2. При работе с текстом пользователь неизбежно сталкивается с понятием абзаца. Абзац – это фрагмент текста или графики, ограниченный символом абзаца. Знак абзаца (или маркер абзаца) – непечатаемый символ, который содержит все параметры форматирования соответствующего абзаца. Таким образом, абзац также является объектом форматирования.

При форматировании абзаца оперируют следующими понятиями:

Отступ – устанавливает расстояние текста абзаца (или только первой строки) от поля страницы.

Выравнивание текста – распределение текста на строке.

Табуляция – применяется для создания фиксированного отступа в начале первой строки каждого абзаца, а также позволяет оформить текст в несколько выровненных колонок.

Междустрочный интервал – позволяет установить расстояние между строками абзаца.

Кроме междустрочного интервала можно установить расстояние перед абзацем и после него.

Границы, заливка и узор – предназначены для создания дизайна абзаца.

Символ абзаца

При создании новых абзацев на них распространяются все установленные параметры форматирования абзаца для данного стиля. Это происходит при каждом нажатии клавиши Enter.

Символы абзаца можно вывести на экран или спрятать в зависимости от действий, выполняемых в настоящий момент. При редактировании текста целесообразно установить режим, при котором символы абзаца будут отображаться на экране.

Для выполнения этой процедуры можно воспользоваться стандартной панелью управления или клавиатурой.

1) Нажать кнопку Непечатаемые символы на стандартной панели инструментов.

2) Нажать комбинацию клавиш Ctrl+Shift+*.

Оба эти способа являются переключателями, повторное нажатие комбинации клавиш или кнопки на стандартной панели инструментов приведет к исчезновению с экрана всех непечатаемых символов.

Средства форматирования абзаца

При создании нового документа используются установки шаблона Обычный до тех пор, пока не будут заданы новые параметры форматирования.

Абзац можно отформатировать как до ввода текста, так и после того, как текст уже введен. Если форматируется уже введенный текст, то абзацы, подлежащие форматированию, должны быть выделены. При форматировании одного абзаца достаточно перед началом форматирования установить в нем курсор.

MS Word предоставляет в наше распоряжение следующие средства форматирования абзаца:

Команда Формат –> Абзац позволяет в одном окне диалога установить сразу все необходимые параметры форматирования абзаца.

Команда Абзац из контекстного меню – дублирует действие команды главного меню.

Панель инструментов Форматирование – установка каждого параметра осуществляется нажатием соответствующей кнопки. За один раз устанавливается только один параметр формата. Однако, если требуется изменить один элемент форматирования, данное средство позволяет сделать это быстрее, чем с помощью соответствующей команды меню.

Горизонтальная линейка – используется для установки отступов и табуляции.

Клавишные команды – аналогично кнопкам панели инструментов Форматирование позволяют ускорить изменение одного из параметров формата.

Команда Абзац из меню Формат или контекстного меню

Для установки нескольких параметров форматирования абзаца наиболее удобно использовать окно диалога Абзац. Для открытия этого окна диалога надо выбрать команду Абзац из меню Формат или из контекстного меню, открываемого с помощью правой кнопки мыши.

Окно диалога Абзац содержит две вкладки: Отступы и интервалы, Положение на странице (рис. 4.18). С помощью этого окна диалога можно установить доступные в MS Word элементы форматирования абзаца.

Рис. 4.18. Окно диалога Абзац

Устанавливаемые параметры можно визуально оценить в разделе Образец.

Форматирование с помощью команды окна диалога Абзац сводится к заданию значений для выбранных параметров. При этом числовые значения могут быть непосредственно введены в соответствующие поля или выбраны с помощью кнопок, расположенных в правой части полей ввода. Далее назначение опций этого окна диалога будет рассмотрено подробно.

Средства панели инструментов Форматирование

Панель инструментов Форматирование (рис. 4.19) позволяет быстро изменить конкретный параметр формата абзаца. Для этого достаточно выделить требуемые абзацы и нажать мышью нужную кнопку на панели инструментов. С помощью соответствующих кнопок этой панели можно:

установить выравнивание (по правому или левому краям, по ширине, по центру);

создать фиксированные отступы.

Однако в MS Word имеется возможность вынести на панель Форматирование кнопки соответствующие практически всем командам окна диалога Абзац. В этом возникает необходимость при частом использовании каких-либо процедур.

Рис. 4.19. Панель инструментов Форматирование

Выравнивание абзацев

Выравнивание абзаца может производиться по левому краю, по правому краю, по центру, по ширине.

Выравнивание текста с помощью команды Формат –> Абзац используется в тех случаях, когда это нужно для продолжительной работы в этом режиме. В случае выравнивания небольших фрагментов удобнее использовать выравнивание с помощью панели инструментов или клавишных команд.

Для выравнивания текста с помощью команды Формат –> Абзац надо выполнить следующие действия:

1. Выделить один или несколько абзацев, которые предполагается выровнять. Если требуется выровнять один абзац, необходимо установить курсор в пределах этого абзаца.

2. Выбрать команду Формат –> Абзац, откроется окно диалога Абзац.

3. Нажать кнопку в поле Выравнивание, откроется список видов выравнивания.

4. Выбрать нужный вид выравнивания. Нажать ОК.

Если форматирование абзаца ограничивается изменением выравнивания, целесообразно воспользоваться панелью управления:

1. Выделить один или несколько абзацев, которые предполагается выровнять. Если требуется выровнять один абзац, необходимо установить курсор в пределах этого абзаца.

2. Нажать на панели инструментов Форматирование соответствующую кнопку: По левому краю, По центру, По правому краю или По ширине.

Табуляция

Обычно в начале каждого абзаца устанавливается табуляция, таким образом обозначается «красная строка». Кроме того, можно одновременно использовать сразу несколько установок табуляции. Данным средством иногда пользуются при табулированном представлении текста, не прибегая к помощи таблиц.

При установке табуляции необходимо выбрать тип выравнивания позиции табуляции (рис. 4.20).

Дополнительно для табуляции можно установить заполнитель. MS Word предлагает на выбор три возможных варианта заполнения: сплошной линией, пунктирной и составленной из точек. Практическим примером использования табуляции с заполнением является оглавление.

Окно диалога Табуляция, представленное на рис. 4.20, может быть использовано для установки нескольких символов табуляции различных видов.

Рис. 4.20. Окно диалога Табуляция

Для установки табуляции необходимо выполнить следующие действия:

1. Выделить абзац или фрагмент текста, в котором нужно установить табуляцию, или поместить курсор в текст, откуда должен начаться фрагмент с новой табуляцией.

2. Выбрать команду Формат –> Табуляция, появится окно диалога Табуляция.

3. Ввести значение для позиции табуляции в поле Позиция табуляции. Допускается ввод дробных значений.

4. В разделе Выравнивание выбрать требуемую опцию.

5. В разделе Заполнитель, выбрать форму заполнения табуляции.

6. Нажать кнопку Установить.

Для установки следующих позиций табуляций необходимо повторить пп. 3-6. После чего в списке Позиции табуляции будут представлены все установленные позиции табуляции. Нажать ОК.

С помощью горизонтальной линейки можно установить любой из видов табуляции, кроме табуляций с заполнителем и с чертой.

Непосредственная установка табуляции осуществляется с помощью кнопки Тип табуляции, расположенной в левом конце горизонтальной линейки. Необходимо нажать несколько раз эту кнопку до тех пор, пока значок типа табуляции на ней не примет требуемый вид:

Значок на горизонтальной линейке

Выравнивание

По левому краю

По правому краю

По центру

По разделителю

Для установки табуляции с помощью линейки надо выполнить следующие действия:

1. Выделить абзац или фрагмент текста, для которого нужно установить табуляцию, или поместить курсор в этом фрагменте.

2. Нажимать кнопку Тип табуляции до тех пор, пока на линейке не появится символ требуемого типа.

3. Установить указатель мыши в то место, в котором предполагается установить табуляцию, и нажать кнопку мыши. На линейке появится символ табуляции выбранного типа.

Для того чтобы установить несколько табуляций различных типов, надо выполнить пп. 2-3.

Удаление табуляции

Удалить ненужные табуляции можно, воспользовавшись окном диалога Табуляция или горизонтальной линейкой. Для этого в окне диалога Табуляция надо нажать кнопку Удалить все. Если требуется удалить конкретный табулятор, надо указать его в списке Позиции табуляции и нажать кнопку Удалить.

Можно удалить лишние табуляторы с помощью горизонтальной линейки, не открывая окна диалога Табуляция.

Для этого на горизонтальной линейке надо установить указатель мыши на табуляторе, который необходимо удалить. Нажать кнопку мыши и, не отпуская ее, переместить маркер табуляции на серое пространство за пределы рабочей области горизонтальной линейки.

Установка отступа

Иногда при оформлении документа требуется выделить часть его, абзац или несколько абзацев с помощью отступов. В результате край фрагмента документа окажется сдвинутым относительно поля документа.

При установке отступа для абзаца можно задавать как положительные, так и отрицательные отступы.

При использовании окна диалога Абзац используются опции раздела Отступ: Справа, Слева и Первая строка (рис. 4.18).

При создании позиций отступов можно ввести требуемое значение в соответствующее поле или выбрать его с помощью кнопок, расположенных в правой части поля.

Для установки отступов с помощью окна диалога Абзац необходимо выполнить следующие действия:

1. Выделить абзац или поместить курсор в нужный фрагмент текста.

2. Выбрать команду Абзац из меню Формат или контекстного меню. Откроется окно диалога Абзац.

3. Установить величину левого и/или правого отступов. В разделе Образец можно визуально оценить внешний вид изменений.

4. Нажать ОК.

Горизонтальная линейка также позволяет установить все виды отступов. В этом случае достаточно перетащить соответствующие маркеры на требуемые места.

Рис. 4.21. Маркеры отступов на горизонтальной линейке

Однако в окне диалога устанавливаются точные значения, а на линейке маркеры можно позиционировать с шагом 0,25 см.

На левом и правом концах линейки расположены треугольные маркеры названные маркерами отступов (рис. 4.21). Их перемещение осуществляется с помощью мыши.

Для установки отступа абзаца необходимо выполнить следующие действия:

1. Выделить абзац или фрагмент текста, для которого предполагается установить отступ.

2. Переместить с помощью мыши маркеры отступа.

3. Электронная таблица — это программа обработки числовых данных, хранящая и обрабатывающая данные в прямоугольных таблицах. Электронная таблица состоит из столбцов и строк. Заголовки столбцов обозначаются буквами или сочетаниями букв (A, G, АВ и т. п.), заголовки строк — числами (1, 16, 278 и т. п.). Ячейка — место пересечения столбца и строки.

Электронная таблица — это программа обработки числовых данных, хранящая и обрабатывающая данные в прямоугольных таблицах. Электронная таблица состоит из столбцов и строк. Заголовки столбцов обозначаются буквами или сочетаниями букв (A, G, АВ и т. п.), заголовки строк — числами (1, 16, 278 и т. п.). Ячейка — место пересечения столбца и строки. Каждая ячейка таблицы имеет свой собственный адрес. Адрес ячейки электронной таблицы составляется из заголовка столбца и заголовка строки, например: А1, F123, R1. Ячейка, с которой производятся какие-то действия, выделяется рамкой и называется активной. Типы данных. Электронные таблицы позволяют работать с тремя основными типами данных: число, текст и формула. Числа в электронных таблицах Excel могут быть записаны в обычном числовом или экспоненциальном формате, например: 195,2 или 1,952Е + 02. По умолчанию числа выравниваются в ячейке по правому краю. Это объясняется тем, что при размещении чисел друг под другом (в столбце таблицы) удобно иметь выравнивание по разрядам (единицы под единицами, десятки под десятками и т. д.). Текстом в электронных таблицах Excel является последовательность символов, состоящая из букв, цифр и пробелов, например запись «32 Мбайт» является текстовой. По умолчанию текст выравнивается в ячейке по левому краю. Это объясняется традиционным способом письма (слева направо). Формула должна начинаться со знака равенства и может включать в себя числа, имена ячеек, функции (Математические, Статистические, Финансовые, Дата и время и т. д.) и знаки математических операций. Например, формула «=А1+B2» обеспечивает сложение чисел, хранящихся в ячейках А1 и B2, а формула «=А1*B» — умножение числа, хранящегося в ячейке А1, на 5. При вводе формулы в ячейке отображается не сама формула, а результат вычислений по этой формуле. При изменении исходных значений, входящих в формулу, результат пересчитывается немедленно. Абсолютные и относительные ссылки. В формулах используются ссылки на адреса ячеек. Существуют два основных типа ссылок: относительные и абсолютные. Различия между ними проявляются при копировании формулы из активной ячейки в другую ячейку. Относительная ссылка в формуле используется для указания адреса ячейки, вычисляемого относительно ячейки, в которой находится формула. При перемещении или копировании формулы из активной ячейки относительные ссылки автоматически обновляются в зависимости от нового положения формулы. Относительные ссылки имеют следующий вид: А1, BЗ. Абсолютная ссылка в формуле используется для указания фиксированного адреса ячейки. При перемещении или копировании формулы абсолютные ссылки не изменяются. В абсолютных ссылках перед неизменяемым значением адреса ячейки ставится знак доллара (например, $А$1). Если символ доллара стоит перед буквой (например: $A1), то координата столбца абсолютная, а строки — относительная. Если символ доллара стоит перед числом (например, А$1), то, наоборот, координата столбца относительная, а строки — абсолютная. Такие ссылки называются смешанными. Пусть, например, в ячейке С1 записана формула =A$1+$J31, которая при копировании в ячейку D2 приобретает вид =В$1+$B2. Относительные ссылки при копировании изменились, а абсолютные — нет. Сортировка и поиск данных. Электронные таблицы позволяют осуществлять сортировку данных. Данные в электронных таблицах сортируются по возрастанию или убыванию. При сортировке данные выстраивают - ся в определенном порядке. Можно проводить вложенные сортировки, т. е. сортировать данные по нескольким столбцам, при этом назначается последовательность сортировки столбцов. В электронных таблицах возможен поиск данных в соответствии с указанными условиями — фильтрами. Фильтры определяются с помощью условий поиска (больше, меньше, равно и т. д.) и значений (100, 10 и т. д.). Например, больше 100. В результате поиска будут найдены те ячейки, в которых содержатся данные, удовлетворяющие заданному фильтру. Построение диаграмм и графиков. Электронные таблицы позволяют представлять числовые данные в виде диаграмм или графиков. Диаграммы бывают различных типов (столбчатые, круговые и т. д.); выбор типа диаграммы зависит от характера данных.

Все распространенные табличные процессоры позволяют:

• работать с трехмерными таблицами, каждая из которых представляет собой поименованную совокупность двумерных таблиц;

• строить диаграммы по данным из различных таблиц;

• автоматически заполнять табличные ячейки числовыми или иными последовательностями (дни недели, месяцы, годы и т. д.), в том числе и заданными пользователями;

• работать с внешними базами данных;

• использовать большое число встроенных функций, позволяющих при проектировании таблиц выполнять финансовые, математические, статистические и другие расчеты;

• решать нелинейные уравнения и оптимизационные задачи итерационными методами;

• применять разнообразные средства управления атрибутами текста (шрифт, высота букв, начертание, направление, цвет, выравнивание и т.д.);

• предварительно просматривать документ перед печатью;

• вычислять значения элементов таблиц по заданным формулам;

• анализировать получаемые результаты;

• использовать языки программирования для реализации нестандартных функций;

• создавать простые схемы с помощью встроенного графического редактора;

• использовать систему работы с картами, позволяющую проводить региональный анализ экономических, демографических и прочих данных и представлять их в удобном для восприятия виде;

• защищать все или часть данных от неквалифицированного пользователя или несанкционированного доступа.

4. Общие операции над листами и ячейками рабочей книги[править] Структура рабочей книги[править]

Документ Excel имеет расширение "*.xls" ("*.xlsx" в Microsoft Office Excel 2007 и более поздних версиях) и называется рабочая книга. Рабочая книга состоит излистов. По умолчанию их создается три. Переключаться между листами можно, используя закладки (ярлычки) в нижней части окна "Лист 1" и т.д. Каждыйлистпредставляет собойтаблицу. Таблица состоит изстолбцовистрок. Столбцов в листе16384(2 в 14 степени), а строк1048576(2 в 20 степени). Количество ячеек - 17179869184 (2 в 34 степени). Столбцы обозначаютсябуквами латинского алфавита(в обычном режиме) от "A" до "Z", затем идет "AA-AZ", "BA-BZ", "AAA" и т.п. до "XFD" (16384). Строки обозначаются обычными арабскими числами.

На пересечении столбца и строки находится ячейка. Каждая ячейка имеет свой уникальный (в пределах данного листа)адрес, который составляется из буквы столбца (в обычном режиме) и номера строки (например "A1"). Вспомните морской бой, шахматы или как вы находите ваше место в кинотеатре.Адресячейки (ссылка на ячейку) используетсяв расчётах(и не только) для того, чтобы "достать" данные из этой ячейки, и использовать вформуле.

Только одна из ячеек листа в текущий момент времени является активной. Вокруг активной ячейки видна жирная чёрнаярамкасквадратикомв нижнем правом углу (маркером автозаполнения). Даже если выделен диапазон ячеек, все равно одна из выделенных ячеек будет иметь белый цвет. Это не значит, что она не выделена, это значит, что в выделенном диапазоне она активная — именно в нее будет вводится набираемый с клавиатуры текст.

Отдельно следует сказать о так называемых "объединенных ячейках": в программе Excel допустимо объединять ячейки, при этом визуально границы ячеек стираются и область ячеек, к которой было применено объединение ячеек, условно становится одной ячейкой. Пример: выделим ячейки D2:E5 и объединим их (правая кнопка мыши в контекстном меню выбираем "Формат ячеек", переходим на вкладку "Выравнивание" ставим птичку напротив "объединение ячеек"). После этой операции при попытке установить курсор в любую из ячеек диапазона, будет выделятся (визуально) сразу 8 ячеек, однако текущей ячейкой будет являться правая верхняя, в этом примере - это ячейка D2.

Операции над листами (ярлычками) рабочей книги[править]

С использованием левой кнопки мыши:

• щелчок левой кнопкой по закладке (ярлычку) — переключение на соответствующее окно (либо использовать сочетание клавиш Ctrl + PageUp/Ctrl + PageDown);

• перетаскивание левой кнопкой мыши — изменение порядка расположения листов;

• Ctrl + перетаскивание левой кнопкой мыши — создание копии листа;

• Ctrl + последовательные щелчки по ярлычкам — выделение нескольких листов;

• Shift + щелчок на начальном и конечном ярлычке — выделение диапазона листов;

• двойной щелчок по ярлычку — переименование листа. Нажимаем "Enter" для завершения.

По нажатию правой кнопки мыши над ярлычком открывается контекстное меню, в котором доступны следующие команды:

• "Добавить...". Открывается окно, в котором выбираем, что добавить: новый лист, диаграмму, готовый шаблон и т.д.;

• "Удалить". Надеюсь, без комментариев;

• "Переименовать". Надеюсь, без комментариев;

• "Переместить/Скопировать...". Интересная и полезная команда:

  • в выпадающем списке "в книгу:" выбираем, куда мы копируем лист: в один из открытых документов или в новую книгу;

  • В списке "перед листом:" будут отображены листы выбранной книги. Выбираем, переместить лист в конец или перед каким листом вставить;

  • Если не устанавливать галочку "Создавать копию", лист будет перемещенв выбранную книгу (т. е. в этой его не останется!), если установить — в выбранной книге будет создана копия этого листа.

• "Выделить все листы". Надеюсь, без комментариев;

• "Цвет ярлычка...". Тоже вроде без комментариев. Разве что хочу отметить, что активный "цветной" ярлычок отображается "некорректно" (IMHO);

• "Исходный текст". "Господа программеры" разберутся, для чего эта команда, обычным же пользователям сюда не ходить.