6. Систематизация документов кадровой службы. Формирование дел и организация их хранения.

Систематизация и оперативное хранение кадровых документов. Номенклатура дел кадровой службы. Определение сроков хранения кадровых документов. Формирование и хранение документов.

Понятия «дело» и «номенклатура дел» как способ классификации и систематизации документов. Назначение номенклатуры дел. Нормативно-методические документы по составлению номенклатуры дел. Виды номенклатуры дел; конкретные или индивидуальные, примерные, типовые. Основная номенклатура дел кадровой службы. Требования к заголовку дела, к порядку расположения дел. Индексация дел. Унифицированная форма номенклатуры дел организации или структурного подразделения. Порядок рассмотрения и утверждения номенклатуры дел в организации.

Порядок формирования дел кадровой службы. Нормативные документы, регламентирующие формирование дел. Оформление обложки дела. Требования к формированию дел: по срокам хранения документов, по периоду формирования дела, по толщине дела и др. Порядок систематизации документов внутри дела. Правила изъятия документов из дела. Порядок текущего хранения дел в структурных подразделениях. Последовательность расположения дел на полках, в шкафах, с использованием подвесной системы. Правила выдачи дел или документов из дел.

Порядок обработки дел для последующего их хранения и использования. Проведение экспертизы ценности документов. Группировка дел в зависимости от срока их хранения. Акт об уничтожении документов. Порядок оформления дела для его хранения в зависимости от срока хранения. Составление описей дел. Сдача дел в архив. Сроки хранения основных управленческих документов. Административная ответственность руководителя за нарушение действующего законодательства по архивному делу.

Тематический план

№ п/п	Название разделов и тем	часы
1	2
1.	Функции и значение кадровой службы на современном этапе. Кадровая служба в структуре управления организацией, ее место, роль и задачи.	2
2.	Законодательное и нормативно-методическое регулирование кадрового делопроизводства. Виды, назначение и состав кадровой документации.	2
3.	Организационно-распорядительные и информационно-справочные документы, требования к их составлению и оформлению.	2
4.	Документирование кадровой деятельности. Комплекс документов по учету кадров.	2
5.	Организация работы с кадровыми документами.	2
6.	Систематизация документов кадровой службы. Формирование дел и организация их хранения.	2
Итого:		12

Список источников и литературы

Источники

Конституция Российской Федерайии от 12.12.1993

Трудовой кодекс РФ - М.: Проспект, 2002

Гражданский кодекс РФ - М.: Проспект, 2002

Федеральный закон РФ от 20.02.1995 № 24-ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации» (в ред. от 10.01.2003).

Федеральный закон РФ от 10.01.2002 № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи».

Федеральный закон РФ от 01.10. 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».

Федеральный Закон РФ от 27.07.2004 № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации».

ГОСТ Р 6.30–2003. «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.

ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.

Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовление бланков трудовых книжек и обеспечение ими работодателей. – М., 2004

Инструкция по заполнению трудовых книжек. - М., 2004

Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. - М., 2002

Альбом унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты – М.,2004

Указ Президента РФ от 30.05.2005 № 609 «Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской федерации и ведении его личного дела».

Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках».

Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011-93 (ОКУД) – М., 2002.

Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и другихслужащих. – М.: «Книга сервис», 2003.

Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения / Росархив ВНИИДАД. – М.: 2000.

Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. – М.: ВНИИДАД , 1991

Литература

Журнал «Справочник кадровика».

Журнал «Управление персоналом».

Кузнецова Т.В., Кузнецов С.Л. Кадровое делопроизводство. – М.2004

Делопроизводство в кадровой службе. Практическое пособие./Сост.А.В.Верховцев.- М., 2003.

Санкина Л.В.Справочник по кадровому делоприозводству.-М.,2002.

Шекиена С.В.Управление персоналом современной организации. –М., 2004.

Демин Ю. Делопроизводство. Подготовка служебных документов. – 2-е изд. – СПб.: Питер, 2007.

Рогожин М.Ю. Делопроизводство в кадровой службе. Учебно-практическое пособие. – 2-е издание. перераб. и доп. – М.: Проспект, 2008.

Янкович Ш.А. Делопроизводство в кадровой службе. Учебник для вузов Юнити-Дана, 2006.

Березина Н.М., Бахарева М.М. Кадровое делопроизводство. Практические рекомендации по организации кадровой службы. – М.: ОЛМА-Пресс, 2006.

Темы контрольных работ.

1. Понятие и определение процесса документационного обеспечения управления персоналом организации.

2. Роль документов в управленческой деятельности, понятия и определения документационного обеспечения управления.

3. Основные задачи документационного обеспечения управления (ДОУ) персоналом организации.

4. Место кадровой службы в структуре управления организацией.

5. Роль и задачи кадровой службы, регламентация ее деятельности.

6. Подразделения кадровой службы, их типовые задачи и функции.

7. Виды, назначение и состав кадровой документации.

8. Основные определения ДОУ. Основные классификационные признаки и классификация видов документации организации.

9. Назначение и состав организационно-распорядительной документации.

10. Классификация документов организации.

11. Стандартизация и унификация документов. Основные группы стандартов.

12. Виды, назначение и состав кадровой документации.

13. Документы, регламентирующие деятельность кадровой службы и процессы управления персоналом.

15. Структура нормативных документов.

16. Методические основы разработки нормативных документов организации (стандартов предприятия, положений о подразделениях, должностных инструкций).

17. Составление и оформление штатного расписания, структуры и штатной численности, правил внутреннего трудового распорядка, положения о персонале.

18. Разработка инструкции по кадровому делопроизводству. Состав и расположение реквизитов.

19. Оформление организационных документов: Устав, Положение об организации. Положение о защите персональных данных работников.

20. Распорядительные документы: приказ, распоряжение, постановление.

21. Справочно-информационные документы: докладная записка, объяснительная записка, справка, акт, протокол, телефонограмма, письмо, телеграмма, факс, доверенность.

22. Документирование кадровой деятельности: установление трудовых отношений, движение кадров, наложение взысканий, награждение, аттестация.

23. Порядок оформления документов при приеме на работу. Порядок оформления документов при переводе. Порядок оформления документов при увольнении.

24. Порядок оформления документов при командировании сотрудников.

25. Аттестация работников. Порядок оформления документов при аттестации.

26. Комплекс документов по учету кадров.

27. Требования к оформлению личных карточек формы Т-2, Т-2ГС, Т-4

28. Оформление личного листка по учету кадров и дополнений к личному листку; оформление анкет.

29. Ведение учетных журналов в кадровой службе. Управление документацией.

30. Основы документооборота кадровой службы.

31. Отпуска. Порядок оформления документов при предоставлении отпуска.

32. Порядок оформления документов при наложении взысканий. Порядок оформления документов при награждении.

33. Организация контроля исполнения документов.

34. Систематизация документов кадровой службы. Разработка номенклатуры дел. Оформление дел и организация их хранения. Сроки хранения документов.

35. Оформление и ведение личных дел.

36. Подготовка документов к архивному хранению. Задачи архив.

Контрольные вопросы к экзамену

1. Понятие делопроизводства, история его появления.

2. Документ как носитель информации и как средство реализации управленческих функций.

3. Законодательное и нормативно-методическое регламентирование делопроизводства в кадровой службе.

4. Основные реквизиты служебных документов. Формуляр документа, типовой формуляр, формуляр-образец.

5. Документы по трудоустройству, учету и работе с кадрами.

6. Трудовой договор, виды и условия заключения.

7. Личная карточка (форма Т-2): содержание, порядок заполнения и хранения.

8. Правила ведения и хранения личных дел. Порядок внесения изменений в документы личного дела. Учет личных дел и их выдача во временное пользование. Контрольные карточки.

9. Приказы по личному составу.

10. Трудовые книжки: порядок ведения и оформления записей.

11. Оформление и выдача справок персоналу.

12.Организационоо-кадровые документы.

13. Организационно-распорядительные документы.

14. Положение об аттестационной (квалификационной) комиссии, его содержание и порядок утверждения. Состав аттестационной комиссии, порядок ее утверждения. График проведения аттестации, его содержание.

15. Состав кадровой документации: трудовой договор (контракт); приказы о приеме на работу, о переводе на другую работу, о предоставлении отпуска и др.; личная карточка, табель учета использования рабочего времени, личные заявления работников, графики отпусков, докладные записки и др.

16. Правила оформления приказа (распоряжения) о приеме на работу.

17. Порядок расторжения трудового договора. Документы по увольнению работника: заявление или служебная записка, приказ об увольнении; порядок их составления и оформления.

18. Виды перевода работников на другую работу. Документы по переводу: заявления, докладная записка, приказ о переводе. Порядок оформления перевода работника.

19. Нормативные документы о порядке ведения трудовых книжек. Правила заполнения трудовых книжек. Образцы формулировок записей в трудовых книжках.

20. Личное дело работника, его назначение, состав и порядок расположения документов в нем.

21. Аттестация и присвоение квалификационных разрядов как формы оценки деятельности работников.

22. Порядок оформления очередных отпусков. Трудовое законодательство о порядке предоставления и оформления отпусков. Графики отпусков, заявление работника, приказ о предоставлении отпуска.

23. Порядок оформления документов по командированию работников: служебные записки руководителей структурных подразделений, приказы о командировании. Командировочные удостоверения, порядок их учета и регистрации.

24. Назначение номенклатуры дел. Основная номенклатура дел кадровой службы.

25. Акт об уничтожении документов. Порядок оформления дела для его хранения в зависимости от срока хранения.

26. Составление описей дел. Сдача дел в архив. Сроки хранения основных управленческих документов.

27.Виды заявлений, правила их составления и оформления.

28. Содержание и правила составления характеристики, автобиографии.

29. Доверенности, расписки, их реквизиты и содержание.

30. Порядок подготовки проектов приказов по личному составу, типовые формулировки приказов.

31. Профессиональная подготовка и повышение квалификации работников.

32. Оформление пенсионных документов.