01-12-2015_07-54-19 / Вопрос 35

35. Организационные коммуникации и современные информационные технологии.
Взаимодействия между людьми в организации, между структурными подразделениями, взаимосвязи с внешней средой осуществляются с помощью
коммуникаций. Организации без коммуникаций не могут существовать.
Эффективные коммуникации являются необходимым условием достижения целей организации.
Поэтому организационные коммуникации являются важнейшей составляющей деятельности менеджеров, так как решение многих управленческих задач
строится на непосредственном взаимодействии людей.
Коммуникации обеспечивают реализацию основных функций управления: планирования, организации, руководства и контроля.
В коммуникационном процессе менеджеры получают необходимую информацию для принятия эффективных организационных решений.
Не случайно большую часть своего времени руководители тратят на коммуникации и на формирование системы коммуникаций в организации.
Менеджер от 50 до 90% своего времени тратит именно на коммуникации.
Коммуникации– это обмен информацией между людьми.
Для того, чтобы коммуникация состоялась, необходимо, как минимум, наличие двух людей.
Без обмена информацией люди в организациях не могут вместе работать, формулировать задачи и решать их.
Понятие «коммуникация» характеризует отношения между людьми, точнее их связи в процессе совместной деятельности.
Коммуникация и информация различные, но связанные между собой понятия.
Коммуникация включает в себя и то, что передается (информацию), и то, как это «что» передается.
Информация является лишь средством установления коммуникаций. Однако информация в то же время является необходимым условием коммуникаций.

Организационные коммуникации – это процесс, с помощью которого руководители создают и развивают систему предоставления и передачи информации
(необходимых сведений) большому количеству людей внутри организации и за ее пределами.
Организационные коммуникации служат инструментом обеспечения координации деятельности по всей вертикали и горизонтали,
позволяют получить всем участникам организационных процессов необходимую для осуществления их деятельности информацию.
Коммуникация реализует управленческую, информативную, эмотивную (отражение эмоционального) , фатическую (англ. phatic - фатический,
означает положительно оцениваемый на эмоционалном уровне безотносительно содержания) , контрольную функции.
При этом исходной является управленческая функция, так как в ее рамках реализуется побудительный характер коммуникации.

Коммуникации, как правило, рассматриваются как процесс, состоящий из определенных элементов, этапов или стадий.
Основными элементами коммуникационного процесса являются:
• отправитель – лицо, генерирующее идею, либо собирающее информацию и передающее ее;
• сообщение – информация, закодированная в виде символов;
• канал – средство передачи информации;
• получатель (реципиент) – тот, кому предназначена информация.
Цель коммуникационного процесса – обеспечить понимание информации (сообщения), которой обмениваются отправитель и получатель.

Коммуникационный процесс включает в себя следующие этапы:
1. Формулирование идеи или выбор информации для передачи. Отправитель должен хорошо оценить значимость идеи (информации) и продумать суть
ее изложения.
2. Кодирование и выбор канала передачи информации. Чтобы передать идею или информацию, отправитель кодирует ее с помощью вербальных и
невербальных символов и выбирает канал передачи, соответствующий типу символов.
Выбор средства сообщения не должен быть ограничен единственным каналом, необходимо использовать сочетание различных каналов.
3. Передача информации – физическая передача конкретной информации.
4. Декодирование (расшифровка) – на этом этапе осуществляется перевод мыслей отправителя в мысли получателя.
При наличии обратной связи отправитель и получатель меняются местами.

Коммуникации могут осуществляться в виде монолога, диалога, обратной связи как реакции на полученную информацию.
Выделяют следующие способы коммуникаций:
• разговорный (устный, вербальный);
• письменный (письма, распоряжения, статьи, объявления);
• невербальный (тон речи, пауза, акцент внимания, телодвижения).
На основании обобщенной информации был сделан вывод о том, что всего лишь 7% сообщений воспринимается через слова, 38% - через голос
(интонации, модуляции), 55% - через выражение лица (мимика, позы, жесты).

Развитие технологий сказывается на системе властных полномочий и управления.
Современные компьютерные технологии коммуникации "оттягивают" на себя значительный объем деятельности по управлению информационными потоками
и координации работы персонала, иногда даже, как в случае больших сложных организаций, рационализируя эти процессы.
Они дают возможность:
а) быстрой и относительно недорогой обработки, хранения и восстановления информации;
б) своевременного получения конкретной информации из внешних источников, использования внешних экспертов;
в) быстрого преобразования информации под конкретную задачу (например, создание прогностических и финансовых моделей);
г) компактного хранения и оперативного использования оценок экспертов, создания на их основе управленческих моделей;
д) контроля и управления информационными потоками и контактами внутри организации.

Развитие электронных средств коммуникации и соединение их с компьютерными технологиями вытесняет физический контакт как средство
горизонтальной координации, заменяя его управлением электронными потоками. Новые средства связи позволяют привлекать экспертов и осуществлять
обмен мнениями между людьми, зачастую невозможный вне электронной коммуникации.
Компьютерные технологии ведут к расширению горизонтальных связей за счет увеличения числа людей, участвующих в выработке решений.
В то же время использование новых технологий приводит к сокращению среднего управленческого звена и административно-технических работников
и, как следствие, к сокращению уровней вертикального контроля.
Электронная почта становится прекрасным средством согласования и быстрой рассылки документов всем заинтересованным лицам.
Управленцы прибегают к обобщенному опыту экспертов, представленному в виде экспертных систем, или опираются на информационные управленческие
системы.
Возможность для верхнего управленческого звена получать своевременную и достоверную информацию, отражающую состояние дел во всех сферах
организационной активности, помогает менеджерам принимать более взвешенные решения.
Одновременно электронные системы коммуникации (например, электронные доски объявлений) способствуют более широкой, по сравнению с традиционными
организациями, осведомленности работников среднего и низшего управленческого звена об общем состоянии дел в организации.
Это позволяет им более оперативно реагировать на изменения, решая тактические вопросы, принимая во внимание общую стратегию организации.
Подобная децентрализация способствует "специализации" зон ответственности.
На смену традиционной иерархии властных полномочий приходит иерархия компетентности. Власть и ресурсы все больше концентрируются в
экспертных центрах, а не па формальных иерархических уровнях.
Новые методы коммуникации, а также развитие гибких производственных технологий позволяют использовать возможности рынка, предлагая варианты
интеграции внешних компонентов для получения внутреннего продукта. Такой процесс возможностей получил название "электронного рынка".
Усиление интенсивности, скорости и эффективности информационного обмена приводит к усилению горизонтальной координации, создавая возможность
объединения представителей разных подразделений при работе над проектом. Такие временные коллективы людей получили название проектных групп.
На смену традиционному подходу последовательного и поэтапного создания и продвижения продукта приходит новый, позволяющий осуществлять
работу над проектом параллельно на всех этапах — от разработки до поставки с учетом непрерывной координации и взаимодействия.
Таким образом, стираются границы привычных функциональных подразделений, размывается иерархия, а организация становится похожей на многомерную
матрицу, узлами которой могут выступать как отдельные специалисты, так и команды, работающие в различных частях мира.