7. Процедура управления изменениями проекта

   1. Сбор, анализ и регистрация запросов на изменения

Запросы на изменения подаются Менеджеру проекта в электронной форме (Шаблон Запроса на изменение – Приложение № 6).

Право на подачу Запроса на изменение имеет любой исполнитель, участвующий в работе по проекту.

Каждый поступивших Запрос на изменение регистрируется Менеджером проекта в Журнале регистрации запросов на изменения (Шаблон Журнала регистрации запросов об изменениях – Приложение 7). Запросу присваивается уникальный номер, в Журнале регистрации также заполняется дата подачи, автор запроса, , текущий статус для такого запроса устанавливается «Подан». Далее Менеджер проекта назначает ответственного (ответственных) за оценку запроса в соответствии со спецификой проекта. Для этого в Запросе на изменение Менеджер проекта заполняет поле «Кому поручено» и дату поручения.

Специалисты, получившее поручение на оценку запроса анализируют предложенные инициатором запроса варианты изменений в части их влияния на результаты проекта, сроки и бюджет. Затем они либо согласуют предложенную инициатором оценку, либо предлагают собственный вариант, отражая его в Запросе на изменение. Затем (но не позже даты поручения) они визируют Запрос на изменение и передают его Менеджеру проекта. Получив завизированный специалистами Запрос на изменение Менеджер проекта изменяет статус запроса на «Рассмотрен».

Далее Менеджер проекта принимает решение по эскалации решения по Запросу на изменение в зависимости от масштаба предлагаемого изменения и передает его на рассмотрение на соответствующий уровень.

2. Принятие решения по Запросу на изменение

Выносимый на рассмотрение на соответствующем уровне вариант Запроса на изменение согласуется со специалистами подразделений (при необходимости – и подрядчиков), ответственных за оценку Запросов.

Менеджер проекта проводит согласование всех Запросов на изменение с Директором по экономике и финансам.

В случае, если выполнение проекта связано с закупкой МТР, решение по Запросу на изменение согласуется с Отделом материально-технического обеспечения.

В случае, если выполнение проекта связано с выполнением строительно-монтажных работ, решение по Запросу на изменение согласуется с Отделом капитального строительства.

В случае, если реализация изменения затрагивает существенные условия работ организации-подрядчика по проекту, Запрос на изменение согласуется с представителями данного подрядчика.

Уровни эскалации рассмотрения изменений в зависимости от масштаба последствий:

Отклонения по ожидаемым результатам реализации проекта:	Уровень эскалации ФЗИ
Отклонения в сроках ограничены рамками текущего квартала; Отклонения в бюджете ограничены 5% Изменения в результатах не влияющие на выполнение годовых задач бизнес-плана и достижение основных показателей проекта	Оценка последствий в проектной команде, принятие решения по ФЗИ менеджером проекта
до 10% ожидаемого бюджета проекта от утверждённого; не влияющие на выполнение годовых задач бизнес-плана и достижение основных показателей проекта	Оценка последствий в проектной команде, принятие решения по ФЗИ Управляющим директором КБЕ.
более 10% ожидаемого бюджета проекта от утверждённого; влияющие на выполнение годовых задач бизнес-плана и достижение основных показателей проекта	Согласование ФЗИ Управляющим директором КБЕ и передача запроса на экспертизу отклонений и рассмотрение на Инвестиционном комитете обновлённого графика реализации проекта и плана инвестиций по проекту.

Принятие Менеджером проекта решения по эскалации и при необходимости – по существу Запроса на изменение производится в ходе выполнения контроля хода проекта (п. 4.1.3.2).

Решение может иметь следующие варианты:

1. Утверждён. В этом случае содержание утверждённого варианта изменения включается в уточнённый вариант Плана управления проектом через процедуру планирования. По такому запросу Менеджер проекта в Запросе на изменение и Журнале регистрации запроса на изменение изменяет статус на «У» («Утверждён») и указывает дату решения.

2. Отложен. В этом случае должна быть назначена дата повторного рассмотрения. По такому запросу Менеджер проекта в Запросе на изменение и Журнале регистрации запроса на изменение изменяет статус на «Отложен до «__»___20__г.» и указывает дату решения.

3. Отклонён. В этом случае дальнейших действий по запросу не производится. В Запросе на изменение и Журнале регистрации запроса на изменение изменяет статус на «Откл.» («Отклонён») и указывает дату решения.