Встреча гостей

Встреча посетителя должна включать: личное пред­ставление сотрудника, ответственного за встречу посе­тителя; запись посетителя в журнале посещения.

Не обязательно каждого вошедшего встречать улыбкой, однако желательно, чтобы посетитель сразу почувствовал, что секретарь готов его внимательно выслушать, при­нять в нем участие, максимально постараться помочь ре­шить проблему.

Прием VIP-посетителей имеет следующие особеннос­ти:

• как правило, осуществляется по предварительной дого­воренности, и требуется согласовать время приема та­ким образом, чтобы оно было удобным как для посети­теля, так и для руководителя;

• в силу занятости сторон такое согласование приходит­ся производить неоднократно;

• если партнеры хорошо знакомы, они могут договорить­ся о встрече или о ее переносе (отмене), минуя секрета­ря, — это может привести к многочисленным наклад­кам с другими встречами;

• прием очень часто сопровождается подачей чая-кофе, на­питков, кондитерских изделий, во всяком случае их необходимо предложить;

• важно уметь правильно себя вести при приеме важных клиентов;

• чем влиятельнее и амбициознее человек, тем больше он может позволить себе манипуляции со временем, появиться раньше или позже запланированного време­ни — и в то же время нельзя заставлять его ждать.

Прием без предварительной записи

Ситуация, когда обычный человек (не разгневанный клиент, не налоговый инспектор и не торговый агент) без предварительной договоренности заходит в прием­ную и спрашивает секретаря о возможности встречи с руководителем, становится все более редкой.

Если такой посетитель пришел, когда руководитель находится на рабочем месте, главная задача и ответствен­ность секретаря — оценить, с чем он пришел, и решить, как поступить: немедленно доложить о посетителе руко­водителю или отложить решение вопроса.

Если секретарь считает, что руководитель может при­нять пришедшего, он идет с докладом к руководителю, плотно закрыв при этом дверь кабинета. При возможно­сти принять посетителя, секретарь пропускает его в ка­бинет руководителя, в противном случае называет посе­тителю точную дату и время, когда его примут.

Отсутствие руководителя на приеме

Если прием отменяется по неожиданным обстоятель­ствам, таким, как болезнь руководителя, срочная коман­дировка и т. п., то секретарь обязан заранее известить по­сетителя об этом и договориться о времени, на которое пе­реносится прием. Во время этого разговора секретарю необходимо назвать посетителю свои имя и фамилию, а также номер телефона для срочных справок и сообще­ний.

Если посетитель пришел в назначенное время, но руко­водитель по каким-то причинам отсутствует или не может его принять в данный момент, секретарю необходимо из­виниться и организовать прием посетителя другим ком­петентным сотрудником. Если посетитель настаивает на встрече именно с руководителем, можно назначить ему прием в другой день.

При этом важно понимать, что вторичный вызов посе­тителя является фактически проявлением невниматель­ности и неуважения к нему, поэтому это возможно толь­ко в том случае, если посетитель сам настаивает на таком варианте.