Создание базы данных.

Создание и работа с БД упрощается, если использовать встроенную формуданныхдля того, чтобы вводить, удалять или редактировать записи в БД.

Чтобы создать форму данных для новой базы следует ввести сначала строку с именами полей (заголовками столбцов) и поместить в следующей строке запись – образец заполнения базы.

Клиент (Ф.И.О.)	Код товара	Цена покупки	Скидка	Долг
Николаев И.К.	145/7	25000р.	2%	750р.

После этого надо выделить обе строки и выбрать команду Данные-Форма. На экране появится форма данных, в которой слева перечислены все имена полей, справа в окнах – элементы первой записи.

После создания формы данных можно ее использовать для ввода в БД последующих записей, щелкнув на кнопке Добавить. В окне появится чистая форма данных, которую необходимо заполнить очередной записью. Перемещение по полям формы производится клавишейTAB. По завершении ввода записей щелкнуть по кнопкеЗакрыть.

После того как БД сформирована, можно с помощью формы данных найти нужную запись по заданному критерию, отредактировать ее поля или удалить.

Поиск записей.

Для того чтобы найти нужную запись в БД, надо воспользоваться кнопкой Критериив форме данных. В очищенные поля формы записываются критерии поиска. При их задании допускается использование операций сравнения = > < >= <= <>. Задав критерии, нажать кнопкуДалее. В полях основной формы выведутся данные из первой найденной записи, отвечающей заданным условиям. Снова нажимая кнопкуДалее, можно просматривать каждую следующую запись, попадающую под условия отбора. Вернуться в основную форму можно, нажав кнопкуПравка.

Сортировка записей.

Каждая база данных, которую создает пользователь, должна иметь некоторый предпочтительный порядок просмотра записей. В зависимости от целей можно, например, расположить записи по алфавиту фамилий клиентов, или в порядке возрастания их кодов, или в порядке убывания сумм их покупок и т. д.

Для сортировки записей необходимо в меню Данныевыбрать командуСортировка. При этом открывается диалоговое окно, в котором следует указатьключи сортировки(названия полей, определяющие новый порядок) итип упорядочения(возрастание или убывание). Если есть повторяющиеся значения в поле ключа, то можно определить более одного ключа сортировки (до трех полей). Такая сортировка называетсямногоуровневой.

Фильтры.

Фильтры– средства, позволяющие просматривать только данные, которые удовлетворяют определенным условиям. Различают:

а) автофильтр;

б) расширенный фильтр.

Перед активизацией фильтра надо отметить область рабочего листа с данными, включая заголовки полей.

Автофильтр.

Автофильтр вызывается из меню ДанныекомандойФильтр-Автофильтр. При этом к каждой клетке с именем поля в строке заголовков добавляется раскрывающийся список. В списке строкаУсловиеоткрывает диалог «Пользовательский автофильтр», в котором можно указать соединение нескольких критериев поиска.

Работа с функциями Базы данных

Для работы с базой данных имеются функции. Команда функции Работа с базой данных. Обращаю Ваше внимание на функцию Базы данных (База данных извлечь) – это функция извлекает из базы данных одну запись, удовлетворяющую заданному критерию.

Рассмотрим все это поэтапно.

Обратите внимание, что каждое действие описывается в окне.

Поле – заголовок столбца в кавычках или номер столбца.

Критерий – диапазон, содержащий условие базы данных

Если Вы затрудняетесь в использование той или иной функции следует открыть справку по этой функции.