4.6.3. Письма, не дающие прямого ответа (Letters that avoid giving a direct answer)

В этих письмах обычно предлагается какой-то альтернативный вариант. Передаваемую письмом идею можно выразить так: "Мы не можем предложить вам модель AB, может быть, вас устроит модельAC?" или "Я не могу встретиться с вами 15 мая, но я могу быть в вашем распоряжении 16". Начало такого письма напоминает отрицательный ответ, а в конце дается альтернативный вариант. Посмотрите образцы таких писем:

Letter reading praсtice

Exercise 1. Read the following reply letters. Write out all the new words and learn them. Translate the letters.

Letter 1

Подтверждение предыдущего контакта Предлагаемый альтернативный вариант Вежливая заключительная фраза

Dear Sirs Thank you for your enquiry of 7 August. We regret to inform you that we do not manufacture the requested item in the desired quality. We are forwarding a parcel of our own samples for you to determine whether they meet your requirements. If only the quality you requested is acceptable, we should be able to produce and deliver it in approximately 3 months. We look forward to your reply. Yours faithfully

Letter 2

Подтверждение предыдущего контакта Отказ Альтернативный вариант Вежливая заключительная фраза

Dear Sir Thank you for your letter of 8 September asking for hotel accommodation on 12-20 September. We regret to inform you that on account of a trade fair which is being held here till 22 September, there are practically no hotel rooms available. However, we could book private accommodation for you, or look for a hotel out of town. Please advise immediately if you wish us to reserve alternative accommodation. We look forward to hearing from you soon. Yours faithfully

Guided letter writing praсtice

Exercise 1.Make the following refusals milder by adding alternatives. Make use of the prompts given below.

Letter 1

Dear Sirs We have received your enquiry of 9 October for plastic materials. Unfortunately, we must inform you that at present we are unable to deliver the goods in the quantities you specified.

Prompts:

1. Please let us know if you are interested in receiving the whole lot in January next year. 2. However we can supply a smaller quantity of our plastic materials at the end of October and the remaining part - in 3 months. Please advise. 3. However we are enclosing a list of plastic materials we can supply in the quantities you desire. If you are interested in any of the items we would appreciate a prompt answer from you so that final arrangements can be discussed.

Letter 2

Dear Mr Montini Thank you for your kind invitation to participate in the exhibition of medical equipment and speak at the seminar on 10 November. I am afraid I shall be very busy in the first half of November as I am inspecting the tests of our equipment at the works in Brighton.

Prompts:

1. Therefore I shall not be able to take part in the Seminar on 10 November. At the same time I am interested in your new models as well as equipment of some German and Japanese firms which are taking part in the exhibition. So I will try to be in London on 15 November. 2. Therefore I shall not be able to take part in the Seminar on 10 November. However I am sending you my report and recommendations. I hope these materials will be helpful.

Exercise 2. Write a letter according to the points of guidance given below. The beginning of the letter is given, the continuation is guided (follow the steps given below).

Letter 1

Dear Sirs We have received your letter of 11 December requesting us to pack Items 137 and 141 in plastic containers instead of cartons.

Steps:

- say that unfortunately you cannot meet your customer's request for new packing; - you wish to use your new improved packing material and are enclosing a sample of it; - you ask your customer to inform you if they approve of your packing.

Letter 2

Dear Mr S. Sorensen We acknowledge with thanks the receipt of your letter of 12 January requesting us to send our samples.

Steps:

- say that you are very sorry to be unable to send samples to your partner; - however advise your partner - if he wishes to obtain a general view of your production programme, quality and packing - to contact Mr Jeremy Morgan at OPI Suppliers in Birmingham who carries a complete line of your samples; - say that you are expecting your customer's early reply.

Letter writing practice

Exercise 1.You have just received the following telex:

WE ORDER 500 LASER PRINTERS AS PER SPECIFICATION. DELIVERY — JUNE — AUGUST. REGARDS. P. STREVENS.

Unfortunately you can deliver the first lot of laser printers in August and the second and third lots in September and October. Write Mr P. Strevens a letter offering alternative delivery dates.

Exercise 2.Read the following telex that came from your partner in Great Britain

ARRIVING IN MOSCOW 15 JANUARY. PLANNING TO STAY 5 DAYS. REQUEST APPOINTMENT 16 JANUARY. PLEASE CONFIRM. REGARDS. D. STOCKMAN.

Now look at your diary for that week.

13 Jan. Monday 14 Jan. Tuesday 15 Jan. Wednesday 16 Jan. Thursday 17 Jan. Friday 18 Jan. Saturday 19 Jan. Sunday

Business trip to Helsinki Trade exhibition and talks (Royal trade centre) Seminar in business school Arrival of Mr S. Rajdavi Busy with Mr S. Rajdavi

Do you think you can talk to Mr D. Stockman on the 16th of January as he requests? Write him a letter offering an alternative date.

Exercise 3. Translate the following letters into English.

1. Уважаемые господа!

К сожалению, наш каталог лыжных ботинок полностью разошелся. Новый тираж сейчас печатается, и мы Вам вышлем несколько экземпляров, как только получим эти каталоги из типографии (printingworks).

С уважением…

2. Уважаемые господа!

С сожалением сообщаем, что мы не можем предложить Вам эту модель, так как она находится в стадии переработки.

Мы уделяем этому делу должное внимание и надеемся выслать Вам наше предложение до конца этого месяца.

С уважением…

3. Уважаемые господа!

Мы получили Ваш заказ на отгрузку, датированный 24 января 20… .

К сожалению, мы должны проинформировать Вас, что в настоящий момент не в состоянии выполнить Ваш заказ, так как вся наша продукция продана на следующие 6 месяцев вперед.

Пожалуйста, дайте нам знать, заинтересует ли Вас поставка нашего товара в августе месяце.

Сожалеем, что не можем выполнить Ваш заказ в настоящее время.

С уважением…

4. Уважаемые господа!

Благодарим Вас за заказ. В настоящее время мы не можем его выполнить в связи с неожиданной задержкой поставок от наших зарубежных поставщиков.

Мы сохраним Ваш заказ до прибытия товара и сразу же отгрузим его Вам. К сожалению, в настоящее время мы не можем сообщить Вам конкретную дату отправки товара.

Заранее Вам благодарны за терпение в этом вопросе.

С уважением…

5. Уважаемые господа!

Благодарим Вас за Ваше предложение на ткани. Однако мы не можем принять его, так как находим, что цена, которую Вы установили, не вполне приемлема для нас.

Если Вы скорректируете Ваши цены, снизив их на 8%, то мы были бы рады разместить у Вас заказ.

Просим сообщить, согласны ли вы с нашим предложением.

С уважением…

6. Уважаемые господа!

Благодарим Вас за предоставление тестеров А-73/8 компании Винтер для рассмотрения и оценки.

Основываясь на результатах технической оценки, наш совет экспертов по маркетингу вынес решение в настоящее время не принимать Вашу продукцию для реализации (fordistribution). Копию оценочной ведомости (EvaluationSheet) прилагаем.

В случае если Вы улучшите данный товар либо представите нам другую продукцию, которая, по Вашему мнению, могла бы нас заинтересовать, просим обращаться к нам. Еще раз благодарим за то, что Вы считаете нашу фирму Вашим потенциальным дистрибьютером.

7. Уважаемые господа!

Благодарим Вас за запрос от 25 апреля на два компрессора модели АВ-25, описанной в нашем каталоге.

С сожалением сообщаем Вам, что наш завод прекратил производство этой модели. Мы можем предложить нашу новую модель АВ-32, подобную модели АВ-25.

Мы прилагаем спецификацию и описание нового компрессора, из которых Вы увидите, что его производительность на 20% выше производительности АВ-25, однако его габариты и вес не увеличены по сравнению со старой моделью. Улучшение конструкции компрессора не повлияло существенно на его цену, которая составляет €42000 сиф Каир(Cairo).

Цена включает электромотор, стандартный комплект запасных частей и стоимость упаковки в 4 прочных ящика.

Мы могли бы отгрузить два компрессора из Одессы в течение 2 месяцев со дня подписания договора. Условия платежа: в евро, через безотзывный, подтвержденный аккредитив, который Вы должны открыть в нашу пользу в Банке внешней торговли в Москве в течение 10 дней после подписания договора. Аккредитив должен быть действителен 60 дней.

Все остальные условия – согласно нашим Общим условиям продажи, которые при сем прилагаются.

С уважением…

Приложение: Общие условия продажи

8. Уважаемые господа!

Мы получили Ваш проект контракта и можем сделать заключение по ряду статей.

Основные статьи контракта приемлемы, однако, общая стоимость оборудования очевидно завышена. Мы полагаем, что необходимо еще раз рассмотреть цены ведущих фирм мира, занятых в указанной сфере.

Просим встретить нашего представителя в Москве для обсуждения цен. Это поможет нам достичь взаимного соглашения.

Надеемся получить ответ в ближайшем будущем.

С уважением…

9. С сожалением узнали о проблемах, которые появились у Вас при использовании Вашего кондиционера АС500. Мы, конечно, сделали бы необходимый ремонт бесплатно, но, к сожалению, срок гарантии истек.

Из Вашего письма мы узнали, что товар был приобретен 14 декабря 20… . Вместе с тем, наша гарантия на товары такого вида действительна в течение трех лет. Таким образом, гарантия на купленный Вами товар истекла три месяца назад.

Если Вы хотите, чтобы мы произвели платный ремонт, то стоимость такого ремонта будет €450. Мы гарантируем исправность изделия после ремонта в течение двенадцати месяцев.