7. Создание диаграмм

В предыдущих версиях Microsoft Word разработка диаграмм начиналась с разработки базовой таблицы, то есть с создания данных. В версиях Microsoft Word 2007, наоборот, разработка диаграмм начинается не с данных, а с выбора модели диаграммы и ее настройки.

Такой подход для, бизнеса считается более эффективным.

Диаграммы являются удобным средством визуального представления данных и имеют иллюстративный, графический характер. С функциональной точки зрения диаграммы можно условно разделить на числовые и структурные.

Числовые диаграммы предназначены для наглядного представления числовых данных.

Структурные диаграммы – это различные организационные диаграммы, блок-схемы и другие типы схем.

Для создания диаграмм текстовый процессор в Microsoft Word 2007 используется два средства:

• подключаемое приложение Microsoft Graph,

• приложение-компаньон Microsoft Excel.

Причем, по умолчанию в Microsoft Word 2007 используется приложение-компаньон Microsoft Excel. И только в тех случаях, когда табличный процессор Microsoft Excel на компьютере не установлен, в Word 2007 запускается классическое средство создания диаграмм – приложение Microsoft Graph.

8. Приложение-компаньон Microsoft Excel Подготовка к вставке диаграммы

Вставка диаграмм происходит так же, как и вставка других иллюстраций, командой ВСТАВКА – группа Иллюстрации – Диаграмма.

По умолчанию диаграмма вставляется в строку как встроенный объект, но в дальнейшем можно освободить диаграмму, как обычную иллюстрацию.

Выбор типа и вида диаграммы

После выбора команды вставки появляется диалоговое окно Вставка диаграммы для выбора типа и вида диаграммы. На левой панели выбирается тип диаграммы, а на правой – один из видов.

Кнопка Шаблоны на панели выбора типа диаграмм позволяет использовать ранее созданные и настроенные диаграммы в качестве заготовок.

Анализ базовой таблицы. После нажатия на кнопку OK диалогового окна Вставка диаграммы в окне Word появляется заготовка будущей диаграммы. А в открывшемся окне рабочей книги Excel – связанная с диаграммой базовая таблица.

Далее работа распараллеливается: с диаграммой работают средствами новых контекстных вкладок текстового процессора Word, а с базовой таблицей - средствами табличного процессора Excel.

Word Excel

Между базовой таблицей и диаграммой существует динамическая связь. Она активизируется двойным щелчком по диаграмме. Если внести правку в открывшуюся таблицу, то изменения автоматически отобразятся на диаграмме.

Внимательно рассмотрите базовую таблицу и связанную с ней диаграмму. Если вы видите, что ошиблись в выборе диаграммы, например, выбрали график вместо гистограммы, удалите ее командой Вырезать (в контекстном меню) и повторите операцию вставки. Далее выберите команду Работа с таблицами – Конструктор – Макеты диаграмм – Дополнительные параметры.

Все манипуляции с данными в базовой таблице Excel будут сказываться на внешнем виде диаграммы в Word.

9. Настройка внешнего вида диаграммы

Выбор формы диаграммы (Тип и Вид), состоит в выборе элементов оформления диаграммы и элементов представления данных.

Элементы представления данных – это точки на графиках, столбцы гистограмм, секторы круговых диаграмм – в общем, все то, что служит для непосредственного отображения данных.

Элементы оформления – это название диаграммы, названия осей, легенда (специальное поле, в котором приведены условные обозначения для групп элементов данных), подписи к элементам данных и линии координатной сетки. Настройку выполняют подключением или отключением различных элементов.

Область диаграммы

Область названия диаграммы

Линии сетки

Подписи данных

Легенда

Область построения

Подписи осей

Название оси

Элементы диаграммы бывают связанными или присоединенными. Так, например, название диаграммы, названия осей и легенду можно редактировать отдельно – это присоединенные элементы оформления. Подписи к элементам данных редактировать на диаграмме нельзя – они связаны со значениями в базовой таблице и потому считаются связанными элементами.

Настройка элементов данных и элементов оформления – это как бы внутренние средства настройки диаграмм. Они определяют свойства диаграммы как объекта. Однако возможно также и редактирование объекта в целом в составе документа. Так, например, для выделенной диаграммы можно с помощью мыши изменять горизонтальный и вертикальный размеры объекта путем перетаскивания маркеров. При изменении размера диаграммы возможно автоматическое перемасштабирование ее элементов оформления.

На Инструментальной ленте текстового процессора Word после вставки диаграммы появляются три контекстные вкладки:

Работа с диаграммами – Конструктор;

Работа с диаграммами – Макет;

Работа с диаграммами – Формат.

Вкладка Конструктор предназначена в основном для работы с данными, но позволяет также выполнять экспресс-макетирование и экспресс-форматирование диаграмм.

Этап 2

Этап 3

Этап 4

Этап 5

Двигаясь слева направо по вкладке Конструктор, можно быстро создать хорошую диаграмму

Вкладка Макет предназначена для работы с дополнительными элементами диаграммы.

Вкладка Формат - для оформления диаграммы в целом.