2. Формирование отчётности

Блок-схема и описание процедуры «Формирование отчётности» представлена в Приложении ХХ.

Сопоставление процедуры формирования отчётности с фазами жизненного цикла проекта приведены ниже в таблице №7:

Таблица 7. Процедуры формирования отчетности по фазам проекта

Процедура в области управления коммуникациями проекта	Фаза жизненного цикла проекта				Документ
	Разработка	Реализация	Завершение
1. Планирование отчетности	Издание приказа о старте проекта Разработка Базового плана проекта			Матрица отчётности
2. Формирование отчётности	Выполнение работ по разработке проекта	Реализация плана проекта		Отчёт о выполнении задачи
3. Консолидация, проверка, анализ отчётности	Контроль разработки проекта	Контроль реализации проекта		Отчёт о выполнении задачи
4. Подготовка запроса на изменение	Контроль разработки проекта	Контроль реализации проекта		Запрос на изменение
5. Подготовка отчёта менеджера о ходе проекта	Контроль разработки проекта	Контроль реализации проекта		Отчёт менеджера о ходе проекта
6. Подготовка отчёта-анализа о реализации проекта			Закрытие проекта	Отчёт-анализ о реализации проекта
7. Архивирование документов по проекту			Закрытие проекта	Архив документов по проекту

Планирование отчётности по проекту является обязанностью Менеджера проекта. Результатом планирования отчётности является Матрица отчётности (Шаблон – Приложение № 11). На основании требований заинтересованных сторон проекта в получении информации о ходе реализации проекта в Матрице отчётности определяются виды отчётов, содержащаяся в отчётах информация, сроки предоставления, ответственные исполнители и получатели отчётности.

Матрица отчётности разрабатывается Менеджером проекта дважды:

1) на этапе инициации разработки проекта (является приложением к Приказу о старте проекта и содержат информацию о видах и периодичности отчётности на фазе разработки проекта);

2) на этапе разработки базового плана проекта (является составной частью Плана управления коммуникациями проекта и содержит информацию о видах и периодичности отчётности о ходе реализации проекта).

Формируют отчётность члены команды проекта в соответствии порядком, зафиксированным в Матрице отчётности. Ответственные исполнители сторонних организаций предоставляют отчётность в соответствии с запросами Менеджера проекта.

Отчётность о выполнении задач проекта направляется исполнителями Менеджеру проекта для оценки хода работ.

После проверки отчётности исполнителей Менеджер проекта осуществляет анализ полученной информации и принимает решение о необходимости внесения изменений в ход проекта в соответствии с процедурой Управления изменениями (см. раздел 4.2.7.).

В случае, если внесения изменений в ход проекта не требуется менеджер консолидирует информацию из отчётов исполнителей и формирует Отчёт менеджера о ходе проекта (Шаблон – Приложение № 21). Если в проект были внесены изменения, Менеджер проекта включает информацию о произведённых изменениях в отчёт. Рассылку отчёта Менеджер проекта осуществляет самостоятельно согласно Матрице отчётности. Отчёт менеджера о ходе проекта рассматривается заинтересованными сторонами на периодических совещаниях о ходе реализации проекта в соответствии с Графиком совещаний.

Отчётность прочим получателям направляется после подписания Менеджером проекта.

По завершении фаз разработки и реализации проекта Менеджер проекта готовит Презентацию по завершению фазы проекта на основе Отчёта менеджера о ходе проекта для представления информации на Инвестиционном комитете КЦ.

После завершения реализации проекта, когда выполнены все задачи, Менеджер проекта готовит Отчёт-анализ о реализации проекта (Шаблон – Приложение № 23). Отчёт-анализ является сводом итогов результатов проекта. Отчёт-анализ подготавливается и в том случае, если на фазе разработки проекта принято решение о его закрытии без реализации. Отчёт-анализ является базой знаний по всем проекту.

После закрытия проекта Менеджер проекта осуществляет архивирование всех документов по проекту, в том числе отчётов исполнителей, отчётов о ходе проекта и отчёта-анализа о реализации проекта.