2 Методология учёта и анализа использования времени

2.1 Принципы эффективного использования времени

Принципы управления временем прошли значительный исторический путь от простого планирования дел на будущее до принципов управления собой и планирования результатов работы. По мнению Резника, для повышения результативности управленческого труда каждому менеджеру необходимо придерживаться следующих правил личной организованности и самодисциплины [15, с. 184-190]:

1. Точно определить свою цель.

Определив изначально конечное желаемое состояние, легче найти кратчайший путь к достижению поставленной цели. Постановка цели означает взгляд в будущее, ориентацию и концентрацию наших сил и активности на том, что должно быть достигнуто. Чётко сформулированная цель побуждает к действиям, является мотивом, определяющим активность личности. Знать свои цели и последовательно к ним стремиться означает концентрировать свою энергию на действительно важных делах, вместо того чтобы напрасно тратить свои силы. При этом любая цель должна быть:

• конкретна;

• измерима;

• реальна;

• определены временные границы.

Цели обязательно должны фиксироваться на бумаге. При этом записанные долгосрочные цели становятся зримым ориентиром.

2. Составить план операций.

В рамках общего планирования планирование времени занимает не менее важную часть. Планирование своего времени является необходимым звеном в достижении успеха руководителя в жизни и на работе в частности, что означает достижение поставленных целей. Оно ориентируется на стратегические долгосрочные цели, которые в свою очередь подразделяются на оперативные частичные цели. Каждому менеджеру необходимо фиксировать не только свои долгосрочные и среднесрочные жизненные цели, но и дневные планы выполнения работ.

3. Расставить приоритеты.

Важной составляющей эффективной деятельности руководителя является его умение принять решение о том, каким из задач, стоящих перед ним, следует придавать первостепенное, второстепенное и т. д. значение в практике повседневной работы. Каждый день руководителю приходится принимать решение об установлении приоритетов решаемых задач и проблем. В этой связи актуальным для любого руководителя является умение сознательно устанавливать однозначные приоритеты, последовательно и системно выполнять задачи, включенные в план, с соответствующей очерёдностью выполнения.

4. Придумать себе стимулы.

Каждый человек лучше делает то, что хочет делать. В связи с этим возникает задача превратить свои занятия из «надо» в «хочется», и продуктивность деятельности повысится автоматически.

5. Устанавливать твёрдые сроки.

Работа всегда отнимает ровно столько времени, сколько ей посвящается. Соответственно, если вы не задать определённые временные пределы, то она может длиться дольше, чем требуется. Здесь есть важные моменты:

- сроки должны быть реальными;

- необходимость твёрдо держаться срока.

6. Научиться быть решительным.

Главное здесь - не откладывать дело со дня на день, не откладывайте «на потом». Если выполнять все дела своевременно, они не потребуют излишнего расходования времени и сил. Разумеется, необходимо следить и за тем, чтобы рутинные, сиюминутные дела не заслоняли от по-настоящему важных задач и целей. От медлительности до потери времени всего один шаг, поэтому ни в коем случае не откладывайте на завтра то, что можно сделать сегодня.

7. Научиться говорить «нет», соизмеряя свои дела и цели.

Важно избегать бесцельных обстоятельств, если в другом месте время можно провести с большей пользой.

8. Приступать к делу сразу же.

9. Избавляйтесь от перфекционизма.

Латинское слово «perfectus» означает ничто иное, как абсолютное совершенство. Со временем слово перфекционизм приобрело некоторый негативный оттенок, выражающий напрасное стремление к недостижимому совершенству. Часто проще, надежнее, выгоднее, т.е. лучше со всех сторон остановиться на достигнутом хорошем уровне, чем пытаться достичь неземного совершенства. На практике означает частая перепроверка своей работы, а значит, тратится много времени там, где можно управиться за минуту. Обычно причина везде одна – страх совершить ошибку, который постоянно вгоняет в стресс и не дает нормально работать.

10. Ежедневный контроль выполнения намеченных дел.

Всегда подводить итоги работы за день, а уже потом составлять список дел на очередной день.

11. Рутинные собрания следует проводить в конце рабочего дня.

Творческий и энергетический уровни достигают максимума в первой половине рабочего дня, и потому это время не следует растрачивать на тривиальные дела. Помимо прочего, конец рабочего дня станет естественной границей этого собрания.

12. Готовить заранее письменную повестку собрания, стараться неуклонно придерживаться её и следить за соблюдением регламента.

Соблюдение этих правил облегчает подготовку собраний, позволяет не отклоняться от предмета и оставаться в рамках деловых вопросов. Определять повестку собрания следует до его начала, поскольку в процессе ее обсуждения некоторые вопросы будут решены еще до начала собрания. Любое собрание следует начинать с представления повестки («На сегодняшнем собрании мы рассмотрим следующие вопросы...»). Ведение протокола собрания обеспечивает уверенность, что решения не будут забыты, что исполнители и ответственные определены и что ожидания каждого сбудутся. Необходимость соблюдения регламента стимулирует участников собрания быть рациональными и завершить собрание в установленное время.

13. Содержать своё рабочее место в порядке.

Это позволит минимизировать непроизводительные затраты времени (которое будет уходить в том числе и на поиск нужных документов).

14. Делегирование заданий.

Делегированием называется поручение рабочей задачи, а также передача компетенции и ответственности, что означает в первую очередь саморазгрузку для руководителя. Оно высвобождает ценное время для выполнения руководящих функций и предоставляет шансы сотрудникам для раскрытия своих способностей и получения опыта (мотивация). Эффективное делегирование полномочий - один из ключевых методов управления временем.

Исследования показывают, что менеджеры, использующие такие методы, лучше контролируют своё время, достигают лучших результатов, имеют лучшие отношения с подчиненными и не ощущают действия ряда стрессоров времени, с которыми приходится сталкиваться большинству менеджеров. Ежедневная экономия всего тридцати минут позволяет сэкономить за годы работы целый год, или 8760 часов [15, с. 190].