2. Организация совещаний, деловых встреч, переговоров руководителя

Организация совещаний

Подготовка и проведение совещаний (собраний, конфе­ренций, встреч, круглых столов и других подобных меро­приятий), несмотря на общие черты, имеют ряд особен­ностей. Различия объясняются характером самого сове­щания - является ли оно плановым или оперативным.

Планирование совещаний

На стадии планирования намечают:

• какие совещания будут проведены;

• когда и где они будут проведены;

• график использования совещательных комнат.

Подготовка совещаний

Официальные совещания (заседания совета директоров, собрания акционеров) обычно проводятся в соответствии с утвержденным регламентом.

Для проведения крупномасштабных совещаний ут­верждают график подготовки.

Неофициальные или оперативные совещания (рабо­чих комиссий, руководителей подразделений, диспет­черские и т. п.) проводятся в соответствии с обычаями де­лового оборота.

В целом подготовку совещания можно разбить на сле­дующие этапы:

1. Уточняется дата, место и время проведения совещания (секретарь + руководитель).

2. Составляются повестка дня, списки участников и докладчиков совещания (секретарь + руководитель).

Решение о проведении совещания обычно оформляет­ся повесткой дня, которая при оформлении протокола совещания будет составлять одну из его частей, а до про­ведения совещания является документом, с помощью которого оповещаются участники.

3. Оповещаются участники совещания.

На небольшие совещания участников обычно пригла­шают по телефону или электронной почте, помечая в спи­ске участников их возможность или невозможность уча­ствовать в мероприятии. Для участников крупных совещаний составляется при­глашение.

Типовой текст приглашения включает:

• название организации;

• инициалы и фамилию приглашаемого;

• время, дату, место проведения совещания

• характер совещания;

• рассматриваемые вопросы;

• продолжительность совещания.

Подписывает приглашение руководитель. В том случае, если участник совещания является докладчиком или ему будет послан дополнительный материал (например, тези­сы докладов или проект решения), то это необходимо указать в тексте приглашения.

Рассылка приглашений на совещание

Секретарь составляет список рассылки приглашений, в котором отмечает ответы на них, вносит необходимые уточнения и изменения.

Рассылка приглашений может осуществляться самы­ми разнообразными способами: курьером, письмом; факсом; телефонограммой и т. п.

4. Продумывается перечень работ, которые должны быть выполнены службами организации при подготовке совещания.

Оборудование зала

Секретарь привлекает соответствующие службы орга­низации к подготовке и оборудованию помещения для проведения совещания.

Зал, в котором будет проводиться совещание, должен быть оснащен необходимым количеством стульев, сто­лом, меловой доской, экраном, микрофоном, трибуной и т. п. Не следует забывать об аптечке с медикаментами и санитарном состоянии самого помещения и мест общего пользования.

Со специалистами секретарь проверяет исправ­ность видеотехники, сетевых розеток, проекционной и акустической аппаратуры, наличие удлинительных шну­ров и т.п.

По указанию руководителя секретарь должен подо­брать по тематике выступлений видеофильмы, слайды, плакаты, схемы и передать их технику, обслуживающе­му аппаратуру.

Во время торжественных собраний на столе председа­теля устанавливают цветы.

На небольших совещаниях в обязанности секретаря может входить сервировка рабочего стола прохладитель­ными напитками и стаканами. Бутылки с минеральной водой устанавливают на бумажные салфетки группами в центре стола. Бутылок должно быть не меньше, а стака­нов — на один больше, чем участников совещания, сидя­щих за столом.

5. Готовятся материалы для руководителя.

За 3-4 дня до начала совещания секретарь печатает доклад руководителя. На этом этапе целесообразно уточ­нить с руководителем регламент совещания.

6. Накануне совещания проверяется его полная готов­ность.

Накануне совещания секретарь еще раз напоминает докладчикам о времени начала совещания, порядковом номере выступления и его продолжительности. Кроме того, на этом этапе он проверяет и уточняет списки лиц, не прибывших для участия в совещании, и фактических участников.

Необходимо предусмотреть, чтобы у входа или в гарде­робе висели объявления с указанием места проведения со­вещания.

За час до начала совещания секретарь готовит для председательствующего папку с материалами совеща­ния, чистую бумагу, ручки, карандаши, фломастеры, маркеры, скрепки, линейки, минеральную воду, стака­ны и т. п.

Подготовка к плановому совещанию начинается за 1,5-2 недели до его проведения.