Тема 8. Методика описания бизнес-процессов

Методы изучения бизнес-процессов базируются на средствах их моделирования, которые в свою очередь используют новые информационные технологии, например, Bpwin.

При моделировании бизнес-процессов используется общее правило построения инфологической модели любых предметных областей на основе триады сущностей: объект, свойства объекта, значения свойств. Под объектом будем понимать бизнес-процесс или бизнес-операцию, под свойствами объекта - критерии оценки бизнес-процессов (операций), под значениями свойств - оценки критериев.

При изучении бизнес-процессов будем следовать этапам их моделирования согласно методологии структурного анализа и проектирования (Structured Analysis and Design Technique - SADT). Использование методов SADT позволит рассматривать изучаемый процесс как совокупность компонент бизнес-процессов (функций, работ, операций) и способов их соединения, ограничений и наиболее эффективное сочетание ресурсов и управлений, при которых процессы должны совершаться.

SADT -моделирование включает следующие этапы:

• подготовка к моделированию;

• сбор информации об изучаемых бизнес-процессах;

• декомпозиция бизнес-процесса;

• обобщение декомпозиции.

Подготовка к моделированию включает выбор:

• цели модели (например, описание того, как отдел сбыта осуществляет обработку заказа);

• точки зрения, с которой будет представлена модель (например, менеджер по продажам, начальник отдела сбыта);

• тип создаваемой модели (например, функциональная модель, модель "потокового" процесса, модель данных документооборота);

• предполагаемое использование построенной и проверенной модели.

Сбор информации включает любую комбинацию видов деятельности: чтение документов, наблюдение за существующими операциями, анкетирование группы экспертов, опрос одного или нескольких экспертов, использование собственных знаний и придуманного описания бизнес-процесса.

Декомпозиция объекта (бизнес-процесса) начинается с составления списка основных типов данных и основных функций, классификации данных на входные и выходные для конкретного бизнес-процесса (работы, операции). В процессе изучения бизнес-процессов эти списки сопровождаются глоссарием (описанием, комментарием) основных типов данных, функций и используются для создания SADT-диаграммы бизнес-процесса.

Обобщение декомпозиции является заключительным этапом моделирования. Каждая модель бизнес-процесса имеет одну SADT - диаграмму верхнего уровня, определяющую общую функцию моделируемого процесса и состоящую из функционального блока с набором входных и выходных дуг, дуг управления и механизма.

Для создания SADT-диаграммы бизнес-процесса используется набор графических инструментов Bpwin, включающих стандарты IDEF0, DFD (data flow diagram) и IDEF3 (workflow). Методология IDEF0 используется для описания системы бизнес-процессов как совокупности иерархически упорядоченных и взаимосвязанных диаграмм. Методология DFD предназначена для описания потоков данных, отражающих сеть связанных между собой работ. Методология IDEF3 служит для графического описания потока процессов (работ), взаимодействия процессов и объектов, которые изменяются этими процессами.

Синтаксис IDEF0 включает следующие элементы: модель, диаграммы, функциональные блоки, дуги (стрелки), декомпозиции, глоссарий.

Модель включает контекст, цель, точку зрения. Диаграмма состоит из функциональных блоков (конкретные функции в рамках рассматриваемой системы) и дуг (элементы системы, которые обрабатываются функциональным блоком и определяют процессы системы). Декомпозиция характеризуется разбиением сложного процесса на составляющие его функции, работы, операции. Глоссарий включает описание сущности элементов IDEF0 (диаграмм, функциональных блоков, дуг).

Синтаксис DFD включает следующие элементы: работы, стрелки (потоки данных), внешние сущности, хранилища данных.

Работа отражает поименованные процессы, функции или задачи, которые происходят в течение определенного времени и имеют распознаваемые результаты. Внешняя сущность отражает внешние по отношению к изучаемому процессу объекты. Хранилище данных включает информационные объекты, такие как база данных, файл или архив бумажных документов.

Синтаксис IDEF3 включает следующие элементы: диаграммы, функциональные элементы, работы, стрелки, перекрестки, состояние объекта, изменение состояния объекта.

Диаграммы описывают сценарий технологического процесса. Диаграмма PFDD описывает сценарий с точки зрения наблюдателя. Диаграмма IDEF3 OSTN описывает сценарий с точки зрения объекта. Функциональный элемент обозначает событие, работу, стадию процесса или принятия решения. Перекресток описывает последовательность выполнения работ, очередность их запуска и завершения. Стрелки отражают перемещение объекта между функциональными элементами.

Модель бизнес-процесса показывает взаимосвязи между функциями, последовательность их выполнения, а также материальные и информационные потоки, имеющие место при функционировании организации. При создании модели могут использоваться различные типы или комбинации перечисленных методологий моделирования. Выбор конкретного типа модели для описания бизнес-процессов зависит от сложности процесса и требований к его изучению. Для каждого вида моделирования используются свои информационные технологии, где исходными данными последующего вида моделирования являются выходные данные предшествующего моделирования.

Таким образом, методы изучения бизнес-процессов основываются на следующих методах моделирования бизнес-процессов:

• совокупности иерархически упорядоченных и взаимосвязанных диаграмм;

• сети связанных между собой работ;

• последовательности событий и участвующих в них объектов.

В данном курсе в качестве примера рассматривается деятельность вымышленной компании Quill. Компания существует 5 лет и занимается в основном сборкой и продажей настольных компьютеров и ноутбуков. Годовой оборот составляет примерно 20 млн. USD. Компания закупает компоненты для компьютеров от трёх независимых поставщиков. Компания не производит компоненты самостоятельно, а только собирает и тестирует компьютеры. Компания реализует продукцию через магазины и специализируется на покупателях, для которых главный критерий при покупке – стоимость компьютера. Предполагаемый объём рынка для компании Quill в последующие два года – 50 млн. USD.

Несмотря на некоторое увеличение объёма продаж в прошлом году, прибыли уменьшаются. Компания ощущает увеличение конкуренции на рынке. Чтобы не потерять позиции, компания решает проанализировать текущие бизнес-процессы и реорганизовать их с целью увеличения эффективности производства и продаж. Основные процедуры в компании таковы:

1. Продавцы принимают заказы клиентов.

2. Диспетчер группируют заказы по типам компьютеров.

3. Операторы собирают и тестируют компьютер.

4. Операторы упаковывают компьютеры согласно заказам.

5. Кладовщик отгружает заказ клиентам.

В настоящее время компания Quill использует купленную бухгалтерскую информационную систему, которая позволяет оформить заказ, счёт и отследить платежи по счетам.

Улучшение деятельности компании должно касаться структуры управления компанией, эффективности производства и внутреннего контроля. В результате реорганизация может потребовать внедрения новой корпоративной информационной системы (состоящей не только из одного бухгалтерского модуля).

Однако, перед тем как пытаться производить какие-то улучшения, необходимо разобраться в существующих бизнес-процессах.