- •Федеральные законы
- •Нормативные акты президента и правительства рф
- •Документы федеральных органов исполнительной власти
- •Федеральный закон от 21 июля 1993 г. № 5485-1 "о государственной тайне" (с изменениями на 08 ноября 2011 г.)
- •Федеральные законы
- •Нормативные акты президента и правительства рф
- •Документы федеральных органов исполнительной власти
- •Гост р исо 15489-1-2007
- •Гост р 6.30-2003
- •Гост 51141-98
- •Гост р 54471-2011
- •"Основные Правила работы архивов организаций" (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002)
- •Согласно гост р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения:
- •Общие и частные функции документа. Свойства документной информации.
- •Текстовое документирование и этапы его развития.
- •Материал для документирования. Его развитие.
- •Техническое документирование
- •Фото|кино|фоно документирование
- •Новые носители информации
- •Классификация документов. Виды и методы.
- •Классификация бланков документов
- •Формат бланка документа
- •Размеры полей
- •Общий бланк
- •Межстрочные интервалы (интерлиньяж), используемые при оформлении реквизитов
- •Шрифты, используемые для оформления реквизитов
- •Схемы расположения реквизитов документов
- •Формуляр документа. Порядок оформления реквизитов организационно-распорядительных документов.
Гост 51141-98
ГОСТ 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» устанавливает термины и определения понятий в области делопроизводства и архивного дела. Следует быть внимательным и учитывать почтенный возраст этого документа – многие термины делопроизводства были вновь истолкованы ГОСТом Р ИСО 15489-1-2007.
Гост р 54471-2011
ГОСТ Р 54471-2011/ISO/TR 15801:2009 «Системы электронного документооборота. Управление документацией. Информация, сохраняемая в электронном виде. Рекомендации по обеспечению достоверности и надежности» – самый «свежий» из интересующих нас стандартов. Он был введен в действие 1 августа 2012 года в соответствии с приказом Министерства промышленности и торговли РФ от 18.10.2011 №466-ст. Применение стандарта добровольно.
Документ будет полезен не только компаниям, использующим СЭД, но и всем остальным, ведь электронными средствами связи и передачи информации сегодня пользуются, пожалуй, абсолютно все. Стандарт содержит описание рекомендуемой практики хранения деловой и иной информации в электронной форме.
ГСДОУ
«Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения»была утверждена приказом Главархива СССР в 1988 году. Несмотря на солидный для документа возраст, ГСДОУ до сих пор действует в части, не противоречащей более современным нормам.
ГСДОУ представляет собой совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах госуправления, на предприятиях, в учреждениях и общественных организациях. Это серьезный и полный документ, но обращаться к нему, к сожалению, приходится не часто, так как многие вопросы уже пересмотрены более современными стандартами.
"Основные Правила работы архивов организаций" (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002)
Основные правила работы архивов организаций являются нормативно-методическим документом, определяющим их деятельность. Правила основываются на действующей правовой базе в области информации, документационного обеспечения управления и архивного дела, синтезируют опыт отечественного архивного дела, учитывают современные достижения в применении технических средств и информационных технологий в работе с документами.
Право и обязанность создания архивов организаций для временного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации, отнесенных к государственной собственности, установлены Основами законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах (1993) , Положением об Архивном фонде Российской Федерации (1994) и Положением о Федеральной архивной службе России (1998) , соответствующими нормативными актами субъектов Российской Федерации.
Настоящие Правила распространяются на архивы государственных организаций, а также обязательны для всех негосударственных организаций в части обеспечения сохранности, описания, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации, отнесенных к государственной собственности.
Архивы организаций, хранящие кинофотофоно- и видеодокументы (аудиовизуальные), научно-технические, картографические, телеметрические документы, руководствуются настоящими Правилами в части организации, планирования, отчетности, методической работы с управленческими документами, хранящимися в архивах; во всех остальных вопросах работа с указанными документами регламентируется соответствующими инструкциями и правилами.
Правила не распространяются на документы, работа с которыми регламентируется Законом Российской Федерации от 21 июля 1993 г. N 5485-1 "О государственной тайне" и Указом Президента Российской Федерации от 30 ноября 1995 г. N 1203 "Об утверждении перечня сведений, отнесенных к государственной тайне".
Государственные организации, не отнесенные к составу источников комплектования государственных архивов, а также негосударственные организации могут руководствоваться настоящими Правилами при организации и обеспечении работы своих архивов.
ПРИКАЗ МИНКУЛЬТУРЫ ОТ 25 АВГУСТА 2010 Г. № 558 "ОБ УТВЕРЖДЕНИИ "ПЕРЕЧНЯ ТИПОВЫХ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ, ОБРАЗУЮЩИХСЯ В ПРОЦЕССЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ГОСУДАРСТВЕННЫХ ОРГАНОВ, ОРГАНОВ МЕСТНОГО САМОУПРАВЛЕНИЯ И ОРГАНИЗАЦИЙ, С УКАЗАНИЕМ СРОКОВ ХРАНЕНИЯ"
"Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения" (далее в тексте - Перечень) подготовлен в соответствии с Федеральным законом от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 43, ст. 4169; 2006, N 50, ст. 5280; 2008, N 20, ст. 2253), с учетом положений других федеральных законов и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, регламентирующих состав и сроки хранения отдельных видов документов.
1.2. Перечень включает типовые управленческие архивные документы (далее - документы), образующиеся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций (далее в тексте - организаций) при осуществлении однотипных (общих для всех или большинства) управленческих функций, независимо от формы собственности, с указанием сроков хранения.
1.3. Перечень состоит из 12 разделов:
- раздел 1 включает документы, отражающие распорядительные, организационные функции управления, функции контроля, а также правовое обеспечение управления, организацию документационного обеспечения управления и хранения документов организациями;
- разделы 2 - 4 включают документы, последовательно раскрывающие планирование, ценообразование, финансирование, кредитование, учет и отчетность;
- раздел 5 содержит документы об организации и осуществлении экономических, научно-технических, культурных и иных связей организаций;
- раздел 6 включает документы об информационном обслуживании деятельности организаций;
- раздел 7 включает документы по организации труда, нормированию труда, тарификации, оплате труда, охране труда;
- раздел 8 содержит документы о работе с кадрами: приеме, перемещении, увольнении работников, повышении их квалификации, проведении аттестации, а также награждении;
- раздел 9 содержит документы о материально-техническом обеспечении деятельности и организации хранения имущественно-материальных ценностей;
- раздел 10 включает документы по административному и хозяйственному обслуживанию организаций: соблюдению правил внутреннего распорядка, эксплуатации служебных зданий, транспортному обслуживанию, внутренней связи, обеспечению безопасности организаций;
- раздел 11 содержит документы, отражающие социально-бытовые вопросы, в том числе, социальное страхование, жилищно-бытовые вопросы, организацию досуга;
- раздел 12 содержит документы, отражающие организацию деятельности первичных профсоюзных и иных общественных организаций (объединений).
1.4. Перечень имеет 4 графы.
В графе N 1 Перечня указаны номера статей. Статьям в Перечне присвоена единая сквозная нумерация.
В графе N 2 Перечня приведены виды документов. Перечень не содержит в статьях конкретные наименования документов, а дает обобщенное наименование каждого вида документа. При объединении в одной статье разных видов документов по одному вопросу, имеющих одинаковый срок хранения, используется термин "документы", а в скобках раскрываются наименования основных видов документов, включенных в статью.
В графе N 3 Перечня указаны сроки хранения документов на бумажных и электронных носителях, исчисление которых производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством.
В графе N 4 Перечня приводятся примечания, комментирующие и уточняющие сроки хранения документов.
1.5. Для удобства пользования Перечнем к нему составлен указатель, в котором в алфавитном порядке перечислены виды документов и вопросы их содержания со ссылками на номера соответствующих статей Перечня.
Корпоративная нормативно-методическая база ДОУ предполагает создание системы работы с документами, учитывающей специфику и особенности документирования деятельности конкретной компании. С этой целью разрабатываются документы, закрепляющие состав управленческой документации компании, требования к формам используемых в компании документов, правила и процедуры подготовки и оформления документов, технологические процессы организации работы с документами и способы, обеспечивающие эффективное и рациональное хранение документов, в т.ч. с применением информационных технологий, а также нормативные документы, которые закрепляют правовой статус, задачи и функции службы документации и регламентируют деятельность ее работников.
В состав разрабатываемых корпоративных документов, как правило, включаются:
- классификаторы (справочники, перечни) управленческой документации (документных систем, справочной информации и других объектов);
- табель и альбом форм документов;
- номенклатура дел компании;
- стандарты, положения, инструкции, методические рекомендации по организации делопроизводства и архивного дела, в т.ч. с использованием автоматизированных систем электронного документооборота (АСЭД);
- положение о службе ДОУ и должностные инструкции ее работников.
Корпоративный стандарт по управлению документами может быть разработан на основе национального стандарта ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования»[7]. Он, как правило, включает общие (основные) положения о политике, ответственности, процедурах, системах и процессах в области управления документами. Технологические операции работы с документами в компании могут закрепляться в инструкции по документационному обеспечению управления (делопроизводству).
Инструкция по делопроизводству определяет правила, приемы, процессы создания документов и порядок работы с ними, а также регулирует отдельные сферы (моменты), относящиеся к специфике деятельности компании. В инструкции закрепляется форма организации документооборота, определяется порядок работы с документами сотрудников компании как исполнителей документов, закрепляются функциональные обязанности лиц, ответственных за делопроизводство в структурных подразделениях.
В инструкции, при необходимости, можно отразить общий порядок организации документационного обеспечения управления в структурных подразделениях компании, в т.ч. документооборот между управленческим аппаратом компании и ее территориально-распределенными структурными единицами (филиалами, представительствами и т.д.). Если специфика компании диктует необходимость постоянной работы с конкретными видами документов, не включенными в основные разделы инструкции по делопроизводству, то желательно в ней выделить раздел (подраздел) по описанию правил работы с данной категорией документов, а также привести образцы форм этих документов. Если компания работает с документами ограниченного распространения, то в инструкцию по делопроизводству целесообразно включить раздел по организации работы с конфиденциальными документами или разработать для этих целей отдельную инструкцию.
Инструкция должна содержать приложения, состоящие из как можно большего числа справочно-иллюстративного и информационного материала, систематизированного в порядке расположения разделов, в каждом из которых делаются соответствующие ссылки.
Важно учитывать, что инструкция по делопроизводству – это регламентирующий документ не только для службы ДОУ, но и для всех сотрудников аппарата управления компании. Вместе с тем в условиях электронного документооборота содержание и характер работы с документами выходит за рамки традиционного делопроизводства. И если, например, требуется описание порядка подключения пользователей к автоматизированной системе, ведения справочников, классификаторов, сканирования документов и работы с электронными файлами и корпоративной почтой и т.п., то включить эти вопросы в инструкцию по делопроизводству - значит перегрузить данный документ разнородной информацией. Поэтому возникает необходимость в разработке других нормативных документов, в большей степени учитывающих особенности работы в условиях функционирования автоматизированных систем электронного документооборота. Такими документами могут быть:
- регламент или инструкция по организации работы с документами в автоматизированной системе делопроизводства и электронного документооборота (АСДЭД);
- инструкция по работе с корпоративной электронной почтой;
- инструкция пользователя АСДЭД и др.
Положение о службе ДОУ и должностные инструкции ее сотрудников разрабатываются на основании типовых либо примерных положений или инструкций, а также организационных документов, регламентирующих деятельность самой компании (устава, положений о структурных подразделениях). При разработке положения о подразделении необходимо помнить, что оно должно содержать четкие формулировки, не допускающие разногласий в вопросе о том, кто и что должен делать, кто кому подчинен и т.д. Пункты положения, определяющие взаимоотношения службы ДОУ с другими подразделениями компании, должны быть согласованы с этими подразделениями.
На основании Положения о службе ДОУ разрабатывается должностная инструкция для каждого работника службы. Должностная инструкция определяет организационно-правовое положение работника в структурном подразделении и условия для его эффективной работы, регламентирует разграничение обязанностей и прав между другими сотрудниками, а также служит основой для устранения параллелизма и дублирования в выполнении отдельных операций, для установления взаимосвязей отдельных должностей. Кроме того, должностные инструкции позволяют объективно оценивать деятельность каждого работника службы и применять соответствующие меры воздействия.
Этапы создания корпоративной нормативно-методической базы ДОУ включает ряд последовательных действий: диагностика ДОУ, проектирование системы ДОУ и регламентация ее процессов.
На этапе диагностики ДОУ:
- изучаются (при наличии) действующие нормативно-методические документы компании (стандарты (положения) инструкции), регламентирующие порядок обработки, движения и хранения документов; классификаторы, справочники и перечни по составу и группировке документов, номенклатура дел; схемы или графики документооборота, в т.ч. с обособленными структурными подразделениями компании; действующая структура и функции подразделения, обеспечивающего ведение делопроизводства, порядок его взаимодействия с другими подразделениями компании;
- проводится диагностика действующей системы делопроизводства компании, включая: подготовку и оформление служебных документов; обработку и передачу документов на рассмотрение и исполнение; учет и регистрацию документов; рассмотрение и согласование документов; ведение контроля сроков исполнения документов; обеспечение хранения и уничтожения документов; анализируется состав документов и принципы их систематизации; изучаются другие документированные процессы и процедуры компании, входящие в систему управления качеством; проводится анализ соответствия фактического состояния работы с документами в компании положениям внутренних нормативных документов, регламентирующих организацию системы делопроизводства; выявляются и идентифицируются ключевые проблемы, формулируются пути их возможного решения.
На этапе проектирования ДОУ:
- формулируются стратегия, политика и принципы компании в области управления документами; требования к управлению документами; определяются полномочия руководителей и специалистов по подписанию или утверждению, визированию документов и порядок их делегирования; распределяется ответственность руководителей и специалистов в области управления документами; разрабатываются процедуры взаимодействия подразделений компании (включая территориально-распределенные структурные единицы) в документационном процессе; выбирается модель организации документооборота (централизованная, децентрализованная, смешанная); определяется порядок доступа, поиска и использования документов;
- формулируются требования к документированию управленческой деятельности, классификации и унификации состава документов;
- разрабатываются схемы (маршруты) документопотоков и отдельных видов документов, в т.ч. корпоративного документооборота между компанией и ее обособленными структурными подразделениями (при наличии у компании филиалов, представительств, дочерних обществ и других самостоятельных бизнес-единиц);
- проектируются системы учета или регистрации, согласования, контроля исполнения и хранения документов;
- оптимизируются структура, функции, должностной и численный состав службы документации.
На этапе регламентации ДОУ:
- происходят актуализация корпоративных нормативно-методических документов по ДОУ, внесение в них конкретных изменений или дополнений путем издания дополнительных организационных и распорядительных документов;
- осуществляется полное обновление нормативной базы ДОУ и разрабатываются новые положения, инструкции, регламенты и стандарты в сфере управления документами, включая необходимые классификаторы, номенклатуры дел, технологические схемы, графики движения конкретных документов и т.д.
Реализация создания корпоративной нормативно-методической базы ДОУ позволит менеджменту компании:
1) создать рациональную систему ДОУ, базирующуюся на единой методологической основе и представленной в разработанных локальных нормативных документах;
2) повысить эффективность системы управления компании за счет улучшения качества принимаемых управленческих решений и эффективного контроля их исполнения;
3) обеспечить управленческую прозрачность и подготовить благоприятные условия для создания единого информационного пространства в компании;
4) повысить корпоративную культуру персонала компании в работе с документами за счет методологического и нормативно-методического обеспечения участников этих процессов.
ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. СИБИД. Управление документацией. Его структура и основные положения.
Настоящий стандарт регулирует процессы управления документами государственных, коммерческих и общественных организаций, предназначаемыми для внутреннего или внешнего пользования.
Положения настоящего стандарта являются рекомендациями по созданию систем управления документами, включению в нее документов, а также обеспечению соответствия документов установленным в стандарте характеристикам.
Настоящий стандарт: - распространяется на управление документами (всех форматов и на всех носителях), создаваемыми или получаемыми государственной, коммерческой или общественной организацией в процессе ее деятельности или лицом, на которого возложена обязанность создавать и сохранять документы; - содержит положения об ответственности, политике, процедурах, системах и процессах, связанных с документами организаций; - содержит руководящие указания по управлению документами в рамках процессов управления качеством и управления окружающей средой в соответствии с международными стандартами ИСО 9001 и ИСО 14001; - содержит методические рекомендации по проектированию и внедрению систем управления документами. Настоящий стандарт не распространяется на управление архивными документами, хранящимися в архивных учреждениях
Сведения о стандарте
1 ПОДГОТОВЛЕН Государственным учреждением Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела «ВНИИДАД» на основе соответствующего аутентичного перевода международного стандарта, указанного в пункте 4
2 ВНЕСЕН Техническим комитетом по стандартизации ТК191 «Научно-техническая информация, библиотечное и издательское дело»
3 УТВЕРЖДЕН И ВВЕДЕН В ДЕЙСТВИЕ Приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 12 марта 2007 г. N? 28-ст
4 Настоящий стандарт идентичен международному стандарту ИС0 15489-1:2001 «Информация и документация. Управление записями. Общие положения» (ISO 15489-1:2001 «Information and documentation — Records management — General»).
Наименование настоящего стандарта изменено относительно наименования аутентичного перевода для приведения в соответствие с ГОСТ Р1.5—2004 (пункт 3.5).
При применении настоящего стандарта рекомендуется использовать вместо ссылочных международных стандартов соответствующие им национальные стандарты Российской Федерации, сведения о которых приведены в дополнительном приложении А
5 ВВЕДЕН ВПЕРВЫЕ
Информация об изменениях к настоящему стандарту публикуется в ежегодно издаваемом информационном указателе «Национальные стандарты», а текст изменений и поправок — в ежемесячно издаваемых информационных указателях «Национальные стандарты». В случав пересмотра (замены) или отмены настоящего стандарта соответствующее уведомление будет опубликовано в ежемесячно издаваемом указателе «Национальные стандарты». Соответствующая информация. уведомление и тексты размещаются также в информационной системе общего пользования— на официальном сайте Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии в сети Интернет
ГОСТ Р ИСО 15489-1—2007
Содержание
1 Область применения...................................................1
2 Нормативные ссылки..................................................1
3 Термины и определения................................................2
4 Преимущества управления документами......................................2
5 Нормативная среда....................., ,............................3
6 Политика управления документами и ответственность.............................4
6.1 Общие положения..................................................4
6.2 Принципы политики.................................................4
6.3 Ответственность...................................................4
7 Требования к управлению документами.......................................4
7.1 Принципы разработки программ управления документами........................4
7.2 Характеристики документа............................................5
8 Проектирование и внедрение системы управления документами.......................6
8.1 Общие положения..................................................6
8.2 Характеристики систем управления документами..............................6
8.3 Проектирование и внедрение систем управления документами.....................7
8.4 Методология проектирования и внедрения системы управления документами...........8
8.5 Прекращение применения систем управления документами.......................9
9 Процессы управления документами и контроль.................................10
9.1 Экспертиза документированной информации, подлежащей включению в систему управления документами ....................................................10
9.2 Определение сроков хранения документов.................................10
9.3 Включение документов в систему управления документами......................11
9.4 Регистрация.....................................................11
9.5 Классификация...................................................12
9.6 Хранение и обращение с документами....................................12
9.7 Доступ........................................................13
9.8 Контроль документооборота..........................................13
9.9 Отбор и передача документов на последующее хранение или уничтожение............14
9.10 Документирование процессов управления документами........................14
10 Мониторинг и аудит..................................................15
11 Обучение........................................................15
Предметный указатель..................................................16
Приложение А (справочное) Сведения о соответствии национальных стандартов Российской
Федерации ссылочным международным стандартам.....................18
Понятия «информация», «документ», «электронный документ», их развитие. Связь информации и документа.