2.9. Справочные данные об организации

Справочные данные об организации необходимы для почтовой, телеграфной, телефонной, электронной связи с организацией, а также для выполнения расчетно-денежных операций в банке, счет которого указан на документе.

В почтовых адресах не должно быть сокращенных названий, условных букв, цифр или каких-либо знаков. Почтовый адрес оформляется в соответствии с оказанием почтовых услуг.

Полный перечень справочных данных имеет следующий порядок их написания:

• почтовый адрес;

• номер телефона, номер телефакса, номер телетайпа;

• адрес электронной почты;

• ИНН/КПП;

• расчетный счет (р/с);

• БИК (банковский идентификационный код);

• корреспондентский счет (кор./с);

• наименование банка.

Справочные данные могут содержать только почтовый адрес:

ЗАО «ЗАПСИБТЕХНОЛОГИЯ»

Для оперативной связи используются номера телефона, телефакса, телетайпа, электронной почты:

ЗАО «ЗАПСИБТЕХНОЛОГИЯ» Россия, 664099, г. Красноярск, пр. Мира, д. 56 тел.: (391)265-45-00, факс: (391) 265-47-12 E-mail: cooper@sityline.ru

Банковские реквизиты необходимы только на письмах по вопросам расчетно-денежных операций, например на гарантийных письмах:

ЗАО «ЗАПСИБТЕХНОЛОГИЯ» Россия, 664099, г. Красноярск, пр. Мира, д. 56 тел.: (391)265-45-00, факс: (391) 265-47-12 р/с 40125500100235004177 в Красноярском ОСБ 5487/0454 г. Красноярск, БИК 048112100 кор./с 3010000250010113000

За рубежом авторство служебного документа определяется названием, и вышестоящие органы не указываются. Структурные подразделения в бланке тоже указываются крайне редко. Наименование фирмы в зарубежных бланках располагается как в середине верхнего поля, так и в левом или правом верхнем углах. Адрес фирмы может быть указан в нижней части листа.

2.10. Наименование вида документа

Наименование вида документа (приказ, акт, справка, должностная инструкция и т.д.) указывается на всех служебных документах, кроме писем (исключение составляют информационные и гарантийные письма). Этот реквизит пишется после наименования организации прописными буквами в соответствии с наименованием видов документов, предусмотренными УСОРД и ОКУД (класс 020000): ПРИКАЗ; АКТ.

Для упорядочения процесса документирования управленческой деятельности на предприятиях должен быть разработан Табель форм документов, применяемых в организации. Этот список должен быть сгруппирован по управленческим функциям. Форма табеля разрабатывается на предприятии. В табель могут входить следующие графы:

№ п/п	Наименование фирмы	Дата утверждения	Кем утвержден	Код по классификатору			Ограничение доступа		Периодичность издания		Ответственный за издание		Примечание
1	2	3	4	5	6	7		8		9		10

2.11. Дата документа

Дат в документе всегда несколько, но они имеют различное назначение и фиксируют стадии работы с документами. Основной датой считается дата подписания документа, утверждения или дата события, зафиксированного в нем.

Для внутренних документов – приказов, справок и т.п. – датой в бланке является дата подписания. Если авторами документа являются несколько организаций, то датой документа является наиболее поздняя дата подписания. Для отправляемых документов дата в бланке одновременно является датой подписания и отправления. Дата протокола или акта является датой события, зафиксированного этими документами. Для утверждаемых документов – планов, инструкций и т.п. – датой документа является дата их утверждения, проставляемая в грифе утверждения.

Для ряда официальных документов существует также дата их опубликования и дата вступления документа в силу.

Дата должна проставляться лицом, подписывающим или утверждающим документ. Датируются также все стадии создания и обработки документа. По этим датам можно установить, где произошла задержка в работе с документами. Поэтому дата является составной частью таких реквизитов, как:

ссылка на регистрационный номер и дату документа;

гриф утверждения документа;

резолюция;

гриф согласования документа;

виза согласования документа;

отметка о заверении копии;

отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

отметка о поступлении документа в организацию.

Дата оформляется арабскими цифрами. На нее отводится десять знаков – восемь цифр (день и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точной; год – четырьмя цифрами). Если число однозначное, то перед ним обязательно ставится ноль.

03.06.2000

Допускается оформление даты в следующей последовательности