запасів |
матеріальні ресурси у |
|
|
|
матеріальних ресурсів; |
постачальників; |
|
|
|
|
- проектів перспективних і |
|
|
|
|
поточних планів матеріально- |
|
|
|
|
технічного забезпечення |
|
|
|
|
виробничої програми, |
|
|
|
|
ремонтно-експлуатаційних |
|
|
|
|
потреб підприємства і його |
|
|
|
|
підрозділів; |
|
|
|
|
- звітів про виконання планів |
|
|
|
|
матеріально-технічного |
|
|
|
|
постачання |
7 |
З |
фінансовим |
- погоджених проектів претензій; |
- проектів перспективних і |
|
відділом |
- пропозицій по усуненню причин, |
поточних планів матеріально- |
|
|
|
|
що спричинили висунення претензій |
технічного забезпечення |
|
|
|
і санкцій до підприємства; |
виробничої діяльності |
|
|
|
- затверджених розрахунків |
підприємства; |
|
|
|
нормативів оборотних коштів; |
- звітних даних про рух |
|
|
|
|
сировини і матеріалів, про їхні |
|
|
|
|
залишки на кінець звітного |
|
|
|
|
періоду; |
|
|
|
|
- копій претензій, заявлених |
|
|
|
|
контрагентами; |
|
|
|
|
- проектів претензій до |
|
|
|
|
контрагентів при порушенні |
|
|
|
|
ними договірних зобов'язань; |
|
|
|
|
- звітів про виконання планів |
|
|
|
|
матеріально-технічного |
|
|
|
|
постачання; |
8 |
З |
головною |
- затверджених кошторисів витрат на |
- товарно-супровідної |
|
бухгалтерією |
придбання матеріально-технічних |
документації; |
|
|
|
|
ресурсів; |
- звітів про відвантажені |
|
|
|
- підсумків інвентаризації |
контрагентам матеріально- |
|
|
|
матеріально-технічних ресурсів; |
технічні ресурси; |
|
|
|
- звітних даних про обіг сировини і |
- відомостей про стан запасів |
|
|
|
матеріалів, про їхні залишки на |
на складі сировини і |
|
|
|
кінець звітного періоду; |
матеріалів; |
|
|
|
|
- звітів про витрати на |
|
|
|
|
придбання матеріально- |
|
|
|
|
технічних ресурсів; |
9 |
З |
відділом |
- узагальненої інформації про |
- відомостей про укладені |
13