10.9 Сортировка содержимого таблицы

Word позволяет располагать данные в таблице в порядке возрастания (в алфавитном порядке) или в порядке убывания.

Если таблица не содержит объединённых ячеек, то достаточно установить курсор в тот столбец, по которому вы хотите отсортировать данные таблицы, и щёлкнуть по кнопке Сортировка по возрастанию или Сортировка по убыванию на панели инструментов Таблицы и границы.

Если таблица содержит объединённые ячейки или требуется отсортировать не все строки таблицы, то необходимо выделить диапазон данных, которые вы хотите отсортировать (этот диапазон не должен содержать объединённые ячейки) и выполнить команду Таблица / Сортировка. В появляющемся при этом окне диалога Сортировка (рисунок 10.15) укажите столбец с данными для сортировки (по умолчанию выполняется сортировка данных всей таблицы по первому столбцу) и порядок сортировки.

Рисунок 10.15 - Окно диалога Сортировка

В окне диалога Сортировка можно также задать последовательность столбцов, по которым будут сортироваться данные таблицы.

Во время сортировки переставляются целые строки таблицы в заданном порядке независимо от того, какая их часть (целые строки или несколько столбцов) была выделена и какой способ сортировки данных использовался.

Рисунок 10.16 - Вверху – таблица с выделенным столбцом, внизу – таблица после сортировки по убыванию с помощью команды Таблица / Сортировка по указанному столбцу

11 Предварительный просмотр и Печать документа

После завершения ввода текста и графики в документ, окончания правки, форматирования, проверки, а также настройки параметров страниц всё готово к печати. Однако перед этим бывает полезно увидеть на экране, как будет выглядеть печатный вариант документа, и, возможно, внести последние исправления.

В Word существуют два режима, в которых документ, выглядит точно так же, как и на печати: режим разметки и предварительного просмотра. Обычно режим разметки лучше подходит для редактирования документа, для работы с надписями и графикой, а режим предварительного просмотра хорош для оценки общего вида страниц документа непосредственно перед выводом на печать.

Переход в режим предварительного просмотра осуществляется командой Файл / Предварительный просмотр или одноимённой кнопкой на стандартной панели инструментов. Внешний вид экрана в режиме предварительного просмотра показан на рисунке 11.1.

Печать

Увеличение

Одна страница

Несколько страниц

Масштаб

Линейка

Подгонка страниц

Во весь экран

Закрыть

Контекстная справка

Рисунок 11.1 - В режиме предварительного просмотра можно посмотреть, как ваш документ будет выглядеть в печатном виде

Для редактирования документа в режиме предварительного просмотра следует отключить кнопку Увеличение на панели инструментов. Кнопка Закрыть прекращает работу в режиме предварительного просмотра и возвращает к предыдущему режиму работы с документом.

Когда вы будете готовы к выводу документа на печать, выполните команду Файл / Печать и сделайте все нужные установки в открывающемся окне диалога Печать (рисунок 11.2).

Рисунок 11.2 - Окно диалога Печать

В окне диалога Печать можно выбрать принтер из списка установленных принтеров.

Кнопка Свойства открывает окно диалога Свойства принтера, в котором можно изменить параметры и настройки выбранного принтера. Внесённые таким образом изменения будут влиять только на печать данного документа.

Активный флажок печать в файл позволяет подготовить документ для печати с заданными установками и записать его в файл, который позднее может быть выведен на печать без использования редактора Word, но обязательно на принтере, указанном при настройке параметров печати документа.

Область Страницы - включает группу переключателей, позволяющих печатать все страницы подряд, только одну текущую страницу, несколько отдельных страниц или страницы из диапазона.

Можно задать Вывести на печать: только четные, только нечетные или все страницы выбранного диапазона;

Строка ввода число копий: - служит для установки числа копий при печати одного и того же документа.

При активном флажке разобрать по копиям выполняется печать всего документа целиком и только после этого происходит переход к печати следующей копии. По умолчанию для каждой страницы подряд печатается установленное число копий;

Кнопка Параметры - позволяет перейти к вкладке Печать окна диалога Параметры (рисунок 11.3), для того чтобы изменить параметры, которые используются по умолчанию;

Рисунок 11.3 - Окно диалога Печать для настройки параметров печати

Кроме того, вы можете быстро распечатать документ с использованием выбранных по умолчанию принтера и параметров печати – для этого достаточно щёлкнуть кнопку Печать на стандартной панели инструментов или на панели инструментов режима предварительного просмотра.