Вопрос 15.

Организационная форма (структура) управления — это совокупность управленческих связей между управляющей и управляемой подсистемами системы управления, характеризующая состав и информационные взаимосвязи, как отдельных исполнителей, так и самостоятельных подразделений, находящихся в последовательной соподчиненности и наделенных конкретными правами.

-Функциональные структуры — структуры, которые формируются на базовых функциях организации.

-Дивизионные структуры — структуры, которые принимают за основу регион, клиента или продукт.

-Проектные структуры — структуры, которые формируются на базе проекта.

-Матричные структуры — структуры, в которых организационные звенья формируются на базе двух и более одновременных признаков.

Функциональная структура

К основным функциям относят закупки, финансирование, сбыт, производство и управление в целом, включающие в себя операции, которые связанны с наймом персонала. К дополнительным функциям относят учет, обеспечение безопасности, исследования и разработка, управление персоналом и деятельность секретариата.

Дивизионная структура

Фирма разбивается на некоторые структурные подразделения, деятельность каждого из которых протекает на отдельных целевых рынках, притом центральный офис предоставляет подразделениям полную автономию. Такие автономные структурные подразделения называются дивизионами. Все вопросы как оперативные, так и стратегические, связанные с операциями компании уполномочен решать руководитель дивизиона. Однако за головным офисом компании сохраняются стратегические задачи управления офисом.

Дивизионы, в зависимости от выделением компанией признаков целевых рынков, бывают: клиентские, продуктовые, региональные.

• Региональные структура, деятельность которой направлена на клиента возникает тогда, когда у организации появляется несколько важных групп потребителей , потребности которых настолько специфичны, что организация создает подразделения, обслуживающих исключительно свою группу потребителей и действующих, как практически независимая единица.

• Продуктовая структура - дивизионы формируются на базе видов производимой продукции и товаров. В подчинении руководитель такого дивизиона, на самом деле, находится однопродуктовая компания.

• Региональные структуры - данная структура широко используется компаниями, которая осуществляет операции на международном уровне.

Проектная структура

В основе проектной структуры управления лежит организация работы над проектом, то есть любое производство, направленное на создание нового продукта, услуги, работы, исследования. Управление проектом реализует все функции менеджмента: прогнозирование, планирование, организацию, координирование, мотивацию, контроль и т. п. После завершения работы над проектом данная структура прекращает свое существование, ее составляющие, включая кадровый состав, переходят в новый проект или увольняются.

Матричная структура

Матричная структура является органичным сочетанием структур: проектной и функциональной, региональной и товарной, клиентской и региональной и т. д. отличительной особенностью матричной структуры является подчинение сотрудников двум руководителям одного уровня.

Руководитель проекта ставит задачи перед членами проектной группы, определяет сроки, осуществляет контроль за деятельностью группы. Руководители функциональных служб определяют способы решений поставленных перед соответствующими специалистами задач и контролируют ход их решений. Два основных отличия матричной структуры от проектной структуры:

1. Матричная структура — постоянное образование;

2. В матричной структуре сотрудники подчиняются сразу двум руководителям, находящимся на одном уровне управленческой иерархии.

№16 Проектирование создания организационных документов.

1. Организационная документация

Все государственные, муниципальные, частные предприятия, общественные объединения действуют на основе устава.

Устав — это свод правил, регистрирующих деятельность организаций, учреждений, обществ и граждан, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в определенной сфере государственной или хозяйственной деятельности.

В оформлении уставов должны присутствовать следующие реквизиты: наименование министерства, наименование организации, вид документа, индекс, дата, место издания, гриф утверждения . В реквизите «текст» необходимо предусмотреть такие разделы, как общие положения, основные функции, права и обязанности, руководство, взаимоотношения и связи, производственно-хозяйственная, коммерческая деятельность, имущество и средства, контроль, проверка и ревизия, реорганизация или ликвидация. В зависимости от формы частной собственности разделы в тексте изменяются, добавляются. После текста ставится подпись руководителя.

№17 Проектирование создания распорядительных документов.

Распорядительные документы

Одна из форм исполнительно-распорядительной деятельности организаций, учреждений, предприятий — издание распорядительных документов, посредством которых решаются важнейшие вопросы управления. (приказы, инструкции, указания; решения; постановления, распоряжения.)

Приказ — правовой акт, издаваемый руководителями министерств, ведомств, отделов, управлений, учреждений, объединений, организаций, предприятий, действующими на основе единоначалия. Приказ издается для решения основных оперативных задач, стоящих перед данным органом.

Приказ является самым распространенным видом распорядительного документа, применяемого в практике управления. Посредством приказа руководитель ставит перед работниками основные задачи, указывает пути решения принципиальных вопросов. Приказ обязателен для всех работников данной организации или отрасли. В отдельных случаях приказ может касаться широкого круга организаций и должностных лиц независимо от их подчиненности.

Подготовка проекта распорядительного документа может быть поручена одному или нескольким структурным подразделениям или отдельным должностным лицам. При разработке проектов сложных и больших распорядительных документов могут создаваться рабочие группы.

Подготовка проекта распорядительного документа требует сбора необходимой информации по существу поставленного вопроса. Для этого используют различные информационно-справочные документы: отчеты, справки, докладные и объяснительные записки, акты, служебную переписку. Собрав и изучив необходимые материалы, получив полную ясность по существу вопроса, четко определив цель издания распорядительного документа, приступают к составлению его проекта.

Текст распорядительного документа чаще всего состоит из двух взаимозависимых частей: констатирующей и распорядительной. В констатирующей могут быть перечислены факты, события, дана их оценка. Констатирующая часть не обязательна, она может и отсутствовать, если нет необходимости давать разъяснения. Основную нагрузку в распорядительных документах несет распорядительная часть, которая излагается в повествовательной форме.

Текст распорядительного документа должен иметь заголовок. Заголовок начинается с предлога «о» («об») и формируется при помощи отглагольных существительных.

Подготовив текст распорядительного документа, приступают к его оформлению. Распорядительные документы оформляются на общем бланке формата А4. В состав реквизитов входит Герб РФ, наименование ведомства, наименование учреждения, название вида документа, дата, индекс (номер), место составления, заголовок, текст, подпись (подписи), отметки о согласовании.

Завершающим этапом работы с проектами распорядительных документов является их согласование и подписание. Согласование осуществляется путем визирования или проставления грифа согласования. Визы или гриф согласования, как правило, проставляются на первом экземпляре проекта. В случае несогласия с проектом пишут мотивированное заключение. Перед подписанием проект еще раз тщательно выверяется.

Полностью подготовленные проекты документов представляются на подпись. Приказы и распоряжения подписываются руководителем или его заместителем. Постановления и решения должны иметь две подписи: председателя и секретаря (управляющего делами) коллегиального органа. Подписывается первый экземпляр документа, изготовленный на бланке. Распорядительные документы вступают в силу с момента их подписания или доведения до сведения исполнителя.

№18 Проектирование создания информационно-справочных документов.

Информационно-справочные документы

К информационно-справочным документам относятся справки, докладные и объяснительные записки, сводки, обзоры, акты, письма, телеграммы и т.д. Они носят вспомогательный характер по отношению к организационно-распорядительным документам и не являются обязательными к исполнению.

Информационно-справочные документы сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, т.е. инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ управленческого воздействия. Они не содержат поручений, не обязывают выполнять поручения.

Состав информационно-справочных документов:

докладная записка, служебная записка, объяснительная записка, предложение, заявление, все разновидности переписки, протокол, акт, справка, перечень.

Справка

Справка – это документ, содержащий подтверждение событий, фактов. В делопроизводстве предприятия чаше всего составляются справки, подтверждающие работу и оплату труда работников. Руководство предприятия обязано выдавать по просьбе сотрудника справку о работе в данной организации.

Для удобства оформления можно подготовить справки формализованного вида на бланке формата А5, имеющие адресные данные предприятия и трафаретный текст. Справки начинаются с указания в именительном падеже фамилии, имени и отчества (полностью) лица, о котором даются сведения, его должности. В правом верхнем углу указывается место представления справки в именительном падеже, например: 128-е отделение милиции, школа № 12.На справке должна обязательно стоять дата ее подписания.

Реквизиты справки следующие:

1. место представления справки (допустимо указывать в тексте справки),

2. название и координаты организации, выдавшей справку,

3. штамп организации, выдавшей справку,

4. наименование вида документа,

5. дата,

6. текст справки,

7. подпись должностного лица,

8. печать организации

Вопрос №9.

Эволюция подходов к проектированию организации

1. Механистический подход (технократический, инструментальный) — основан на концепции научного управления. Он характеризуется жесткой детерминацией организационного устройства, строго фиксированной консервативной системой иерархии, сопротивлением изменениям, властно-авторитарным типом руководства, однонаправленным характером коммуникаций.

Механистический подход был призван обеспечить создание модели такого предприятия, которое способно к четкой и бесперебойной деятельности подобно хорошо отлаженному механизму, предназначенному для производительных операций.

2. Рационалистический подход (бюрократический) — основан на концепции рациональной бюрократии . Он характеризуется формализацией правил и процедур, централизацией принятия решений, узкой специализацией и регламентацией деятельности каждого исполнителя, четко определенной ответственностью и строго фиксированной иерархией управления.

Рационалистический подход способствовал распространению в практике организационного проектирования линейно-функциональных, дивизиональных и других видов структур иерархического типа. Они обеспечивают организационную эффективность в условиях стабильного организационного окружения, не обладающего высоким динамизмом и усложненной структурой, предсказуемости внешних и внутренних изменений, приемлемости четких алгоритмов управления.

3. Гуманистический подход (ориентированный на человеческие отношения) — основан на достижениях теории человеческих отношений и поведенческих наук.

Данный подход рассматривает конструируемый объект прежде всего как коллектив людей, осуществляющих совместную деятельность на основе разделения труда. При этом важнейшим фактором производительности на предприятии выступает человек как социальный деятель.

Гуманистический подход к организационному проектированию базируется на моделировании системы поддержания человеческих отношений внутри организации на основе таких элементов, как внимание к персоналу, мотивация, коммуникации, лояльность, участие в принятии решений.

4. Органический подход (гибкий, адаптивный) — основан на проведении аналогии организационной модели с живым организмом, который обладает способностью сравнительно легко видоизменяться, приспосабливаясь к изменившимся условиям и органически вписываясь в новую, усложненную среду обитания.

Органической является такая структура, которая в большей мере базируется на бригадной работе, обладает гибкостью и меньше связана с правилами, характерными для традиционного иерархического построения управления.

Органический подход обеспечивает конструирование организаций, способных эффективно функционировать в условиях быстро развивающихся рынков с интенсивными инновационными процессами, ориентированных на решение стратегических задач.

5. Инновационный подход (прогрессивный) — связан с передовыми научно-практическими разработками в области менеджмента и управленческих технологий .

Данный подход представляет моделируемый объект как общественную организацию, в деятельности которой заинтересованы широкие группы лиц как внутри, так и вне ее границ .

Инновационный подход обусловил появление структур принципиально нового типа: сетевых, виртуальных, многомерных, круговых, предпринимательских, корпоративных, и др.