2.4 Техника планирования рабочего дня
Суть планирования времени состоит из постановки долгосрочных стратегических целей с последующей разбивкой её на подцели, задачи и конкретные действия на год, квартал, месяц, неделю и день, т.е. оно предполагает продвижение вперёд, разложение общей задачи на частные, с тем, чтобы различные действия можно было распределить во времени. При этом план на месяц будет состоять из списка того, что хотите и к какому сроку (цель). Планы на неделю — список задач, решив которые можно достичь цели. А план на день — описание конкретных действий, - устанавливает какие задачи и дела должны быть выполнены в течение соответствующего рабочего дня. Дневной план представляет собой последнюю и одновременно самую важную ступень в системе планирования времени, конкретное воплощение (реализацию) поставленных целей. Однако следует отметить важный момент: нужен не жёсткий план на период, а жёсткие правила перемещения задач между разделами. То есть, например, при планировании дня просматривается список задач на неделю и наиболее актуальные недельные дела переносятся к решению на следующий день. Такая техника планирования позволит [2]:
С одной стороны, не загонять себя в рамки жёсткого слишком детального плана;
С другой стороны, гарантировать, что нужная задача вспомнится в нужное время за счёт регулярного просмотра списков целей и задач.
Нужно приучить себя составлять список задач на предстоящий день, для этого вести журнал учёта своего времени. Частое возражение против планирования дня состоит в том, что всё быстро меняется. Но планы и нужны для ситуаций, когда всё меняется. План существует не для того, чтобы загнать себя в жесткие рамки и не реагировать на изменяющиеся внешние обстоятельства. План — это как раз способ в изменяющихся обстоятельствах ориентироваться. Невозможно сделать управление временем более эффективным или устранить некоторые стрессоры, не зная того, как используется своё рабочее время. Голова человека не способна держать слишком много информации одновременно. Обязательно нужно записывать все задачи на день и регулярно просматривать этот список в течение дня. Это потребует всего несколько минут, но даст управляемость и подконтрольность ваших задач, возможность ничего не забывать и правильно расставлять приоритеты. Нужно производить соответствующие записи достаточно часто и регулярно, лучше каждые 30 минут или час. Заблаговременно составленные планы работы руководителя дисциплинируют его труд, исключают невыполнение важных мероприятий. Без плана рабочий день управляющего обычно заполняется текущими и горящими делами, не остаётся времени на решение перспективных вопросов, повышение своей квалификации и реализацию духовных интересов.
При планировании дня мы имеем дело с тремя типами задач [2, с. 98]:
— «Жесткие» встречи — привязанные к конкретному моменту времени («презентация в 12.00»).
— «Гибкие» задачи — не привязанные к жесткому времени («узнать время презентации»). «Гибкие» не означает «не обязательные» и не означает «не имеющие срока исполнения» — у этой задачи может быть срок, но нет конкретного момента времени, в который вы должны эту задачу решать.
— «Бюджетируемые» задачи — крупные приоритетные задачи, у которых нет жесткого времени исполнения, но которые требуют достаточно большого ресурса времени («подготовиться к презентации» — 2 часа).
Такая классификация помогает оптимально сочетать жесткое и гибкое планирование. Встречи планируются жестко, а «гибкие» задачи — более мягко. При планировании «гибких» задач, не привязанных к жесткому времени исполнения, Г. Архангельский рекомендует использовать простую технику — результато-ориентированный список, - используя сильные, действенные глаголы и ясную формулировку результата (не «переговорить с Петровым», а «добыть у Петрова информацию») [2]. Следует сосредоточивать внимание не на том, что вы хотите сделать, а на том, чего вы хотите достичь. Это не только приучит к планированию деятельности, но и позволит разгрузить свою память. Каждый рабочий день следует начинать с наиважнейших дел, за которыми должны следовать срочные дела.
Важно выделять на выполнение каждой задачи ограниченный бюджет времени – норматив. Иначе вступает в силу закон Мерфи, который гласит, что работа занимает всё отведённое на неё время. Отводимое на решение задачи время должно быть реальным. Для определения рационального норматива поможет развитое чувство времени, что достигается посредством проведения периодических калибровок. Смысл норматива в том, что он задаёт темп работе. Рамка времени на каждую задачу помогает держать хороший темп.
Также рекомендуется составлять план по нормативу только на определённую часть рабочего времени. Практика показывает, что планируемая часть не должна превышать 60% общего планового бюджета времени руководителя; она носит название период запланированной активности. Оставшиеся 40% планируемого периода времени условно следует разделить на два блока по 20% каждый. Первый блок представляет собой резерв рабочего времени, отводимый на выполнение действий и работ, не включенных в формируемый план, и носит название период непредвиденной активности. Второй блок резервного времени отводится на управленческую деятельность и творческую активность — это период спонтанной активности [9, с. 70].
Практическая реализация вышеперечисленных принципов планирования дня выражается в создании планов с помощью метода «Альпы». Он включает в себя пять стадий планирования [9, с. 83]:
Составление списка заданий.
Оценка длительности выполнения заданий.
Резервирование времени (в соотношении 60:40).
Принятие решений по приоритетам и перепоручению некоторых дел.
Контроль (учёт несделанного).
Как видим, данный метод составления ежедневного плана прост и занимает в среднем не более 10 минут.
1. Составление заданий.
Изначально записывается список всех планируемых на день дел. При этом для ускорения записи рекомендуется вводить сокращения, соответствующие виду деятельности.
2. Оценка длительности дел.
Заключается в простановке против каждого задания приблизительное время для его выполнения. Затем производится суммирование и определяется ориентировочно общее время.
3. Резервирование времени про запас.
Основное правило планирования дня - охват не более 60%. В связи с этим, исходя из 8-часового рабочего дня, нужно охватить планом не более 5 часов. Поэтому, если на предыдущем этапе было запланировано более 60% времени, то следует довести составленный список заданий до указанных параметров (до 5 часов) путём установки приоритетов, перепоручения и сокращения нормативов выполнения заданий.
4. Принятие решений по приоритетам.
На этом этапе необходимо установить однозначные приоритеты для своих дел с помощью вышеперечисленных методов расстановки приоритетов в делах. Кроме того, важным шагом является рассмотрение каждой задачи с точки зрения возможности её перепоручения.
5. Контроль и перенос несделанного.
Опыт показывает, что не все запланированные задачи удаётся выполнить в отведённое время, поэтому их приходится переносить на следующий день.
Применение данного метода приносит значительный выигрыш во времени, практика показывает, что экономия составляет от 10 до 20% рабочего времени [9, с. 88].
Методику составления дневных планов рекомендуется проводить с использованием дневников времени, которые являются важнейшим рабочим средством личного самоменеджмента. Дневник времени представляет собой одновременно календарь, личный дневник, записную книжку, инструмент планирования, справочник, абонементную книжку, картотеку идей и инструмент контроля.
В общем случае любой выбранный органайзер должен обладать следующими характеристиками [7, с. 90]:
- Он должен быть единственным (когда у вас 3 записные книжки и ещё на компьютере часть дел фиксируется — это неверно, всё должно быть в одном лице).
- Следует довести работу с планировщиком до уровня как минимум навыков, а в идеале — привычек.
- Спектр решаемых задач диктует выбор органайзера: бумажный или
электронный.
Другим не менее важным с точки зрения здоровья методом планирования дня является метод планирования на основе биоритма.
Работоспособность каждого человека подвержена определённым колебаниям, происходящим в рамках естественного ритма.
Рис.
2.2 Среднестатистические колебания
работоспособности [9, с. 137]
Как можно видеть из графика пик работоспособности приходится на первую половину дня. В силу этого рекомендуется задачи «А» (важные и срочные), требующие концентрации внимания и мозговой активности, выполнять в начале дня. Горбачёв считает, что необходимо подстраивать список своих дел под свой биоритм в течение дня [7]. Рабочий день он рекомендует начинать с задач категории «В» (важных, но не срочных) по продолжительности не более 2 часов. В результате после их завершения человек получает две волны энергии: первая — вдоль растущего графика биоритма, вторая — мозг впрыскивает в кровь эндорфины, гормоны счастья в связи с завершением утренних задач. Как раз во время такого прилива сил и нужно решать основные задачи категории «А». После 13 часов обеденный перерыв восстановит силы, которые нужно направить на решение задач «В», но более рутинных, не требующих серьёзного умственного напряжения: сортировка почты, просмотр новостей в Интернете, разобраться с бумагами на столе, пройтись по кабинетам, решить ряд мелких вопросов. Главным преимуществом такого способа планирования дня является ритмизация работы - высокая производительность без накопления усталости. Важно научиться «накладывать» свой график продуктивности на распорядок дня с тем, чтобы работать и жить в соответствии со своим биологическим ритмом.
Наряду с вышеперечисленными основными методами планирования дня можно выделить также несколько дополнительных полезных правил [7, с. 95]:
- Восполнение потерь времени. Правило гласит, что если в конце рабочего дня требуется ещё 30 - 40 минут для завершения задачи, то лучше остаться и закончить её. Если же в конце дня уже все выполнено, но осталось время, то начинать новые дела не стоит.
- Перенос несделанного. Невыполненные рабочие действия и мероприятия текущего планового периода должны быть перенесены в рабочий план следующего планового периода в том случае, если они не потеряли своей актуальности. Данная методика позволит избегать авралов в работе.
- «Закрытые часы». В течение дня желательно, а руководителю просто необходимо (как минимум 4 часа в неделю), планировать и создавать для себя периоды времени, когда никто не может вас физически отвлечь - время уединения.
- Поиск альтернатив. Непрерывный поиск альтернатив (как сделать работу быстрее и лучше) - это главный источник роста эффективности. Поэтому нужно постоянно совершенствовать свои бизнес процессы.
- Согласование временных планов. После определения своих планов, в которых задействованы другие люди нужно незамедлительно оповестить их об этом.
- «Три тележки». Заключается в смене видов деятельности в течение дня: утром вы начитаете одно дело, проработав над ним час-полтора, переключаетесь на следующее, потом на третье. В течение дня по очереди работаете с каждым из дел, добиваясь к вечеру завершения каждого. Таким образом, достигается разнообразие в деятельности, нет скуки, и к вечеру все запланированные дела выполнены.