4. Процедура управления коммуникациями проекта

   1. Проведение совещаний

Совещания проводятся на всех фазах жизненного цикла проекта, служат инструментом коммуникации в проекте и способом принятия решений. На каждой фазе процедура проведения совещания имеет одинаковый состав функций и формы документов. Блок-схема процедуры «Проведение совещаний» представлена в Приложении ХХ.

Планирование проведения совещаний по проекту заключается в формировании Менеджером проекта Графика совещаний.

График совещаний по разработке проекта разрабатывается на стадии подготовки приказа о старте проекта и является приложением к нему.

График совещаний по реализации проекта разрабатывается в составе Плана управления коммуникациями в процессе разработки Базового плана управления проектом.

Также совещания могут организовываться внепланово по инициативе куратора, заказчика, либо Менеджера проекта.

Подготовка к совещаниям заключается в организации места проведения совещания, оповещении участников и подготовке материалов к совещанию. Повестка дня совещания определяется Менеджером проекта. Рассылка материалов к совещанию производится за 2 рабочих дня до даты проведения совещания.

Председателем совещания является Менеджер проекта. При необходимости Менеджер проекта может назначать секретаря совещания из числа команды проекта. В течение 2х рабочих дней после даты проведения совещания секретарь рассылает скан-версию подписанного Менеджером проекта Протокола совещания (Шаблон протокола – приложение № 22). Согласование решений, принятых в ходе совещаний, в протоколе не требуется. Первым пунктом повестки дня каждого следующего совещания является отчёт исполнителей о выполнении пунктов предыдущего протокола.

Распределение ответственности в процедуре проведения совещаний представлено в таблице №6.

Таблица 6. Распределение ответственности в процедуре проведения совещаний

Процедура	Обязанности
	Менеджер проекта	Секретарь	Команда проекта
Подготовка	- назначение (уточнение относительно графика совещаний по проекту) даты и места проведения совещания; - формирование (уточнение) повестки дня совещания; - формирование (уточнение) списка участников и приглашенных лиц; - определение необходимых материалов к совещанию (кто и что готовит); - доведение информации о подготовке совещания до исполнителей, согласно их обязанностей.	рассылка материалов к совещанию; - рассылка приглашений на совещание (в соответствии с распоряжением менеджера проекта); - согласование места и технического оснащения проведения совещания.	- подготовка материалов к совещанию (по распоряжению менеджера проекта); - предоставление материалов к совещанию секретарю за 2 рабочих дня до даты проведения совещания.
Проведение	- ведение совещания; - принятие решения по вопросам в пределах компетенции; - доведение информации до лиц принимающих решение	- документирование обсуждений и решений, принятых в ходе совещания	- участие в совещании; - отчёт (доклад) о выполнении решений, принятых в ходе совещаний.
Исполнение	- контроль исполнения решений совещания; - снятие с контроля выполненных задач.	- подписание и рассылка протокола совещания всем его участникам, приглашённым и лицам, которые могут быть заинтересованы в принятых решениях.	- исполнение решений, принятых в ходе совещания и зафиксированных в протоколе совещания.