4. Подготовка таблиц.

Подготовка табличных документовбазируется надвух основных категориях:

- форма представления данных на экране монитора в виде таблицы практически неограниченного размера (собственно электронная таблица как объект обработки);

- программа (или пакет программ) для обработки таких данных (собственно табличный процессор как инструмент обработки).

4.1. Понятие и структура таблицы.

Существует несколько определений понятия «таблица»:

таблица- это организованный в вертикальные колонки (графы или столбцы) и горизонтальные строки словесно-цифровой материал, образующий своеобразную сетку, каждый элемент которой - составная часть и столбца, и графы;

таблица (от польск.tablica, от лат.tabula- доска, таблица) - 1) перечень сведений, цифровых данных, запись их в известном порядке, по графам; 2) печатный материал, сгруппированный в виде нескольких столбцов (граф), имеющих самостоятельные заголовки и отделенных друг от друга линейками.

На пересечении столбца и строки устанавливается графическая смысловая связь между понятием, объединяющим материал в строку, и понятием, объединяющим материал в столбец, что позволяет выявить ее без мысленного перевода в словесную форму и существенно облегчить усвоение и анализ организованных в таблицу данных.

Организация материала в таблицуне имеет смысла если:

1) включаемые в таблицу данные не носят справочного характера, образуют лишь одну строку, из которой используется далеко не вся информация;

2) целесообразнее привести данные в тексте, а не строить ради нескольких числовых данных сложную по структуре заголовочную часть, занимающую много места и требующую значительных усилий при ее восприятии;

3) целесообразнее заменить таблицу графиком или диаграммой с целью наглядной демонстрации характера протекания процесса, выявления структуры и соотношения ее частей.

Логически таблицасостоит из подлежащего и сказуемого.

Подлежащее- это наименование того явления или объекта, которые рассмотрены в таблице.

Сказуемое- это совокупность характеристик объектов, относящихся к подлежащему.

4.2. Порядок разработки таблицы.

Чтобы построить таблицу, необходимо:

1) сформулировать то, что должно быть охарактеризовано в таблице, - показатели ее подлежащего;

2) сформулировать показатели сказуемого, т.е. озаглавить данные, которыми будут охарактеризованы показатели подлежащего;

3) определить место показателей подлежащего и сказуемого. Как правило, показатели подлежащего рекомендуется размещать в боковике или в боковике и головке, или в боковике, головке и вразрез прографки (при наличии нескольких групп показателей подлежащего), а наименования показателей сказуемого - в головке;

4) построить в соответствии с намеченным планом размещения показателей подлежащего и сказуемого макет таблицы и заполнить его данными. Построение макета в основном способствует получению общего вида и структуры головки и боковика таблицы, оценке ширины граф (столбцов) и высоты строк, предварительному выбору стилевого оформления таблицы;

5) определить тему таблицы и сделать ее тематическим заголовком.