Планирование

Функции управления

Мотивация

Организация

Контроль и учёт

Рис. 3 Функции управления

Планирование рассматривается, как органическая функция управления, критическим параметром которой является время. Планирование определяет, что, когда и как должно быть сделано, какие должны быть предприняты действия, кто несет за них ответственность и почему эти действия необходимы. Планирование можно определять как процесс выбора целей, их обоснование, определение критериев их достижения и тех истоков и способов, которые должны быть для этого использованы. Оно также включает распределение ресурсов, прав, обязанностей и ответственности исполнителей.

Организация рассматривается, как создание формальной структуры подчиненности, на основании которой осуществляется разделение работы между подразделениями и координируется их деятельность, направленная на достижение поставленной цели. Первоначальной задачей здесь является создание организационной структуры, которая должна быть построена так, чтобы отдельные функции сливались в единую, целостную систему, все части которой ориентированы на достижение общей цели.

Мотивация рассматривается, как функция, которая связана с обеспечением выполнения сотрудниками своих обязанностей, путём удовлетворения их потребностей.

Контроль рассматривается, как функция управления, для которой характерна система наблюдения и проверки соответствия процесса функционирования объекта, выявления допущенных отклонений, коррегирование. Контроль определяется как проверка соблюдения и выполнения нормативно установленных задач, планов и решений.

Каждая из функций управления осуществляется только на основе информации. Информация является постоянно действующим фактором, роль и значение которого в каждом конкретном случае определяются целью, содержанием функции управления. Таким образом, информация выступает как необходимое условие осуществления управления вообще и отдельных его функций в частности. Само управленческое решение представляет собой преобразованную информацию, которая передается по каналам прямой связи. Все стадии управленческого труда неразрывно связаны с информационными процессами, которые обеспечивают управленческую деятельность.

Под управленческой информацией понимается совокупность сведений о положении и процессах, протекающих внутри организации и ее окружении, которые служат основой принятия управленческих решений.

Ещё одним важным элементом системы управления являются методы управления.

Методы управления - это система способов воздействия субъекта управления на объект для достижения определенного результата. Существует несколько подходов и классификаций методов управления, однако по наиболее распространенной классификации они делятся на три группы:

1. Организационно-административные методы управления;

2. Экономические методы управления;

3. Социально-психологические методы управления.

Организационно-административные методы - базируются на власти, дисциплине и взысканиях. Различают пять основных способов административного воздействия:

1. Организационные воздействия;

2. Распорядительные воздействия;

3. Материальная ответственность и взыскания;

4. Дисциплинарная ответственность и взыскания;

5. Административная ответственность.

Организационно-административные методы управления являются мощным рычагом достижения поставленных целей в случаях, когда нужно подчинить коллектив и направить его на решение конкретных задач управления. Идеальным условием их эффективности является высокий уровень их регламентации управления и трудовой дисциплины, когда управленческие воздействия без значительных искажений реализуются нижестоящими звеньями управления. Это особенно актуально в больших многоуровневых системах управления, к которым относятся крупные предприятия.

Экономические методы управления, основанные на социально-экономических законах и закономерностях развития объективного мира -природы, общества и мышления; использование этих методов основано на системе экономических интересов личности, коллектива и общества. В современных условиях экономические методы управления классифицируются, как: плановое ведение хозяйства, хозяйственный расчет, оплата труда, рабочая сила. При позитивном использовании экономических методов конечный результат проявляется в хорошем качестве продукции и высокой прибыли.

Социально-психологические методы - это методы, использующие индивидуальное и общественное (групповое) сознание и психологию, основывающиеся на общественно-значимых морально-этических категорий, ценностях и воспитании. Социальные процессы идут на четырех уровнях:

1. На уровне всего общества (государства);

2. На уровне коллектива (организации);

3. На уровне рабочей группы;

4. На уровне индивида (личности).

Методы управления используют и формируют экономические интересы, взаимоотношения между людьми и их правовые отношения. В управлении нельзя ставить вопрос о постоянном приоритете тех или иных методов управления. В различных обстоятельствах, при решении различных задач, на передний план могут выдвигаться как те, так и иные методы и занимать преобладающее значение.

Основным и самым главным элементом системы управления являются кад­ры.

Кадры - это основной штатный состав работников организации, выполняющий различные функции, характеризующийся численностью и структурой, рассматри­ваемый как в статике, так и в динамике, а также профессиональной пригодностью и компе­тентностью.

К задачам системы управления персоналом относится:

• обеспечение организации квалифицированными кадрами;

• создание необходимых условий для эффективного использования знаний, умений и навыков, опыта работы;

• совершенствование системы оплаты труда;

• повышение удовлетворенности трудом всех категорий персонала;

• предоставление работникам возможностей для развития, повышения квали­фикации и профессионального роста;

• стимулирование творческой активности;

• формирование и сохранение благоприятного морально-психологического климата;

• совершенствование методов оценки персонала, управление внутренними пе­ремещениями и карьеры сотрудников.

Можно выделить три категории работников:

1. Руководители (управляющие, менеджеры);

2. Специалисты;

3. Служащие

Руководители - это люди, принимающие решения, от них в первую очередь зависит вся организация работы, подбор и расстановка кадров. Руководители подразделяются на две группы: линейные, возглавляющие подразделения, призванные управлять тем или иным производственным звеном и функциональные управляющие деятельностью функциональных отделов и служб.

Специалисты - это работники, выполняющие определенные функции управления (бухгалтеры, эксперты, юристы).

Работник социально-культурной сферы должен обладать определенным интеллектом и культурой, способностью к анализу ситуации и принятию решения, наиболее верного в данной ситуации.

Цена любого учреждения равна цене его кадров. Деятельность персонала регламентируется следующими документами: штатным расписанием, должностными инструкциями, квалификационными характеристиками, правилами трудового распорядка.

Штатное расписание - документ, в котором содержатся сведения и численности соответствующих категорий по каждой должности, наименование должностей, должностных окладов и надбавок к ним.

В должностной инструкции содержаться требования, предъявляемые к той или иной должности. Должностная инструкция может быть типовой, разрабатываемой применительно к группе должностей одного уровня, либо индивидуальной, ориентированной на определенную должность.

Правила трудового распорядка утверждаются руководителем и содержат об­щие положения: порядок приема, перевода, увольнения, перечень основных обязанностей, нормативы рабочего времени и использования его, основания для поощрения и взыскания.

Так же, для управления кадрами, социально-культурными процессами и явлениями необходимы инструментарии и рычаги управленческого воздействия, к которым относят указы, постановления, решения, планы, государственные заказы (социально-творческие заказы), нормы и нормативы, стимулы.

Интеграция кадров управления и их строгая группировка в решении задач и достижении целей, приводит к построению организационных структур.

Организационные структуры системы управления - это форма системы управления, определяемая совокупностью устойчивых связей между элемен­тами, обеспечивающими её целостность, сохранение основных свойств при разнородности внутренних и внешних изменений.

Основные элементы организационной структуры системы управления - это связи и институты управления. Связи организационной структуры управления подразделяются на вертикальные и горизонтальные, прямые и обратные.

Все организации осуществляют горизонтальное разделение труда, разбивая всю работу на составляющие её задачи.

Вертикальное разделение труда, создание уровней управления, используются для дифференциации и координации управленческой работы.

Деятельность большинства органов государственного управления основана на принципе двойного подчинения - по горизонтали и по вертикали.

Существуют несколько типов структур:

• линейная;

• функциональная;

• линейно-функциональная;

• линейно-штабная;

• матричная.

Линейное управление - вид управленческой структуры, в которой подчинен­ность устанавливается по цепочке, имеет характер однозначной связи, когда каждый нижестоящий субъект управления подчиняется только вышестоящему. Такая связь характерна для государственных органов управления. Линейное управление служит для обеспечения устойчивости системы управления, устра­нения стихийности в деятельности участников управленческого процесса.

Функциональное управление основано на разделении управленческого труда в рамках аппарата управления при сохранении распорядительных функций ру­ководителя.

Линейно-функциональное управление - вид организационной структуры системы управления, объединение линейного и функционального управления, направленное на оптимизацию линейного руководства с целью повышения уровня компетенции принимаемых решений. При линейно-функциональном управлении линейные звенья принимают решения, а функциональные подраз­деления информируют, помогают линейному управлению выбрать и принять оптимальное решение. Линейно-функциональное управление предполагает реализацию решения только через вышестоящее звено управления.

В некоторых клубных учреждениях используется линейно-штабной тип организации управления, где за основу берется линейная система, но в каждом звене управления есть штаб (совещательные органы-коллегии, советы и так далее). Механизм управления заключается в следующем: штаб всесторонне рассматривает и анализирует проблему, находит варианты ее решения и предлагает руководителю учреждения. Если руководитель считает, что это решение правильно, то он утверждает его и передает в нижестоящие подразделения для исполнения.

Нередко в системе управления создаётся специфический симбиоз, конструированный путём органического совмещения структур двух видов: линейной и вертикальной. Такое совмещение обусловлено необходимостью координации деятельности в тех случаях, когда такая деятельность распределяется по своим целям, задачам, содержанию, как по горизонтали, так и по вертикали, что имеет место в крупных современных организациях и в социальных институтах. Подобного рода организационная структура управления называется матричной.

Для культурного сектора с его повышенной степенью риска, вызванного ры­ночной неопределенностью, преобладанием в нём неприбыльных организаций, проектные и матричные структуры могут быть наиболее эффективными.

Таким образом, мы видим, что система управления является формой реального воплощения управленческих взаимосвязей. Она складывается и действует не только в соответствии с содержанием функции управления и характером отношений, лежащих в основе управленческих взаимосвязей, но и в соответствии с условиями, в которых формируется система управления, а также в соответствии с присущими системе управления принципами ее функционирования и преобразования.