6. Процедура управления закупками проекта

   1. Оценка обеспечения проекта

На этапе формирования Инвестиционной заявки проводится оценка вариантов и сроков обеспечения проекта закупками.

В рамках работ по подготовке Инвестиционной заявки Ответственный за разработку инвестиционной заявки выдаёт задание или выполняет самостоятельно проведение оценки обеспечения, на основании полученных описаний примерного состава и характеристик требуемых МТР.

Оценка проводится путём формирования таблицы № 1 Плана управления закупками (Шаблон – Приложение 16) по оценке стоимости проекта.

При оценке сроков и дополнительных условий поставки проводится анализ реестра накопленных рисков в части обеспечения МТР. При отсутствии актуальных долговременных договоров поставок таких МТР проводится оценка потенциальных поставщиков МТР, далее – запрос таких поставщиков по стоимости, срокам и прочим условиям поставки до склада заказчика. Следующим шагом проводится оценка по доставке МТР до точки потребления, исходя из календарного графика работ. Данная оценка должна быть добавлена к графе «Срок поставки».

В случаях, когда срок поставки по позиции МТР выше максимально возможного для выполнения календарного графика работ, такие позиции отмечаются текстом «Нет» в столбце «Оценка». Иначе – в столбце «Оценка» проставляется «Да».

Детализация строк зависит от уникальности комбинации в столбцах «Срок поставки» и «Дополнительные условия».

Последовательность строк МТР составляется в виде простого перечня.

Ответственный за проведение оценки – отдел ИТ (для вида проектов «ИТ») или управление МТР (все прочие виды проектов).

2. Источники поступления мтр

На этапе разработки проекта контролируется состояние работ по обеспечению проекта.

В рамках работ по выполнению базового плана проекта Менеджер проекта выдает задание по формированию отчёта о состоянии работ по обеспечению проекта.

Для описания источников поступления МТР используются результаты проведения запросов потенциальным поставщикам, допущенным к тендерным процедурам и существующих договоров на поставку МТР, путём формирования таблицы № 2 Плана управления закупками проекта.

При оценке источников поступления по каждому виду/номенклатуре МТР требуется получение от поставщика подтверждённой дату поставки (на основании плановых дат вовлечения МТР в проект, эта информация передаётся поставщику для оценки). Полученная информация должна быть заполнена в графе «Дата поставки». Распределение поставщиков между графами «Поставщик» и «Альтернативный канал поставки» производится по критерию своевременности поставки – наиболее оптимальный поставщик размещается в графе «Поставщик», все прочие – в графе «Альтернативный канал поставки».

Последовательность строк МТР составляется в виде простого перечня.

Ответственный за проведение оценки – управление МТР.

3. Поставки проекта и применение мтр

На этапе реализации проекта контролируется состояние работ по обеспечению проектаи применению МТР в проекте.

В рамках работ по выполнению базового плана проекта Менеджер проекта выдаёт задание по формированию:

- отчёта о состоянии работ по обеспечению проекта

В таблице № 3 Плана управления закупками проекта каждый вид МТР описывается в виде набора строк. Количество строк должно совпадать с графиком поставки партий данного МТР поставщиком. Графа «Дата отправки-план» заполняется на основании спецификации к договору, графа «Дата отправки-факт» - на основании подтверждения поставщика об отправке груза. Графа «Дата поставки-план» заполняется на основании спецификации к договору, графа «Дата поставки-факт» - на основании последнего прихода количества МТР по данной партии поставки. Графа «Количество-факт» заполняется на основании выполненного прихода МТР на склад. Графа «Отклонение» рассчитывается по следующей формуле:

- если поставка проведена не позднее плановой даты поставки, отклонение = 0%,

- если поставка не завершена в дату плановой поставки, то

Отклонение = Количество не поставленное на плановую дату поставки / Количество плановое

Ответственный за проведение оценки – управление МТР.

- отчёта по применению МТР

В таблице № 4 плана управления закупками проекта каждый вид МТР описывается в виде набора строк. Количество строк должно совпадать с графиком вовлечения партий данного МТР в проект. Графа «Дата вовлечения-факт» заполняется на основании документов списания со склада, в момент полной выдачи количества по позиции. Графа «Отклонение» рассчитывается по следующей формуле:

Отклонение = Количество не выданное на плановую дату вовлечения / Количество плановое

Ответственный за проведение оценки – управление МТР.