Бухгалтерский учет

Бухгалтерский учет

Фиксация фактов хозяйственной деятельности происходит в бухгалтерских доку- ментах.

Документ – это специальный носитель информации, в котором по определенной форме закодирован факт хозяйственной деятельности, который совершился или только будет совершен.

Для дальнейшего изучения документа мы должны классифицировать всю огром- ную совокупность документов, вращающихся в организации, т.к. каждый вид имеет свои особенности.

Всю совокупность документов разделим на следующие группы:

документы по порядку составления (первичные и сводные);

документы по назначению (распорядительные, исполнительные и документы бух- галтерского оформления, комбинированные);

по характеру операций (документы кассовые, расчетные, банковские, материаль- ные и т.д., в зависимости от хозяйственной операции зарегистрированной в них);

по месту составления (внутренние и внешние);

по способу охвата операций (разовые и накопительные).

Все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться

оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными доку- ментами, на основании которых ведется бухгалтерский учет. Данное требование обу- словлено Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденным приказом Минфина РФ от 29.07.98 №34н (с по- следующими изменениями и дополнениями);

Требования главного бухгалтера или лица, ведущие бухгалтерский учет, по доку- ментальному оформлению хозяйственных операций и представлению в бухгалтерскую службу документов и сведений обязательны для всех работников организации.

Первичные учетные документы должны содержать следующие обязательные рек- визиты:

наименование документа (формы), код формы;

дату составления;

наименование организации, от имени которой составлен документ;

содержание хозяйственной операции;

измерители хозяйственной операции (в натуральном и денежном выражении);

наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной опе- рации и правильность ее оформления;

личные подписи и их расшифровки (включая случаи создания документов с при- менением средств вычислительной техники).

Внастоящее время организациями применяются первичные документы типовых форм. Все виды форм документов содержатся в специальном альбоме унифицированных (типовых) форм. К учету принимаются только документы соответствующие типовым формами.

Очевидно, что альбом унифицированных форм не может содержать все разнооб- разие форм первичных документов, в которых регистрируются хозяйственные операции. По документам, форма которых не предусмотрена в альбомах, организация может сама разработать и утвердить документ. Разработанный самостоятельно документ должны со- держать все обязательные реквизиты.

Взависимости от характера операции, требований нормативных актов, методиче- ских указаний по бухгалтерскому учету и технологии обработки учетной информации в первичные документы могут быть включены дополнительные реквизиты.

32

Бухгалтерский учет

меняемую методологию расчета. Такие справки составляются при расчете финансового результата, амортизационных начислений и т.д.

Иногда в бухгалтерском учете может применяться документ комбинированного на- значения: распорядительный и одновременно его другая часть является исполнительной. Примером такого комбинированного документа является требование на отпуск материа- лов. Здесь есть сочетание признака распорядительного документа, разрешающего полу- чение материальных ценностей и признака исполнительного документа, подтверждения факта получения материальных ценностей.

Разнообразие видов имущества и типов хозяйственных операций породило необ- ходимость создания документов, предназначенных для регистрации конкретных фактов хозяйственной деятельности, т.е. в зависимости от характера хозяйственной операции при- меняется определенный вид документа. Так появились документы для оформления хо- зяйственных операций, связанных с учетом основных средств, нематериальных активов, кассы, расчетного счета, уставного капитала кредиторской задолженности и т.д. Деление документов на такие группы удобно и для самой организации для учета различных объ- ектов, и для контролирующих или проверяющих организаций, осуществляющих свою работу по конкретным направлениям.

Внутренние документы составляются в самой организации, ее сотрудниками. Внешние документы создаются за пределами организации.

Если хозяйственная операция носит разовый характер или технологический про- цесс производства предполагает четкую запись хозяйственной операции только в одном документе, используются разовые документы. После их составления они сразу поступают

вбухгалтерию, и на их основе производится бухгалтерская запись. Как правило, разовых документов больше чем накопительных, которые применяются для упрощения первичной документации и составляются за определенный период, например, выписывается двух- недельный наряд на сдельную работу или лимитно-заборная карта при получении со склада ежедневно известного количества материальных ценностей.

Процессдокументирования хозяйственныхоперацийназывается первичнымучетом. Движение документов в бухгалтерском учете (создание, получение от других ор- ганизаций, принятие к учету, обработка, передача в архив) называется документооборо- том. Большое значение для управления производственным процессом имеет оптимиза- ция документооборота. Схема документооборота разрабатывается главным бухгалтером

вформе графика, который утверждает руководитель организации. Целесообразно схему документооборота описать в учетной политике организации.

Работники организации (начальники цехов, мастера, работники экономических, финансовых, маркетинговых отделов, кладовщики и т.д.) создают и представляют доку- менты, относящиеся к сфере их деятельности, по графику документооборота. Для этого каждому исполнителю вручают выписку из графика. В выписке перечисляют документы, относящиеся к сфере деятельности исполнителя, сроки их представления и подразделе- ния организации, в которые представляются указанные документы.

Ответственность за соблюдение графика документооборота, а также ответствен- ность за своевременное и качественное создание документов, своевременную передачу их для отражения в бухгалтерском учете и отчетности, за достоверность содержащихся в до- кументах данных несут лица, создавшие и подписавшие эти документы.

Контроль за соблюдением графика документооборота по организации осуществ- ляет главный бухгалтер.

34

Объекты бухгалтерского учета

35

Бухгалтерский учет

Каждый первичный документвбухгалтерии проходит следующие этапы обработки:

Этап 1

Проверка документа по форме

Этап 2

Проверка документа по существу

Этап 3

Таксировка документов

Этап 4

Группировка документов

Этап 5

Контировка документов

Формальная проверка документов производится с целью выявления соответствия документа формальным требованиям, предъявляемым к данному виду документов, т.е. наличие всех необходимых реквизитов, подписей ответственных лиц, наличие граммати- ческих или арифметических ошибок. Если в результате формальной поверки будут об- наружены ошибки, то работник бухгалтерии возвращает такой документ на исправление ответственному лицу. К бухгалтерскому учету документ с ошибками не принимается.

После формальной проверки документ подвергают проверке по существу. Это бо- лее сложная проверка с точки зрения профессиональной подготовки работника бухгал- терии. Проверка по существу заключается в выяснении законности и целесообразности совершенной хозяйственной операции, оформленной данным документом. Фактически проверка по существу разбивается на две составляющие: проверка законности хозяйст- венной операции и проверка целесообразности хозяйственной операции. При проверке законности хозяйственной операции работник бухгалтерии выясняет, соответствует ли она законодательным и нормативным актам, регулирующим бухгалтерский учет в Рос- сийской Федерации. Если факт законности не вызывает никаких сомнений, то можно пе- рейти к анализу целесообразности проведения данной хозяйственной операции. При проведении такого анализа каждая хозяйственная операция встраивается в единую кар- тину финансово-хозяйственной деятельности, и квалифицированный работник может сразу оценить степень ее влияния на финансовое положение организации.

Проверенные на первых двух этапах и принятые бухгалтерией документы подвер- гаются учетной обработке, которая состоит из таксировки, группировки и контировки.

Таксировка представляет собой выражение натуральных показателей в денежном из- мерении. Она проводится, если документ содержит только натуральные количественные показатели. Работник бухгалтерии умножает количество на цену и подсчитывает сумму.

Группировка первичных документов производится по определенными признакам. На основе сгруппированных первичных документов составляются группировочные или накопительные ведомости, которые позволяют сделать запись в бухгалтерском учете об- щим итогом.

36

Бухгалтерский учет

38

Бухгалтерский учет

Порядок уничтожения документов

Для организации работы по уничтожению документов в организациях создаются экспертные комиссии, в состав которых входят сотрудники структурных подразделений под председательством одного из руководящих работников организации, а также пред- ставители архивного учреждения. Экспертные комиссии определяют совместно с архи- вом порядок отбора документов на хранение и уничтожение, организуют экспертизу ценности документов и осуществляют контроль за ее проведением, уделяя основное вни- мание документам, подлежащим передаче в государственные архивы.

Документы, отобранные экспертной комиссией на хранение, описываются. После утверждения описей архивным органом организации разрешается уничтожение доку- ментов, которые не подлежат передаче в Архивный фонд. Уничтожение документов оформляется актом, утверждаемым руководителем организации.

Без согласования с органами Росархива уничтожаются документы, которые не должны сдаваться в архив и практическая надобность в которых отпала, а сроки хране- ния истекли. Однако если имеется указание органа исполнительной власти о согласова- нии уничтожения документов с вышестоящей организацией, то акты на документы, под- лежащие уничтожению, направляются для рассмотрения в эту организацию.

Отобранные к уничтожению документы должны быть переданы организациям, занимающимся заготовкой вторичного сырья, с целью переработки на бумажных фабри- ках. Вторичное использование этих документов запрещено. Сдача документов оформля- ется приемо-сдаточными накладными.

Уничтожение документов без предварительного утверждения архивным органом описей документов постоянного хранения (для организаций, передающих документы в государственные архивы), а также нарушение установленных сроков хранения документов является незаконным и влечет за собой ответственность в установленном законом порядке.

Инвентаризация Инвентаризация представляет собой проверку соответствия данных бухгалтер-

ского учета и фактического наличия имущества и финансовых обязательств организации на определенную дату.

Основными целями инвентаризации являются:

–выявление фактического наличия имущества и обязательств организаций;

–сопоставление фактического наличия имущества и обязательств с данными бух- галтерского учета;

–проверка полноты отражения в учете имущества и обязательств.

Для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской от- четности организации обязаны проводить инвентаризацию имущества и обязательств, в ходе которой проверяются и документально подтверждаются их наличие, состояние и опенка.

Инвентаризации подлежат все имущество организации независимо от его место- нахождения и все виды финансовых обязательств.

Кроме того, инвентаризации подлежат производственные запасы и другие виды имущества, не принадлежащие организации, но числящиеся в бухгалтерском учете (на- ходящихся на ответственном хранении, арендованные, полученные для переработки), а также имущество, не учтенное по каким-либо причинам.

Инвентаризация имущества производится по его местонахождению и материаль- но-ответственному лицу – сотруднику организации, несущему материальную ответст- венность за учет и сохранность имущества.

40