Введение

Завершающим этапом процесса делопроизводства является подготовка исполненных документов к архивному хранению. Документы организации, образовавшиеся в процессе делопроизводства, в дальнейшем либо остаются на длительное архивное хранение, либо хранятся краткие сроки, а затем выделяются к уничтожению. Архив – это научное учреждение, выполняющее задачу формирования долговременной социальной памяти общества.

Конечная цель организационной, методической и практической работы сотрудников архивных учреждений с организациями, учреждениями и предприятиями – это количество и качество документов, поступивших на государственное хранение. Документы, подлежащие приёму на государственное или муниципальное хранение временно, в течение установленных законодательством сроков, хранятся в ведомственных архивах. Таким образом, качественное комплектование государственных и муниципальных архивов напрямую зависит от сохранности документов на стадии ведомственного хранения.

Документы министерств, ведомств Российской Федерации, входящих в их состав комитетов и департаментов, а также подведомственных им государственных учреждений, организаций и предприятий, имеющие историческое, культурное, научное, социальное, экономическое и политическое значение, составляют часть Архивного фонда Российской Федерации, являются собственностью государства и подлежат постоянному хранению в государственных архивах Российской Федерации.В своей практической деятельности ведомственные архивы руководствуются законодательством, приказами и указаниями министерств (ведомств) и других вышестоящих организаций, Росархива, правилами, положениями об организациях и структурных подразделениях, в состав которых входят ведомственные архивы.

Под ведомственным хранением архивных документов понимается хранение их в ведомственных архивах, осуществляемое государственными и муниципальными организациями в течение периода, установленного нормативными документами[1].

Для обеспечения сохранности архивного наследия требуется слаженная работа архивных учреждений, архивных и делопроизводственных служб организаций. В связи с этим работе по взаимодействию архивистов и работников организаций уделяется особенно большое внимание.

Актуальность данной работы заключается в том, что вся работа архива (комплектование, экспертиза ценности, учет) направлена в конечном счете на обеспечение всестороннего использования обществом информации архивных документов. Важно помнить - каждый, кто обращается в архив организации, имеет право на максимально полное, точное и исчерпывающее исполнение своих информационных запросов. Архив вправе защищать авторские права на архивные справочники и базы данных. Но архивные документы принадлежат обществу в целом. Незнание правды о прошлом лишает общество социальной памяти и может стать причиной катастрофы. Документальное наследие нации складывается из крупиц. Сохранение архивного фонда – часть важной работы по собиранию и концентрации в ведомственных архивах наиболее ценной части документов.

Целью курсовой работы является изучение современной организации и перспектив развития ведомственных архивов в Российской Федерации.

На основе поставленной цели можно выделить ряд задач:

1)  дать определение понятию «ведомственный архив», рассмотреть виды ведомственных архивов;

2)  определить функции, задачи, права и ответственность ведомственных архивов;

3)  проанализировать нормативно – правовую базу деятельности ведомственного архива;

4)  определить перспективы развития ведомственных архивов.

5)  рассмотреть организация работы ведомственных архивов на примере Центрального архива Министерства обороны РФ (ЦАМО)

Курсовая работа состоит из двух глав. В первой главе «Понятие, сфера деятельности и статус ведомственного архива» рассматриваются общие вопросы по организации хранения документов, законченных делопроизводством, в том числе статус, функции, задачи, права и ответственность ведомственных архивов. Во второй главе «Организация работы ведомственных архивов на примере ЦАМО» последовательно изучается комплекс мероприятий, которые проводятся в ведомственных архивах ЦАМО при работе с архивными документами.

При написании курсовой работы были использованы федеральные и республиканские законы в области архивного дела, нормативно-методические документы, регламентирующие порядок работы архивов организаций, а также журналы «Делопроизводство», «Секретарь-референт», «Справочник секретаря и офис-менеджера» и учебные пособия по архивоведению.

В соответствии с частью 3 статьи 29 Конституции Российской Федерации каждый имеет право свободно искать, получать, передавать, производить и распространять информацию любым законным способом.

Свободно получать информацию – значит, иметь открытый доступ к сведениям, представляющим значение для реализации прав и свобод человека и гражданина (информация о наличии вакантных рабочих мест, о состоянии окружающей природной среды, о расписании движения маршрутных транспортных средств и т.д.).

Однако это право небезусловно – оно реализуется «законным способом», то есть в тех пределах, которые очерчены действующим законодательством. Установление таких пределов на основании федерального закона самой Конституцией Российской Федерации прямо связывается с необходимостью защиты прав и законных интересов других лиц, защиты нравственности, здоровья, безопасности государства (статья 55).

Поэтому порядок реализации права граждан на информацию раскрывается в специальных федеральных законах, среди которых два нормативных правовых акта – Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» и Федеральный закон «О персональных данных» - имеют основополагающее значение.

I.ВИДЫ ИНФОРМАЦИЙ ОТКРЫТОГО, ОГРАНИЧЕННОГО ДОСТУПА

1.1 ИНФОРМАЦИЯ ОГРАНИЧЕННОГО ДОСТУПА

К информации ограниченного доступа относятся государственная тайна и конфиденциальная информация.

Федеральный закон РФ от 27.06.2006 г № 149-ФЗ «Об информации ,информационных технологиях и о защите информации» определяет подразделение информации, доступ к которое ограничен федеральными законами(ст.5).

В той же статье информация

Государственная тайна охраняется Законами РФ "О государственной тайне", "О безопасности" и в Конституции РФ. Понятие и степень секретности документов определены в законе «О государственной тайне». В разделе 3 статье 6 этого закона перечисляется сведения, которые не подлежат засекречиванию:

1) о чрезвычайных ситуациях и катастрофах, угрожающих безопасности и здоровью граждан, и их последствиях, а также о стихийных бедствиях, их официальных прогнозах и последствиях;

2) о состоянии экологии, здравоохранения, санитарии, демографии, образования, культуры, сельского хозяйства, а также о состоянии преступности;

3) о привилегиях, компенсациях и льготах, предоставляемых государством гражданам, должностным лицам и организациям;

4) о фактах нарушения прав и свобод гражданина;

5) о информации, накапливаемой в открытых фондах библиотек, музеев и архивов, а также в государственных, муниципальных и иных информационных системах, созданных или предназначенных для обеспечения граждан (физических лиц) и организаций такой информацией;

6) о фактах нарушения законности государственными органами и организациями, их должностными лицами;

7) о массовых репрессиях по политическим, социальным и другим мотивам, в том числе находящиеся в архивах;

8) о иной информации, недопустимость ограничения доступа к которой установлена федеральными законами.

Статья 13 устанавливает порядок и основания рассекречивания сведений.

Незаконное получение и разглашение госсекретов влечет ответственность по ст. 172 Уголовного кодекса РФ.

Конфиденциальная информация условно делится на три категории. Первая оговаривает права государственных структур.

1. Информация, обеспечивающая осуществление демократических процедур и функционирование госорганов и организаций. Эта информация включает в себя ряд так называемых тайн, охраняемых законом:

- служебная тайна. Это коммерческая информация, разглашение и утрата которой может нанести ущерб интересам органов и организаций РФ. Такая информация тщательно охраняется, и журналист может получить ее только с согласия владельца. Если вы добыли ее незаконным путем (например: подкуп, угроза, шантаж) и после ее опубликования госоргану или организации нанесен ущерб, то будьте готовы понести ответственность по 16 Гражданского кодекса РФ (возмещение убытков и морального ущерба);

- тайна голосования. Согласно Закону «О выборах в Российской Федерации» голосование в нашей стране является тайным, исключающим возможность какого бы то ни было контроля за волеизъявлением избирателя. Информацию о том, как проголосовал тот или иной избиратель, можно получить только от него или с его согласия;

- тайна следствия. Информация о данных дознания или предварительного следствия охраняется законом, потому что ее разглашение может затруднить или даже сделать невозможным установление объективной истины. Следователь или дознаватель уполномочен сам решать, какой объем сведений по делу можно предоставлять журналистам. В следствии и дознании также участвуют много других лиц, обладающих информацией по делу. Это защитники, свидетели, потерпевшие, истцы и ответчики, эксперты, переводчики, специалисты, понятые и др. У них отбирается подписка о неразглашении сведений, и, следовательно, если кто-то из этих лиц расскажет журналисту что-то лишнее, то ответственность за разглашение тайны следствия ложится на него, а не на журналиста;

- тайна совещания судей. Тайна совещательной комнаты судей обеспечена нормами процессуального законодательства. Информация о том, что происходило в ней, не подлежит оглашению.

- тайна сведений о мерах безопасности в отношении судьи и участников уголовного процесса. Разглашение такого рода информации может повлечь самые трагические последствия;

- налоговая тайна. В обязанности органов налоговой службы входит соблюдение налоговой тайны (ст. ст.17, 518 Налогового кодекса). Информацию о налогах какого-либо субъекта (физического или юридического лица) можно получить у самого субъекта либо с его письменного согласия в налоговых органах.

Вторая категория конфиденциальной информации защищает права коммерческих структур и профессий.