- •Федеральное агентство железнодорожного транспорта
- •150048, Г. Ярославль, Московский проспект, 151, телефон 44-99-36 Содержание
- •Пояснительная записка
- •Тематика внеаудиторной самостоятельной работы
- •Роль и место секретаря в управленческой структуре организации; профессиональные требования к разным категориям секретарей.
- •Дополнительный материал Статус профессии секретаря.
- •Содержание работы:
- •Содержание работы:
- •Требования к организации рабочего места секретаря. Планирование рабочего дня
- •Дополнительный материал
- •Содержание работы:
- •1.План работы на день секретаря руководителя
- •2. План рабочего дня секретаря.
- •Прием, обработка входящих документов; обработка, отправление исходящих документов; составление документов; регистрация документов и контроль исполнения
- •Дополнительный материал Офисные информационные системы
- •Содержание работы:
- •Организация презентаций, приемов; работа секретаря с телефоном; правила приема посетителей; подготовка командировок руководителя
- •Дополнительный материал Телефонные переговоры
- •Организация презентаций
- •Виды приемов
- •Порядок работы с письменными обращениями граждан
- •Служебная командировка руководителя
- •Содержание работы:
- •Взаимоотношения секретаря с руководством и коллегами по работе; поведенческий этикет; имидж секретаря.
- •Изучение дополнительного материала Имидж секретаря, деловая женщина-профессионал
- •Содержание работы:
- •Общие принципы профессионального отбора; современные способы трудоустройства: тестирование, собеседование.
- •Изучение дополнительного материала
- •Тестирование
- •Содержание работы:
Содержание работы:
Выполнить задания
Задание 1
Проанализировать предложенные планы работы секретарей. Исправить ошибки в планировании. Дать свои рекомендации по планированию
1.План работы на день секретаря руководителя
|
ПЕРВАЯ ПОЛОВИНА РАБОЧЕГО ДНЯ: |
1 |
Привести в порядок свое рабочее место и рабочее место руководителя |
2 |
Уточнить составленный план на предстоящий день, внести возможные исправления |
3 |
Приготовить документы, необходимые руководителю сегодняшний день |
4 |
Распечатать список необходимых контактов и встреч (с указанием времени) на день |
5 |
Просмотреть возможные мероприятия, к которым необходимо что-либо подготовить |
6 |
По приходу руководителя согласовать дальнейшие пункты плана, предоставить необходимые документы, список контактов и встреч |
7 |
Выполнить срочные распоряжения руководителя. Передать распоряжения руководителя заместителям руководителя структурных подразделений |
8 |
В течение всего дня отвечать на звонки, срочные передавать либо переадресовывать руководителю, несрочные вносить в компьютер |
9 |
Распределить полученную корреспонденцию, с пометкой «лично» срочно передать руководителю |
10 |
Оформить бланк приказа об увольнении газосварщика 3 разряда А.С. Балакина и передать руководителю на подпись |
11 |
Просмотреть список претендентов на эту должность, отобрать анкеты наиболее опытных и квалифицированных и отдать на рассмотрение руководителю |
12 |
Зайти в магазин канцелярских принадлежностей и приобрести пачку бумаги формата А4 |
|
ВТОРАЯ ПОЛОВИНА РАБОЧЕГО ДНЯ |
1 |
Работа с посетителями и на телефоне |
2 |
Вызвать к руководителю газосварщика 3 разряда А.С Балакина для ознакомления и подписания приказа об увольнении |
3 |
Позвонить тем, кто по мнению руководителя мог бы подойти на должность газосварщика 3 разряда и пригласить на дополнительное собеседование |
4 |
Составить список необходимых предметов для ближайшего собрания и согласовать с руководителем |
5 |
Отправить исходящие документы адресатам |
6 |
Собрать информацию о необходимых затратах организации у руководителей структурных подразделений для подготовки отчетов для ближайшего собрания |
7 |
Составить отчет о необходимых затратах для ближайшего собрания и передать руководителю |
8 |
Доложить руководителю об исполненных документах, взять у руководителя обработанные им документы |
9 |
Составить план работы на следующий день |
|
КОНЕЦ РАБОЧЕГО ДНЯ |
1 |
Удалить лишние файлы с компьютера |
2 |
Согласовать с руководителем выполненный план и обсудить план на следующий день |
3 |
Привести в порядок свое рабочее место, убрать документы, закрыть на ключ сейф и шкафы с документами, выключить из сети технические средства |