Тема 4. Информационно-справочная документация. Служебные письма. Виды и формы служебных писем

Средства формирования ЛК: Работа над лексическими единицами, принадлежащими письменной деловой речи.

Средства формирования ГК: Характеристика синтаксических, морфологических особенностей письменной деловой речи.

Средства формирования КК: Диалог на тему «Служебные письма».

СРСП – Составление инициативных писем: письмо-запрос, письмо-напоминание, письмо-рекомендация.

СРС – Составить образцы писем: сопроводительное, письмо-отказ, гарантийное письмо. Деловая игра «В офисе».

К информационно-справочным документам относятся письма, телеграммы, телефонограммы, акты, справки, докладные и объяснительные записки, заявления и др.

Выделяются инициативные письма: письма-запросы, письма-просьбы, письма-напоминания и извещения, циркулярные письма, сопроводительные письма. Ответные письма: информационные, разъяснительные, разрешения, запреты и т.д.

Письма оформляются на бланках для писем и содержат следующие реквизиты: адресат, резолюцию, отметку о контроле, заголовок к тексту, текст, отметку о наличии приложений, подпись, отметку об исполнителе, отметку о переносе данных на машинный носитель, отметку о поступлении.

Текст письма, как правило, состоит из двух частей. Сначала указываются причины, обосновывающие необходимость составления письма (факты, события, ссылки на другие документы), а затем излагаются выводы, предложения, просьбы.

Используются такие грамматические формы при изложении в тексте, как: прошу, просим, предприятие просит, руководство и трудовой коллектив просят, вносим предложение, предлагаем, сообщаем, разъясняем, ставим в известность и т.д.

Исходящие письма визируются заинтересованными должностными лицами. Например, письмо по финансовым вопросам визирует главный бухгалтер. Визы проставляются на лицевой стороне копии письма, остающейся на предприятии.

В некоторых случаях письма заверяются печатью.

На входящих (получаемых) письмах проставляется отметка о поступлении и резолюции руководящих работников предприятия об исполнении поручений.

Докладные записки

Докладная записка – документ, адресованный руководителю данной или вышестоящей организации, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.

Докладные записки внутреннего характера исполняются рукописно и подписываются составителем. Проставляется дата. Кроме того, в состав реквизитов входит название учреждения, наименование структурного подразделения, название документа, место составления, заголовок к тексту, адресат.

Если докладная записка адресована в вышестоящую организацию от имени учреждения, то она оформляется машинописным способом на общем бланке, подписывается руководителем предприятия.

Объяснительная записка – это документ, в котором работник объясняет причины невыполнения какого-либо распоряжения или нарушения правил.

Объяснительная записка выполняется рукописно на стандартном листе бумаги. Она имеет следующие реквизиты: наименование предприятия, структурного подразделения, наименование вида документа, дату, номер, заголовок к тексту, текст, подпись. Объяснительная записка может иметь приложения (справки, транспортные билеты и т.п.)