Рабочие места управленческого персонала

АРМ

Отдела кадров

АРМ отдела труда и заработной платы

АРМ

Бухгалтерии

Рис.3.3. АРМ кадровой службы в составе интегрированной автоматизированной системы

Учет кадрового состава организации, отработанного времени и произведенной продукции предшествуют расчету, причитающегося каждому сотруднику вознаграждения и учету израсходованных на это средств. Окончательным итогом является включение соответствующих сумм в баланс предприятия.

Информация для расчета заработной платы передается непосредственно перед расчетом вознаграждения. В ее состав входят:

• список сотрудников;

• сведения о причитающемся им вознаграждении в соответствии с отработанным временем (табель-календарь) и произведенной продукцией;

• сведения о перемещениях по службе и об отпусках за время расчетного периода;

• сведения о льготах в налогообложении.

Немаловажное значение на данном участке имеет процесс архивирования. Необходимо ведение архивов изданных документов, приказов, списков уволившихся сотрудников, данных о перемещениях по службе и отпусков.

В настоящее время на рынке программного обеспечения существует ряд систем, призванных решать вопросы автоматизации кадрового учета. Например,

ТОО «Паритет Софт» предлагает систему «Кадры и трудовые контакты»;

АО «Инфин» – данная система обеспечивает учет приема и перемещения сотрудников, формирование личной карточки, учет всех видов отпусков, штатном расписании, формирование индивидуальных и коллективных документов. Система является одним из АРМ, поставляемых фирмой;

АО «Парус» – в данной системе предусмотрено ведение БД о сотрудниках, штатном расписании, подготовке приказов, отчетности. Фирмой создан один из первых рыночных вариантов систем кадрового учета. Система может быть интегрирована в разработанные АО «Парус» программные комплексы.

Необходимо отметить, что комплексные системы включают подсистему «Кадры» (например, «Галактика», R/3 фирмы SAP AG и др.).

Неотъемлемым условием повышения эффективности управления является автоматизация рабочих мест сотрудников офиса с целью более качественного обеспечения их информацией. Современный офис необходимо рассматривать с трех позиций: информационной, коммуникационной и системной.

М

Генерирование информации

Хранение:

передача во времени

Распространение:

Передача в пространстве

одель офиса как информационной системы схематически представлена на рис. 3.4.

Восприятие:

Интерпретация информации

Рис.3.4. Схема информационной системы офиса

Информационный процесс включает в себя четыре вида деятельности: генерирование информации, ее хранение, распространение и восприятие, влияющее на дальнейшие действия. Генерирование и интерпретация информации содержат творческую, слабо формализуемую функцию и выполняются с участием человека, его разума и поэтому не могут быть полностью автоматическими.

Значительная часть времени специалистов офиса уходит на различного рода коммуникации. Суть коммуникационных процессов заключается во взаимоотношениях между людьми при обработке информации. Коммуникации между людьми делятся на вербальные (устная речь, письменный текст), и невербальные (жесты, мимика, интонация). Примерно 50% внутриофисных коммуникаций имеют невербальный характер, поэтому не могут быть автоматическими. Следовательно, чтобы исключить смысловое искажение текста, необходимо увеличить объем вербальных сообщений, повышая тем самым информативность текста. Поэтому в данном случае очень важны средства визуализации при передаче сообщений (видеофоны, видеотелефоны, телевизоры). Таким образом, процессы коммуникации передаются технике только частично, поскольку автоматизация в корне меняет сам процесс коммуникаций, оказывая влияние на все стороны и элементы общения через изменения эмоциональных, психологических и социальных отношений людей в офисе. Суть офисной автоматизации – в повышении качества управления и управляющих решений за счет полного и своевременного информирования сотрудников офиса и построения надлежащей коммуникации.

Информационные потоки в электронном офисе

В электронном офисе разнообразные технические средства обеспечивают прием и выдачу трех основных видов информации: речи, данных, изображений в статике и динамике. Компьютер в сети становится средством организации коллективной (групповой) работы. Развитие информационной технологии и ее аппаратно-программного обеспечения создало условия эволюционного информационного насыщения рабочих мест в офисе. Цель построения информационной системы заключается в создании условий для объединения всех доступных предприятию потоков информации.

На рис. 3.5 показаны информационные потоки (речь, изображение, текст, данные) которые должны интегрироваться на автоматизированном рабочем месте в офисе.

Телефон

Видеофон

Телевизор, видео

Обработка

текста

Терминал

Обработка

данных

Интернет

Телекс

Факс

Рис.3.5. Интеграция информации на АРМе офиса

Речевые сообщения возникают при вербальном общении сотрудников как внутри офиса, так и извне через телефонную сеть. Функции современного телефона разнообразны: автоответчик, определитель номера звонящего абонента (в том числе и сообщения о номере голосом); средства автодозвона по занятому номеру; блок защиты номера телефона от его определения внешним абонентом; защита от звонков нежелательных абонентов. В современный телефон встроены блоки памяти и управления, выполняющие функции записной книжки, калькулятора, часов, музыкального сопровождения, возможность радиоприема сигналов и др. Наконец, портативный телефон приобрел подлинную мобильность, позволяя абонентам осуществлять связь из любой территориальной точки.

Бумажные документы продолжают сохранять свое значение как материальные свидетели совершенных сделок и принимаемых решений. Полученные бумажные документы могут подвергаться в офисе различной обработке, например, сканированию (считка и передача информации в память компьютера) и копированию с помощью так называемых ксероксов. При этом обеспечивается высокое качество, большая скорость копирования, уменьшение, увеличение масштаба изображений. Еще одним развитым средством является телефаксная связь. Термин «факс» означает «сделай подобное» и означает точное воспроизведение графического оригинала (документа, рукописи, подписи). Факсимильный аппарат посредством факсимильной связи передает или принимает документальные факсимильные сообщения.

Из разнообразных источников в электронный офис поступает целая гамма сообщений: бумажные сообщения из телефаксной сети связи после сканирования вводятся в компьютер, речевые сообщения вводятся и выводятся из компьютера посредством специального речевого преобразователя, сообщения через локальную или глобальную сеть вводятся и выводятся из компьютера посредством модемов. Следовательно, компьютер в офисе – это интегрирующее устройство, позволяющее объединить многочисленные потоки информации и провести их обработку.

Не последнее место в информационном насыщении офиса отводится электронной почте, относящейся к службе безбумажных почтовых сообщений. Электронная почта фактически является системой сбора, обработки, передачи информации по сетям, к которым подключены компьютеры.

Особенности электронной почты:

• высокая скорость передачи сообщений на любые расстояния;

• независимость от времени (не требует присутствия на месте получателя);

• защищенность корреспонденции («электронный почтовый ящик» менее доступен, чем обычный; сообщения могут быть зашифрованы по взаимной договоренности, как получателя, так и отправителя);

• отправление сообщения одновременно нескольким адресатам.

Электронная почта предоставляет, благодаря своему быстродействию совершенно новые информационные услуги по проведению коллективных телеконференций.

Электронные конференции организуются по различным темам на основе создания некоторых коллективных файлов общего доступа.

Одной из новейших информационных технологий организации дистанционного визуального группового общения, проведения совещаний, обучения являются видеоконференции. Такая технология делает возможным одновременное общение множества лиц, разделенных стенами учреждений и расстояниями, позволяя создавать эффект присутствия в аудитории, возможность вмешательства в ход происходящего или участвовать в голосовании.

Видеоконференции предоставляют следующие возможности:

• оперативное оповещение и быстрый сбор участников;

• нет жестких ограничений на число присутствующих;

• объединение людей из различных отраслей деятельности, показывая, как решать реальные проблемы, выходящие за рамки одной науки;

• будущее видеоконференций в создании объемных голографических дискуссионных пространств.

На основе технологии видеоконференций создается стратегическая методика интерактивной обучающей компьютерной среды. Влияние видеоконференций на международный бизнес и предпринимательство в условиях открытой экономики повышается по мере развития средств этой технологии.

Правовое обеспечение АРМ – система правовых документов, которые определяют права и обязанности специалистов в условиях функционирования АРМ. Эти документы строго увязаны с комплексом разработок, регламентирующих порядок хранения и защиты информации, правила ревизии данных, обеспечение юридической подлинности совершаемых на АРМ операций и т.д.

Эффективное функционирование автоматизированных информационных систем (АИС) и АРМ базируется на комплексном использовании современных технических и программных средств. С учетом современной функциональной структуры территориальных органов управления совокупность программно-технических средств должна образовывать по меньшей мере трехуровневую глобальную систему обработки данных с развитым набором периферийных средств каждого уровня (рис.3.6).

Центральная вычислительная система

(территория, корпорация)

I

Вычислительная система отдельных предприятий, фирм, организаций

II

Локально распределенные системы

отдельных производственных участков

и подразделений управления

III

Рис. 3.6. Схема многоуровневой организации программно-технических средств АИС

Первый уровень – это центральная ВС территориального или корпоративного органа, включающая одну или несколько мощных ЭВМ или мэйнфреймов. Ее главной функцией является общий, экономический и финансовый контроль, а также информационное обслуживание работников управления.

Второй уровень – вычислительные системы предприятий (объединений), организаций и фирм, которые включают мэйнфреймы, мощные ЭВМ, обеспечивающие обработку данных и управление в рамках структурной единицы.

Третий уровень – локально распределенные вычислительные сети на базе ЭВМ, обслуживающие производственные участки нижнего уровня. Каждый участок оснащен собственной ЭВМ, которая обеспечивает комплекс работ по первичному учету, учету потребности и распределения ресурсов, т.е. АРМ, выполняющее функциональные процедуры в рамках определенной предметной области.

На каждом уровне иерархии управления имеют место три способа организации технических средств:

1. централизованный – выполнение всех работ по обработке данных, начиная со сбора и регистрации данных, в одном центре обработки;

2. децентрализованный – предусматривает предварительную обработку информации, которая не требует создания очень крупных массивов данных, на периферийном оборудовании удаленного пользователя в низовых звеньях объекта;

3. иерархически распределенный – когда техника и технология обработки оптимально распределены по уровням управления системы.

Примечание. Централизованная обработка данных становится нерациональной, так как требует больших единовременных затрат труда и не обеспечивает обработку данных в заданные сроки.

Дальнейшее развитие АИС требует децентрализации обработки информации с первичной децентрализацией подготовки исходных данных на рабочих местах пользователей. Самый эффективный путь реализации этого направления – использование терминальных устройств ввода-вывода данных с периферийных пунктов непосредственно в ЭВМ. При этом в качестве терминальных устройств и ЭВМ могут быть использованы компьютеры.

В настоящее время организация применения вычислительной техники претерпевает значительные изменения, вызванные созданием интегрированных информационных систем, которые осуществляют согласованное управление данными в пределах предприятия (организации), координируют работу отдельных подразделений, автоматизируют операции по обмену информацией, как в пределах отдельных групп пользователей, так и между несколькими организациями, находящимся на значительном расстоянии (десятки, сотни километров) друг от друга.