Управленческая документация
Основные документы управления.
Деятельность любого предприятия сопровождается составлением различных видов документов. Однако при всем их многообразии вне зависимости от специфики предприятия можно выделит следующие основные группы документов:
организационные документы предприятия
Устав - это свод правил, регулирующих деятельность, организаций, учреждений, обществ и граждан, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанность в определённой сфере государственной или хозяйственной деятельности. Существуют, например, Устав добровольного спортивного общества, Устав акционерного общества, Устав товарищества с ограниченной ответственностью и т.д.;
Положение – это нормативный акт, устанавливающий порядок образования, структуру, функции, компетенцию, обязанности и организацию работы системы государственных органов, одного органа либо структурного подразделения. В отдельную группу следует выделить положения, регулирующие совокупность организационных, трудовых и других отношений по конкретному вопросу (например, Типовое положение о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в государственных органах, на предприятиях, учреждениях; наиболее многочисленны разновидности положений о проведении конкурсов, смотров и т.д.);
Инструкция – это правовой акт, издаваемый органом государственного управления (или утверждаемый его руководителем) в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий (их подразделений и служб), должностных лиц и граждан. Инструкции издаются также в целях разъяснения актов и распорядительных документов;
Учредительный договор;
Структура и штатная численность;
Штатное расписание;
Должностные инструкции;
Правила внутреннего распорядка и т.д.
распорядительные документы предприятия
Постановление – правовой акт, принимаемый высшими и некоторыми центральными органами коллегиального управления в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами;
Решение – правовой акт, принимаемый коллегий министерства или ведомства, научным советом и т.д.;
Распоряжение – акт управления государственного органа, имеющий властный характер, изданный в рамках присвоенной должностному лицу, государственному органу компетенции, имеющий обязательную силу для граждан и организаций, которым это распоряжение адресовано. Распоряжения являются подзаконными актами и делятся на две группы: распоряжения общего, длительного действия и распоряжения, касающиеся конкретного вопроса, отдельного случая. Распоряжения издают правительство, министерств, ведомства, администрации краёв, областей, городов, районов, администраций предприятий, учреждений в пределах прав, предоставленных им законами РФ;
Указание –распорядительный документ, издаваемый министерствами, ведомствами, организациями преимущественно по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов;
Приказы – правовой акт, издаваемый руководителем министерств, ведомств, отделов, управлений, учреждений, объединений, организаций, предприятий, действующими на основе единоначалия. Приказ издаётся для решения основных оперативных задач, стоящих перед данным органом;
документы по личному составу предприятия (приказы по л/с, трудовые контракты (договоры), личные дела, личные карточки ф.Т-2, лицевые счета по заработной плате, трудовые книжки);
финансово-бухгалтерские документы предприятия (главная книга, годовые отчеты, бухгалтерские балансы, планы, отчеты и др.):
информационно-справочные документы предприятия (акты, письма, факсы, справки, телефонограммы, докладные записки, протоколы и др.).
От государственных и муниципальных организаций могут поступать на предприятие документы, регулирующие различные вопросы его деятельности (налоги, охрана окружающей среды и т.п.). Эти документы составляют отдельную группу – нормативные документы государственных органов.
В самостоятельную группу можно выделить коммерческие контракты (договоры), которые являются основными документами предпринимательской деятельности.
Все перечисленные документы относятся к организационно-распорядительным документам (ОРД). Исключением являются финансово-бухгалтерские документы, имеющие специфические особенности составления и обработки, регламентируемые специальными инструкциями.
Схема оформления большинства ОРД достаточно типична и строится по формуляру образцу. Отличаются только заголовочные части внутренних и внешних документов предприятия. Во внешних документах обязательно следует указывать справочные данные об организации, на внутренних документах они не указываются. Различия в большей части касаются структуры и формы изложенного текста.
Классификация документов
Документы на предприятиях классифицируются по следующим основаниям:
По способу фиксации (письменные, графические, фото, видео-, аудио-, кинодокументы).
По содержанию или роду деятельности (организационно-распорядительные, плановые, бухгалтерские и т.п.)
По назначению (приказы, положения, протоколы, уставы, акты, письма, заявления и т.п.)
По видам (типовые, т.е. обязательные к применению в определённой области, примерные, трафаретные, индивидуальные)
По степени сложности (простые, т.е. посвященные одному вопросу, решаемые как правило, в одном подразделении и сложные, содержащие ряд проблем, ставящие ряд вопросов)
По месту составления (внешние по отношению к организации- входящие и исходящие и внутренние)
По срокам исполнения (срочные и несрочные)
По сфере действия (служебные и официально личные, т.е. именные с указанием конкретного лица)
По степени гласности (без ограничения доступа и с ограничением доступа разного уровня: секретные, для служебного пользования, содержащие коммерческую тайну)
По юридической силе (подлинники- первый или единственный экземпляр официального документа, оформленный по всем правилам. Должен быть подписан должностным лицом , подпись которого заверена оттиском печати; копия – документ, воспроизводящий информацию другого документа и его все внешние признаки или их части. Копии можно разделить на выписки и отпуски. Выписки- это копии части документов, отпуски- копии отосланных документов. Дубликат – особый вид копии, выдаваемый в замен утраченного подлинника и оформленная таким образом, что приобретает юридическую силу подлинника.