Рабочая Инструкция «Работа секретаря» «ри-20-рс»

Общие положения

1. Настоящая инструкция определяет порядок оформления, согласования, регистрации поступающих (входящих) и отправляемых (исходящих) документов, бронирования ж/д и авиа билетов, бронирования гостиниц и организации командировок, заказ питьевой воды и канцтоваров.

2. Положения инструкции распространяется на сотрудников отдела делопроизводства и менеджмента качества.

1. Определения и сокращения

Институт – ЗАО «ВолгоградНИПИнефть»,

Документооборот – работа с документами в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

Входящие документы – это документы, которые поступают в Институт из других организаций.

Исходящие документы – это документы, созданные в пределах организации и отправляемые из нее в другие учреждения или частным лицам.

Регистрация – запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения.

Регистрируемые документы - все документы, направленные на имя генерального директора, его заместителей, начальников отделов и сотрудников, по вопросам касающихся деятельности Института.

Бухгалтерские документы – счет, счет-фактура, акт сдачи-приемки выполненных работ, договор, акт сверок.

Нерегистрируемые документы - поздравительные письма, рекламные материалы, приглашения на непрофильные конференции, печатные издания, каталоги, журналы.

3. Нормативные ссылки

   1. Должностная инструкция секретаря

   2. Инструкция «Организации работ по документообороту»

   3. Положение об отделе делопроизводства и менеджмента качества

4. Управление входящей документацией

   1. Прием документов

      1. При получении документов по почте.

Конверты вскрываются, за исключением корреспонденции с пометкой «лично». Конверты от бухгалтерских и судебных документов сохраняются и прикрепляются к документу.

2. При получении документов по факсу.

Проверяется физическое состояние документа (поврежденность текста, неполное получение факсимильного сообщения), а также наличие приложений.

3. При получении документа по электронной почте.

Документ, направленный на имя генерального директора, распечатывается и регистрируется.

Документ, направленный на имя сотрудника, пересылается на его электронный адрес.

2. Предварительное распределение документов

   1. Регистрируемые документы подлежат регистрации, копированию и сканированию.

   2. Нерегистрируемые документы передаются начальнику отдела делопроизводства и менеджмента качества для принятия решения.

   3. Техническая информация, адресованная специалистам Института, регистрируется, сканируется и передается непосредственно адресату.

4.2.4 Приглашения на профильные конференции подшиваются в папку «Приглашения» с отметкой о дате принятия документа. Копия приглашения передаётся на рассмотрение руководителю.

1. Порядок регистрации входящих документов:

   1. В правом нижнем углу первого листа входящего документа ставится штамп с указанием номера входящего документа, количества страниц, даты поступления и фамилии (подпись) сотрудника, принявшего документ.

   2. Документ сканируется P:\PAPRPORT\_Inbox\ год\ месяц и распечатывается.

   3. Документ регистрируется в базе данных: в разделе «Внешний документооборот» выбирается форма «Входящая корреспонденция». Необходимо заполнить поля: входящий номер, дата регистрации, корреспондент, исходящий номер и исходящая дата документа, краткое содержание, ответственный исполнитель.

   4. Входящий Номер бухгалтерским документам присваивается с буковой «Б». Для регистрации бухгалтерских документов в Базе данных «Журналы регистрации документов» необходимо:

      1. Открыть форму Внешний документооборот раздел «Бухгалтерские документы» и заполнить все необходимые поля;

      2. Оригинал передается в Бухгалтерию, а копия подшивается в папку «Входящие Бухгалтерия». На обороте проставляются все необходимые отметки.

   5. Оригинал документа подшивается в папку «Входящая корреспонденция».

   6. Распечатанная копия документа передается генеральному директору на рассмотрение.

   7. Документ с резолюцией передается исполнителю. Отметка о передаче проставляется на обороте подшитого документа и в соответствующей графе регистрационной формы в базе.

1. Управление исходящей документацией

   1. Составление документа исполнителем.

Шаблон Официального бланка письма находится в электронном виде по адресу: F: _Delo/ !Letter- Шаблоны

1. Проект документа составляется исполнителем, по шаблонам, приведенным в электронном виде F:\!Шаблоны документов\Образцы писем

2. Официальные письма составленные секретарем сохраняются в электронном виде в каталоге F:_Delo/ !Letter.

1. Проверка правильности оформления документа секретарем.

   1. Документ проверяется на соответствие документа шаблону и наличие фамилии сотрудника, готовившего документ.

   2. В случаи заказа нормативной документации или литературы - наличие визы начальника отдела делопроизводства и менеджмента качества.

   3. Договор, поступивший на подпись генеральному директору должен иметь завизированный Лист согласования.

   4. Служебная записка должна иметь визы согласования начальника отдела и первого заместителя генерального директора.

   5. Приказ на подпись генеральному директору оформляется секретарем.

   6. Протокол совещания у Руководства и внутри отдела на регистрацию поступает с листом ознакомления участников совещания и ответственных за принятые решения.

   7. После проверки, правильно оформленный документ передается на подпись генеральному директору.

2. Порядок регистрации исходящих документов.

   1. На исходящем письме в верхнем левом углу ставится регистрационный номер и дата документа.

   2. Оригинал или копия подписанного документа подшивается в папку «Исходящие документы».

   3. Исходящие документы регистрируются в базе данных: в разделе «Внешний документооборот» выбирается форма «Исходящая корреспонденция». Заполняются поля: исходящий номер, дата регистрации, корреспондент, краткое содержание, исполнитель, тип оправки и дата отправки документа.

   4. Исходящий Номер бухгалтерским документам присваивается с буковой «Б». Для регистрации бухгалтерских документов в Базе данных «Журналы регистрации документов» необходимо:

      1. Открыть форму Внешний документооборот раздел Исходящая корреспонденция «Бухгалтерские документы» и заполнить все необходимые поля.

      2. Копия или оригинал документа подшивается в папку «Исходящие Бухгалтерия». На обороте проставляются все необходимые отметки.

   5. Документ сканируется P:\PAPRPORT\_Outbox\ год \ месяц.

3. Отправка документа адресату.

   1. При отправке документа адресату по факсу, необходимо получить подтверждение у принимающей стороны. В случаи, передачи факса в автоматическом режиме необходимо сделать запись на обороте «авт.»

   2. Если документ передается почтой или службой экспресс доставки, то необходимо проверить наличие Сопроводительного письма.

   3. На обороте подшитого документа и в базе при регистрации ставится отметка об отправке с указанием типа и даты отправления.

   4. В случае отправки службой экспресс доставки по истечении декларированного времени, необходимо связаться со справочной службой агентства и по номеру накладной проверить факт получения корреспонденции адресатом.

1. Порядок регистрации внутренних документов: Служебных записок, Приказов, Планов графиков, Протоколов внутренних совещаний, Заявок на командировки.

   1. Порядок регистрации Служебных записок:

      1. Согласованная (завизированная начальником отдела, первым заместителем генерального директора) Служебная записка передается секретарю для регистрации: F:\!Шаблоны документов\Служебная записка_Заявка

      2. Секретарь проверяет наличие визы начальника отдела/первого заместителя генерального директора.

      3. В правом нижнем углу первого листа Служебной записки ставится штамп с указанием номера, даты регистрации и подписи секретаря, регистрировавшего Служебную записку.

      4. Зарегистрированная Служебная записка подлежит копированию.

      5. Копия подшивается в папку «Служебные записки» и сохраняется в отделе делопроизводства и менеджмента качества.

      6. Оригинал передается на рассмотрение адресату.

      7. Служебная записка регистрируется в базе данных «Журнал регистрации документов» в разделе «Внутренний документооборот» - форма заполнения «Служебные записки».

      8. При регистрации необходимо заполнить поля: номер Служебной записки, дата регистрации, инициатор, краткое содержание, резолюция, исполнитель и сроки исполнения.

      9. На обороте подшитой копии документа и в соответствующих полях регистрационной формы ставятся отметки о резолюции и передаче подписанного оригинала Служебной записки исполнителю.

      10. Оригинал Служебной записки с резолюцией передается исполнителю.

      11. Секретарь информирует инициатора о резолюции и факте передачи служебной записки исполнителю.

   2. Порядок регистрации Приказов:

Шаблон приказа находится в электронном виде по адресу:

F:\!Шаблоны документов

1. Составленный/согласованный Проект Приказа в бумажном и электронном виде передается секретарю для оформления.

2. Документ проверяется на соответствие шаблону и наличие листа согласования проекта Приказа, виз инициатора, первого заместителя генерального директора.

3. Приказ оформляется на официальном бланке Института и сохраняется в каталоге постоянного хранения: F\_Delo\Делопроизводство и МК\_Приказы\Приказы ВолгоградНИПИнефть\ПРИКАЗЫ год\ЗАО

4. Полностью оформленный Приказ визируется с обратной стороны документа инициатором и первым заместителем генерального директора.

5. Приказ передается на подписание генеральному директору.

6. Подписанному Приказу присваивается номер и ставится дата регистрации.

7. Оригинал Приказа подшивается в папку «Приказы».

8. Приказ регистрируется в базе данных «Журнал регистрации документов» в разделе «Внутренние документы» форма «Приказы». Необходимо заполнить следующие поля: номер Приказа, дата регистрации, краткое содержание, ответственный исполнитель, на кого распространяется действие Приказа, виза, указывается количество копий.

9. Секретарь знакомит по электронной почте с Приказом лиц, на которых данный документ распространяется. Документ тиражируется в необходимом количестве.

10. На обратной стороне подшитого оригинала ставятся отметки об ознакомлении и количестве переданных копий документа.

1. Порядок регистрации Протоколов внутренних совещаний.

Шаблон протокола совещания находится в электронном виде по адресу: F:\!Шаблоны документов

1. Составленный Протокол совещания в бумажном виде и электронном виде передается секретарю для регистрации.

2. Документ проверяется на соответствие шаблону и наличие номера Протокола совещания, наличие листа ознакомления, наличие подписей сотрудников, участвующих в совещании. Номер Протока должен состоять из: номера договора, по которому проводиться совещание, внутреннего номера отдела и порядкового номера совещания (в случае если по данному договору проходит несколько совещаний).

3. В правом нижнем углу Протокола совещания ставится штамп с указанием номера, даты регистрации и подписи секретаря, регистрировавшего протокол.

4. Протокол совещания регистрируется в базе данных «Журнал регистрации документов» в разделе «Внутренние документы» форма «Протоколы совещания». Необходимо заполнить следующие поля: регистрационный номер Протокола совещания, дата регистрации, номер Протокола, присвоенный исполнителем.

5. Зарегистрированный оригинал Протокола совещания возвращается в отдел, передавший документ. Одна копия генеральному директору для ознакомления, вторая копия подшивается в папку «Протоколы совещаний». Если документ возвращен от генерального директора с визой, то его необходимо передать в отдел.

1. Порядок регистрации Заявок на командировки.

   1. Командированный сотрудник передает Заявку на командировку секретарю для регистрации.

   2. Секретарь проверяет наличие цели командировки, подписей командированного сотрудника и начальника отдела/первого заместителя генерального директора.

   3. В правом нижнем углу Заявки на командировку ставится штамп с указанием номера, даты регистрации и подписи секретаря, регистрировавшего Заявку на командировку.

   4. Оригинал документа передается генеральному директору, копия документа подшивается в папку «Служебные записки».

   5. Подписанная генеральным директором Заявка на командировку передается в бухгалтерию. На подшитой копии ставится отметка о подписании заявки и передачи ее в бухгалтерию.

   6. Заявка на командировку регистрируется в базе данных «Журнал регистрации документов» в разделе «Внутренние документы» форма «Служебные записки». Необходимо заполнить следующие поля: номер Заявки на командировку, дата регистрации, инициатор, краткое содержание, исполнитель.

2. Порядок регистрации план - графиков.

   1. Составленный план-график передается секретарю для регистрации.

   2. В правом нижнем углу плана-графика ставится штамп с указанием номера, даты регистрации и подписи секретаря, регистрировавшего документ.

   3. Оригинал документа передается генеральному директору, копия подшивается в папку «Служебные записки».

   4. План-график регистрируется в базе данных «Журнал регистрации документов» в разделе «Внутренние документы» форма «Служебные записки». Необходимо заполнить следующие поля: номер документа, дата регистрации, инициатор, краткое содержание, исполнитель.

1. Отправление сотрудников в командировку

   1. Проверка правильности оформления заявки на получение командировочного удостоверения и денежных средств

Шаблон заявки на получение командировочного удостоверения находится в электронном виде по адресу:

F:\!Шаблоны документов\ Командировки

1. В заявке должно быть отмечено: кто едет в командировку, когда, в какой город, в какую организацию, проезд (вид транспорта, дата отправления), даты проживания в гостинице, цель командировки. Заявка должна быть подписана сотрудником, который отправляется в командировку, начальником отдела, и генеральным директором.

2. На основании подписанной заявки на командировку забронировать билеты и гостиницу.

1. Бронирование гостиницы с помощью специализированных агентств

   1. В соответствии с заявкой на командировку ознакомиться с информацией по гостиницам в различных городах, где сотрудники института уже останавливались: F:\_Delo\ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО и МК\ Гостиницы.

   2. В соответствии с подписанной заявкой на командировку получить у диспетчера агентства справку о категориях гостиниц, наличии в них мест и стоимости номеров.

   3. Согласовать полученные варианты проживания в гостиницах с командированным сотрудником. Сообщить диспетчеру агентства выбранный вариант.

   4. Составить заявку на бронирование гостиницы по установленной форме в F:\_Delo\ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО и МК\_БРОНИРОВАНИЕ ГОСТИНИЦ\ЗАЯВКИ НА БРОНИРОВАНИЕ ГОСТИНИЦ

   5. Заявку подписать у генерального директора, главного бухгалтера, поставить печать организации.

   6. Подписанную заявку на бронирование гостиницы отправить факсом диспетчеру агентства, убедиться в его получении, согласовать срок получения подтверждения брони.

   7. При получении подтверждения на бронь проверить соответствие данных брони заявленным, проверить сроки заселения в гостиницу, номера паспортов, отдать курьеру оригинал заявки. Копию подшить в папку регистрации заявок на бронирование гостиниц.

   8. Полученный счет за гостиницу передать в бухгалтерию.

   9. Подтверждение на бронь гостиницы передать командированному сотруднику, довести до сведения командированного результаты бронирования, адрес гостиницы, варианты проезда до неё.

2. Самостоятельное бронирование гостиниц

   1. В соответствии с заявкой на командировку, ознакомиться с информацией о гостиницах, в которых сотрудники института уже останавливались, она находится в F:\_Delo\ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО и МК\_ГОСТИНИЦЫ. Если по гостиницам данного города нет информации, её необходимо найти в Интернете.

   2. Согласовать выбранный вариант гостиницы с командируемым сотрудником.

   3. Позвонить в отдел бронирования гостиницы, получить справку о наличии мест и стоимости номеров. В случаи положительного ответа, уточнить у диспетчера адресата заявки, и оформить её по установленному образцу.

   4. В соответствии с подписанной заявкой на командировку, составить заявку для гостиницы.

   5. Отправить заявку по факсу, убедиться в её получении, уточнить время, необходимое для оформления брони, и принятую данной гостиницей форму подтверждения (уведомление о бронировании, отправленное факсом, сообщение диспетчером номера брони, устное подтверждение бронирования).

   6. Через указанное диспетчером время, позвонить в гостиницу и удостовериться, что номер забронирован, проверить соответствие данных брони заявленным.

   7. Довести до сведения командированного результаты бронирования, адрес гостиницы, варианты проезда до неё.

1. Бронирование ж/д и авиа билетов

   1. Порядок бронирования билетов

      1. Согласно заявке на оформление командировочного удостоверения сделать запрос в специализированное агентство о наличии мест на данное направление и время, узнать номера интересующих рейсов и поездов.

      2. На основании информации диспетчера, в соответствии с заявкой на командировку составить заявку установленного образца в F:\_Delo\ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО и МК\ЗАКАЗ АВИА-ЖД БИЛЕТОВ.

      3. В заявке необходимо заполнить таблицу, содержащую следующие строки: фамилию, имя, отчество командируемого сотрудника, дату рождения, номер паспорта, дату вылета/выезда, пункт отправлении - пункт назначения, рейс/номер поезда, время вылет/отъезда, наличие льгот, форму оплаты. Заявку подписать у генерального директора, главного бухгалтера, поставить печать организации. Копию заявки зарегистрировать в папке с исходящими документами.

      4. Отправить заявку диспетчеру по факсу, убедиться в её получении, оговорить срок доставки билетов.

      5. При получении билетов убедиться в соответствии сроков и времени отправления, указанных в билетах, срокам и времени, указанным в заявке, проверить номера паспортов в билетах, отдать курьеру оригинал заявки.

      6. Полученные счета за билеты передать в бухгалтерию.

      7. Билеты передать командированному сотруднику.

2. Заказы питьевой воды и канцтоваров

   1. Порядок заказа питьевой воды

Заказ воды осуществляется еженедельно /(по мере необходимости). Непосредственно перед заказом уточняется количество бутылей, которые необходимо заказать.

1. Для заказа воды достаточно устной заявки по телефону, оставленной диспетчеру организации, поставляющей воду.

2. При разговоре с диспетчером нужно указать необходимое количество бутылей воды и оговорить сроки доставки.

3. При доставки воды произвести замену использованных бутылей на новые (с водой) в количестве, указанном диспетчеру по телефонной (устной) заявке.

4. Полученный счет за доставку воды передать в бухгалтерию.

1. Порядок заказа канцтоваров

Заявки на канцтовары формируются отделами самостоятельно по форме и отправляются секретарю для формирования окончательной заявки по электронной почте.

Форма заявки на канцтовары находится в электронном виде по адресу: F:\!Шаблоны документов\Служебная записка_Заявка, а также на внутреннем портале Института в разделе «Документооборот».

1. При получении письма, содержащего форму заказа канцтоваров, необходимо открыть приложение к базе данных «Заказ канцтоваров».

2. В приложении в форме «Заказ канцтоваров» в поле «Принято» поставить дату получения заказа.

3. Если поле «Дополнительно» не пусто, это означает, что сотрудник не нашел в списке канцтоваров необходимого. В этом случае необходимо проверить, действительно ли в списке отсутствует это наименование. Если названия канцтовара нет, то его нужно добавить, воспользовавшись кнопкой «Добавить канцтовары» в нижней части формы. Если же сотрудник, приславший заказ, ошибся, и в списке канцтоваров имеется необходимый, то следует добавить его в перечень заказа, а поле «Дополнительно» очистить.

4. После выдачи заказа необходимо вновь открыть приложение, найти нужную заявку, воспользовавшись списком «Найти заказ» в нижней части формы, и заполнить поле «Выдано». Только после этого заказ считается обработанным и помечается соответствующим образом на внутреннем портале Института в разделе «Документооборот» на странице «История заказов канцтоваров».