Praktikum_2008

торые свойства этого поля надо откорректировать. Перейдите (по F6) на вкладку «Общие» и измените свойства.

•«Индексированное поле» = «Да (Допускаются совпадения)».

•Свойства «Значение по умолчанию» и «Условие на значение» можно удалить.

5.Перейдите в верхний бланк для определения нового поля.

6.В соответствии с данными таблицы 4.8 определите поля и значения характеристик в верхнем бланке.

7.Далее мы должны определить первичный ключ. В этой таблице первичный ключ составной: он состоит из полей «Код_Гр» и «Код_культ». Выделите эти поля (строки) в верхнем бланке (придерживая Shift щелкните ЛКМ на соответствующих кнопках слева), найдите на панели инструментов кн. «Ключевое поле» и нажмите ее. Слева от имени полей появится изображение ключа.

Таблица 4.8 Поля и характеристики таблицы «Культуры»

Определение свойств полей таблицы.

Краткое описание свойств приведено в таблице 4.9.

Будьте внимательны: маска ввода и условие на значение вводятся в одну строку без пробелов, независимо от того, как она изображена в таблице 4.9.

191

Самостоятельно установите основные свойства полей и придумайте тексты сообщений об ошибках для тех полей, которые имеют маску и условия на значение.

После установки свойств полей перейдите в режим отображения таблицы. В процессе перехода замените имя таблицы на «Культуры». Оцените вид таблицы и закройте ее. Закройте и таблицу «Группы», если она открыта.

Замечание.

Если Вы закрыли новую таблицу, но не изменили имя, то выделите ее в списке слева (в области переходов), нажмите ПКМ, введите команду «Переименовать» и переопределите ее имя.

Таблица 4.9. Свойства полей таблицы «Культуры»

§ 5. Определение структурной связи между таблицами

192

Для того, чтобы БД представляла собой единый информационный «организм», а не простой набор таблиц, необходимо выполнить еще одну настройку — связать таблицы определенным отношением.

MS Access предоставляет возможность создания различных типов связей на разных уровнях.

На уровне БД — мы определим логическую структурную связь между таблицами, отражающую основную (иерархическую) взаимосвязь данных.

На уровне запросов, форм ввода и редактирования и отчетов - могут быть установлены другие связи локального характера.

Связи отражают взаимозависимости между множествами данных в разных таблицах.

Различают следующие типы связей (отношений).

«Один к одному» (1:1): одной записи одной таблицы соответствует одна запись другой таблицы.

«Один ко многим» (1:М): одной записи одной таблицы (ее, в этом случае называют родительской) соответствует множество записей другой таблицы.

«Многие к одной» (М:1): многие записи одной таблицы связаны с одной записью другой.

Связь «Многие ко многим» данной СУБД стандартными средствами не поддерживается.

Установка связи выполняется по определенным полям, которые должны быть идентичными по типу данных, размеру и другим характеристикам. Связь обеспечивает более надежное сохранение данных при ошибках пользователя.

Наша модель данных устанавливает связь 1:М, где связующим полем является «Код_Гр» — первичный ключ одной таблицы («Группы») и идентичное поле другой (т.н. вторичный ключ). Напомним, что в таблице «Культуры» первичный ключ составной: «Код_Гр + Код_культ».

Взаимосвязь 1: М можно изобразить схемой, представленной на рисунке 4.3.

Связь между нашими таблицами определим следующим образом.

1. Закройте окна «Группы» и «Культуры», если они открыты.

193

2.На вкладке «Работа с базами данных щелкните на кн. «Схема данных».

3.Если вы впервые определяете связи, то появится пустое окно «Схема данных» (см. рис. 4.5, где приводится уже готовая схема). Если в этом окне уже существуют какие-то связи и таблицы, нажмите кн. «Очистить макет».

Группа культур (по Код_ Гр)

1

M

Культуры (по Код_ Гр)

Рис. 4.3. Схема взаимосвязей таблиц

4.Далее на вкладке «Конструктор» нажмите кн. «Отобразить таблицу» и добавьте в схему данных обе наши таблицы. На схеме они будут отображаться в виде окошек с перечнем полей.

5.Закройте ДО «Добавление таблицы».

Внутри окошек таблиц поля, которые входят в первичный ключ, имеют более жирное начертание.

Создадим связь между таблицами.

1.Установите курсор мыши на поле «Код_Гр» таблицы «Группы» и нажмите ЛКМ.

2.Не отпуская ЛКМ, перетащите появившийся значок на аналогичное поле второй таблицы и отпустите ЛКМ.

3.Откроется ДО «Изменение связей» (рис. 4.4). В нижней части окна находится строка «Тип отношения», где должно быть написано «один – ко – многим». Если это не так, то вы сделали ошибку при определении свойств полей «Код_Гр». Закройте окна определения связи кнопкой «Отмена» и проверьте установку имен и свойств связующего поля в обеих таблицах.

4.В окошках «Таблица / Запрос» и «Связанная таблица / Запрос» вы увидите имена таблиц и ниже — имена полей.

5.Так как не имеет смысла хранить данные для тех групп культур, которые не существуют, ) включите индикатор «Обес-

194

печение целостности данных». В этом случае система не позволит добавить в таблицу «Культуры» запись с отсутствующим значением кода группы и не позволит удалить код группы из таблицы «Группы», на котором «висят» записи в другой таблице.

6. Включите индикатор «Каскадное удаление связанных полей». Это позволит автоматически удалять все записи дочерней таблицы «Культуры», если в таблице «Группы» будет удалена соответствующая группа.

Рис. 4.4. Окно установки параметров связи

7.Включите индикатор «Каскадное обновление связанных полей». Это позволит автоматически обновлять связанные значения поля «Код_Гр» дочерней таблицы «Культуры», если в первой таблице будет изменено значение ключа.

8.После установки параметров связи нажмите кн. «Создать». Между таблицами появится линия, показывающая связь «один

ко многим» в виде: «1 — :».

9. Введите команду «Файл / Сохранить» и закройте окно со схемой (рис. 4.5).

Замечания.

1)Если необходимо удалить связь, то щелкните ЛКМ на ее линии и нажмите кн. «Del».

2)Для корректировки связи щелкните 2ЛКМ на линии. При этом откроется ДО «Изменение связей».

•Откройте таблицу «Группы».

195

Хотим обратить Ваше внимание на появление в таблице «Группы» дополнительного столбца слева, где отображаются символы «+». При нажатии на него открываются фрагменты таблицы «Культуры» с отфильтрованными записями по коду группы. Знак при этом изменяет форму на «-». Щелкните по нему ЛКМ, и фрагмент таблицы «Культуры» закроется.

Рис. 4.5. Окно со схемой данных для БД «Культуры»

§ 6. Ввод, просмотр и корректировка данных. Подстановки

В этом разделе мы познакомимся с основными операциями обслуживания БД в режиме «Таблица».

Ввод данных в таблицы и их корректировка

Выше мы рассмотрели некоторые приемы ввода данных для таблицы «Группы» и некоторые способы управления курсором.

Начальные настройки параметров отображения таблицы.

196

•Откройте таблицу «Группы». Перейдите на ленте на вкладку «Главная». Здесь расположены основные инструменты форматирования таблиц и данных.

•Еще раз посмотрите на внешний вид таблицы и попробуйте его изменить. В верхней части выделены столбцы с названиями полей (Подписями). Записи и столбцы обозначены сеткой, которая выводится на печать при распечатке таблицы.

•С помощью кнопки «Сетка» в группе «Шрифт» можно управлять режимом отображения сетки. Попробуйте выполнить несколько операций с сеткой. Здесь же расположены элементы форматирования данных в ячейках таблицы (шрифт, его начертание, способы выравнивания и др.). Самостоятельно поупражняйтесь с установкой разных элементов форматирования и затем приведите все в стандартный вид: включите линии сетки; цвет фона — белый; цвет линии — черный или серый; оформление — обычное;

шрифт - Times New Roman Cyr 11.

•Теперь откройте вторую таблицу «Культуры» и на-

стройте ее внешний вид по своему усмотрению.

•К настоящему моменту таблица пуста. Введите пару записей из таблицы 4.3 (Яблони: зимн. и летн.). Для этого установите курсор ввода в первом поле первой (пустой) записи и введите данные первой строки (записи). Номер записи вводить не надо. Код группы вводите в виде двух цифр (например, 01). После ввода значения каждого поля нажмите кн. Tab (или кн. Enter). Код культуры можете вводить строчными буквами. В первый столбец (поле «Код_Гр.) второй записи попробуйте ввести число 20. Система выдаст сообщение об ошибке. Повторите ввод

правильных данных (01). Замечания

1. При достижении правого края поля, если значение его не умещается внутри клетки, начинается скроллинг этого значения и начальные символы «уходят» за левый край клетки.

197

2.Аналогичный эффект проявляется со строками таблицы: после достижения правого края окна начинается скроллинг записи.

3.При вводе данных в поля, для которых заданы начальные значения — сначала сотрите их кн. Del, а затем введите новое число.

4.Дробная часть числа отделяется от целой запятой.

5.Сроки созревания вводите полностью, включая нули. Точку вводить не надо, так как она определена маской.

Изменение макета таблицы «Культуры»

Возможно, что ввод данных показался вам не очень удобным. Ширина одних полей оказалась избыточной, а другие поля было бы желательно расширить.

При вводе значений последних полей вы уже забыли для какой культуры вводятся данные (поле с названием культуры «ушло» за экран).

Вас не устраивает вид шрифта, его размер, цвет или фон элементов таблицы и значений и т. д.

Для более удобного ввода данных нам потребуется выполнить несколько предварительных операций.

•Прежде всего, распахните полностью окно.

Для настройки вида (макета) таблицы система предлагает несколько способов. Можно использовать универсальные средства из вкладки «Главная». Для некоторых операций можно использовать оперативные визуальные средства - специальные точки таблицы, которые активизируются указателем мыши или команды всплывающего меню.

•Например, изменим ширину столбцов. Установите курсор на заголовок поля «Название», нажмите ПКМ и введите команду «Ширина столбца» и далее укажите команду «По ширине данных» (или «По содержимому»).

•Повторите операцию для других столбцов, используя другой визуальный способ с двойным щелчком мыши, который мы уже использовали при создании таблицы «Группы». Напомним, что для этого надо проводить курсор по полоске с названиями столбцов и, как только он примет

198

форму крестика с двунаправленными стрелками, нажать 2ЛКМ.

Для удобства ввода длинных записей система позволяет «закрепить» некоторые столбцы так, чтобы они постоянно находились на экране. Мы закрепим два столбца: «Код гр.» и «Код культ.».

•Установите курсор на заголовок столбца «Код гр.» И, когда появится жирная стрелка, нажмите ЛКМ. Столбец – выделится. Нажмите Shift и повторите операцию для второго столбца «Код культ». Оба столбца должны быть выделены. Нажмите ПКМ и через меню введите команду «Закрепить столбцы». Если этот способ не сработает, воспользуйтесь командой «Главная» / кн. «Записи» / кн. «Дополнительно» / «Закрепить». Теперь эти столбцы всегда будут оставаться (при скроллинге) на экране.

•Сохраните изменения.

•После сделанных изменений введите еще одну запись (№ 3

– «ЯБЛ.–ОСЕН»).

Замечания по вводу и редактированию записей в таблицах.

Необходимо помнить, что ключевые поля (в обеих таблицах) имеют статус «Обязательное». Если вы дали команду добавить запись, а затем решили отказаться от этого, то система не «выпустит» вас из новой записи до тех пор, пока вы не введете соответствующее значение (можно ввести любое значение соответствующее типу поля). После этого можно эту запись удалить.

При изменениях значений полей будьте внимательны, система не предупреждает о сохранении новых значений.

Для внесения изменений в значение поля записи необходимо сначала найти запись и затем «войти» в нужное поле. Сделать это можно разными способами.

Для установки курсора на нужную запись вы можете пользоваться линейками прокрутки, клавишами управления курсором, щелкнуть мышью на кнопке «маркера» текущей записи или нажать клавишу F5, ввести в окошко «Запись» номер записи и на-

жать «Enter».

Для перехода на поле используйте мышь или клавиши «Tab» или «Shift–Tab». Текущее поле выделяется другим цветом. Если

199

Вы ошиблись при вводе данных, то отменить изменения (в поле) можно клавишами «Ctrl +Z».

Постарайтесь запомнить!

Возможна такая настройка системы, что курсор редактирования помещается в начало или конец значения поля без его выделения. В этом случае поле можно корректировать «посимвольно» (в режиме обычного редактирования).

Если вы хотите заменить поле целиком, а оно выделено сразу начинайте ввод нового значения.

Если поле выделено, а надо изменить отдельные символы, нажмите F2 для перехода в режим обычного редактирования, после изменений вернитесь по F2 в обычный режим.

Посимвольная корректировка значения почти не отличается от редактирования строки текста в текстовом редакторе (возможны некоторые особенности из за наличия символов маски, исполнения функций преобразования и контроля значений).

•Откройте таблицу «Группы» и откорректируйте значения поля «Название» для 2–ой записи. Измените название «Кусты» на «Кустарник». Закройте таблицу «Группы».

Использование свойств «Подстановки» для отдельных полей таблицы «Культуры»

Как бы тщательно мы не проектировали БД и ее элементы, наступает момент, когда требуется внести в нее и в таблицы ка- кие–то изменения.

В этой работе мы рассмотрим простые задачи по изменению свойств некоторых полей таблицы «Культуры».

Содержательная сторона этих изменений состоит в следующем.

Если бы мы вводили данные не из готовой таблицы, а воспользовались первоисточниками (справочниками, книгами, статьями из журналов и т.п.), то при вводе «Кода группы» и указании «Единиц измерения» нам надо было бы постоянно держать перед глазами «шпаргалку» с числовыми кодами групп и обозначениями единиц измерений. Чтобы облегчить себе ввод такой информации, мы наделим эти поля особым свойством «подстановки» — создадим для них элемент управления «Поле со спи-

200