Excel_Student / 5(Анализ) / Метод_материалы к заданиям_7-9

Сортировка записей, промежуточные итоги, фильтры, сводные таблицы

Тема: анализ данных в электронных таблицах.

Сортировка записей

Для сортировки записей необходимо выделить всю таблицу (щелкнуть на пересечение обозначений строк и столбцов, затем Данные - Сортировка.

Сортировать можно по возрастанию и убыванию. Возможно изменение параметров сортировки.

Промежуточные итоги

Создать копию листа с таблицей, назвать ее, например, «Итоги». Произвести сортировку по структури­руе­мым данным (то есть имеющим одинаковое значение, например, тип оборудования, номер отдела и т.д.). Установить курсор в таблицу и выполнить команду Данные - Итоги. В появившемся окне «Проме­жуточные итоги» в строке «При каждом изменении в:» из раскрывающегося списка следует выбрать графу, соответст­вующую структурируе­мым данным. В строке «Операция» выбрать необходимую, например, «Сумма». В строке «Добавить итоги по» указать названия тех столбцов, по которым подводятся итоги.

Списки и управление данными в них

Список - определенным образом сформированный на рабо­чем листе Excel массив данных со столбцами и строками. Каждый столбец содер­жит данные одного типа, каждая строка в списке является записью. Все записи имеют одинаковую струк­туру, т.е. состоят из одних и тех же полей. Если информация таблицы пре­образована в список, то ее можно сортировать, сумми­ровать, подводить промежуточные итоги, фильтровать и др. Для ведения больших, постоянно пополняющихся списков, для удобства их заполне­ния, а также для организации поиска данных по какому-либо критерию в Excel используются формы (маски дан­ных), в которых отображаются значения только одной записи.

Для создания списка с помощью формы (маски ввода):

1. сформируйте заглавную строку списка и в каждом столбце этой строки введите название соответствую­щего поля записи.

2. щелкните на любой из ячеек заглавной строки и выберите команду Данные - Форма.

3. в открывшемся диалоговом окне, содержащем поля, назва­ние и количество которых соответствует соз­данным заголовкам столбцов введите данные в каждое поле.

4. нажмите кнопку Добавить для помещения значений данной записи в список и введите следующую за­пись.

5. для завершения процесса ввода данных нажмите кнопку За­рыть.

В созданном списке можно осуществлять: поиск записей, редактирование записей, удаление записей, добавление записей, а также фильтрацию списка. Фильтрация данных позволяет выбрать из списка только те за­писи, которые удовлетворяют некоторому условию и в случае не­обходимости проанализиро­вать их отдельно от всего списка. В Microsoft Excel можно использо­вать для фильтрации данных как ко­манду Автофильтр, так и команду Расширенный фильтр. В большин­стве случаев достаточно команды Автофильтр, однако если нужно использовать сложные критерии для вы­борки данных или поместить ре­зультат фильтрации в отдельную область рабочего листа, следует восполь­зоваться командой Расширен­ный фильтр.

Автофильтр

Чтобы не испортить исходную таблицу, полезно сделать копию на другом листе с именем, например, «Фильтр». После выделения любой ячейки таблицы можно выполнить команду Данные – Фильтр -Ав­то­фильтр, кото­рая вызывает появление кнопок фильтра в заголовках полей таблицы. Стрелка фильтра в поле вызывает список критериев фильтрации. Можно использовать также логические критерии фильтра­ции.

Расширенный фильтр

Для получения результатов фильтрации по сложным критериям или в другом месте рабочего листа ис­поль­зу­ется расширенный фильтр. Перед его вызовом формируется диапазон условий из заголовков граф и хотя бы одной строки с критериями отбора записей. Диапазон условий может быть расположен в любом сво­бодном месте листа, иногда лучше над таблицей, для этого надо вставить 3 пустые строки над таблицей (выделить первые 3 строки и нажать [Ctrl]+[+] на цифровом блоке клавиатуры). Далее:

1. скопируйте имена тех полей, для которых вы хотите задать условия отбора, и вставьте их в первой строке диапазона условий.

2. следующая строка (и при необходимости другие) содержит сами условия, в которых могут использо­ваться знаки «больше», «меньше».

3. щелкните мышью в пределах таблицы, задайте команду Данные - Фильтр - Расширенный фильтр и устано­вите переключатель в положение «скопировать результат в другое место».

4. укажите ссылки на соответствующие ячейки, используя абсолютную адресацию.

5. закройте окно, нажав OK.

Сводные таблицы

Сводные таблицы предоставляют собой мощный способ обработки больших списков данных. С помо­щью сводной таблицы можно быстро извлечь из больших баз данных необходимую информа­цию, благо­даря ее возмож­ности одновременно выполнять различ­ные операции (подведение итогов, сортировку и фильтра­цию). Создание сводных таблиц осуществляется с помощью «Мастера сводных таблиц».

Перед построением сводной таблицы необходимо убрать все ранее созданные промежуточные итоги и нало­женные фильтры. Далее установите курсор в любую ячейку таблицы и выберите ко­манду Данные - Сводная таблица.

• Шаг 1. В открывшемся диалоговом окне Мастер сводных таблиц от­метьте опцию в списке или базе данных Mi­crosoft Excel, а также вид отчета.

• Шаг 2. Далее определите диапазон, с которым будет работать Мас­тер сводных таблиц (обычно вся таб­лица). Щелкните на кнопке Далее.

• Шаг 3. Укажите, куда поместить сводную таблицу (при необходимости можно также изменить Пара­метры) и щелкните по кнопке Макет для вызова пустого макета.

Макет содержит 4 зоны.

Страница – фильтрует данные по значениям выбранных полей. В эту зону помещается кнопка поля, по которому предполагается фильтровать данные.

Строка, Столбец – группируют строки и столбцы для вычисления итогов.

Данные – содержит данные, для которых требуется подведение итогов.

Поля в этой области можно переименовать.

• Шаг 4. Определяется лист для размещения сводной таблицы, который переименовывается в лист «Свод­ная таблица».

Определите, значения каких полей спи­ска будут использоваться в качестве заголовков строк (зона Стро­ка), каких - в качестве заголовков столбцов (зона Столбец) и ка­ких - в качестве данных (зона Дан­ные), по ко­торым следует под­вести необходимые итоги. (По умолчанию предлагается просум­мировать значения вы­бранного поля). Для того, чтобы изменить способ обработки данных, по этому полю необхо­димо дважды щелкнуть по образовав­шемуся в зоне Данные полю и выбрать нужную операцию). В каждой зоне может быть несколько кнопок. Для того, чтобы в новой таблице получить только итоговые значения следует все зоны, кроме зоны Данные оставить пустыми.

Далее определяется место, в которое будет помещена разработанная сводная таблица (например, ячейка нового листа). Там же определяются параметры сводной таблицы: следует ли выводить общие итоги по строкам и по столбцам.

После нажатия на кнопку Готово в указанном месте появляется таблица со сводными данными. В ле­вом верхнем углу таблицы располагается кнопка с полем, помещенным в зону Страница. По умолчанию в таблице отобража­ется вся информация по этому полю. Используя выпадающий список значений данного поля в соседней справа ячейке) можно указать значение для фильтрации.

Используя панель инструментов Сводные таблицы можно изменять вид сводной таблицы. Сводная таблица позво­ляет с помощью стрелок раскрывающихся списков представлять итоги.

Типы функций

Функции Excel сгруппированы по областям использования (категориям), что позволяет быстро найти нуж­ную функцию с помощью команды Вставка/Функция или щелкнув на панели инструментов по пикто­грамме f_{x .} Откроется диалоговое окно, в котором представлены 12 категорий функций, а также указание на 10 недавно использовавшихся и полный алфавитный перечень (сначала англ., затем русский). Внутри вы­бранной категории функции упорядочены в алфавитном порядке, сначала в англ., затем в русском. Рас­смотрим наиболее часто используемые функции.

Математические функции.

Функция СУММЕСЛИ возвращает сумму чисел из указанного диапазона ячеек по заданному критерию.

Синтаксис:

СУММЕСЛИ (диапазон; условие; диапазон суммирования)

Аргументы:

диапазон	Диапазон вычисляемых ячеек
условие	Условие для отбора данных
диапазон суммиро­вания	Диапазон фактических ячеек для суммиро­вания

Например, надо просуммировать все значения из диапазона ячеек D7:D11, которые меньше 100. В ячейки введены значения (100, 200, 50, 40, 78).

Для ввода этой функции выполните следующие действия:

1. Установите курсор в ту ячейку, в которой должен получиться результат.

2. Вызовите через Мастер функций функцию СУММЕСЛИ.

3. Задайте в появившемся диалоговом окне диапазон, условие, диапазон суммирования.

4. Нажмите ОК.

В результате выполнения просуммируются значения, которые меньше 100. Результат равен 168. Диалого­вое окно функции СУММЕСЛИ см. на рис. ниже.

Статистические функции.

Функция СРЗНАЧ находит среднее значение чисел из указанного диапазона ячеек.

Синтаксис:

СРЗНАЧ(число 1; число 2;…;число N).

Например, формула =СРЗНАЧ(С22:С26) использует функцию СРЗНАЧ для того, чтобы вычислить среднее значение данных в диапазоне ячеек С22:С26.

Функция СЧЕТЕСЛИ возвращает количество чисел из указанного диапазона ячеек по заданному крите­рию. Синтаксис:

СЧЕТЕСЛИ (диапазон; условие)

Аргументы:

диапазон	Диапазон, в котором подсчитывается количество не­пустых ячеек
условие	Условие для отбора данных

Например: надо подсчитать количество значений из диапазона ячеек D7:D11, которые меньше 100. В ячейки введены значения (100, 200, 50, 40, 78).

Для ввода этой функции выполните следующие действия:

1. Установите курсор в ту ячейку, в которой должен получиться результат.

2. Вызовите через Мастер функций функцию СЧЕТЕСЛИ.

3. Задайте в появившемся диалоговом окне диапазон, условие.

4. Нажмите ОК.

Диалоговое окно функции СЧЕТЕСЛИ после ввода диапазона и условия выглядит так:

В результате выполнения посчитается количество значений, которые меньше 100. Результат равен 3.

3