2.2 Инвентаризация рабочего времени

Первый шаг, который надо сделать для повышения эффективности использования рабочего времени — это провести инвентаризацию обычных временных затрат. Чтобы изменить рабочий стиль, необходимо иметь представление о том, на что уходит время, что конкретно и как вы делаете. Часто это представление бывает совершенно ошибочным. Именно для определения текущих затрат времени необходимо проведение инвентаризации рабочего времени. Для планирования недостаточно иметь перечень выполняемых работ, необходимо знать их фактическую продолжительность и на её основе устанавливать сроки начала и окончания работ. В связи с этим наблюдение за своим рабочим днём является неотъемлемой частью процесса управления временем. Кроме того, постоянный периодический учёт затрат временного ресурса развивает столь необходимое для руководителей чувство времени.

Проводить инвентаризацию времени нужно за несколько рабочих дней, чтобы проанализировать свой рабочий стиль и вскрыть причины возникающих дефицитов времени.

«Неправильный» рабочий стиль часто имеет следующие признаки:

• неизвестно, на что вообще расходуется время;

• неизвестно, сколько времени требует выполнение тех или иных дел;

• неизвестны сильные и слабые стороны до сих пор практикуемого рабочего стиля;

• неизвестно, какие личности или какие факторы стимулируют или ограничивают работоспособность.

Только если конкретно определить, сколько времени, на что и с кем тратится, откроются действительно важные резервы своего личного рабочего времени.

Учёт и анализ использования времени проводится посредством хронометража (фотография рабочего дня), т.е. фиксации всех выполняемых работ и действий в течение дня с указанием времени их начала и окончания, инвентарная опись всех видов деятельности. Суть хронометража – заострение внимания на времени, - что позволяет нарабатывать отличное чувство времени. Сегодня эта задача может решаться не только записями в своём еженедельнике или блокноте, но и путём использования различных программных продуктов: Exel, Outlook, Lotus Notes

Для целей хронометража могут быть использованы следующие таблицы:

Таблица 2.1

Анализ видов деятельности и расхода времени [9, с. 28]

№	Вид деятельности, занятий	Интервал времени (от - до)	Продолжительность, мин.	А	Б	В	Г

Необходимо фиксировать все виды деятельности в форме результатов за пятнадцатиминутные отрезки времени. После проведения учёта трудовой активности за несколько дней нужно оценить течение рабочего дня по следующим критериям:

А – была ли работа необходимой? (да / нет)

Критерий определения способности установки приоритетов и делегирования.

Б – были ли оправданы затраты времени?

Критерий определения степени владения концентрацией, дисциплиной и техникой работы.

В – было ли целесообразным выполнение работы?

Критерий определения способности постановки целей.

Г – был ли сознательно определён временной интервал для выполнения работы?

Критерий определения способности планирования дня.

Многократный учёт и анализ дают возможность вывести определённые закономерности, определить характерные причины потерь рабочего времени, а также оценить примерные нормативы затрат на отдельные виды работ. С помощью хронометража можно получить данные по таким, например, вопросам:

— Какое количество (или процент) времени я трачу на долгосрочные приоритетные проекты? (Как правило, это около 20 – 30% рабочего времени: желательно

олгосрочные им, например, нормативы затрат на отдельные виды работ. ых телефонных разговоров и посещений. критериям:

о времендовести этот процент до 60 – 70%).

— Какое количество времени я трачу на задачи, которые в принципе мог бы делегировать, но почему-то делаю сам? (В классическом тайм-менеджменте считается, что этот показатель не должен превышать 10%).

— Какой процент времени я трачу на «поглотители»? (Показатель часто доходит до 50%, двумя-тремя неделями хронометража его удается снизить до 10 – 20%) [2, с. 85].

Таблица 2.2

Листок «дневных помех» [9, с. 28]

№	Помехи	Интервал времени (от - до)	Продолжительность, мин.	Телефонный разговор или посетитель	Кто?	Пометки (например, причины "помех")

В данную таблицу следует заносить все «помехи» и перерывы в работе, которые нарушают планомерно осуществляемый трудовой процесс: телефонные разговоры, незаявленные посетители и другие «воры времени». Анализ данного блока позволит определить наиболее дорогостоящие временные «помехи» и на основе этого предпринять дальнейшие шаги по сокращению бесполезных телефонных разговоров и посещений.

Не менее важным методом для развития чувства времени у руководителя является калибровка. Выполняется следующим образом. Перед началом решения задачи нужно мысленно определить срок его выполнения: «Я выполню её за N минут». При этом назначаются реальные сроки для выполнения. Выполнив дело, сверяем запланированное время с реально потраченным и оцениваем расхождение. Если в 60-минутном деле ошибка составляет ± 3 и менее минуты — хорошее чувство времени. Если ошибка составила ± 5 и более минут — то степень развития чувства времени невелика, и требуются тренировки. Пять минут погрешности при часе работы составляют 12% временного капитала (более 1000 часов в год). Как упражнение калибровку можно практиковать в любое время в любом месте. Первые результаты калибровки появляются уже на 3 - 4 день [7, с. 23-24].

Данные способы инвентаризации времени позволят менеджеру лучше ориентироваться в ходе рабочего дня, определить основные причины потери времени и методы по их устранению, выделить «проблемные» области своего личного тайм-менеджмента.