7.3. Описание технологии создания таблиц

Таблица ─ это объект, определяемый для хранения данных. Каждая таблица включает информацию об объекте реального мира, например о клиентах фирмы. Таблица состоит из заголовка и тела. Заголовок включает имена атрибутов объекта (столбцов) и их свойства, например фамилию, телефон и адрес клиента. Тело содержит кортежи (строки), каждая строка представляет множество значений столбцов, в которых хранятся данные о конкретном экземпляре объекта.

Создание таблицы. Приступим к созданию первой таблицы. В ней должны находиться данные об арендаторах.

В окне БД щелкните на кнопке Таблицы и нажмите кнопку Создать, чтобы приступить к проектированию новой таблицы. Access откроет диалоговое окно, в котором будет предложено воспользоваться одним из следующих способов создания таблицы.

Режим таблицы ─ создание таблицы в табличном представлении (проектирование таблицы происходит в ходе ее заполнения по анализу вводимых данных).

Конструктор ─ создание таблицы с помощью конструктора таблиц.

Мастер таблиц ─ создание таблицы с помощью мастера таблиц на основе коллекции таблиц и полей.

Выберите опцию Конструктор для создания таблицы с помощью конструктора таблиц и нажмите кнопку ОК.

В верхней части появившегося окна (рис. 7.3) задайте поля, которые должна содержать таблица. В нижней части Свойства поля дайте детальное определение формата полей таблицы, задавая для каждого поля необходимые характеристики.

Рис. 7.3. Структура таблицы Арендатор

Ввод данных в таблицу. Ввод данных в ячейки таблицы производится обычным образом ─ вы переводите курсор в нужную ячейку, т.е. делаете ее активной, и вводите в нее данные (вводить данные в ячейки для поля с типом данных Счетчик не требуется, так как значения в этом поле появляются автоматически при вводе данных в любую другую ячейку данной записи). Содержимое таблицы Арендатор представлено на рис. 7.4.

Редактирование и печать записей. Пользователь может добавить в таблицу любое количество записей, удалить или исправить имеющиеся данные. Удаляемые данные следует предварительно маркировать с помощью селекторной колонки и нажать клавишу [Del] или выбрать из меню Правка команду Удалить или Удалить запись. Access во избежание случайных ошибок выдаст запрос о том, действительно ли должна быть удалена маркированная запись, т. е. пользователь получит возможность вовремя отказаться от удаления.

Рис. 7.4. Содержимое таблицы Арендатор

Если таблицу необходимо перенести на бумагу, из меню Файл следует выбрать команду Печать. Можно отпечатать только некоторые записи. Их следует предварительно маркировать в режиме заполнения таблицы и затем активизировать команду Печать. В группе Печатать активизируйте кнопку Выделенные записи и щелкните мышью на кнопке ОК для запуска процесса печати (рис. 7.5).

Рис. 7.5. Вид окна Печать

Так как наша БД состоит из двух таблиц, таблицу Аренда создаем аналогично. На рис. 7.6 представлено содержимое таблицы Аренда.

Рис. 7.6. Содержимое таблицы Аренда

Создание связей. Access позволяет строить реляционные БД, отдельные таблицы которых могут быть связаны между собой отношениями. Для этого из меню Сервис следует выбрать команду Схема данных. На экране появится окно Схема данных. При первом открытии оно будет пустым.

Чтобы добавить таблицы или запросы в окно Схема данных, необходимо выбрать опцию Добавить таблицу в меню Связи или нажать кнопку Добавить таблицу, расположенную в строке пиктограмм. С помощью мыши перенесите поле, которое следует использовать для установки связи, из списка одной таблицы к соответствующему полю другой таблицы.

На экране появится диалоговое окно Изменение связей, в котором будет предложена связь между таблицами. После нажатия кнопки Создать в окне Схема данных будет графически показана созданная связь между таблицами Арендатор и Аренда (рис. 7.7).

Рис. 7.7. Схема данных

Целостность данных – система правил, используемых в СУБД Access для поддержания связей между записями в связанных таблицах, а также для обеспечения защиты от случайного удаления или изменения связанных данных. Для установления целостности данных необходимо отметить свойство «Обеспечение целостности данных» в окне выбора таблиц для схемы данных. Аналогично задаются свойства «Каскадное обновление связанных полей» и «Каскадное удаление связанных записей».