Раздел 2. Отдел архива

2.1. Задачи и основные особенности отдела архива

Отдел архива, играет немаловажную роль в системе отделов территориального органа регистрационной службы. С помощью определения его основных особенностей я попытаюсь это доказать.

Данный отдел, наряду с иными подобными подразделениями, имеет свои основные задачи, которые обеспечиваются путём совершения ряда мер. Итак, к его задачам относятся:

• Обеспечение единого порядка документооборота дел ПУД, которое осуществляется путём учёта движения дел и разделов ЕГРП с помощью электронной базы через модуль «документооборот» (данная мера включает в себя: приём дел из отдела приёма, распределение их на регистраторов, направление дел по техошибке, направление их на выдачу и в хранилище, а также выдача и приём разделов ЕГРП с проведением их движения через электронный документооборот).

• Учёт и хранение дел ПУД – направление и приём дел, их обработка, исправление и составление внутренних описей, прошивка, систематизация и раскладка на места хранения;

• Учёт и хранение разделов ЕГРП – направление и приём разделов ЕГРП, занесение в электронную базу, систематизация и раскладка на места хранения;

• Учёт и хранение пакетов учредительных документов, документов по долям долевого участия в строительстве – направление и приём пакетов учредительных документов, занесение их в каталог архива, раскладка на места хранения;

• Учёт и хранение книг учёта документов – приём и систематизация книг учёта документов, раскладка их на хранение;

• Обеспечение сохранности, находящихся на хранении документов – создание оптимальных условий, надлежащего размещения, соблюдение порядка выдачи документов, температурно-влажностного и сетевого режимов.

Все эти задачи отдел архива должен неуклонно исполнять при осуществлении своих полномочий. Изучив нормативную базу, относительно данной сферы деятельности, и приняв непосредственное участие в работе данного отдела, можно заключить, что в его компетенцию входит:

1. Приём документов, поступивших на государственную регистрацию из отдела приёма, включая дополнительные документы и техошибки;

2. Распределение и направление документов по регистрирующим отделам и на правовую экспертизу;

3. Сбор дел, прошедших государственную регистрацию, скрепление документов гербовой печатью и направление их на выдачу, включая электронный документооборот;

4. Выдача документов заявителям, включая отдельные кадастровые паспорта;

5. Обработка и приём дел ПУД на постоянное хранение после выдачи документов заявителям;

6. Приём из отделов на хранение дел: по арестованным объектам, в государственной регистрации по которым отказано или она прекращена, по которым заявителями невостребованны документы в срок;

7. Оформление документов, прошедших государственную регистрацию и подготовка их к направлению посредством почтового отправления;

8. Приём и раскладка в хранилище дел ПУД, разделов ЕГРП, ответов на запросы регистраторов, кадастровых паспортов, почтовых отправлений, не полученных заявителями;

9. Отработка заявок регистраторов на предоставление разделов ЕГРП и на ознакомление с архивными делами;

10. Подготовка ответов копий документов по запросам судебных, правоохранительных и других органов, организаций и граждан.

Отдел архива Управления Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии в г. Тюмени состоит из пяти секторов, которые уже упоминались при рассмотрении порядка государственной регистрации:

• Сектор учёта (документооборота), специалисты которого осуществляют распределение дел правоустанавливающих документов (далее – ПУД) на государственную регистрацию и правовую экспертизу, а также подготавливают дела к выдаче документов заявителям;

• Сектор обработки и приёма дел ПУД, осуществляющего приём дел на постоянное хранение, их обработку, прошивку;

• Сектор хранения дел ПУД, осуществляющий хранение, учёт и систематизацию дел;

• Сектор хранения разделов ЕГРП осуществляющий хранение, учёт и систематизацию разделов ЕГРП;

• Сектор выдачи документов заявителям, где осуществляется выдача свидетельств о государственной регистрации и иных документов заявителям.

Хочется сказать, что каждый из них является необходимым элементом для полноценного функционирования отдела архива как системы, для осуществления поставленных перед ним задач и исполнения наделённых полномочий. В тоже время они выполняют разные функции, и их роль в общей системе подразделений территориального органа Росреестра является различной.