5.3 Обзор программного модуля «Персонал» (hr).

Ускорение и повышение эффективности учета.

• Сокращение сроков по закрытию отчетности с нескольких недель до нескольких дней.

• Упрощение процесса получения управленческой и международной отчетности.

• Прозрачность системы для аудита.

• Однократный ввод данных, что снимет вероятность многих потенциальных ошибок.

Оптимизация бизнес-процессов.

• Улучшение обмена информации между различными службами и подразделениями компании, что существенно сократит издержки производства.

• Возможность анализа и планирования на каждом этапе любой деятельности предприятия. Благодаря системе Axapta пользователь получает консолидированную информацию о любом самом сложном бизнес-процессе компании.

Система Axapta оказывает не только прямой экономический эффект на деятельность фирмы. Некоторые результаты внедрения нельзя оценить в денежном выражении, но недооценивать их роль в развитии бизнеса нельзя. Это, может быть, и:

1. Завоевание большего сегмента рынка за счет улучшения качества обслуживания клиентов и сокращение сроков бизнес-процессов (обслуживание клиентов, выход новой продукции, предоставление новых услуг).

2. Обход критических ситуаций на рынке или, наоборот, использование самых выгодных возможностей благодаря получению своевременной и полной информации о деятельности компании и благодаря самым современным инструментам прогнозирования и планирования.

3. Снижение издержек, связанных с ошибками персонала и выполнением ненужных действий. Система делает все один раз, четко, верно и надежно.

Масштабируемость системы позволяет:

• Внедрять новые модули системы Axapta в процессе эксплуатации, при чем все они совместимы друг с другом и с модулями, которые уже внедрены (функциональная масштабируемость).

• Сохранять высокую производительность и выполнять все функции системы при изменении масштаба деятельности. Если при внедрении была предусмотрена автоматизация 50 рабочих мест, а через год потребовалось их увеличить до 200, работа системы не нарушится, и все новые рабочие места будут обладать теми же возможностями, что и исходные (масштабируемость по мощности).

Финансовый контур

Финансовый контур системы Microsoft Dynamics AX  (MBS Axapta) позволяет предприятию автоматизировать все свои финансовые бизнес-процессы, повысить эффективность работы по ведению бухгалтерского, налогового и управленческого учета на предприятии в соответствии с российскими стандартами (РСБУ, МСФО или GAAP) и принятыми нормами отчетности.

Основные модули финансового контура:

• Главная книга

• Денежные средства

• Расчеты с поставщиками

• Расчеты с клиентами

Установка финансового блока системы Microsoft Dynamics AX  (MBS Axapta) дает предприятию значительные преимущества, облегчающие деятельность всех подразделений компании:

1. возможность проведения независимого учета сразу в нескольких компаниях, что соответствует требованиям организаций, имеющих несколько офисов, филиалов или дочерних компаний. Консолидация данных может проводиться как в интерактивном режиме, так и путем экспорта/импорта данных.

2. структурированный план счетов. В системе созданы все условия для упрощения и наглядности работы со счетами. По каждому счету устанавливаются валюты, в которых проводятся операции, порядок разнесения операций по кодам аналитики, типы разноски пользователей, имеющих право на выполнение расчетов по данному счету. При этом в финансовых модулях системы, как и в других ее составляющих, реализован принцип сквозного просмотра, позволяющий отслеживать всю документацию и все проводки по данной конкретной операции, что значительно ускоряет и облегчает работу всех отделов предприятия. При учете деятельности нескольких предприятий можно создавать операции сразу в нескольких компаниях, при этом осуществляется автоматическое сохранение данных.

3. интегрированная работа всех составляющих системы. Все модули являются частью одной системы, тесно взаимодействуют друг с другом. Это означает, что на предприятии будет осуществляться оперативное обновление всех данных, которое приводит к получению быстрой и точной финансовой отчетности. При этом, выполняется условие прозрачности информации, в любой момент можно отследить происхождение каждой проводки и посмотреть документ, на основании которого были выполнены обновления.

4. осуществление финансового планирования. В рамках системы возможно прогнозирование ликвидности и бюджетирование предприятия. Бюджеты составляются на любой период и в любой валюте. Возможно автоматическое создание бюджетов. При этом, можно задать связь между созданными бюджетными позициями и, указав правила этой связи, сформировать бюджетную модель для решения вопроса планирования: «Что будет, если…». При получении финансовой отчетности возможно сравнение фактических показателей с бюджетными, на основании которого подсчитываются расхождения. Бюджетирование можно проводить на уровне счетов Главной Книги, отдельных клиентов или поставщиков, а также групп клиентов и поставщиков.

5. удобное формирование отчетности. В системе Microsoft Dynamics AX  (MBS Axapta) имеются все основные финансовые и бухгалтерские отчеты: Главная Книга, Оборотно-сальдовая ведомость, Журнал ордер/ведомость и др. Кроме того, создан инструментарий для формирования других отчетностей:

• стандартный генератор отчетов позволяет на базе исходного плана счетов создавать отчетность в корпоративных и международных стандартах (IAS, GAAP и т.д.). Данные отражаются в требуемой валюте.

• российский генератор отчетов позволяет формировать отчеты с использованием шаблонов Microsoft Word и Microsoft Excel, что удобно с точки зрения быстрой модификации шаблонов документов, а также корректировки отчетов вручную по необходимости.

надежность и защищенность информации. Благодаря уникальному идентификатору, расширенным средствам настройки прав доступа, в системе обеспечивается высокий уровень безопасности данных. При этом все модули Microsoft Dynamics AX (MBS Axapta) имеют встроенные средства системного контроля, которые не позволяют удалять операции, произведенные в системе.

возможность многовалютного учета (конвертация валют, проводки по курсовой/суммовой разнице) с использованием различных языковых режимов. В рамках организованных в системе журналах операций можно указать валюту операции, коды аналитики для проводок, необходимость одобрения операции конкретным пользователем перед разноской по счетам Главной Книги. При этом обеспечивается ежедневное ведение курсов неограниченного числа валют, что позволяет формировать по единому массиву данных отчеты для налоговых органов, управленческие и корпоративные отчеты, решая, таким образом, задачу мультивалютного учета.

Главная книга

Модуль Главная Книга является центральным для большинства процессов в системе MBS Axapta. В нем настраиваются основные элементы бухгалтерского и управленческого учета и представлена вся финансовая деятельность предприятия. На счетах Главной Книги хранится информация об операциях, проведенных в различных модулях системы. В модуле Главная Книга возможно выполнение таких операций, как:

• задание основных финансовых элементов и справочников (планы счетов, картотеки валют, настройки налогового учета, порядок формирования и нумерации финансовых и бухгалтерских документов, счета учета расчетов между компаниями и т.д.);

• ежедневная регистрация хозяйственных операций (оплата от заказчиков, расчеты с подотчетными лицами, начисление налогов, операции по кассе и банку и т.д.);

• финансовое планирование;

• анализ ликвидности;

• переоценка валютных счетов;

• перекладка данных в системы учета в соответствии с международными стандартами;

• расчеты между компаниями и консолидация данных дочерних компаний;

• автоматическое распределение затрат;

• настройка и генерирование отчетности.

Модуль Главная Книга обладает рядом преимуществ, среди которых:

• оперативное обновление. Автоматическое обновление данных в Главной Книге сокращает время, необходимое для обновления и выверки из различных данных вручную. Например, заказ, по которому выписана накладная, автоматически отражается на счетах Главной Книги и на счете клиента. Также возможно отследить происхождение каждой проводки, посмотреть документ, на основании которого была выполнена операция.

• наличие специального графического инструмента для анализа фактических и бюджетных данных в системе (гистограммы, круговые и объемные диаграммы и т.д.). При этом в бюджет Главной Книги возможна интеграция бюджетов, сформированных в рамках других модулей системы, например, бюджет продаж или бюджет по основным средствам.

Денежные средства

Модуль Денежные Средства позволяет пользователю провести комплексную автоматизацию кассовых и банковских операций при тесной интеграции с другими модулями финансового блока:

• Главная книга. Взаимодействие осуществляется путем формирования проводки, как по Кассе, Банку, так и по счетам Главной Книги. Возможно формирование и разноска кассовых ордеров или банковских операций в общем журнале ГК.

• Расчеты с клиентами. Расчеты с поставщиками. Интеграция модулей происходит при учете наличных, безналичных расчетов с контрагентами, расчетов с использованием векселей и аккредитивов. При разноске операций с контрагентами проводки формируются по Клиенту/Поставщику, Кассе, Банку, Главной Книге.

Модуль Денежные средства позволяет автоматизировать проведение операций получения/выдачи наличных средств, создание первичных документов, печати отчетов и т.д. в соответствии с требованиями российского бухгалтерского учета.

В рамках данного модуля возможно выполнение следующих кассовых и банковских операций:

Расчеты с клиентами

Модуль Расчеты с клиентами содержит всю необходимую информацию о клиентах компании, располагает инструментами для отслеживания и эффективного управления дебиторской задолженностью и предназначен для выполнения ряда таких операций, как:

1. Выставление клиентам счетов-фактур и кредит-нот;

2. Регистрация клиентских платежей;

3. Регистрация и работа с клиентскими векселями;

4. Сопоставление работ по клиентам;

5. Ведение прейскурантов и условий для предоставления скидок;

6. Печать документов на различных языках;

7. Ведение и отслеживание дебиторских лимитов;

8. Контроль сальдо;

9. Создание отчетов по расчетам с клиентами.

Расчеты с поставщиками

Модуль Расчеты с поставщиками предоставляет инструментарий для расчета предприятия с поставщиками, подрядчиками и прочими кредиторами. Модуль поддерживает различные условия поставки и оплаты, а также позволяет вести расчеты в разных валютах и работать в разных языковых режимах. В рамках данного модуля могут осуществляться такие операции, как:

1. Проведение частичных платежей;

2. Автоматический расчет курсовых разниц;

3. Переоценка валютных счетов расчетов с кредиторами;

4. Регистрация неодобренного счета (накладной);

5. Одобрение накладной (в соответствии с правилами учета предприятия);

6. Сопоставление накладных и платежей;

7. Регистрация счетов-фактур от поставщика;

8. Обработка НДС и формирование книги покупок;

9. Учет операций с подотчетными лицами – формирование авансовых отчетов, контроль выдачи наличных под отчет.

Основные средства

Модуль Основные средства тесно интегрирован с другими модулями системы, выполняет функцию автоматизации учета основных средств, нематериальных активов с момента их постановки на учет до выбытия и позволяет осуществлять следующие операции:

1. Начисление амортизации и отражение в учете других операций с каждым объектом амортизируемого имущества по неограниченному числу моделей учета – в соответствии, например, с требованиями российского бухгалтерского и налогового учетов, международного корпоративного и управленческого учета.

2. Формирование регламентированной российской отчетности (типовые формы №№ ОС-1, ОС-1а, ОС-2, ОС-3, ОС-4, ОС – 4а, ОС-6, ОС-14 и т.д.).

3. Сохранение подготовленных отчетов в форматах Microsoft Word и Excel, ведение архива подготовленных документов.

4. Настройка неограниченного количества различных схем амортизации, групп основных средств и профилей разноски операций в Главную книгу.

5. Начисление износа пропорционально количеству выпущенной продукции и пробегу автотранспортных средств; в соответствии со Справочником единых норм амортизационных отчислений; и возможность распределения начисленного износа по счетам производственных и непроизводственных затрат пропорционально применению объектов основных средств (зданий, сооружений).

6. Учет арендованных и сданных в аренду основных средств.

7. Изменение сроков службы основных средств при капитальном ремонте или переоценке стоимости. Сохранение истории таких операций с отражением в соответствующих отчетах.

8. Проведение инвентаризации основных средств по подразделениям.

9. Учет перемещений основных средств и нематериальных активов, как между подразделениями внутри компании, так и между компаниями.

10. Выполнение переоценки объектов амортизируемого имущества и начисленной амортизации, как по рыночной стоимости (вручную), так и по коэффициентам.

11. Учет основных средств и нематериальных активов в валюте для иностранных представительств с перерасчетом рублевого эквивалента стоимости и начисленной амортизации.

12. Налоговый учет амортизируемого имущества.

13. Планирование и бюджетирование.

Все операции осуществляются одновременно с использованием неограниченного количества моделей учета в одной компании. Для каждой модели определяется валюта, профиль разноски, коды финансовых аналитик и т.д. Модуль Основные средства позволяет проводить любые необходимые операции по ведению налогового учета (операции по расчету, учету амортизации и амортизируемых средств, формирование налоговых проводок и т.д.).

Для расчета амортизации в системе реализованы следующие методы:

• Линейный метод (метод равномерного начисления).

• Нелинейный метод (для налогового учета).

• Метод уменьшаемого остатка.

• Метод с использованием суммы лет срока полезного использования объекта.

• Метод списания стоимости пропорционально объему выпущенной продукции.

• Метод расчета вручную (с использованием графика амортизации).

Производство

Для оптимизации производственного процесса система Axapta предлагает предприятию полнофункциональное решение для управления производством. Разработанный с учетом новейших технологий и в соответствии с международными и российскими стандартами, производственный контур является отдельной функциональной частью системы и состоит из нескольких модулей:

1. Модуль Управление запасами. В производственном контуре используется его функционал работы со спецификациями:

• Разработка, конфигурирование, расчет спецификаций

• Создание версий спецификаций

• Расчет потребления компонентов для производства спецификаций.

2. Модуль Производство. Центральный модуль контура, осуществляющий создание и управление производственными заказами:

• Планирование заданий и операций

• Расчет потребления

• Пошаговый мониторинг производственного процесса

• Калькуляция издержек и себестоимости произведенной продукции

• Создание маршрутов и версий маршрутов

3. Модуль Сводное планирование. Данный модуль позволяет оптимизировать производство на предприятии за счет совместного использования различных инструментов планирования и прогнозирования:

• Резервирование материалов и производственных мощностей

• Прогнозирование, бюджетирование и автоматизированный расчет необходимых поставок.

1. Контроль над складскими запасами и технологией производства любого типа.

2. Информация о состоянии производственного запаса и его контроль.

3. Расчет потребностей в необходимых для производства материалах.

4. Регулирование процесса поставок комплектующих.

5. Планирование производства с учетом любых изменений.

6. Моделирование и конфигурация продукции.

7. Составление маршрутов производства.

8. Удобный интерфейс и гибкая система настройки.

Производственные модули тесно взаимосвязаны между собой, а также с другими модулями системы, что обеспечивает надежную, эффективную и качественную работу всего предприятия:

Управление проектами

Система Axapta предоставляет прекрасные возможности для эффективного управления проектами разных типов. В модуле Проект проектирование осуществляется на основе методологии, принятой Международным Институтом Управления Проектами (www.pmi.org) с учетом следующих этапов:

В Microsoft Dynamics AX (Microsoft Axapta) представлены проекты следующих типов:

1. Внутренние проекты. Внутренние проекты характеризуются затратами, возмещаемыми самим предприятием, так как проекты ведутся для решения внутренних проблем, как, например, регистрация времени, потраченного сотрудниками на обучение, отпуск или время болезни, а также затраты, связанные с проведением внутренних мероприятий (празднование Нового Года, семинары, выставки и т.д.).

2. Внешние проекты. Внешние проекты ведутся с целью получения предприятием прибыли и могут быть трех видов:

• Проекты типа «Время и расходы». В проектах этого типа (например, установка оборудования, проведение консультаций) цена не фиксируется, и счета выставляются по мере возникновения расходов и на основе цен на момент операции. При длительных проектах могут использоваться счета незавершенного производства и начисленной реализации.

• Проекты с фиксированной ценой. Цена подобного проекта ( например, установка систем программного обеспечения, строительство сооружений) фиксируется на этапе заключения контракта и отражается в планах платежей. Затраты по проекту не находят отражения в счетах. Соответственно, доходы не могут быть прямо соотнесены с расходами, и используются такие типы учета прибыли, как определение затрат и доходов только по завершению проекта и по каждому периоду.

• Проекты типа Сводка. Проекты типа «Сводка» служат для обобщения информации по нескольким проектам в один. По проектам типа «Сводка» нельзя регистрировать операции, что означает невозможность выставлять счета.

В распоряжении пользователя мощный инструмент планирования, ведения и анализа результатов проектов, позволяющий работать с проектами любой срочности и сложности:

1. возможность использовать данные из других модулей системы (например, справочники модуля Расчеты с клиентами или конфигурации номенклатурных единиц).

2. развитый графический инструментарий (возможность анализа данных на диаграмме Ганта).

3. широкий выбор статистических инструментов (статистика предоставляется различными способами: в общей форме, с помощью стандартных отчетов или сводных таблиц с использованием технологии OLAP).

Внедрение модуля Проект предоставит предприятию ряд важных преимуществ, результатом которых станет слаженная работа компании, эффективное и своевременное выполнение задач, снижение издержек по проектированию:

1. Легкое управление сложными проектами обеспечивается их иерархической структурой, позволяющей работать одновременно с проектами любых типов и разбивать крупные проекты на более мелкие. Результатом становится быстрый и простой контроль и управление.

2. Удобное выставление счетов по проектам. Не надо вводить многократно данные по клиенту, можно выставлять счета сразу по нескольким проектам в разрезе одного Счета по проектам

3. Автоматический мониторинг и контроль затрат. За определения типа затрат (возмещаемые клиентом или самим предприятием) отвечает функционал Статуса отчетов.

4. Эффективное управление процессом реализации проекта. Система позволяет регистрировать часы, затраты, доходы и номенклатурные единицы по проектам, составлять графики работ для конкретных проектных групп, анализировать результат с помощью диаграмм Ганта.